在2021年辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)上的講稿

1、在2021年辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)上的講稿現(xiàn)代漢語詞典中將協(xié)調(diào)解釋為使配合得適當(dāng)。說得通俗一點(diǎn)，協(xié)調(diào)就是運(yùn)籌，協(xié)調(diào)就是公關(guān)，協(xié)調(diào)就是化解矛盾。機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門多，領(lǐng)導(dǎo)層次多，對(duì)上對(duì)下的聯(lián)系多，機(jī)關(guān)干部辦文、辦會(huì)、辦事，都有個(gè)協(xié)調(diào)問題，協(xié)調(diào)是必備素質(zhì)之一。有人做過這樣一個(gè)形象的比喻：協(xié)調(diào)是杠桿，能夠增大工作動(dòng)力；協(xié)調(diào)是潤滑油，可以減少工作阻力；協(xié)調(diào)是催化劑，能夠提高工作效率；協(xié)調(diào)是黏合劑，能夠增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。比喻得很形象、很到位。究竟怎么搞好協(xié)調(diào)，各有各的高招和道道，所處環(huán)境不同、層次不同，辦法也不盡相同。在工作實(shí)踐中，應(yīng)注意把握這么幾條。一、立馬明確任務(wù)要求一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)在交代任務(wù)的同時(shí)，會(huì)對(duì)有關(guān)協(xié)調(diào)

2、方面的工作提出明確要求，但在交代時(shí)不會(huì)每次都講得很具體，有時(shí)比較原則，特別是對(duì)一些協(xié)調(diào)過程中的細(xì)節(jié)問題，也可能不一次性涉及，往往會(huì)隨著工作的深入逐步提出來。因此，作為機(jī)關(guān)工作人員來講，就有一個(gè)進(jìn)一步理解任務(wù)、消化指示、把握標(biāo)準(zhǔn)的問題。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的標(biāo)準(zhǔn)要求要逐字逐句地研究思考，對(duì)一些特殊要求，特別是蘊(yùn)含在指示中的基本意圖、指向性和最終目的，一定要準(zhǔn)確理解領(lǐng)會(huì)，否則在工作中就會(huì)出現(xiàn)偏差。這里需要提出的是，往往有個(gè)誤區(qū)，有的同志比較強(qiáng)調(diào)自己的主觀愿望，認(rèn)為好心一定能辦出好事來，就是出些差錯(cuò)領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)原諒的，其實(shí)不然，一旦出現(xiàn)了問題，首要的決不會(huì)看你的愿望如何，這大概也是一些同志有時(shí)受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)還感覺委

3、屈的主要原因。因此，搞好工作協(xié)調(diào)，應(yīng)當(dāng)具有良好的愿望加上科學(xué)的思維和一定的協(xié)調(diào)能力，才能把好事辦好。某機(jī)關(guān)一位領(lǐng)導(dǎo)到一個(gè)下級(jí)單位檢查工作，由秘書科孫科長負(fù)責(zé)搞好協(xié)調(diào)。為了使領(lǐng)導(dǎo)有面子，孫科長擅自要求受檢單位兩位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場迎接，房間內(nèi)擺放了鮮花，還購買了紀(jì)念品，安排的飯菜也很奢侈。領(lǐng)導(dǎo)一看到這陣勢，很不高興，責(zé)問受檢單位領(lǐng)導(dǎo)為什么頂風(fēng)、違紀(jì)、搞形式主義，當(dāng)?shù)弥菍O科長的授意安排時(shí)，立即火冒三丈，把孫科長狠狠批了一頓，命令他立即作出書面檢查，不久，孫科長被調(diào)離機(jī)關(guān)。二、主動(dòng)適應(yīng)協(xié)調(diào)對(duì)象所謂協(xié)調(diào)，不管是什么樣的工作，說到底是人與人之間的協(xié)調(diào)。對(duì)協(xié)調(diào)對(duì)象把握得怎么樣，結(jié)果是不一樣的。如果

4、用一個(gè)模式、一種方法、一個(gè)節(jié)奏來搞協(xié)調(diào)，就難以達(dá)到預(yù)期效果。這里說把握協(xié)調(diào)對(duì)象，并不是指那種看風(fēng)使舵式的，也不是按照自己的標(biāo)準(zhǔn)來分個(gè)三六九等，更不是以自己的好惡來作取舍，而是根據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象的自身特點(diǎn)、傳統(tǒng)做法、相互關(guān)系、地位作用等情況，選擇最恰當(dāng)?shù)姆绞胶娃k法，提高工作協(xié)調(diào)的成效。平時(shí)協(xié)調(diào)處理工作，涉及其他部門、其他單位掌管的業(yè)務(wù)，都要事先與之協(xié)商，取得一致意見后，再呈報(bào)審批。當(dāng)對(duì)方提出不同意見時(shí)，要耐心聽取，仔細(xì)研究，甚至調(diào)整或改變自己的方案。如果對(duì)方完全不同意，或者意識(shí)到根本行不通時(shí)，則應(yīng)放棄自己的意見，另外研究其他辦法。尤其要注意，凡是幾個(gè)部門意見尚未統(tǒng)一時(shí)，一般不要上報(bào)審批，不能把矛盾上交

5、。機(jī)關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也不要輕易將幾個(gè)部門意見相左的議題提交辦公會(huì)，以免議而不決，決而不行。某機(jī)關(guān)理研室負(fù)責(zé)籌備部里理論骨干培訓(xùn)班，其中起草領(lǐng)導(dǎo)講話材料這項(xiàng)工作，需要辦公室的支持幫助。按傳統(tǒng)做法，事前應(yīng)先征求辦公室的意見，在協(xié)商一致的情況下，再向部領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)培訓(xùn)班方案。由于理研室沒有事先征求辦公室的意見就上了件，把辦公室的兩個(gè)人分在了材料組，部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，理研室到辦公室要人幫忙，結(jié)果碰了釘子，辦公室以工作太忙、抽不出來人為由，拒絕了理研室的要求。結(jié)果理研室抽人這件事做成了夾生飯，弄得很尷尬。這就是協(xié)調(diào)的方式方法出了問題，主要原因是不按機(jī)關(guān)規(guī)矩來辦事，事前不商量，以領(lǐng)導(dǎo)壓人，把工作強(qiáng)加到別人頭上，這是機(jī)關(guān)

6、工作最忌諱的事情，機(jī)關(guān)干部一定要注意這個(gè)問題。三、隨時(shí)掌握情況變化機(jī)關(guān)的同志都知道，協(xié)調(diào)工作從來沒有一次就完事的，這也是符合規(guī)律的，尤其是涉及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，變是絕對(duì)的，不變是相對(duì)的。從某個(gè)角度講，能不能立馬準(zhǔn)確地掌握變化了的情況，既是協(xié)調(diào)工作成敗的前提和基礎(chǔ)，也是很關(guān)鍵的因素。實(shí)踐中，有些變化了的情況，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)告訴你，有些變化了的情況，則需要你去向領(lǐng)導(dǎo)立馬報(bào)告，并提出調(diào)整協(xié)調(diào)工作的意見建議。也可以說，你對(duì)變化的情況掌握得越早越立馬，工作就越主動(dòng)，否則，可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成被動(dòng)，甚至不可挽回、難以彌補(bǔ)。因此，當(dāng)最初的協(xié)調(diào)方案領(lǐng)導(dǎo)同意后，要做到案定思考不停，反復(fù)地想一想還有哪些因素考慮不夠充

7、分，還會(huì)出現(xiàn)哪些由不確定因素造成的后果，究竟有幾套方案比較可行，等等，做到有備無患，隨時(shí)從容應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。有一天，某機(jī)關(guān)的張秘書，根據(jù)副市長指示，分別通知了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)下午4時(shí)開會(huì)，部署安全生產(chǎn)工作。下午2時(shí)30分，副市長突然打電話告訴他，因下午4時(shí)另外有一個(gè)活動(dòng)，會(huì)議提前到下午3時(shí)召開。張秘書趕緊把參加會(huì)議的人員重新通知了一遍，唯獨(dú)忘記告訴拿鑰匙的人了，結(jié)果與會(huì)人員要進(jìn)會(huì)議室時(shí)門還鎖著，到處找這個(gè)人也沒找到，弄得與會(huì)人員很有意見，副市長很不高興，狠狠批評(píng)了張秘書一頓。這就是對(duì)工作想得不細(xì)，考慮不周，對(duì)突然變化了的情況沒有應(yīng)對(duì)好。四、堅(jiān)決說好該說的話語言是協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。工作協(xié)調(diào)能否順利

8、進(jìn)行取得成功，講究語言藝術(shù)很重要。常言道：良言一句三冬暖。得體的語言既能簡明扼要，完整表達(dá)自己的意圖，又能使對(duì)方入心入耳入腦，使其愉快地接受協(xié)調(diào)。說話人人都會(huì)，但能知道什么場合該說、什么場合不該說，而且能夠把該說的說好、把不該說的憋住，是很不容易的，值得每位機(jī)關(guān)干部用心體會(huì)，下功夫歷練。機(jī)關(guān)干部向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況、通知事情、協(xié)調(diào)活動(dòng)比較多，更要注意語言修養(yǎng)，提高說話的藝術(shù)。話到嘴邊要掂量，想好再說也無妨，拿捏不準(zhǔn)的話可以少說、慢說或不說；要多一些換位思考，話出口要想到聽者的感受，防止說者無心聽者有意而禍從口出。有一次，某省委組織部副部長到一個(gè)縣召開座談會(huì)，會(huì)上，市領(lǐng)導(dǎo)問縣委組織部的一個(gè)副部長：最近

9、工作怎么樣啊?這位副部長隨口答道：副部長是個(gè)閑職，能干成啥事?這句話把在座的四級(jí)副部長一網(wǎng)打盡，氣氛一下子就變得尷尬起來。省委組織部副部長馬上說這個(gè)縣委組織部副部長一句：副部長需要協(xié)助部長干成的事很多，怎么能是一個(gè)閑職呢?你肯定沒有盡到應(yīng)盡的職責(zé)，好好反思反思吧。機(jī)關(guān)干部還要注意觀察分析每位領(lǐng)導(dǎo)的性格特點(diǎn)，并據(jù)此把握說話的要領(lǐng)，防止話不投機(jī)半句多。另外，要善于選擇說話的時(shí)機(jī)，多一些臨機(jī)處置，少一些照本宣科和千篇一律，多一些雪中送炭和雨中遞傘，切忌火中取栗和火上澆油；要注意態(tài)度，慎用指令性語言，多用商量的口氣，即使傳達(dá)上級(jí)的指示，轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，也不要口氣太硬。在一般協(xié)調(diào)場合，更要注意語言平

10、和，態(tài)度隨和。在說好該說的話的同時(shí)，機(jī)關(guān)干部還要時(shí)刻牢記，不該說的話堅(jiān)決不說，要守口如瓶，始終給嘴巴安一把保密鎖，決不因多知道一些內(nèi)部情況去炫耀，傳播小道消息，更不得隨便議論領(lǐng)導(dǎo)工作上的事情，特別是不能擴(kuò)散領(lǐng)導(dǎo)中的意見分歧。五、相互支持、與人為善機(jī)關(guān)是一個(gè)協(xié)作的群體，同志之間、部門之間一定要相互支持、相互配合?？雌饋砀鱾€(gè)部門各管一攤，實(shí)際上工作都是互相聯(lián)系的，都是為了單位建設(shè)。從這個(gè)目標(biāo)出發(fā)，一定要團(tuán)結(jié)協(xié)作。要少扯皮，少推諉，多幫忙，同志之間要互相提攜，拾遺補(bǔ)闕，只要有精力，盡量伸出援助之手。部門之間，有些工作是交叉的，分不那么清楚，有些工作要幾個(gè)部門一起來做，只要有力量，就主動(dòng)多承擔(dān)一些。如

11、果你推給我，我推給你，吃苦的事交給別人，得利的事攬給自己；當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)都接受，背著領(lǐng)導(dǎo)都推掉，是最影響關(guān)系的。某機(jī)關(guān)有一個(gè)局牽頭籌備一個(gè)會(huì)議，把購買物品、安排住宿、餐飲、簽到等容易辦的事情留給了自己做，而把起草領(lǐng)導(dǎo)講話、修改典型發(fā)言一類的重活累活全都推給了別的部門。由于安排的工作不公平、不合理，在協(xié)調(diào)會(huì)上，幾個(gè)局長意見很大，與這個(gè)牽頭局長爭吵起來，一致表示，不能這樣分配工作，應(yīng)當(dāng)把輕活、重活安排科學(xué)，牽頭局應(yīng)帶頭承擔(dān)材料起草工作，不能只挑輕活干。部門間還有一個(gè)相互服務(wù)的問題，相互支持既有利于別人，也有利于自己，最終是有利于工作。無論哪個(gè)部門，無論它自身多么強(qiáng)，各方面的關(guān)系處理不好，也會(huì)四處碰壁，也

12、難以順順當(dāng)當(dāng)?shù)剞k成幾件事情。還有就是對(duì)同志、對(duì)上級(jí)都應(yīng)本著維護(hù)的態(tài)度、理解的態(tài)度，真心實(shí)意地希望自己的同志和領(lǐng)導(dǎo)能夠工作得很好，發(fā)展得很好。如果嫉賢妒能，生怕人家過得比自己好，這個(gè)關(guān)系就難處了。這方面一定要注意多宣傳別人的好處、優(yōu)點(diǎn)，好話不僅講在當(dāng)面，而且講在背后，特別不要背后議論人家的短處。再就是要多一點(diǎn)理解。人人都需要理解，也能夠被人理解。理解不是講的弄清是非，而是善于去體察是非背后的合乎人情事理的原因，原因清楚了，就容易寬容對(duì)方了。六、做到快準(zhǔn)細(xì)嚴(yán)實(shí)有的時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)交代一些工作的時(shí)候，表面上聲音不大、要求不急，只是寥寥數(shù)語，有時(shí)甚至看起來有些輕描淡寫。但作為機(jī)關(guān)工作人員，決不能因此自我減輕壓

13、力、降低標(biāo)準(zhǔn)、放松要求。機(jī)關(guān)工作無小事，有時(shí)一個(gè)座位排得不妥、一個(gè)文件傳閱的順序不對(duì)、一個(gè)通知拿捏得不準(zhǔn)、一次車輛調(diào)度得不夠到位等等，都可能帶來不可小視的影響。要減少和杜絕差錯(cuò)，有五個(gè)字始終不能忘。即快，就是要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，做到話音一落就行動(dòng)，反應(yīng)要快，快速思考對(duì)策、拿出方案；動(dòng)作要快，在最短時(shí)間內(nèi)進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作；情況反饋要快，立馬請示匯報(bào)進(jìn)展情況和過程中出現(xiàn)的矛盾問題。如果拖拖拉拉、磨磨蹭蹭，往往會(huì)事倍功半，把簡單的事情辦得復(fù)雜化，把一件事拖成兩件或多件。準(zhǔn)，就是要做到掌握情況準(zhǔn)確無誤，匯報(bào)情況實(shí)事求是，請示和答復(fù)問題要言之有據(jù)，不說沒有依據(jù)的話，不說沒有經(jīng)過核實(shí)的話。細(xì)，就是膽大心細(xì)，關(guān)注細(xì)節(jié)，無論是什么事情，都要想周到、想具體、想細(xì)致，多問幾個(gè)為什么，多設(shè)想幾套方案，多搞幾遍推演，多深入一線，多來幾個(gè)回頭看，盡量避免使用大概也許可能等模糊概念，應(yīng)盡量去除上有領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，下有機(jī)關(guān)和基層落實(shí)，不會(huì)有啥問題等僥幸心理，做到每一步協(xié)調(diào)都有細(xì)化的計(jì)劃，都有留有余地的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，都有具體的工作對(duì)象，都有明確的責(zé)任區(qū)分，使整個(gè)協(xié)調(diào)工作運(yùn)作起來嚴(yán)絲合縫、不丟三落四。嚴(yán)，就是嚴(yán)密、完整，辦文、辦事過程要反復(fù)校對(duì)、嚴(yán)格把關(guān)，避免粗疏錯(cuò)漏；每件事辦完之后要立