《采購管理實務(wù)》第三章一節(jié)采購申請

1、在日常工作和生活中，一般是有了需求才會去采購和購買，而對一個企業(yè)來說要進行采購也應(yīng)必須先有需要，要做到“有的放矢”，不能盲目地進行，否則會造成企業(yè)成本的增加或者不能保證生產(chǎn)的順利進行，因此企業(yè)就要根據(jù)各部門的采購申請來進行采購計劃的制定?？梢哉f采購作業(yè)流程，需依賴于采購申請來辦理相關(guān)的手續(xù)。一、采購申請概述（一）采購申請的含義所謂采購申請（又稱請購）主要是指由企業(yè)各需求部門向負(fù)責(zé)采購的部門提出在未來一段時間內(nèi)所需物品的種類以及數(shù)量等相關(guān)的信息，并填制一定的表格交由采購的部門。（二）采購申請的功能采購申請一般應(yīng)由適當(dāng)?shù)娜藛T來提出，這樣可以達到下列目的：1.確定需求及內(nèi)容由使用部門提出采購申請，則

2、需求就會相當(dāng)明確，需求內(nèi)容也不致發(fā)生錯誤。2.成本歸屬由采購申請人說明需求物料的用途及成本的歸屬，將有助于正確地計算各部門的損益，同時采購申請部門或使用部門的主管，也得以行使審批的權(quán)力。3.有利于管理將采購申請單位與采購單位分離，有助于采購管理工作，避免弊端。4.節(jié)省費用物料統(tǒng)籌如果由指定的部門提出采購申請，可避免各自為政，損失數(shù)量折扣的優(yōu)惠待遇；同時由于集中調(diào)配，也可以降低物料庫存水準(zhǔn)，避免不必要的浪費，也節(jié)省了倉儲費用。（三）采購申請的注意事項為避免發(fā)生采購物品與采購申請需求不符合，在進行采購申請中應(yīng)注意下列事項：1.由適當(dāng)?shù)牟少徤暾埲藖磉M行請購采購申請所需求的內(nèi)容，只有使用部門或統(tǒng)籌管理

3、的部門最為清楚。由這些部門提出采購申請，最能正確表達各項需求的內(nèi)容與附屬條件。若由其他單位提出，難免會發(fā)生需求物品和請購物品不符的失誤。2.以書面的方式提出物品的采購，有時會牽涉到相當(dāng)復(fù)雜的內(nèi)容，若僅僅以口頭方式提出要求的條件，不但容易發(fā)生溝通上的錯誤，而且將來在驗收時若與實際的需求發(fā)生差錯，則因“口說無憑”，買賣雙方也會因此而產(chǎn)生紛爭。所以，若能以“采購申請單”詳細(xì)記載所需物料的名稱、規(guī)格、料號、數(shù)量、需要日期等內(nèi)容，可使采購申請的需求更加明確與具體。3.確定需求的內(nèi)容在請購中應(yīng)確實表明申請采購物品的各項具體的內(nèi)容，包括物品的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、不良率、色澤、操作方式、維

4、護等各種特性以及勞務(wù)的服務(wù)速度、次數(shù)、地點、態(tài)度等。4.以規(guī)格表明需求的水準(zhǔn)需用部門對品質(zhì)的要求水準(zhǔn)如果可以用規(guī)格表明的，應(yīng)以規(guī)格表明其品質(zhì)，主要包括廠標(biāo)或商標(biāo)、形狀或尺度、化學(xué)成分或物理特性、生產(chǎn)方式或制作方法、市場等級、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格、樣式、藍(lán)圖或規(guī)范、性能或效果、用途等。5.預(yù)算的限制需求的內(nèi)容及水準(zhǔn)，通常與采購申請人的預(yù)算有密切關(guān)系，因此，在提出采購申請之前，必須先對支付能力與愿意接受價格的上下限加以計算，以免采購申請內(nèi)容超出預(yù)算范圍。 在采購申請階段，采購人員都會面臨以下兩個問題。1.小量采購申請依據(jù)80/20原理，在采購中80%的采購申請只占采購總金額的20%。簡言之，小量采購申請的問題

5、就在于占用了絕大多數(shù)的采購作業(yè)人力，而要解決這一問題的途徑就在于如何降低小量采購申請的批次。通常，采購人員可采取下列方法，解決小量采購申請問題：（1）減少品種。采購人員要設(shè)法將小量采購的項目標(biāo)準(zhǔn)化，借以減少采購申請。譬如將規(guī)格相近的物品加以匯整，訂出通用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，這樣采購品種就減少了，采購申請的件數(shù)也就會隨之降低。（2）化零為整。在接到各需求部門的小量采購申請時，若非緊急需用者，采購人員可將其暫時擱置，等累計小量采購申請單至一定數(shù)量或金額時，再進行采購。（3）集中采購。這包括指定辦理的部門及時間。例如將各部門所需的小量采購申請，委托指定的部門集中辦理，統(tǒng)籌供需，避免各自為政；或是指定這些小量

6、物料的采購申請日期，在同一時間內(nèi)匯集其需求量，以便一次采購，通過集中采購不但可節(jié)省人力，也可獲得數(shù)量折扣的優(yōu)惠政策。（4）采取統(tǒng)購。所謂“統(tǒng)購”即是將價值不高、價格穩(wěn)定且經(jīng)常需用而品種規(guī)格繁多的物品，先與供應(yīng)商簽訂統(tǒng)購合約，議定價格。當(dāng)需用時，由采購申請部門直接向供應(yīng)商要貨，免除了采購申請及采購的手續(xù)，只要倉儲部門開出驗收單即可付款。因此，為避免對金額采購次數(shù)頻繁的物品進行重復(fù)采購申請及采購作業(yè)流程，宜采取統(tǒng)購的方式，以節(jié)省時間和人力。2.緊急采購申請在采購過程中發(fā)生緊急采購申請的原因主要有以下幾項：（1）存貨管制失誤。由于原料實際庫存的數(shù)量與賬上的數(shù)量不符，當(dāng)需求部門領(lǐng)用時才發(fā)現(xiàn)缺料；另外，

7、有時庫存數(shù)量雖足夠，但是品質(zhì)如果有瑕疵，因此也無法使用，這些情況下均必須進行緊急采購申請補充庫存量。（2）生產(chǎn)計劃不當(dāng)。由于大多數(shù)的企業(yè)都依據(jù)銷售預(yù)測來從事生產(chǎn)，因此，預(yù)測的準(zhǔn)與否經(jīng)常影響到生產(chǎn)計劃能否順利執(zhí)行。若銷售預(yù)測發(fā)生偏差，生產(chǎn)計劃就必須加以修改。當(dāng)追加銷售數(shù)量或插入緊急訂單時，此項產(chǎn)品的原材料如果沒有足夠庫存，就會發(fā)生緊急采購申請。另外，在制定生產(chǎn)計劃時，如果說只依據(jù)外售數(shù)量安排原物料需求量，而忽略了自用數(shù)量，也會發(fā)生緊急采購申請。 （3）錯失采購時機。在進行采購中如果采購人員對原材料的供應(yīng)來源和時機把握準(zhǔn)，就可能使企業(yè)不能按時獲取所需的物料。就供應(yīng)來源而言，是指未能掌握供應(yīng)商的情況

8、，當(dāng)其未按照約定交貨時，必須緊急轉(zhuǎn)向其他來源進行采購；就時機而言，當(dāng)發(fā)現(xiàn)來源越來越少時，就應(yīng)緊急提高采購申請數(shù)量，以備將來不時之需。此外，有時因為采購人員與供應(yīng)商議價時日耗費得太久，導(dǎo)致購運時間不足，也會發(fā)生緊急采購；有時，甚至也有因為采購員蓄意積壓采購申請，以致發(fā)生緊急采購的情況。（4）采購申請的延誤。由于物料管制系統(tǒng)或人員的失誤，需求部門未能及時開出采購申請單，致使庫存已消耗殆盡時才發(fā)覺，因此就必須緊急采購申請。有時也可能因為采購申請的規(guī)格無法確認(rèn)或預(yù)算不足，一再磋商或拖延，也會發(fā)生緊急采購申請。緊急采購申請將會造成品質(zhì)降低、價格偏高等損失，因此企業(yè)應(yīng)做好存貨管制、生產(chǎn)計劃，并正確掌握采購

9、申請及采購時機，以避免負(fù)擔(dān)產(chǎn)銷上的額外成本。（四）采購申請單采購申請單是采購作業(yè)的起點，通常是由使用部門、倉儲部門（列入存量管制之物料）、生產(chǎn)部門或擴建專案小組等所簽發(fā)的單據(jù)。其內(nèi)容主要記載了所需申請采購物料的名稱、規(guī)格、料號、申請采購數(shù)量、需要日期等，并涵蓋了請購、采購、驗收三種簽核流程。這種一單多功能的采購申請單，通稱為“物料管制單”。由于用途的不同，采購申請單（物料管制單）通常有數(shù)聯(lián)并以顏色區(qū)分，以利分發(fā)傳送。由采購部門留存的（第一聯(lián)）稱準(zhǔn)購單，由財會部門留存的（第二聯(lián)）稱驗收單，由計算機中心留存的（第三聯(lián)）稱驗收單副聯(lián)，由申請采購部門留存的（第四聯(lián)）稱采購?fù)ㄖ獑危蓚}儲部門留存的（第五

10、聯(lián)）稱驗收單物料聯(lián)，由申請采購單位在開出時所留存的（第六聯(lián)）稱采購申請單。當(dāng)申請采購單位填寫采購申請單，并經(jīng)其主管批準(zhǔn)后，留存第六聯(lián)，以作為將來查詢追蹤之用，而將其余五聯(lián)送至采購單位承辦。當(dāng)采購程序完成后（經(jīng)過詢價、報價、比價、議價、核準(zhǔn)），采購部門留存第一聯(lián)作為日后備查的依據(jù)，而將第四聯(lián)送交申請采購部門，其余三聯(lián)全部送倉儲部門。在采購的物料送達并經(jīng)驗收后，倉儲部門將第二聯(lián)送交財會部門作為付款憑單，第三聯(lián)交計算機中心輸入資料。采購申請單（物料管制單）比較適用于一般消耗性的物料采購的申請或機器設(shè)備的申請，至于機器設(shè)備等固定資產(chǎn)之購置，因其采購價值較大，對企業(yè)將來的產(chǎn)銷營運產(chǎn)生重大影響，所以必須詳細(xì)地研究采購的必要性，特別是要進行成本效益分析。因此，這種采購申請單的格式與內(nèi)容，與物料采購申請單大不相同。 采購的范圍除了有形的物品之外，還可包括無形的勞務(wù)，諸如工程發(fā)包模具制作、委托設(shè)計、評鑒、委外加工、廣告、產(chǎn)品展示，機器、車輛等的維修與保險、專業(yè)人員聘請、專利、商標(biāo)、著作權(quán)及訴訟申請等。一般而言，屬于生產(chǎn)性質(zhì)的采購申請單