行政、人事知識(shí)培訓(xùn)材料

1、行政知識(shí)培訓(xùn)材料一、行政辦公室的五大職能：(一)承辦。顧名思義，就是承接辦理的意思。1、文件、資料的收、發(fā)、轉(zhuǎn)、存等。包括內(nèi)部的和外部的。2、文字的錄入、打印、復(fù)印等工作。3、公司的文體活動(dòng)。4、綜合性的、比較大型的會(huì)議。5、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的工作。(二)參謀：由于辦公室經(jīng)常直接參與或間接服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策，所以辦公室人員必須具有強(qiáng)烈的參謀意識(shí)，在企業(yè)的行政決策、經(jīng)營(yíng)管理、公共關(guān)系、信息溝通等各個(gè)方面為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，出主意、想辦法，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解愁。(三)溝通、協(xié)調(diào)：溝通、協(xié)調(diào)各部門間的工作，使各部門高效有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。1、溝通的定義：指在行政工作中，部門之間或工作人員之間為了達(dá)成某種目標(biāo)，用語(yǔ)言、文

2、字、圖片、動(dòng)作等交換有關(guān)問(wèn)題的內(nèi)心感受、觀念、意見、事實(shí)與信息等，以期獲得相互的了解并產(chǎn)生一致行為的過(guò)程。2、溝通的形式。按組織系統(tǒng)可以分為正式溝通與非正式溝通。正式溝通有匯報(bào)制度、會(huì)議制度。非正式溝通就是私下里議論。按流通的方向可以分為上行溝通、下行溝通和平行溝通。平行包括同一部門人員與其他部門的上級(jí)、下級(jí)或同級(jí)之間的直接溝通。按溝通的方法可以分為口頭溝通、書面溝通、非言語(yǔ)溝通和電子媒介溝通。非言語(yǔ)溝通包括聲、光信號(hào)（紅綠燈、警鈴、旗語(yǔ)等）、體態(tài)（手勢(shì)、肢體語(yǔ)言、表情等）、語(yǔ)調(diào)。按方向的可逆性可分為單向溝通和雙向溝通。例行公事、無(wú)甚爭(zhēng)論時(shí)適合用單向溝通。3、協(xié)調(diào)的定義：是指調(diào)整企業(yè)與外部環(huán)境

3、之間、企業(yè)內(nèi)部的各部門之間、各人員之間的相互關(guān)系，使之分工合作、相互配合、協(xié)調(diào)一致，成功地實(shí)現(xiàn)企業(yè)總體目標(biāo)的行為。4、協(xié)調(diào)的內(nèi)容。企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)。包括部門本身的工作關(guān)系和企業(yè)內(nèi)部的各種關(guān)系。企業(yè)左右關(guān)系的協(xié)調(diào)。是指企業(yè)與其他單位之間的協(xié)調(diào)。上下關(guān)系的協(xié)調(diào)，即縱向關(guān)系，指本企業(yè)與政府的相關(guān)管理機(jī)關(guān)，本企業(yè)與下屬單位或業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。(四)監(jiān)督、指揮。監(jiān)督各部門及下屬各單位快速有效的執(zhí) 行各項(xiàng)規(guī)章制度。辦公 室作為公司的中樞機(jī)構(gòu)，代總裁發(fā)號(hào)施令，行使指揮功能。一般監(jiān)督與專門監(jiān)督。一般監(jiān)督是對(duì)一般性的工作或業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，專門監(jiān)督是側(cè)重于違法亂紀(jì)的檢查。合法性監(jiān)督與合理性監(jiān)

4、督。合法性監(jiān)督是要在國(guó)家制定的法律法規(guī)內(nèi)結(jié)合公司自身的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)督。合理性監(jiān)督是在合法的前提下，是否符合科學(xué)、效率、精簡(jiǎn)等原則。經(jīng)常、定期或不定期監(jiān)督。事前、事中與事后監(jiān)督。( 五)服務(wù)。集團(tuán)辦公室作為一個(gè)綜合性的行政辦事機(jī)構(gòu)，還要行使為全體員工服務(wù)的職能。既要對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要對(duì)普通員工服務(wù)，還要對(duì)外來(lái)人員服務(wù)。作為辦公室人員應(yīng)努力提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量。對(duì)外服務(wù)時(shí)要體現(xiàn)出公司的形象和素質(zhì)，對(duì) 內(nèi)服務(wù)時(shí)要體現(xiàn)出自身的形象和素質(zhì)。服務(wù)時(shí)應(yīng)做到熱情接待、及時(shí)辦理。二、辦公室人員應(yīng)具備的基本技能：1、能熟練操作電腦常用軟件。2、常用的應(yīng)用文書寫作。3、較好的協(xié)調(diào)、溝通能力。自身工作的輕、重、

5、緩、急要協(xié)調(diào)好。人際關(guān)系中 的協(xié)調(diào)、溝通。4、較好的語(yǔ)言表達(dá)能力。5、較好的適應(yīng)能力。三、企業(yè)文書檔案的管理1、文書的概念文書的定義：是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中，運(yùn)用書面方式來(lái)表達(dá)思想，進(jìn)行聯(lián)系，陳述意見或作為契約的一種文字材料。企業(yè)行政文書類似于通常所說(shuō)的公文，是企業(yè)發(fā)布、傳達(dá)政策、規(guī)章制度、指示、商洽或報(bào)告工作，交流經(jīng)驗(yàn)的一種工具。企業(yè)文件除了包含行政文書，還包括企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中新涉及的其他大部分記錄資料，但企業(yè)文書中的一些臨時(shí)性或私人性的 文書不在其范圍內(nèi)。上述三個(gè)概念中，文書包含文件，文件又包含行政文書。2、檔案的概念檔案的定義：是在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷

6、史記錄。是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的一種重要的信息資源。檔案來(lái)源于文書。一般說(shuō)來(lái)，檔案是在文書使用或辦理完畢后，經(jīng)過(guò)鑒定歸檔轉(zhuǎn)化形成的。3、文書管理過(guò)程文書處理。A 、收寄、制作、整理。B、處理、分發(fā)、保管、借用。文書檔案。A 、分類、編輯、歸檔、廢除。B、檢索、調(diào)用。4、行政文書的處理程序發(fā)文處理A 、形成階段，即：草稿簽收、核稿、呈批、傳閱、簽發(fā)五道基本程序。B、制發(fā)階段，即：登記、注發(fā)、印制、用印、分裝、發(fā)出六道基本程序。收文處理，包括簽收、拆封、登記、批文、增印、轉(zhuǎn)發(fā)、催辦七道程序。5、檔案管理工作分類層次的確定。A 、根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)分。規(guī)模較小的，分類要適當(dāng)簡(jiǎn)化。B、不同門類的檔案材料有

7、所差別。分類類目設(shè)置。一般設(shè)置為三級(jí)類目。A 、大類。原則上按企業(yè)管理職能分工來(lái)設(shè)置。B、屬類。一般分為三種，即：管理類、科技類、會(huì)計(jì)檔案和員工檔案。C、小類。根據(jù)實(shí)際需要和檔案構(gòu)成情況確定。人事知識(shí)培訓(xùn)材料：一、分為三個(gè)階段：招聘、在職、離職。(一)招聘管理1、根據(jù)人員編制情況制定招聘計(jì)劃，含崗位（職務(wù)）、人數(shù)、到崗時(shí)間等。2、選擇招聘渠道，內(nèi)部還是外部。內(nèi)部招聘可以用任命的形式直接聘用，也可以張榜 公告或發(fā)手機(jī)信息進(jìn)行內(nèi)部選拔聘用；外部招聘可以通過(guò)廣告、中介機(jī)構(gòu)、 學(xué)校、電腦網(wǎng)絡(luò)、親友介紹等途徑進(jìn)行。3、應(yīng)聘材料的處理。所有的應(yīng)聘材料都輸入電腦，在電腦里建立人才庫(kù)，未被 選中的應(yīng)聘材料作為

8、備用，以便隨時(shí)查找，至少保存一年。4、測(cè)試。分為面試和筆試。通過(guò)測(cè)試的人員，其應(yīng)聘材料裝入檔案袋，建立個(gè)人人事檔案。未通過(guò)測(cè)試的人員，其應(yīng)聘材料另用箱子或盒子裝好作為備用，至少保存一年。5、報(bào)到手續(xù)。檢查報(bào)到人員的資料是否齊全。辦理工作介紹信、工作卡，在辦公樓上班的還要辦理考勤卡。入職培訓(xùn)。主要是公司員工手冊(cè)的內(nèi)容。(二)在職管理1、員工的行為規(guī)范2、薪酬。薪酬簡(jiǎn)單點(diǎn)講就是勞動(dòng)的報(bào)酬。薪酬是薪酬和薪金的統(tǒng)稱，兩者沒有本質(zhì)上 的區(qū)別，一般而言，從事腦力勞動(dòng)者的收入稱之為薪金，從事體力勞動(dòng)者的收入稱之為薪酬。一般分為基本薪酬、獎(jiǎng)勵(lì)薪酬、附加薪酬（津、補(bǔ)貼）。3、考勤。要認(rèn)真填寫考勤表，特別是缺勤內(nèi)

9、容的填寫工作，比如：休息、休假 （分為 病假和事假 ）、學(xué)習(xí)、出差、遲到、早 退、曠工等。在辦公樓上班的還要結(jié)合電腦刷卡情況。4、考核。主要是做好考核表的收集、整理和考核的分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)等工作。5、培訓(xùn)。每年年初結(jié)合公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)情況做好培訓(xùn)計(jì) 劃，然后按照計(jì)劃一步步的實(shí)施。6、勞動(dòng)合同。特別要注意合同的期限和起止日期。做好登記、保管工作。7、社會(huì)保險(xiǎn)：五大保險(xiǎn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育。除生育保險(xiǎn)外， 其他保險(xiǎn)目前都實(shí)行了，但工傷保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)只是部分單位實(shí)行了。8、人事檔案管理個(gè)人資料的篩選。分門別類的擺放。按時(shí)間先后順序裝訂成冊(cè)。9、勞動(dòng)爭(zhēng)議。是指具有勞動(dòng)關(guān)系的用人單位與

10、勞動(dòng)者在執(zhí)行勞動(dòng)法律法規(guī)或履行勞動(dòng)合同過(guò)程中，因行使勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)而發(fā)生的糾紛。通常發(fā)生在工 資福利、辭職辭退、勞動(dòng)保護(hù)等方面。以上為傳統(tǒng)的人事管理內(nèi)容。現(xiàn)代人力資源管理還包括以下內(nèi)容：1、人力資源規(guī)劃。對(duì)人力資源的供需進(jìn)行預(yù)測(cè)。人力資源的供給預(yù)測(cè)也就是人員擁有量預(yù)測(cè)，分為內(nèi)部的和外部的兩個(gè)方面，通常受下列因素的影響：A 、跳槽，包括辭職和辭退。B、內(nèi)部員工的晉職、降職、調(diào)職。C、自然流失，比如：死亡、因受傷而喪失勞動(dòng)能力等。人力資源的需求預(yù)測(cè)通常受下列因素的影響：A 、企業(yè)的規(guī)模。B、人力的穩(wěn)定性，如：跳槽。C、受培訓(xùn)和教育的程度。D、工作時(shí)間。2、工作分析和工作設(shè)計(jì)。工作分析是確定

11、完成各項(xiàng)工作所需技能、責(zé)任和知識(shí)的系統(tǒng)過(guò)程。工作設(shè)計(jì)是指根據(jù)組織需要并兼顧個(gè)人需要，規(guī)定某職務(wù)的任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力，以及與其他職務(wù)關(guān)系的過(guò)程。3、激勵(lì)。激勵(lì)的理論。4、企業(yè)文化的建設(shè)。企業(yè)文化又稱組織文化，是指控制企業(yè)內(nèi)行為、工作態(tài)度、價(jià)值觀以及關(guān)系設(shè)定的規(guī)范。具體表現(xiàn)在以下幾方面：制度化。表明企業(yè)是傾向于嚴(yán)謹(jǐn)還是鼓勵(lì)創(chuàng)新、開放。規(guī)范化。同上。管理層次。層次的多少體現(xiàn)出利不集權(quán)程度。集權(quán)程度體現(xiàn)出民主、招聘制度。是強(qiáng)調(diào)穩(wěn)定還是鼓勵(lì)創(chuàng)績(jī)效評(píng)估體系。強(qiáng)調(diào)個(gè)性還是強(qiáng)調(diào)薪酬制度。薪酬差別很大的體系不利于信息的溝通和員工的自主性。平等、自主、開放。新。合作。適合強(qiáng)調(diào)等級(jí)的企業(yè)文化。( 三) 離職管理1、辭職的辦理。個(gè)人寫出書面申請(qǐng)，交用人部門/ 單位簽署意見。人力資源部門簽署意見。企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。辦理交接手續(xù)，移交公用物品。到