港口工程檔案的收集與管理

1、港口工程檔案的收集與管理港口工程檔案是指港口工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的，以紙質(zhì)、膠片、光介等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是港口工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄。 收集工作是港口工程檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)。 港口工程檔案的收集工作是否科學(xué)，檔案收集的是否齊全、完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，會(huì)給港口工程質(zhì)量、進(jìn)度，工程項(xiàng)目竣工后運(yùn)行、改造、擴(kuò)建以及設(shè)備的維修、管理等帶來至關(guān)重要的影響。一、港口工程檔案的收集1堅(jiān)持檔案收集與工程建設(shè)同步從港口工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況看， 項(xiàng)目從申報(bào)到工程竣工中間有許多環(huán)節(jié)， 間隔周期甚至達(dá)好幾年， 這樣形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容

2、繁雜，涉及的部門及人員多， 經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，就可能出現(xiàn)遺漏；有些分包工程周期短，施工要求又急，而檔案材料若沒能同步收集，加之施工人員組成復(fù)雜，往往工程任務(wù)一完成，臨時(shí)機(jī)構(gòu)便解散，那么這些檔案資料就會(huì)隨之消失。 因此， 必須堅(jiān)持檔案收集與港口工程建設(shè)同步， 將檔案收集與工程建設(shè)統(tǒng)籌部署、全面安排。需要注意的是，在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的收集，直到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收整個(gè)過程無一漏收。 這樣就能避免由于平時(shí)不注重文件的積累、 收集， 導(dǎo)致到交工時(shí)突擊整理檔案，造成不全面或遺漏。2建立檔案收集的責(zé)任保證體系從港口工程項(xiàng)目的建設(shè)過程來看，港口工程檔案一般來講由以下六方面檔案構(gòu)成：(1) 業(yè)主

3、管理檔案：如招投標(biāo)管理相關(guān)合同、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、預(yù)算投資、環(huán)保、資產(chǎn)管理等檔案；(2) 論證研究檔案：如可行性研究檔案；(3) 調(diào)控決策檔案：如立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開工、概算、投資、竣工驗(yàn)收的批準(zhǔn)文件；(4) 勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案：如航道、水文、氣象、地質(zhì)檔案和港口工程的初步設(shè)計(jì)檔案等；(5) 施工建設(shè)檔案：如土建施工檔案；(6) 建設(shè)監(jiān)理檔案：如監(jiān)理單位的工程質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、造價(jià)控制檔案等?？傊?，在港口工程建設(shè)過程中所形成的檔案種類復(fù)雜、載體多樣、來源廣泛， 綜合性強(qiáng)， 對(duì)這些項(xiàng)目文件的收集、 歸檔責(zé)任必須予以明確的劃分。 一般來講， 建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期文件和相關(guān)設(shè)備、 工藝文件； 施工單

4、位負(fù)責(zé)所承包項(xiàng)目全部施工文件的收集； 項(xiàng)目監(jiān)理單位則對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中文件收集的真實(shí)準(zhǔn)確和齊全完整情況負(fù)責(zé)監(jiān)督審核的責(zé)任， 并負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案的編制。那么，如何把港口工程建設(shè)項(xiàng)目所涉及單位的檔案收集責(zé)任在具體工作中落到實(shí)處呢 ?從建設(shè)單位的角度出發(fā)， 要做到三點(diǎn)：一是對(duì)內(nèi)要靠制度，二是對(duì)外要靠合同，三是要建立檔案協(xié)調(diào)機(jī)制。(1) 對(duì)內(nèi)要完善企業(yè)檔案管理制度就建設(shè)單位內(nèi)部來講， 港口工程檔案文件的收集工作涉及的部門多而且廣， 既包括有關(guān)項(xiàng)目投資、設(shè)計(jì)、工程、設(shè)備采購等管理部門，又包括了碼頭生產(chǎn)運(yùn)營等部門；而其涉及的資料既有國內(nèi)設(shè)計(jì)、 設(shè)備制造單位提交的技術(shù)資料， 又有引進(jìn)設(shè)備、 合作制造廠商提供的港口機(jī)械

5、等設(shè)備資料。因此，建章立制，明確責(zé)任，超前控制，是保證港口工程項(xiàng)目檔案收集質(zhì)量的根本所在。建章立制， 重點(diǎn)是建立兩方面的制度。一方面，要根據(jù)國家、 地方有關(guān)港口工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定， 結(jié)合本單位的實(shí)際情況， 制定切實(shí)可行的港口工程檔案收集制度， 明確歸檔范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)， 從而在制度上明確檔案收集目標(biāo)對(duì)象， 使檔案收集能有的放矢， 確保收集、歸檔文件的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。另一方面，要根據(jù)本單位實(shí)際，梳理檔案流程，逐項(xiàng)理順建設(shè)單位內(nèi)部項(xiàng)目文件的收集、 歸檔渠道，通過制度形式，固化檔案業(yè)務(wù)流程，明確各部門在文件材料收集整理中的責(zé)任和義務(wù)，確保歸檔范圍內(nèi)的各類港口工程項(xiàng)目文件的收集、歸檔環(huán)節(jié)暢通；同時(shí)

6、，把文件材料收集整理的好壞與其切身利益掛鉤，好則獎(jiǎng)、差則罰，從而 在建設(shè)單位內(nèi)部建立港口工程檔案收集的責(zé)任保證體系，做到責(zé)任明確、獎(jiǎng)罰分明。(2) 對(duì)外要嚴(yán)格實(shí)施合同管理制任何一個(gè)大型港口工程項(xiàng)目，都需要設(shè)計(jì)、采購、施工、監(jiān)理等諸多外部單位和國內(nèi)外設(shè)備供應(yīng)商等的分工合作， 而合同管理制在港口工程項(xiàng)目管理中的實(shí)施， 使合同成為聯(lián)系建設(shè)單位與參建單位的紐帶，同時(shí)又是強(qiáng)有力的手段，約束參建單位按照合同條款履行權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任， 實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施。 港口工程檔案收集作為項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 也可 以通過加強(qiáng)合同管理來實(shí)現(xiàn)。(1) 明確檔案部門在合同簽署的會(huì)審環(huán)節(jié)首先， 對(duì)外部參建單位相關(guān)檔案文件

7、的交付、 歸檔責(zé)任必須落實(shí)到與其簽訂合同的建設(shè)單位內(nèi)部相關(guān)職能部門， 由相關(guān)職能部門在所簽訂的合同中明確相關(guān)檔案資料交付、 歸檔要求， 并跟蹤、 考核。 因?yàn)閷I(yè)所限， 相關(guān)職能部門可能對(duì)檔案要求不甚了然， 甚至有所疏忽。所以， 在建設(shè)單位的合同會(huì)審程序中， 應(yīng)明確加入檔案部門會(huì)審環(huán)節(jié)， 由檔案部門參與合同審核， 確保合同中都加入明確檔案有關(guān)要求的條款。 甚至， 若在合同簽訂過程中對(duì)參建單位資料交付要求不理解的， 也可邀請(qǐng)檔案部門參與技術(shù)資料交付要求的對(duì)外談判， 以確保文件的交付質(zhì)量。其次， 合同中與檔案有關(guān)的條款主要應(yīng)包含兩方面內(nèi)容： 一是有關(guān)項(xiàng)目檔案要求的條款。即在各部門簽訂的合同中， 必

8、須明確合同執(zhí)行完畢時(shí)相關(guān)參建單位應(yīng)向建設(shè)單位提交的港口工程項(xiàng)目檔案的范圍、 內(nèi)容、 版本、 套數(shù)、 時(shí)間以及對(duì)所提交的項(xiàng)目檔案的整理、 歸檔責(zé)任。這項(xiàng)條款使參建單位在同建設(shè)單位簽署合同時(shí)， 就對(duì)檔案要求有了概念， 也明確了檔案的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時(shí)，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的資料的收集、歸檔問題發(fā)生扯皮問題；二是有關(guān)檔案保證金的條款。 要在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款， 預(yù)留港口工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金。 這筆預(yù)留款的多少， 由簽訂合同的建設(shè)單位各有關(guān)部門來確定， 也可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起。 這項(xiàng)條款加入了經(jīng)濟(jì)制約手段， 把港口工程項(xiàng)目檔案的編制和提交作為工程實(shí)施的一項(xiàng)內(nèi)容， 不完成就無法

9、拿到完整的工程款， 以合同規(guī)定強(qiáng)制參建單位及時(shí)認(rèn)真完成。 這樣， 通過合同會(huì)審流程加入檔案審核環(huán)節(jié)， 強(qiáng)化了建設(shè)單位內(nèi)各職能部門的檔案收集意識(shí)， 在全公司范圍內(nèi)建立了通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制檔案管理的概念， 避免了港口工程檔案資料收集、歸檔的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)了項(xiàng)目檔案的歸集。(2) 明確檔案部門在合同付款的會(huì)審環(huán)節(jié)在實(shí)際工作中， 經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)參建單位實(shí)體工程任務(wù)已完成， 但部分工程檔案資料沒能及時(shí)收集、 歸檔， 檔案資料索要困難或是雖然已提交但卻不能完全滿足檔案要求的情況， 由于相關(guān)合同款項(xiàng)已結(jié)清， 建設(shè)單位難以再對(duì)參建單位形成有效制約， 這給港口工程檔案收集工作帶來了困難。 因此， 建設(shè)單位財(cái)務(wù)部門

10、在制定財(cái)務(wù)付款程序時(shí)， 應(yīng)在合同付款流程中加入檔案部門審批環(huán)節(jié)， 即每一份合同執(zhí)行完畢支付最后一筆結(jié)算款或工程質(zhì)量保證金時(shí)， 要經(jīng)過檔案部門會(huì)簽；檔案部門經(jīng)核實(shí)相關(guān)資料的收集、歸檔情況，再簽署付款的意見，對(duì)于未提交歸檔的情況或是提交歸檔的資料不符合要求的， 直到參建單位嚴(yán)格按要求收集、 提交歸檔資料后， 再在合同付款審批單上簽字同意。 這樣， 通過落實(shí)檔案部門在合同付款中的一票否決權(quán)， 樹立了檔案部門地位， 也提高了各參建單位對(duì)檔案的重視程度， 確保港口工程檔案的及時(shí)收集及歸檔質(zhì)量。二、港口工程檔案的管理1建立檔案收集的跟蹤管理和協(xié)調(diào)機(jī)制建立檔案收集的跟蹤管理和協(xié)調(diào)機(jī)制， 是推動(dòng)參建單位實(shí)現(xiàn)項(xiàng)

11、目檔案編制工作與工程建設(shè)同步的不可或缺的一環(huán)。通過這種跟蹤、 協(xié)調(diào)機(jī)制， 不但可以了解工程進(jìn)展情況， 掌握各參建單位檔案形成情況和檔案收集中出現(xiàn)的問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。而且， 建設(shè)單位檔案部門可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)參建單位檔案編制工作嚴(yán)重滯后或忽視項(xiàng)目檔案管理的情況， 并通過協(xié)調(diào)建設(shè)單位工程管理部門、 財(cái)務(wù)部門， 采取延遲支付合同進(jìn)度款等措施， 強(qiáng)制項(xiàng)目檔案管理薄弱的參建單位重視項(xiàng)目檔案編制工作，確保工程資料收集及時(shí)、編制整理規(guī)范。2提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)(1) 配備專職的港口工程檔案管理人員港口工程檔案涉及面廣、 業(yè)務(wù)量大、 信息源多，因此，建設(shè)單位從事港口工程檔案管理工作的人員， 專業(yè)知

12、識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的其他兼職檔案人員要更全面。 不僅要懂工程基建檔案， 還要懂文書檔案， 甚至要懂得與工程有關(guān)的專業(yè)知識(shí)， 清楚不同類別的檔案的分類整理。 所以， 必須配備專業(yè)技術(shù)水平和工程檔案管理水平高、 工作能力強(qiáng)的專職港口工程 檔案管理人員負(fù)責(zé)港口工程檔案全過程形成的文件材料的收集、整理工作。(2) 加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)要根據(jù)實(shí)際需要， 在港口工程建設(shè)各個(gè)階段， 適時(shí)組織各參建單位相關(guān)檔案人員參加各類檔案培訓(xùn)， 在培訓(xùn)中明確本階段相關(guān)項(xiàng)目檔案編制要求及各方責(zé)任， 做好檔案編制的指導(dǎo)工作， 提高上述人員的檔案質(zhì)量意識(shí)， 從而為港口工程檔案完整性和準(zhǔn)確性的提高打下基礎(chǔ)。(3) 保持港口工程檔案工作人員的