有效利用時間 提高工作效率

1、-作者xxxx-日期xxxx有效利用時間 提高工作效率【精品文檔】有效利用時間 提高工作效率最近對于時間的有效利用，總是覺得有點力不從心，感覺每天都有做不完的事情，工作一件趕著一件，總有欠賬。規(guī)定的時間內(nèi)沒有完成工作，只得通過增加時間，而長期靠增加時間必定又會導(dǎo)致疲憊，而這可能又帶來了第二天的效率不高，從而進入惡性循環(huán)。長遠來講，這不是改善工作效率的正確方法。歸根到底，其原因是不懂得有效地管理時間，而導(dǎo)致的效率下降。當所需要做的事情少的時候，可能時間管理的重要性還不凸顯，但是隨著需要做的事情越來越多，對于一個人時間管理能力的要求也就隨之變得越來越高了。通過看書和學(xué)習(xí)，了解到一些時間管理的觀點與

2、方法，通過總結(jié)，跟大家分享如下，希望能夠不僅幫助自己，也對大家今后的工作提升效率有所啟示。第一，制定工作計劃。時間對于任何人都是相同的，誰也無法獲得比別人更多的時間，因此唯一的辦法是如何充分的利用好屬于你的時間。會不會利用時間，關(guān)鍵在于會不會制定完善合理的工作計劃。而對于這一環(huán)節(jié)，實際工作中很多人是缺失的?；蛘哂械碾m然訂立了工作計劃，但是卻只是把定計劃也當成一個工作任務(wù)去完成，并不是為了讓計劃有效地指導(dǎo)工作，于是這樣定出來的計劃很有可能是沒有經(jīng)過仔細思考而缺乏實際指導(dǎo)意義的。因此，雖然做了這個環(huán)節(jié)，但沒有好好去做，或者說沒有足夠重視它。所謂工作計劃，就是填寫自己和企業(yè)的工作時間表，某年某月某日

3、某時要做什么事，哪些事先做，哪些事后做，哪個時間段內(nèi)以哪些事為重點，每件事大約花費的時間有多久，規(guī)定目標要何時達到等。但是，所有計劃地利用工作時并不是要求管理人員把末來的工作時間全部地填滿工作內(nèi)容。有計劃地利用工作時間，主要是合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問題。這些工作和問題，只要安排得適時和得當，就會像機器的主軸帶動整個機器運轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時完成。因此，真正會利用時間的管理者，不是把大量時間花于忙亂的工作中，而是用在擬訂計劃中。聰明的管理者，用很多時間去周密地考慮工作計劃，確定工作目標的手段和方法，預(yù)定出目標的進程及步驟。不但在年初制定計劃時這樣做，在動手做每件事以前也這樣做。就

4、是說，在這些能干的管理者看來，大的目標有大的計劃，中等程度的工作有中等程度的計劃，小的工作則有小的計劃?？傊?，大事小事，都要事先周密考慮。一旦考慮出完整的計劃，執(zhí)行起來就很順利。表面看來，作計劃和考慮問題的時間占用得多了，但實際上，從總耗用時間量來計算，卻節(jié)省了許多寶貴的時間，反而是充分利用了每個單位的時間，避免了其中不合理流程的反復(fù)。第二，分清事情的輕重緩急。有許多人都從文件堆最上面的一件開始做，結(jié)果很可能使堆在下面的舊文件“越陳越香”了。很多事，如果及時處理就能夠很快完成，而被擱置的越久，就會被堆積，再次解決的時候可能需要更久的時間去做，成為難以解決甚至無法解決的問題。而要避免這種錯誤，可

5、以利用每天晚上或早晨一點時間，先看看那些堆在案上東西，花點時間瀏覽和歸類，按照輕重緩急依次排好再去分情況處理，而不是同等級別不做區(qū)分就埋首去做。第三，有效分派工作。對于管理者，一定要避免事必躬親。如果凡事都要親自處理，一定會被累死，還不利于下屬的成長，但是對于管理者一定要學(xué)會分派任務(wù)的本領(lǐng)，就是學(xué)會把任務(wù)合理分派給合適的人去做的本領(lǐng)。這里，就要充分了解自己下屬能力的實際情況，利用能輔分開的原則，讓能力強的做難度大的事情，能力弱的做一般能力要求的事情，而對于實在分派不下去的，就只得自己去做了。第四，盡量避免干擾。美國兩家著名的管理顧問機構(gòu)：管理工程師聯(lián)合顧問所與史玫特顧問公司曾經(jīng)就“管理者為什么

6、都覺得時間不夠用”這個問題做了一個調(diào)查，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)經(jīng)營者之所以感覺到時間不夠，主要就是浪費太多時間在下列三方面：（1）打電話（2）開會（3）處理信件。（1）電話問題一個經(jīng)營者每天總要接到數(shù)個甚至數(shù)十個的電話，而這些電話通常都不能像其他公務(wù)一樣，能夠集中處理，究竟什么時候會來電根本無從得知，因此許多工作常因接轉(zhuǎn)電話而被干擾中斷。而當我們正在專心做一件事情或思考某一項問題的時候最好能夠一氣呵成，不要中途中斷，因為受到中斷的干擾之后，通常都要經(jīng)過一段相當長的時間才能使精神或思緒再重新集中。據(jù)調(diào)查，電話的干擾是打斷經(jīng)營者思路和破壞其集中精神的最主要原因。對于解決這個問題的建議是，選擇一位能干的秘

7、書，授予更大的權(quán)力，在某些范圍之內(nèi)的電話，直接交給他去處理，不必轉(zhuǎn)接。如果非由經(jīng)營者自行處理不可時，應(yīng)簡短扼要，不要在電話中扯此與主題無關(guān)的事情，養(yǎng)成能在3分鐘內(nèi)把問題解決并掛掉電話的習(xí)慣。（2）開會問題每一個企業(yè)每周總要開幾次會議，規(guī)模越大者，開會的次越頻繁，每次開會時間20分鐘，多者持續(xù)34小時，這些會議有些是計劃公司政事，有些是檢討業(yè)務(wù)成效，有些是協(xié)調(diào)工作。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)內(nèi)所開的會議都患有“會而不議、議而不行”的毛病，講話者無的放矢，參會者則是昏昏入睡，等到該說的都說完了以后，主席宣布散會，于是大家?guī)е荒樀目瞻?，打個哈欠。對于解決這個問題的建議是：沒有思考不開會，沒有總結(jié)不結(jié)會

8、，沒關(guān)的人不參會。規(guī)定員工養(yǎng)成開會前事先準備思考，發(fā)言必須簡短，內(nèi)容必須充實，會議必做“結(jié)論”的習(xí)慣。一方面減短會議的時間，一方面使會議不流于形式。除此之外經(jīng)營管理者應(yīng)該視會議的性質(zhì)與內(nèi)容，盡量減少參加會議的人員和規(guī)模，有些會議沒有必要參加，只要在會后批閱一下會議記錄，了解全盤大要即可。（3）信件問題處理公私信件是一件挺浪費時間的事情，因為“寫信”不比“說話”，總是相對要慢，再加上字句的斟酌，一封普通信件寫下來，總要耗費一些時間，而越是工作繁忙的人需要處理的信件越多，在辦公室的時間能有幾個小時？能處理掉多少封信件呢？對于解決這個問題的建議是：能交由下級單位或秘書處理的信件，可直接交給他們?nèi)ヌ幚?/p>

9、；必須自己回復(fù)，或口授給秘書，經(jīng)記錄整理后，再簽字發(fā)出，這樣就可以節(jié)省許多時間。寫信時應(yīng)盡可能簡短扼要，不要拖泥帶水。邱吉爾曾說過，不能在一張紙的范圍內(nèi)把想表達的意思完全表達出來的，就不能算精簡扼要，可以把這個標準作為處理信件時的參考。第五，贏取時間的十點建議。1. 每天早晨比規(guī)定時間早十五分鐘或半個小時開始工作，這樣，你非但立下好榜樣，而且有時間在全天工作正式開始前，好好計劃一下，把該做的事依重要性排列。 2. 購買各種書籍、手冊，盡可能吸收及準備知識，這樣可增進你處事能力減少時間浪費。3. 把最困難的事擱在工作效率最高的時候做，例行公事應(yīng)在精神較差的時候處理。4. 養(yǎng)成將構(gòu)想、概念、憑據(jù)及資料，立即記錄下來的習(xí)慣。5. 訓(xùn)練速讀：想想看，如果你的閱讀速度增快23倍，那么行事效率該有多高？這并不難做到，書店及外界都有增進你這些能力的指導(dǎo)訓(xùn)練書籍。6. 別讓閑聊浪費你的時間，對于那些上班時間找你東拉西扯的人知道，你很愿意和他們談天，但卻應(yīng)在下班以后。7. 利用空閑時間：它們應(yīng)被用來處理例行工作的，假如那位訪問者失約了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以順手找些工作來做