人信地產公司行政管理手冊

1、房地產開發(fā)企業(yè)全面管理體系（GMS ）文件湖北人信房地產開發(fā)有限公司行政管理手冊版本：A受控文件審核：批準：持有人：編 號：HBRX-GMS-022005年 月 日發(fā)布 2005 年 月 日實施1 手冊說明第一條 手冊內容本手冊依據公司章程和公司的實際情況編制而成，包括：公司行政事務管理的范圍，公司關于行政事務管理的所有制度、辦法文件。第二條適用范圍本手冊適用于公司的行政事務管理工作。第三條手冊管理本手冊為公司的受控文件，由總經理批準頒布執(zhí)行。手冊管理的所有相關事宜均由總經理辦公室統(tǒng)一負責， 未經總經理批準， 任何人不得將手冊提供給公司以外的人員。 手冊持有者調離公司時， 應將手冊交還總經理辦

2、公室辦理核收登記。手冊持有者應妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或轉借給其他公司。在手冊使用期間， 如有修改建議， 各部門負責人應匯總意見， 及時反饋到總經理辦公室。 總經理辦公室應定期對手冊的適宜性、 充實性和有效性進行評審； 必要時對手冊 加以修改。第四條 本手冊的解釋權在總經理辦公室。2 行政管理低值易耗與辦公用品管理辦法第一條 目的為規(guī)范公司低值易耗與辦公用品管理工作，有效控制低值易耗與辦公用品的采購、驗收、發(fā)放和使用，制訂本辦法。第二條 低值易耗與辦公用品的界定將單位價值小于 500元（不含 500元）的工具、器具、辦公用具、用品界定為低值易耗與辦公用品。第三條 低

3、值易耗與辦公用品的分類視同于固定資產進行管理的低值易耗與辦公用品，如：小型辦公設備、電器等， 對其的管理參見固定資產管理辦法。辦公自動化設備耗材：如：硒鼓、色帶、墨盒、碳粉、光盤、磁盤、移動存儲 設備、打印紙、復印紙等。一般消耗品，如：簽字筆、白板筆、熒光筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、記事本、復寫紙、檔案袋、標簽、便條紙、信紙、 橡皮擦、夾子、打印油、圓珠筆、訂書釘等。耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、大型機、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺、電池等。項目部專用低值易耗與辦公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、

4、計算器等。第四條 低值易耗與辦公用品的采購低值易耗與辦公用品原則上由總經理辦公室統(tǒng)一采購。各需用部門每月 10 日之前向總經理辦公室提交低值易耗與辦公用品采購申請，由總經理辦公室統(tǒng)一編制采購計劃， 說明采購原因、 采購數量和費用預算， 經總經理批準后，在 3 個工作日內采購、配發(fā)到位。原則上，低值易耗與辦公用品應保持零庫存?？偨浝磙k公室對低值易耗品的采購質量負責， 辦公用品采購后， 由驗貨人核對品種、規(guī)格、數量與質量，確保沒有問題后，由驗收人員在發(fā)票背面簽字驗收、入庫。低值易耗品的攤銷采用全額攤銷法。第五條 低值易耗與辦公用品的管理總經理辦公室負責對采購的低值易耗與辦公用品進行登記，并妥善保管

5、。低值易耗與辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮； “部門領用”系本部門共同使用用品如打孔機、大型訂書機、打碼機及項目部專用辦公具。總經理辦公室負責建立“低值易耗與辦公用品”登記簿，對低值易耗與辦公用品的發(fā)放進行管理。公司全體員工應本著厲行節(jié)約的原則使用辦公用品，能共同使用的盡可能共同使用，能重復利用的盡可能重復利用。嚴禁浪費、丟失、私用。會議管理制度第一條為進一步規(guī)范公司內部管理，促進公司內部溝通與信息傳遞，根據公司實際運作需要，制定本制度。第二條會議管理總則會議應盡可能精簡， 能通過正常工作制度、 流程處理的問題不通過會議解決， 無關的部門與人

6、員一律不參加會議， 以保證各業(yè)務部門及工作人員有充分的工作時間按照制度與常規(guī)辦公。會議目標要明確， 例行會議依例會的要求組織， 專題會議一般由會議主持人或組 織部門寫出提綱，列明要解決的問題、議程、會議擬達到的目標、要求與會人員準備的材料與資料。各種會議一般由總經理辦公室安排聯系， 根據會議重要程度， 對出席人員要提前 一天以上發(fā)出書面或口頭通知，以備會議出席者能安排好工作。會議中，對需要解決的問題要明確解決的方法、責任人、目標和期限，避免議而不決，不了了之。第三條會議分類公司的會議可以分為總經理辦公會、專題會、員工大會。第四條總經理辦公會總經理辦公會通常于每月首個周六上午10:3012:00

7、召開，由總經理主持，各部門負責人以上人員參加。特殊情況，則以總經理辦公室通知為準。會議主要內容為：1 由總經理對各部門上月度計劃工作進行檢核， 對本月工作計劃進行布置和安排， 傳達公司有關文件、精神。2各部門負責人對本部門上月度未完成的計劃工作作闡述，及通報本月工作計劃重點、需提請總經理或其他部門協(xié)調解決的問題。3其他需要解決的問題。會議一般不對單項具體問題的處理進行深入探討， 對會上提出的問題可確定時間 組織召開專門會議研究解決。會議由總經理辦公室負責記錄并在會后及時整理、發(fā)布會議紀要?？偨浝磙k公室負責對已簽發(fā)的會議紀要進行落實、 督辦與催辦， 將會議決定事項 的落實結果及時匯報總經理，并在

8、下次總經理辦公會上通報。（六）總經理辦公室負責會議記錄、會議紀要的存檔。第五條 專題會專題會主要是研究解決工作中出現的問題。專題會議的與會人員包括會議召集人、相關部門、有關人員及特邀人員等。專題會會議紀要由會議組織人于會后13日內完成并由主持人簽發(fā)，抄送各與會單位、部門備查。第六條 員工大會出席人員：本公司全體員工。會議時間：通常在每月上旬召開，特殊情況則以總經理辦公室通知為準會議主要內容：1. 傳達關系到全體員工切身利益的重要事項；2. 傳達公司重要決策、有關文件及精神；3. 總結前段時間工作，部署今后工作；4. 表揚先進，鞭策后進；5. 其他應提交員工大會的事項。員工大會由總經理主持召開，

9、由總經理辦公室負責會議的組織、服務、記錄。第七條 會議要求出席會議人員于會議前安排好工作， 會議期間其他人如無特殊情況， 不得進入會場找人、談事。如有來訪客人或來訪電話，安排適當人員做好接待記錄，待會后再通知當事人處理。 如遇急事必須當事人親自接待時， 應先得到會議召集者的允許， 由其通知有關人員離開會場，并盡量不影響會議進程與發(fā)言，以維護會議正常進行。與會者需遵守會場紀律， 尊重他人發(fā)言， 充分闡明自己的觀點， 關閉手機或調至振動檔，以維護會議正常進行。各部門會議不應安排在公司例會同期召開 （與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外） ， 應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。第八條總經理辦公室負責

10、會議室管理工作。第九條本制度由總經理辦公室負責解釋。工作環(huán)境管理辦法第一條目的為了對工作環(huán)境進行有效管理，為員工創(chuàng)造一個良好的工作氛圍，制定本辦法。第二條總經理辦公室負責公司辦公場所工作環(huán)境的歸口管理；各部門負責本部門工作環(huán)境維護；各項目負責本項目部工作環(huán)境的管理。第三條辦公安全、防護各部門應將本部門負責的公司的重要文件資料、 印章等責成專人妥善保管。 責任人離開辦公現場時， 應將上述物品鎖入固定的文件柜或抽屜， 不得在桌面等處任意擺放。公司不允許存放個人貴重物品和錢幣。公司暫時存放的貴重物品由物品管理部門妥善保管。加強各辦公室的電器和電源開關的管理， 每天下班最后離開辦公室的人負責關閉總電源

11、開關。在公司適當場所配備消防器材，并由總經理辦公室負責對消防器材定期進行檢 查、更換，確保消防器材處于正常使用狀態(tài)。（六）門衛(wèi)人員負責對來訪人員進行接待、 登記，對于非正常公務聯系的外來人員謝絕 來訪。（七）凡從事特種作業(yè)人員，公司按照國家規(guī)定配備勞動防護用品。第四條辦公條件與環(huán)境衛(wèi)生公司努力為員工創(chuàng)造舒適、美觀、整潔、衛(wèi)生的辦公室、辦公家具、辦公設備、 辦公用品等辦公條件，滿足員工日常辦公需求。各工作部門須有充分的光線，光線須有適宜的分布，光線須防止眩目及閃動，各 工作場所的窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。各工作場所須保持適當的溫度，并根據不同季節(jié)予以調節(jié)，各工作場所須保持空 氣流通

12、。飲水必須清潔。洗手間、更衣室及其他衛(wèi)生設施，必須保持清潔。（六）垃圾、廢棄物、污物的清除，應符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內。（七）各部門負責安排值日人員，每天早晨清理本部門辦公環(huán)境，公司每位員工都應自 覺保持辦公環(huán)境的優(yōu)雅整潔，各工作場所內，均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎 屑，嚴禁隨地吐痰。（八）總經理辦公室負責監(jiān)督檢查各部門環(huán)境衛(wèi)生保持情況。第五條辦公秩序員工應自覺遵守辦公秩序，工作時間內不得在辦公室內高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊天及網絡聊私事、玩 游戲及電腦游戲、下棋、吸煙、吃零食，任何時候嚴禁在辦公室飲酒、打牌、賭博。接待外來人員、打電話注意文明禮貌，且盡量不影響他人正常辦公。聯系

13、來訪客戶、外單位辦事人員 和打電話時應注意語氣禮貌溫和。第六條工作氛圍公司堅持以人為本，尊重員工，公司努力創(chuàng)造一種和諧、平等、民主、公開的工作 氛圍，倡導團隊精神、團結協(xié)作，鼓勵各級員工之間積極、主動溝通，使全體員工在公 司充分發(fā)揮自己的主觀能動性、創(chuàng)造性，達到員工個人與公司發(fā)展的一致性。檔案管理辦法第一條目的確保公司工程、文書、聲像、實物等各門類檔案得到有效控制。在企業(yè)開展市場競 爭，維護企業(yè)合法權益、經濟利益等方面發(fā)揮作用。第二條范圍本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。第三條職責總經理辦公室負責對公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理,對各部門及項目部的檔案工 作及資料員進行業(yè)務指導和監(jiān)督。各部門及項

14、目部資料管理員負責本部門及項目部檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條檔案的分類公司檔案分為四大類：工程檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案。第五條檔案立卷、歸檔總經理辦公室負責公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作；各部門及項目部資料管理員負責本部門及項目部檔案的收集歸檔。按照歸檔范圍和要求，公司各部門應于文件處理完畢后向總經理辦公室移交，各項目部應于每年六月底前將本項目部上一年度形成的重要文件移交公司總經理辦公室。歸檔文件要齊全、完整。按照文件材料形成的規(guī)律，進行科學的分類、立卷，保 持文件之間的歷史聯系。卷內文件的排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務的全貌，便 于保管和利用。歸檔案

15、卷封面的各個項目均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確， 裝訂要整齊。（六）每個案卷都要填寫卷內目錄和備考表。出歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。（八）移交檔案時，雙方根據目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。第六條檔案的保管庫房內保管的檔案資料，要按門類和載體進行科學的分類、排列、編號，要管理 有序。嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、 防失密）的要求，定期檢查檔案保管情況，對檔案進行技術保護。要注意控制庫房的溫濕度，不斷改善保管條件。庫房內要保持清潔，定期整理， 不得存放與檔案無關的物品。調閱檔案要輕拿輕放，以減少檔案的機

16、械磨損。建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進、移出、利用等日常登記、統(tǒng)計工作。（六）嚴格遵守檔案保密制度，努力做好檔案保密工作。第七條 檔案借閱利用檔案資料一般不外借。 需要外借的檔案， 必須經主管領導批準， 并按借閱期限歸還。 借閱檔案需辦理借閱審批和登記手續(xù)。 重要文件的借閱， 需經公司主管領導批準后由專人查閱。復印檔案需經檔案人員同意。借閱人員要愛護檔案，不得涂改、損壞檔案資料，不準私自拆檔復印。檔案管理人員要熟悉室藏檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業(yè)務的開展提供依據性資料。檔案人員應開展檔案編研工作， 積極配合公司有關部門編寫大事記及組織機

17、構沿革，樹立公司的外在形象，擴大公司的知名度。第八條 檔案保密檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念， 認真執(zhí)行公司的檔案制度， 保證公司檔案的絕對安全。檔案庫房要堅固，保管設備要符合保密要求。根據公司的有關規(guī)定， 及時劃分并調整檔案密級， 嚴格履行借閱手續(xù)， 正確處理好利用和保密的關系。經常對員工進行保密教育， 不斷增強保密觀念。 組織有關人員定期進行保密工作檢查。第九條 檔案鑒定和移交資料管理員應根據本公司檔案保管期限的規(guī)定， 制定本公司的保管期限表， 定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。檔案的鑒定工作， 應在公司主管領導的指導下， 由總經理辦公室和有關業(yè)務人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進行。

18、失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見， 登記造冊， 經公司主管領導批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定， 定期向檔案館移交； 并保留一份復印件以備查考。本公司人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。2.4.1 工程檔案管理細則第一條 目的：加強工程檔案的規(guī)范化管理，提高工程管理水平，體現工程檔案為工程質量驗收的重要組成部分，保證工程質量。第二條 工程檔案范圍：小區(qū)開發(fā)前期綜合檔案：1. 工程建設項目立項依據；2. 項目建議書及批復文件；3. 可行性研究批復；4. 計劃任務書及批復文件；5. 建設用地釘樁成果通知單；6. 規(guī)劃設計任務通

19、知書；7. 規(guī)劃設計條件通知書；8. 審定規(guī)劃方案通知及總平面圖；9. 人防規(guī)劃總平面圖；10. 小區(qū)豎向設計圖；11. 市政工程方案會議紀要；12. 環(huán)境、消防、衛(wèi)生及水、電、煤氣、熱力報裝協(xié)議；13. 配套項目（如文教、商業(yè)、綠化、交通等）協(xié)議、合同；14. 勘 探、測繪、設計、招投標、監(jiān)理文件；15. 項 目行政管理文件；16. 開發(fā)項目在建設中產生的不可預測的有關技術文件及有關職能部門、領導的批示文件；17. 減免四源費、大市政費用的有關文件。18. 開發(fā)項目的聲像檔案。建設用地文件1 . 建設項目選址報告及土地、規(guī)劃部門批復；2 . 征用土地辦理國有土地使用權轉讓、抵壓等文件；3 .

20、 建設規(guī)劃許可證及批準用地范圍圖；4 . 建設用地批準許可證及用地圖；5 . 國有土地使用證；6 . 有關拆遷安置協(xié)議、拆遷實施辦法等主要文件；7 . 拆遷許可證。8 . 單體工程項目文件9 . 建設工程規(guī)劃許可證及蓋有市規(guī)劃局許可證專用章的建設總平面圖；10 .建設工程開工許可證；11 .固定資產投資許可證；12 .建設工程招投標文件、施工合同、工程結算；13 .建設工程施工監(jiān)理合同、監(jiān)理計劃及監(jiān)理月報、14 . 工 程監(jiān)督委托書及工程質量核驗證書；15 .初步設計報批文件及有關圖紙；16 .工程勘察報告；17 .工程技術交底會議紀要及工程洽商紀錄；18 .工程隱檢紀錄（基礎、主體結構）；1

21、9 .工程竣工驗收單；20 .人防工程竣工驗收單；21 .消防工程竣工驗收單；22 .工程質量核驗單及電梯質量核驗單；23 .工程竣工總結；24 .工程質量事故處理；25 .工程照片；26 .沉降觀測記錄。單體工程施工技術文件：1. 施工組織設計；2. 工程設計交底會議紀要及工程洽商紀錄；3. 工程定位放線驗收記錄；4. 基礎釬探驗收及基礎處理記錄；5. 隱檢記錄（土建、設備、電器）；6. 材料及產品合格證（土建、設備、電器）；7. 原材料復試報告（磚、水泥、鋼材、砂石）；8. 試驗報告 （砼、 砂漿試驗報告及配比單， 鋼筋焊接試驗， 灰土、 素土試驗報告） ；9. 單位工程質量保證資料核查表

22、；10. 單位工程質量綜合評定表；11. 單位工程觀感質量評定表；12. 全部工程竣工圖；13. 電梯開箱驗收記錄、隱檢、試運行及驗收記錄；14. 設備、電氣專業(yè)隱檢、閉水、測試、測壓試驗記錄或報告（詳見城建檔案館歸檔要求）。開發(fā)建設小區(qū)整體竣工檔案：1. 小區(qū)竣工總平面圖；2. 小區(qū)道路、綠化竣工總平面圖；3. 小區(qū)綜合管線竣工圖；4. 小區(qū)規(guī)劃建設總說明。第三條 職責分工總經理辦公室負責公司所有門類檔案的管理工作， 對各部門和各項目部檔案工作進行指導和監(jiān)督，對施工單位檔案管理員進行進館內容與要求的培訓。各項目部負責工程資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，負責與城建檔案館的業(yè) 務聯系，保證工程

23、檔案符合進館要求。異地項目公司負責本項目公司工程資料的收集、整理、立卷、歸檔，負責向當地 城建檔案部門和公司總經理辦公室的移交，標準要達到當地城建管理部門和公司的要求。由公司投資開發(fā)建設或合資控股的所有項目 （含異地項目） ， 均須向公司總經理辦公室移交一套齊全、 完整的工程竣工檔案， 并負責該項目開發(fā)前期的基建文件的收集、整理、立卷、歸檔工作。第四條 工程檔案管理要求：在與施工企業(yè)在簽訂施工合同時， 應對施工技術檔案資料的編制和移交期限做出明確規(guī)定。 項目部應在施工技術資料中按有關規(guī)定簽署意見， 實行監(jiān)理的工程應有監(jiān)理單位簽認認可的資料。工程竣工驗收前， 項目部應組織、 督促和協(xié)同施工單位檢

24、查施工技術資料的質量，不符合要求的，應限期修改、補齊，直至重做。工程竣工檔案必須真實地反映工程建設過程及竣工后的實際情況， 具有永久和長期保存價值的文件必須完整、準確、齊全，各種程序責任者的簽字手續(xù)必須齊全，文件字跡清楚。工程竣工檔案要反映開發(fā)項目建設的全過程， 要求歸檔的文件、 圖紙必須是原件，保證文件的原始性。編制工程竣工檔案必須采用不褪色的黑色、 蘭黑色繪圖、 書寫墨水， 不得使用紅色墨水、復寫紙、鉛筆和圓珠筆等。（六）編制竣工圖時，要在新藍圖上修改，修改方法按照1996年城建檔案館發(fā)竣工檔案和資料的具體要求及作法一書執(zhí)行。一張圖紙內容變更超過40%時，需重新繪制竣工圖?？⒐D必須圖面整

25、潔、反差明顯、字跡工整、清楚，不得涂改。第五條 組卷的基本要求工程竣工檔案組卷，要遵循工程文件材料的自然形成規(guī)律，保持案卷基建文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系， 符合專業(yè)特點， 便于保管利用。 建設項目按單 項工程組卷，單項工程按先文字、后圖紙；先項目管理性文件，后施工技術文件。組卷前要詳細檢查基建文件、 施工技術文件及竣工圖是否按要求收集齊全， 做到 不丟項，圖物相符。卷內文件材料排列順序要依據卷內材料構成而定，順序為：封面、目錄、文件部 分、備考、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。第六條 檔案的裝訂案卷裝訂厚度不超過20mm,裝訂時以案卷下邊為齊。案卷內不能有書訂，卷內頁要干凈整齊。

26、一冊案卷紙張規(guī)格要統(tǒng)一，頁號編寫在右下角。圖紙折疊前均要按裁圖線裁齊，折疊方式采用圖面向內“手風琴風箱式”?？⒐?圖章要蓋在圖號一側，竣工圖負責任人簽章處不得漏簽。工程竣工檔案的案卷形式為：案卷封面、目錄文件或圖紙、備考表、封底，要求 填寫的內容要填寫全，字跡工整。甲方卷的案卷目錄要求用打字機填寫。工程竣工檔案要由項目負責人審核，并在案卷備考表簽審意見。2.4.2 文書檔案管理細則第一條目的：規(guī)范公司文書檔案工作。第二條適用范圍：適用于公司在工作活動中形成的全部文書檔案。第三條職責：總經理辦公室負責公司各部門及項目部文書檔案的管理。各職能部門及項目部負責本部門及項目部文書檔案的立卷、歸檔及移交

27、工作。第四條文件材料的歸檔范圍：上級和外單位來的文件材料.1. 集團公司等上級主管部門召開的重要會議的紀要、決議等。2. 集團公司等上級主管部門頒發(fā)的，針對本單位的或須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、指示、命令等。3. 集團公司等上級單位對本公司及下屬公司檢查工作形成的文件材料。公司各部門及項目部在工作中形成的文件、資料。1 . 公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計口寺。2 .公司工作會、經理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總結、領導人講話、紀要、重要的簡 報及會議記錄等。3 .公司頒發(fā)的決定、決議、條例、規(guī)定、通報、通知等文件材料。4 .公司及各部

28、門、各項目部的年度工作總結、計劃及報告、簡報。5 .公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等。6 .已經履行完成的公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等。7 .關于干部任免的文件材料。8.公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、計劃、總結、重要簡報等。下級單位報來的文件材料：下級報來的重要的專題報告、典型材料、請示等。第五條文件材料的歸檔時間公司各部門形成的檔案應在文件處理完畢后立即向公司總經理辦公室移交。各項目部形成的檔案應于次年六月底前將符合歸檔要求的檔案向總經理辦公室移交。第六條歸檔文件系統(tǒng)性方面要求應歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于檔案室管理的各種形式的檔案以及和檔案有關的資 料都

29、要收集。歸檔要遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯系及依據發(fā)文機關、問題、時間、名 稱等特征準確分類立卷，使案卷能正確反映企業(yè)活動的基本面貌。一個部門產生的文件應盡可能集中在 一起組卷。上級和下級機關的文件除與本單位文件有密切聯系的外，一般不和本單位文件一起組卷。需 要長久保管的文件和短期保管的文件應分開立卷。（三）公司的經濟合同檔案管理，編號單列。（四）公司直管項目“五證”，職能部門辦理手續(xù)并拿證后，應在第一時間交檔案管理室存檔， 職能部門需使用的，辦理借閱手續(xù)。第七條歸檔文件在技術加工方面的要求案卷封面的各個項目均應填寫清楚、準確，要根據“檔案材料保管期限規(guī)定”注明案卷的保管 期限

30、。卷內文件應按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批復在 前請示在后。歸檔文件一般應按年度立卷。請示、報告、規(guī)定按簽發(fā)年；年度計劃按開始年；多年總結按最 后年；批轉、批復按批轉、批復時間立卷。整理好的案卷要逐張編號，填寫“卷內文件目錄”和“卷內備考表”，以上需用打印機或鋼筆 字跡填寫。擬寫案卷標題要做到正確反映卷內文件內容，標題的三要素（文件作者、內容、名稱）要完整、 準確。文字要簡練通順，概括準確，合乎文法，標點要正確，避免文不對題、詞不達意，避免過于抽象 籠統(tǒng)或單純堆砌文件標題，一般標題不要超過二、三十字，特殊情況最多不能超過五十字。（六）案卷的裝訂要做到：裝訂

31、前修整文件，對于破損文件材料要進行修補，裝訂線上有文字的要進 行裱糊。修補文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大小不一時，要做必要的補貼或折疊。字跡不清楚 的重要文件材料要設法復制清楚。文件分類要反復推敲，確保無疑時再裝訂，以避免因分類不準確造成 返工。案卷裝訂要使用線繩或麻繩，去掉原有金屬釘，嚴防裝訂中有損文件字跡現象，裝訂后的案卷應 整齊美觀。（七）向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據案卷重要程度，按照一定次序進行系統(tǒng)的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點無誤后由有關人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。第/I條歸檔文件的保管期限和密級：文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期

32、三種，永久為五十一年以上，長期為十六年至五十年，短期為十五年以下。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在經濟建設、文化建設和科學研究中需要經 常利用，具有長遠查考利用價值的檔案，應列為永久保管。凡是反映機關工作活動的，在相當長時間內本單位需要查考的檔案，應列為長期保管。凡是在較短時間內本單位需要查考的各種文件材料均應列為短期保管。根據文件資料的性質、作用及兼顧企業(yè)參與社會競爭的需要，將檔案密級劃分為絕密、機密、 秘密。第九條歸檔范圍和保管期限詳見下表：文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表序號-歸檔范圍歸檔部門保管期限1與本公司業(yè)務有關的政府主管單位頒發(fā)的針對本公司業(yè)務的 指示、命令、條例、

33、規(guī)定等重要的文件材料總經理辦公室永久2公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要 事件公告、重要的匯報材料、審計報告等總經理辦公室永久 長期3公司工作會、經理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總 結、領導人講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等總經理辦公室永久 長期4公口頒發(fā)的決定、決議、條例、規(guī)定、逋報、逋知等文件材 料總經理辦公室永久 長期5政府有關的主管部門來我公司檢查工作形成的文件材料總經理辦公室短期6公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等公司各部門、各 項目部長期7公司及各部門、各項目部的年度工作總結、計劃及報告、簡 報公司各部門、各 項目部短期8公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等公司各

34、部門、各 項目部短期9公司大事記及反映公司重要活動的簡報等文件材料公司各部門、各 項目部長期10公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請不、批復、報 告、計劃、總結、重要簡報等公司各部門、各 項目部長期11有關干部任免、人事獎懲的文件材料人力資源中心長期12公司科研活動中的科研成果及獲獎論文等公司各部門、各 項目部短期2.4.3聲像檔案管理細則第一條 目的加強公司內部及各項目部聲像檔案的管理工作，更好地保護和利用聲像檔案信息資源，服務公司 及項目部的各項工作。第二條 范圍適用于公司和項目部在生產、經營、管理等各項活動中形成的所有有保存價值的錄音、錄像、照 片等特殊載體的檔案資料。第三條 職責公

35、司總經理辦公室負責集中保管公司各方面的聲像檔案資料。各部門、各項目部負責將聲像資料整理、歸檔，向總經理辦公室移交。第四條聲像檔案的收集工作將分散在公司各部門、各項目部、個人手中具有保存價值的聲像材料，收集、集中到總經理辦公室, 實行統(tǒng)一管理。采取一定的措施引導與控制聲像檔案的流向，抓住重點部門和人員，以點帶面，保證收 集工作的落實。第五條聲像檔案的歸檔范圍反映本公司主要職能活動、重要歷史面貌的聲像檔案；各級領導人和著名人物參與本公司重要公務活動形成的聲像檔案；本公司的各種重要會議的聲像檔案；本公司重要工程項目、重大工作成果的聲像檔案；本公司組織或參加的重要外事活動的聲像檔案；（六）記錄本公司重

36、大事件、重大事故的聲像檔案；（七）公司攝制的或反映本公司工作活動的專題錄像片等；（八）本公司歷屆領導班子成員、先進工作者，獲得的榮譽性獎狀、證書等照片。第六條聲像檔案的歸檔要求力求是原底片、原件，盡量避免復制件。歸檔材料要齊全完整，照片歸檔時，應同時有底片及文 字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要有簡要的文字說明。文字說明包括：事由、時間、地點、人物、 背景、拍攝人六要素。歸檔的照片若為普通相機拍攝，應將照片和底片同時歸檔。若為數碼拍攝則需刻 錄成光盤后向總經理辦公室移交。第七條聲像檔案的整理、鑒定、編目照片檔案的整理、鑒定、編目：照片檔案由底片、照片及文字說明構成。其整理方法要符合國 標照片檔

37、案管理規(guī)范的要求。照片的分類組卷一般按年度-專題分類組卷；照片的編號為案卷號- 照片號。錄音、錄像檔案的整理、編目：以盤或盒為保管單位，編號按收集歸檔的時間順序結合內容分別編制案卷的流水號。格式如下：類別代號順序號。聲像檔案的保管和保護庫房要保持適宜的溫濕度。磁帶保存的適宜溫濕度為：溫度1525C ,相對濕度 45% 60%。保存照片的適宜溫濕度：溫度 1424C。，相對濕度40% 60%。磁帶應豎放，卷繞平整，并注意防光、 防塵、防磁。第八條聲像檔案的歸檔時間公司各部門形成的聲像檔案應立即向公司總經理辦公室移交。各項目部形成的聲像檔案于每年六月底前將上一年形成的聲像檔案統(tǒng)一向總經理辦公室移交

38、。2.4.4 實物檔案管理細則第一條目的：確保對公司的實物檔案進行有效管理。第二條范圍：公司及各項目部在生產、經營、管理等各項活動中獲得的獎杯、獎旗、證書、舊印章，公司及各項目部與外界交往中接受的禮品以及上級領導的題字、書畫等。第三條職責以公司名義或各項目部獲取的實物檔案均由總經理辦公室統(tǒng)一保管；公司、各部門及項目部各時期的舊印章作廢后由財務管理中心統(tǒng)一保管。第四條各項目部、部門及個人對公司所屬的實物檔案要及時移交到總經理辦公室， 不得以任何理由據為已有。第五條 實物檔案的編號組成：類別代碼+ 實物檔案順序號。第六條檔案部門對各部門及個人移交的實物檔案要及時登記，辦好移交手續(xù)， 并按時間順序和

39、類別編號。第七條實物檔案的分類各類證書、證件；獎杯、獎旗、獎章；舊印章；其它類（接受的禮品、紀念品、書畫等）。第八條 實物檔案的保管環(huán)境應做到八防。 紀念品等有觀賞價值的可放在展柜內。 舊印章等重要 實物要存放在保險柜內，由專人保管。第九條實物檔案一般不外借。為方便利用可將實物檔案拍成照片裝訂成冊。第十條實物檔案的保管期限為長期或永久。2.4.5 檔案檔號說明第一條 工程檔案檔號：工程檔案代號（項目代號）類別碼樓號冊流水號G xxX XX XXXX奧林花園 OL住宅 ZZ01001千年美麗QN商網 SW02002奧林苑OY學校 XX03003第二條 文書檔案檔號：（一）文書檔案代號（部門代號）

40、項目碼類別碼冊流水號x XX XX XXXX企業(yè)發(fā)展中心QF總 公 司 GS計劃 JH001設計管理中心SJ奧林花園 OL文件 WJ002合同審算中心HT千年美麗QN紀要 JY003營銷銷售YX奧 林 苑 OY營銷策劃 YC鄂州公司 EZ營銷客服YK天門公司 TM總辦 ZB人力資源中心RL財務管理中心CW（二）合同檔案代號（項目代號）類別碼冊流水號H X XX XX X X X總 公 司 GS工程 GC0001奧林花園 OL營銷 YX0002千年美麗QN其他 QT0003奧 林 苑 OY鄂州公司 EZ天門公司 TM第三條聲像檔案檔號：聲像檔案代號（部門代號）項目碼類別碼冊流水號X XXX XX

41、 XXXX企業(yè)發(fā)展中心QF總公司GS001設計管理中心SJ奧林花園 OL002合同審算中心HT千年美麗QN003營銷銷售YX奧林苑OY營銷策劃 YC鄂州公司 EZ營銷客服YK天門公司 TM總辦 ZB人力資源中心RL財務管理中心CW第四條 實物檔案檔號：實物檔案代號（部門代號）項目碼類別碼冊流水號S x xX XX XXXX企業(yè)發(fā)展中心QF總 公 司 GS001設計管理中心SJ合同審算中心HT營銷銷售YX營銷策劃YC營銷客服YK總辦 ZB人力資源中心RL財務管理中心CW奧林花園OL千年美麗QN奧 林 苑 OY鄂州公司EZ天門公司TM002003工作服與胸卡管理規(guī)定第一條 為了對員工工作服進行有效

42、管理，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱的工作服，是指在工作場合穿著的由公司統(tǒng)一配發(fā)的服裝。工作服分春秋裝、夏裝和冬裝。第三條 管理職責總經理辦公室負責工作服、胸卡的統(tǒng)一管理，包括采購、發(fā)放、更換、收回等。全體員工負責按照公司要求穿著工作服、佩戴胸卡。各部門負責人負責本部門員工工作服和胸卡的日常監(jiān)督管理。人力資源中心負責員工工作服穿著情況、胸卡佩戴情況的監(jiān)督檢查。第四條 工作服的配發(fā)公司為正式錄用的員工配發(fā)工作服，原則上每兩年配發(fā)一次，配置標準為：1、春秋裝，所有員工配發(fā)，西服套裝。2、夏裝，所有員工配發(fā)，男職工為短袖襯衫加西褲；女職工為短袖襯衫加裙裝。3、冬裝，營銷中心銷售、客服員工配發(fā)，棉套裝

43、。以上配置標準按季節(jié)分時段發(fā)放?？偨浝磙k公室根據公司對統(tǒng)一著裝的要求 （包括與公司 CIS 的一致性） ， 按照人力資源中心提供的在職員工名單，擬訂每年工作服配發(fā)標準、數量、預算，報請總經理批準后實施采購或委托制作。在采購或委托制作工作服時， 總經理辦公室可以按員工實有人數加制10%至 15%以備新進人員領用或因異常情況補發(fā)?？偨浝磙k公室應選擇質量、價格、信譽、服務俱佳的服裝供應商或服裝加工商。公司對發(fā)放的員工工作服，不同季節(jié)（春秋裝、夏裝或冬裝）每季全套配置均按300 元/人給予補貼，超過 300元部分的成本費由個人承擔， 并在員工薪資中扣除。 總經理辦公室負責做好發(fā)放登記。因個人原因造成工

44、作服丟失或嚴重損壞， 員工應及時報告總經理辦公室， 同時申領新的工作服。員工申領新的工作服，須按照工作服造價的80交納成本費。第五條 胸卡的配發(fā)公司為每位員工統(tǒng)一制作和發(fā)放胸卡。 胸卡的樣式和顏色應符合公司 CIS 管理要 求?？偨浝磙k公室根據公司對胸卡制作的要求 （包括與公司 CIS 的一致性） ， 按照人力資源中心提供的在職員工名單，擬訂胸卡制作計劃，報請總經理批準后委托制作。員工的胸卡由于正常的磨損、質量不好破損，員工需填寫胸卡申領單，經部門負責人審核后，與舊卡同時交辦公室辦理新卡。員工不慎遺失胸卡后，員工應及時報告辦公室，同時填寫胸卡申領單辦理新卡，并交納成本費。第六條 工作工作服和胸

45、卡的管理工作工作服和胸卡是員工在公司內的身份和形象的象征， 每位員工在工作時間內應正規(guī)著裝和佩戴。各部門負責人有對本部門員工進行監(jiān)督與檢查的責任。員工對配發(fā)的工作工作服和胸卡有保管、清潔和修補的責任。員工不得轉借、 典賣和故意損毀本人或他人的工作工作服和胸卡， 一經發(fā)現， 除 當面制止其錯誤行為之外，還將由人力資源中心進行行政處罰。人力資源中心負責隨時檢查員工著裝和佩戴胸卡情況， 發(fā)現問題除當面制止其錯誤行為之外，還將由人力資源中心進行行政處罰。第七條 離職員工工作服和胸卡的處理員工離職時，須將胸卡交還總經理辦公室，總經理辦公室負責督促。胸卡未交回者，視作離職手續(xù)未辦理完畢。若遺失，按成本價賠

46、償。員工離職時，如工作服領用時間未滿壹年，則要向公司退還補貼總額的三分之一金額， 在發(fā)放工資時予以扣除。 總經理辦公室負責計算應扣除額， 通知人力資源中心在 結算工資時扣除。工作服領用超過壹年時， 無需扣除費用。 屬于因個人原因丟失后交納成本費補領的工作服無需扣除費用。車輛和駕駛員管理規(guī)定第一條目的為了加強車輛和駕駛員管理，確保公司各項公務的順利進行，制定本規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于公司所有的車輛和駕駛員管理。第三條 總經理辦公室負責車輛和駕駛員管理工作；各用車部門負責協(xié)助。第四條車輛駕駛嚴禁無證人員駕駛各種車輛，駕駛員不得將車輛交給無證人員駕駛。開車前，駕駛員仔細必須檢查剎車、制動器、

47、喇叭、前、后燈，轉向系統(tǒng)等是 否良好，不符合安全要求時應立即修理。嚴禁駕駛安全設備不全或機件失靈的車輛。駕駛員身體不適，不能保證行車安全時，不得擔任駕駛工作。駕駛員在行車時， 必須集中精力，嚴格遵守交通規(guī)則，確保交通安全。嚴禁酒后開車；嚴禁超速行駛；嚴 禁超載行駛。如超車過程中與對面來車有可能會車時，不得超車；不準超越正在超車的車輛。不準穿拖鞋駕駛車輛；駕車時不準吸煙、飲食、與人閑談或其他妨礙安全行車 的行為。（六）汽車倒車、調頭時，應注意地形與四周情況，并用喇叭或手勢使周圍的車輛、 行人避讓。出在施工現場駕駛車輛時，要低速慢行，隨時注意上空及道旁的物件、行人。（八）車輛沒有停穩(wěn)之前，不準打開

48、車門和上、下人。開車門要注意周圍情況，不要妨 礙其他車輛和行人通行。停泊車輛應安全牢靠。為防止偷盜要上安全鎖或啟用防盜報警 器。鎖閉車門窗。駕駛員返回停車場取車，應注意留意車輛情況有無遭意外損傷。車輛 應停放于指定位置、停車場或適當合法位置。任意放置車輛導致違犯交通規(guī)則、損毀、 失竊，由駕駛人賠償損失，并給予處分。（九）車輛載重行駛時，要注意防止急剎車、急轉彎。（十）隨身攜帶的消防滅火器要確保完好有效，有破損或故障要及時配換修理。第五條駕駛員管理駕駛員一律憑派車單出車，無派車單不得擅自動用車輛。原則上每臺車固定駕駛員，未經領導同意駕駛員不得擅自交換車輛。無派車單或因私事動用車輛，發(fā)生事故造成的

49、車輛損失由駕駛員負擔一切費用， 并按情節(jié)輕重予以行政處分。駕駛員須定期參加交通管理部門、總經理辦公室組織的安全行車培訓第六條 車輛維修保養(yǎng)及費用管理駕駛員對車輛要精心保養(yǎng)，保持車容整潔。車輛的保養(yǎng)維修、年檢、購建零配 件，必須事前提出書面報告，車隊負責人同意后方可修理和購建。駕駛員于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、電 瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則要對由此引發(fā)的后果負責。車輛維修、清洗、打蠟后，做好維修保養(yǎng)記錄。車輛應由總經理辦公室指定的維修保養(yǎng)保養(yǎng)單位實施維修保養(yǎng)工作，或到特約 修護公司維修，否則修護費一律不準報銷。自行修復

50、者，可報銷購買材料零用費用。車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需 要進行修理，但無迫切需要或修理費超過2000 元時，應與車輛管理員聯系請示批示。（六）如由于駕駛人使用不當或車輛管理員疏于保養(yǎng)，而致車輛損壞或機件故障，所 需之修護費， 經扣除保險賠付金額后， 應依情節(jié)輕重， 由公司與駕駛人或車輛管理員負擔。出發(fā)生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失，經扣除保險賠付金額后，其差額由駕駛員負擔。 經有關部門裁決， 是對方責任而造成的車輛損失的費用和責任由對方承擔。（八）由于駕駛員本人責任違章罰款的費用不予報銷。發(fā)生事故給公司造成的經濟損 失，由駕駛員承擔損失費用的

51、30%，造成重大損失的另行處理。第七條 獎懲規(guī)定。對全年安全行車，完成任務，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給 與安全行車特別獎10002000元。對故意違章造成安全事故，并給公司帶來經濟損失者，公司視具體情況給予經 濟處罰、行政處分、直至解除勞動合同。如發(fā)生交通事故，駕駛員需在兩日內寫出書面報告，隱瞞不報，給事故調查處 理造成困難所引起的經濟損失，由駕駛員本人承擔，并從重處罰。職工食堂管理辦法第一條 為做好食堂管理管理，為員工提供良好的就餐服務，制定本辦法。第二條總經理辦公室負責職工食堂管理工作。第三條午間工作餐員工可憑公司統(tǒng)一發(fā)放的中餐券就餐。中餐券由各部門負責人根據本部門員工工作

52、時間，在總經理辦公室統(tǒng)一領取。員工因加班需就中餐，應于加班前一日填寫加班中餐申請表，經部門負責人審核簽字后，報總經理辦公室領取加班中餐券。員工因請假或招待業(yè)務單位等未在公司食堂就中餐的，具當月中餐券應退回總 經理辦公室，或由總經理辦公室在員工下月應發(fā)中餐券中核減。各部門業(yè)務往來單位人員需在公司食堂就中餐，應于當日午餐前填寫業(yè)務往來單位人員中餐券申領表， 經部門負責人及分管副總審核簽字后， 報總經理辦公室領取中餐券；子公司員工因公需就中餐，直接在總經理辦公室領取中餐券。（六）中餐券只能作為員工進餐的憑證，嚴禁用作早、晚餐及在食堂換物等代金券使用；食堂工作人員亦不得接受。如違反此條，一經發(fā)現，對當

53、事人及食堂工作人員一次各處以100200元罰款。第四條 早餐早餐屬員工自費，標準為元/餐。需在食堂就早餐的員工，應在每周未預訂下周早餐（或半月、 1 月一訂），并交付現金。如員工因故不能就早餐，應于前一日提前通知食堂，以便食堂取消次日早餐并核減餐費。若未提前通知，則不核減餐費。特殊情況下，如未訂早餐的員工需就早餐，在食堂有供餐能力時，可即時付現金就餐。第五條 晚餐晚餐屬員工自費，標準為5元/餐。需在食堂就晚餐的員工，直接在食堂用現金 就餐。需就晚餐的員工，如當日下午 4: 30前向食堂預付現金訂餐，則餐費優(yōu)惠為元/ 餐。第六條 進餐時間午餐：12: 0013: 30早餐：7: 208: 20晚餐：18: 0019: 30第七條 員工進餐行走通道公司辦公室員工及物業(yè)公司辦公室員工，可直接走辦公室側門到食堂進餐并返 回。營銷中心、項目部員工及物業(yè)公司其他員工，由商網 1號中間樓梯到食堂進餐 并返回。第八條 就餐秩序員工就餐應講究公共及個人衛(wèi)生，文明進餐，保持進餐秩序，不得大聲喧嘩，餐后應將餐椅歸還原處；須自覺節(jié)約，杜絕浪費。若發(fā)現員工中餐有嚴重浪費現象，每次對當事者處罰2050元。第九條 食堂內部管理炊事員應樹立服務意識，講究職業(yè)道德，文明服務，態(tài)度和藹，主動熱