物業(yè)公司文件和資料控制程序(五)

1、精選文檔物業(yè)公司文件和資料控制程序（五）物業(yè)公司文件和資料控制程序（五）提要：本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件物業(yè)公司文件和資料控制程序（五）1 0 目的對質(zhì)量體系文件和編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控的場合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版本。2 0 適用范圍適用于公司質(zhì)量體系文件和相關(guān)的外來文件（如強制執(zhí)行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等）的控制。3 0 職責(zé)4 1 質(zhì)管部負責(zé)對全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。5 2 質(zhì)管部負責(zé)質(zhì)量手冊

2、、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。3 3 各部門負責(zé)人（ ISo9000 負責(zé)人）負責(zé)或指定一名文件管理人員負責(zé)對本部門有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。4 0 工作程序精選文檔4 1 文件和資料的分類本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。A 本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件和支持性文件，其層次結(jié)構(gòu)如下圖：文件內(nèi)容：按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標和適用標準描述的質(zhì)量體系；描述各職能部門為實施質(zhì)量體系要素所開展的活動；

3、詳細的工作文件，包括各類工作規(guī)程、表格、報告等。B 質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件包括政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的各類強制性法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標準、 合同、 用戶提供的圖樣和技術(shù)要求， 詳細的工作文件等。4 2 質(zhì)量體系文件的控制4 2 1 編制與審批A 質(zhì)量手冊和程序文件由質(zhì)管部負責(zé)編寫，相關(guān)部門負責(zé)人對初稿進行討論后由管理者代表負責(zé)最終審核，總經(jīng)理負責(zé)批準；B 工作規(guī)程由各部門負責(zé)人組織編寫并審核，管理者代表或其指定人員負責(zé)批準。4 2 2 標識與編碼A 受控的質(zhì)量手冊、 程序文件和工作規(guī)程每頁加蓋藍色受控文件 專用印章，但正本（原稿）上不需蓋單；非受控的質(zhì)量體系文件每頁均加蓋藍色非

4、受控文件專用印章；B 沒有 受控文件 標識或為非藍色受控印章的質(zhì)量體系文件在公司內(nèi)禁止使用；c 文件的編碼方法見文件編碼規(guī)定 。4 2 3 復(fù)制受控文件未經(jīng)批準不得復(fù)制，質(zhì)量手冊和程序文件的復(fù)印由各部門文件管理員填寫受控文件復(fù)印申請表 ，經(jīng)質(zhì)管部核準，管理者代表批準后，同質(zhì)管部負責(zé)執(zhí)行；工作規(guī)程的復(fù)印由使用人向部門文件管理員申請，經(jīng)本部門經(jīng)理批準，由部門文件管理員負責(zé)執(zhí)行。4 2 4 發(fā)放與保管6 2 4 1 受控文件的發(fā)放與保管A 質(zhì)量手冊- -質(zhì)管部將質(zhì)量手冊發(fā)放于相關(guān)部門負責(zé)人，做好發(fā)放記錄- -質(zhì)量手冊正本存放在質(zhì)管部B 程序文件- -由質(zhì)管部按照文件發(fā)放范圍清單發(fā)放到有關(guān)的場所和人員

5、，并做好發(fā)放記錄；- -程序文件正本存放在質(zhì)管部，各部門持有的程序文件由文件管理員或批準的使用人負責(zé)保管，同時保證使用的程序文件必須是有效版本；c 工作規(guī)程- -由各部門文件管理員按文件發(fā)放范圍清單進行發(fā)放，并建立發(fā)放記錄；- -工作規(guī)程正本由發(fā)放部門文件管理員保存，各部門及各管理處持有的工作規(guī)程由文件管理員或批準的使用人負責(zé)保存，并保證相關(guān)場所或人員現(xiàn)場使用的文件是最新有效版本；D 文件管理員在發(fā)放文件時，應(yīng)注意文件分發(fā)號的確定- -質(zhì)量手冊的分發(fā)號按質(zhì)量手冊發(fā)放控制員中控制序號，對應(yīng)每一個使用部門 / 人員，該分發(fā)號固定不變；- -其他受控文件的分發(fā)號按照文件的發(fā)放順序，由文件管理員確定，

6、要求每份文件只有一個對應(yīng)的分發(fā)號。4 2 4 2 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請，經(jīng)管理者代表批準后，由文件管理員做好發(fā)放登記。4 2 5 更改A 各級人員在工作實踐中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件作出修改，需填寫文件修改建議表報原文件編制部門 / 人員或所在部門負責(zé)；B 修改建議被采納實施時，原文件編制部門的文件管理須將文件修改建議表復(fù)印一份交質(zhì)管部備案；c 文件的更改由原文件編制部門或人員負責(zé)執(zhí)行，必要地應(yīng)附有更改說明；D 更改后的文件按本程序 4 2 條款執(zhí)行；43 外來文件的控制43 1 評審與批準對為顧客提供服務(wù)所需的外來文件如政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的強制性各類法律、法規(guī)、條例

7、，須引用或參考的標準、合同用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細的工作文件等，在使用前由各部門經(jīng)理進行評審后批準使用。4 3 2 標識各部門文件管理員在批準后的外來文件清單上加蓋藍色受控文件專用印章。4 3 3 發(fā)放與保管各部門的文件管物業(yè)公司文件和資料控制程序（五）提要：本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件理員負責(zé)外來文件的發(fā)放和保管，必要時也可張貼在有關(guān)的作業(yè)場所，但須做好發(fā)放登記。4 3 4 外來文件如需復(fù)印，須填寫受控文件復(fù)印申請表 ，經(jīng)部門經(jīng)理批準，由所在部門文件管員負責(zé)復(fù)印和登記。4

8、 3 5 更改各級文件管理員收到新版的外來文件后應(yīng)及時將其發(fā)放到相關(guān)部門、場所。若新版文件是舊看到文件替代，則收回舊版文件；若新版文件是舊版文件的補充，則將新、舊版文件存放在一起。4 4 公開文件的控制4 4 1 每份公開文件（如用戶須知、收費標準、服務(wù)項目清單通知等）上均應(yīng)注明版本號和生效日期，版本號用英文大寫字母（A, B,c）表示。44 2 有固定張貼、發(fā)放地點或人中的公開文件，由文件管理員負責(zé)做好發(fā)放登記。44 3 公開文件的內(nèi)容每發(fā)生一次更改，版本號和生效日期就隨之變更一次。文件管理員負責(zé)對有固定張貼、發(fā)放地點的公開文件進行更換，同時管理處必須發(fā)出公開告示，確保更改后的公開文件內(nèi)容能及時傳達給用戶及有關(guān)人員。4 5 質(zhì)量記錄的控制見質(zhì)量記錄的控制程序精選文檔4 6 質(zhì)量記錄表格的控制4 6 1 質(zhì)管部保存所有質(zhì)量記錄表格式樣一份，各部門文件管理員保存所需使用的質(zhì)量記錄表格式樣一份。4 6 2 文件管理員負責(zé)填寫質(zhì)量記錄表格清單 ，其中 審核人 、 批準人 即為相應(yīng)文件的審批人， 日期 即為相應(yīng)文件的生效日期或更改生效日期。5 6 3 質(zhì)量記錄表格有更改時，文件管理員須隨之更改質(zhì)量記錄表格清單 ，經(jīng)審、批人簽名確認后，從生效之日起使用新表格，并要求文件管理員將更改后的表格與清單復(fù)印一份交質(zhì)管部備案。4 7 對用電腦保存的文件，如質(zhì)量體系文件、停車場收