教程兗礦東華合同管理操作手冊(cè)

1、1 / 52兗礦東華兗礦東華 ncnc 合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)用戶操作手冊(cè)目目 錄錄第一章第一章系統(tǒng)登陸系統(tǒng)登陸.41. i e 配置配置.41.1. 確認(rèn) ie 版本.41.2. ie 的安全設(shè)置.52. 登錄登錄 nc.62.1. 安裝 java 小程序 .62.2. nc 登錄.62.3. 輸入用戶名和密碼.72.4. 修改密碼.7第二章第二章系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述.82.1概述.82.2基礎(chǔ)設(shè)置.82.3日常業(yè)務(wù).82.4查詢統(tǒng)計(jì).9第三章第三章業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖.93.1采購(gòu)合同業(yè)務(wù)流程.93.1.1采購(gòu)部門認(rèn)款流程.93.1.2采購(gòu)合同業(yè)務(wù)流程.103.2銷售合同業(yè)務(wù)流程

2、.113.2.1銷售部門認(rèn)款流程.113.2.2銷售合同業(yè)務(wù)流程.12第四章第四章操作說(shuō)明操作說(shuō)明.134.1基礎(chǔ)設(shè)置.134.2合同類型定義.134.3合同條款定義.144.4合同費(fèi)用定義.174.5日常業(yè)務(wù).184.5.1銷售認(rèn)款.194.5.2采購(gòu)認(rèn)款.224.5.3采購(gòu)合同.234.5.4銷售合同.304.5.5銷售合同收款預(yù)警.334.5.6查詢統(tǒng)計(jì).3合同明細(xì).3.1采購(gòu)合同明細(xì).3.2銷售合同明細(xì).3合同匯總.3.1采購(gòu)合同匯總.3.2銷售合同匯總.3合同執(zhí)行情況明細(xì).

3、3.1采購(gòu)合同執(zhí)行明細(xì)查詢.3.2銷售合同執(zhí)行明細(xì).40合同執(zhí)行情況匯總.40.1采購(gòu)合同執(zhí)行情況匯總查詢.40.2銷售合同執(zhí)行情況匯總查詢.42第一章第一章 系統(tǒng)登陸系統(tǒng)登陸1. i e 配置配置1.1. 確認(rèn)確認(rèn) ie 版本版本打開(kāi) ie，進(jìn)入幫助關(guān)于 internet explorer，確定 ie 瀏覽器版本應(yīng)為 6.0 或以上。1.2. ie 的安全設(shè)置的安全設(shè)置打開(kāi) ie，請(qǐng)修改工具菜單下的“internet 選項(xiàng)”中的“安全”頁(yè)簽：修改上圖的,啟用 activex 控制和插件。然后再點(diǎn)擊“站點(diǎn)”把兗礦集團(tuán)服務(wù)

4、器地址 6 添加到可信站點(diǎn)中，如下圖。2. 登錄登錄 nc2.1. 安裝安裝 java 小程序小程序根據(jù)上述更改 ie 設(shè)置后，第一次登錄的時(shí)候，在輸入培訓(xùn)服務(wù)器或正式服務(wù) ip 地址后，可以由系統(tǒng)自動(dòng)下載安裝此 java 小程序，也可直接安裝。2.2. nc 登錄登錄在 ie 瀏覽器中輸入服務(wù)器地址，回車即可。在打開(kāi)的界面上點(diǎn)擊 ufida-nc。注意：為了方便，可以把服務(wù)器地址進(jìn)行收藏，也可建立快捷方式。2.3. 輸入用戶名和密碼輸入用戶名和密碼點(diǎn)擊“公司”后面的放大鏡標(biāo)志，在彈出的公司目錄中選擇自己所在公司后，輸入用戶及密碼點(diǎn)擊登陸。2.4. 修改密碼

5、修改密碼各位操作員在登陸系統(tǒng)后，請(qǐng)第一時(shí)間修改自己的密碼，在主界面的幫助下拉菜單中，點(diǎn)擊用戶口令，輸入原密碼、新密碼和確認(rèn)新密碼后，點(diǎn)確定。第二章第二章 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述2.1概述概述 本次東華的合同管理系統(tǒng)是在兗礦集團(tuán)現(xiàn)有 nc 財(cái)務(wù)系統(tǒng)的架構(gòu)上，構(gòu)建東華公司及下屬公司統(tǒng)一合同管理體系，實(shí)現(xiàn)：1、 提供合同錄入功能，本公司錄入合同后自動(dòng)形成合同臺(tái)賬及其他統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2、 提供合同收付款功能，支持聯(lián)查合同的每一筆收付款情況。3、 實(shí)現(xiàn)東華公司對(duì)下屬所有公司的合同信息、合同收付款信息的實(shí)時(shí)查詢與監(jiān)控。4、 建立東華公司針對(duì)下屬公司合同管理的多維度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5、 針對(duì)銷售類合同提供按照日期進(jìn)行收款預(yù)

6、警的功能。2.2基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置對(duì)合同管理中需要的一些檔案信息進(jìn)行設(shè)置，是合同的基礎(chǔ)，主要包括合同類型設(shè)置、合同條款設(shè)置和合同費(fèi)用設(shè)置。2.3日常業(yè)務(wù)日常業(yè)務(wù)對(duì)合同進(jìn)行管理，主要完成合同的錄入、保存、審核、生效、變更、凍結(jié)、廢止、 終止及查詢、預(yù)收/付款等功能。合同的錄入界面分為六個(gè)頁(yè)簽：合同基本、合同條 款、合同費(fèi)用、合同大事記、變更歷史和執(zhí)行過(guò)程。2.4查詢統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)對(duì)采購(gòu)合同、銷售合同及其執(zhí)行情況進(jìn)行明細(xì)、匯總查詢，主要包括合同明細(xì)查詢、 合同匯總統(tǒng)計(jì)、合同執(zhí)行情況明細(xì)、合同執(zhí)行情況匯總四個(gè)查詢。第三章第三章 業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖3.1采購(gòu)合同業(yè)務(wù)流程采購(gòu)合同業(yè)務(wù)流程3.1.1 采購(gòu)部

7、門認(rèn)款流程采購(gòu)部門認(rèn)款流程付款確認(rèn)流程付款結(jié)算單錄入采購(gòu)部門認(rèn)款合同付款錄入審核付款單后自動(dòng)確認(rèn)合同付款金額審核自由狀態(tài)的付款結(jié)算單付款結(jié)算單查看確認(rèn)該筆付款歸屬哪份合同查看保存財(cái)務(wù)錄入付款結(jié)算單3.1.2 采購(gòu)合同業(yè)務(wù)流程采購(gòu)合同業(yè)務(wù)流程nc合同管理采購(gòu)流程合同錄入合同審核付款錄入付款復(fù)核財(cái)務(wù)錄入付款單生效終止?fàn)顟B(tài)的合同自由狀態(tài)的付款單自由狀態(tài)的合同審核狀態(tài)的合同終止生效狀態(tài)的合同棄審審核審核狀態(tài)的付款單保存錄入合同保存業(yè)務(wù)部門審核3.2銷售合同業(yè)務(wù)流程銷售合同業(yè)務(wù)流程3.2.1 銷售部門認(rèn)款流程銷售部門認(rèn)款流程收款確認(rèn)流程收款結(jié)算單錄入銷售部門認(rèn)款合同收款錄入收款單審核后自動(dòng)確認(rèn)合同收款金

8、額審核自由狀態(tài)的收款結(jié)算單收款結(jié)算單查看確認(rèn)該筆收款歸屬哪份合同查看保存財(cái)務(wù)錄入收款結(jié)算單3.2.2 銷售合同業(yè)務(wù)流程銷售合同業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖nc合同管理銷售流程收款單復(fù)核收款單錄入合同審核合同錄入財(cái)務(wù)錄入收款單終止?fàn)顟B(tài)的合同錄入合同保存審核審核狀態(tài)的合同終止審核自由狀態(tài)的合同棄審自由狀態(tài)的收款單保存生效生效狀態(tài)的合同業(yè)務(wù)部門確認(rèn)收款屬于哪份合同后審核收款單第四章第四章 操作說(shuō)明操作說(shuō)明4.1基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置合同的基礎(chǔ)設(shè)置主要包括合同類型設(shè)置、合同條款設(shè)置和合同費(fèi)用設(shè)置。用戶應(yīng)該在錄入期初合同之前完成合同的基礎(chǔ)設(shè)置工作，這樣設(shè)置完整的內(nèi)容可以為日常合同做參照。4.2合同類型定義合同

9、類型定義定義合同類型檔案，可以為合同輸入提供合同類型的參照內(nèi)容。在主菜單中單擊【合同管理】-【基礎(chǔ)設(shè)置】的子菜單【合同類型定義】 ，系統(tǒng)將彈出“合同類型定義”的瀏覽窗口。定義完整的合同類型可以為其它輸入操作提供合同類型的參照內(nèi)容。 如下圖 4.2-1 所示。圖 4.2.-1操作說(shuō)明 1、 如何增加合同類型進(jìn)入界面，單擊增加，表體數(shù)據(jù)項(xiàng)下面會(huì)新增一行，進(jìn)行類型定義。類型輸入完畢后，單擊保存按鈕，將新增內(nèi)容保存。2、 如何修改合同類型選定要修改的行，單擊修改可以對(duì)該行的內(nèi)容執(zhí)行修改操作，具體操作請(qǐng)參照新增合同類型。3、 如何刪除合同類型選擇要?jiǎng)h除的記錄后，單擊刪除并確認(rèn)系統(tǒng)提示后，可以對(duì)該記錄執(zhí)行

10、刪除 操作。4、 項(xiàng)目說(shuō)明合同類型編碼：輸入類型編碼，系統(tǒng)限長(zhǎng)兩位，不能為空。 合同類型名稱：輸入類型名稱，不能為空。 合同分類：選擇輸入，可選項(xiàng)有：采購(gòu)合同、銷售合同、其他合同。 （備注：本次東華的合同管理只有采購(gòu)合同和銷售合同，增加合同類型時(shí)不要選擇其他合同） 收付方向：收或付，收代表銷售合同，付代表采購(gòu)合同。收付方向根據(jù)合同分類變化，但采購(gòu)合同和銷售合同的收付方向不能修改。 存貨控制方式：選擇空即可。 非空項(xiàng)控制：選擇輸入，可選項(xiàng)有：?jiǎn)蝺r(jià)、數(shù)量、金額、單價(jià)+數(shù)量、單價(jià)+ 金額、數(shù)量+金額、單價(jià)+數(shù)量+金額，表示合同保存時(shí)需要檢查哪些項(xiàng)目非空，例如選擇“數(shù)量+金額”表示合同中的數(shù)量、金額欄

11、目為空時(shí)合同不能保存。只有在存貨控制方式里選擇了存貨合同以后才可以在數(shù)據(jù)控制方式里選擇單價(jià)、單價(jià)+數(shù)量、單價(jià)+金額、單價(jià)+數(shù)量+金額。 訂單控制方式：選擇不控制即可。是否嚴(yán)格控制訂單、訂單容差控制比例兩項(xiàng)不需要操作。備注：需要說(shuō)明的文字，可以為空。 注意注意如合同類型已經(jīng)被引用，則不能被刪除。如合同類型已經(jīng)被引用，則不能被刪除。 4.3合同條款定義合同條款定義在主菜單中單擊【合同管理】-【基礎(chǔ)設(shè)置】的子菜單【合同條款定義】 ，系統(tǒng)將彈 出“合同條款定義”的瀏覽窗口。該窗口有兩個(gè)頁(yè)簽，合同條款類型定義和合同條款 定義，二者是前后相繼的關(guān)系，必須先定義了合同條款類型，才能再定義合同的條款內(nèi)容。條款

12、類型頁(yè)是單表界面，表體是定義完畢的條款類型；條款內(nèi)容頁(yè)是左樹(shù)右卡片的 界面，界面左邊的樹(shù)的結(jié)點(diǎn)是上個(gè)頁(yè)面定義好的合同條款類型的名稱，右邊是條款 內(nèi)容的編輯區(qū)。 如下圖 4.3-1 所示。 圖 4.3-1操作說(shuō)明 1、 如何增加條款類型進(jìn)入合同條款類型界面，單擊增加按鈕，表體數(shù)據(jù)項(xiàng)下面會(huì)新增一行，進(jìn)行類 型定義。類型輸入完畢后，單擊保存按鈕，將新增內(nèi)容保存，如果點(diǎn)擊取消，則放棄保存。2、 如何修改條款類型選中表內(nèi)的條款類型行，單擊修改可以對(duì)內(nèi)容執(zhí)行修改操作，修改完畢點(diǎn)擊保 存，系統(tǒng)將修改的內(nèi)容進(jìn)行保存，如果點(diǎn)擊取消，則取消更改。3、 如何刪除條款類型只有沒(méi)有條款內(nèi)容的條款類型才可以被刪除。選擇要

13、刪除的行記錄后，單擊刪除， 該行記錄如果沒(méi)有被引用則會(huì)被刪除，此時(shí)您還需要點(diǎn)擊保存按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示是否確認(rèn)刪除信息，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，該記錄的刪除操作才完成。如果點(diǎn)擊取 消而不是保存，該條記錄則被恢復(fù)。刪除條款類型只能在合同條款類型界面 下進(jìn)行。4、 如何增加合同條款增加合同條款必須在條款類型錄入完畢后進(jìn)行。切換到合同條款內(nèi)容頁(yè)面，選中界面左邊相應(yīng)的條款類型名稱，點(diǎn)擊增加按鈕，在界面右邊的編輯區(qū)內(nèi)進(jìn)行條款 編碼和內(nèi)容的定義，編碼和內(nèi)容為必輸項(xiàng)。輸入完畢后，單擊保存按鈕，輸入 的內(nèi)容會(huì)得到保存，該條款的編碼也增加到左邊類型樹(shù)的相應(yīng)類型下。如果不想保 存新增內(nèi)容，點(diǎn)擊取消即可。如圖 4.3-2 所示

14、圖 4.3-25、 如何修改合同條款選中編輯區(qū)內(nèi)要修改的內(nèi)容，單擊修改可執(zhí)行修改操作。修改完畢點(diǎn)擊保存， 系統(tǒng)將修改的內(nèi)容進(jìn)行保存，如果點(diǎn)擊取消，則取消更改。6、 如何刪除合同條款只有沒(méi)有被合同的條款頁(yè)簽引用的條款才可以被刪除。在編輯區(qū)選擇要?jiǎng)h除的內(nèi)容 后，如果該條條款內(nèi)容沒(méi)有被合同引用則會(huì)被刪除，此時(shí)您還需要點(diǎn)擊保存按 鈕，系統(tǒng)會(huì)提示是否確認(rèn)刪除信息，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，該記錄的刪除操作才完成。 如果點(diǎn)擊取消而不是保存，該條記錄則被恢復(fù)。7、 項(xiàng)目說(shuō)明條款類型編碼：輸入條款類型編碼，系統(tǒng)限長(zhǎng)四位，不能為空。 條款類型名稱：輸入條款類型類型名稱，不能為空。 合同條款編碼：輸入條款的編碼，系統(tǒng)限長(zhǎng)四

15、位，不能為空。 合同條款名稱：可輸可不輸。 合同條款內(nèi)容：條款具體的內(nèi)容，不能為空。 備注：需要對(duì)條款進(jìn)行說(shuō)明的文字。 注意注意合同條款和條款類型如果被引用，不可刪改。合同條款和條款類型如果被引用，不可刪改。 在合同條款的界面下，不可刪除左邊樹(shù)結(jié)點(diǎn)的合同條款類型。在合同條款的界面下，不可刪除左邊樹(shù)結(jié)點(diǎn)的合同條款類型。 刪除條款類型只能在合同條款類型的頁(yè)簽下。刪除條款類型只能在合同條款類型的頁(yè)簽下。 4.4合同費(fèi)用定義合同費(fèi)用定義 合同費(fèi)用是指為簽訂合同的所發(fā)生的費(fèi)用，在此結(jié)點(diǎn)下完成對(duì)其的設(shè)置。主菜單中單擊【合同管理】-【基礎(chǔ)設(shè)置】的子菜單【合同費(fèi)用定義】 ，系統(tǒng)將彈 出“合同費(fèi)用定義”的瀏覽窗

16、口。定義完整的合同費(fèi)用可以為其它輸入操作提供合同 費(fèi)用的參照內(nèi)容。如圖 4.4-1 所示。圖 4.4-1操作說(shuō)明 1、 如何增加合同費(fèi)用進(jìn)入界面，單擊增加按鈕，表體數(shù)據(jù)項(xiàng)下面會(huì)新增一行，進(jìn)行費(fèi)用定義。您可 以輸入費(fèi)用編碼和對(duì)應(yīng)的費(fèi)用名稱，輸入完畢后，單擊保存，將新增內(nèi)容保存， 如果沒(méi)有保存，返回時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示“數(shù)據(jù)已變動(dòng)，是否確定退出” 。如果點(diǎn)擊取消， 則放棄保存。2、 如何修改合同費(fèi)用選定修改內(nèi)容，單擊修改可以對(duì)表內(nèi)的內(nèi)容執(zhí)行修改操作，修改完畢點(diǎn)擊保 存，系統(tǒng)將修改的內(nèi)容進(jìn)行保存，如果點(diǎn)擊取消，則取消更改。3、 如何刪除合同費(fèi)用選擇要?jiǎng)h除的記錄行后，如果該條費(fèi)用記錄沒(méi)有被合同引用則會(huì)被刪除，

17、此時(shí)您還 需要點(diǎn)擊保存按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示是否確認(rèn)刪除信息，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，該記錄 的刪除操作才完成。如果點(diǎn)擊取消而不是保存，該條記錄則被恢復(fù)。4、 項(xiàng)目說(shuō)明費(fèi)用編碼：輸入費(fèi)用編碼，系統(tǒng)限長(zhǎng)四位，不能為空。 費(fèi)用名稱：輸入費(fèi)用名稱，不能為空。 備注：需要對(duì)費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行說(shuō)明的文字。 注意注意如合同費(fèi)用已經(jīng)被引用，則不能被刪除。如合同費(fèi)用已經(jīng)被引用，則不能被刪除。4.5日常業(yè)務(wù)日常業(yè)務(wù)完成銷售收款、采購(gòu)付款的認(rèn)款，日常合同的錄入、保存、審核、變更、凍結(jié)、廢止、終止及查詢等功能。合同的錄入界面分為六個(gè)頁(yè)簽：合同基本、合同條款、合同費(fèi)用、合同大事記、合同變 更和執(zhí)行過(guò)程。 “合同基本”的表頭主要是合同編碼

18、、名稱、類型、客商、生效失效 日期等輔助信息，表體是有關(guān)存貨的詳細(xì)信息，表尾是制單人姓名及日期等。合同的其他信息在五個(gè)頁(yè)簽中反映。在“合同基本”的信息錄入完畢之前，其他五個(gè)頁(yè)簽 是置灰的，只有在主頁(yè)簽保存成功后，才可以進(jìn)行其他五個(gè)頁(yè)簽的錄入。日常業(yè)務(wù)針對(duì)合同類型不同分為采購(gòu)合同、銷售合同。4.5.1 銷售認(rèn)款銷售認(rèn)款銷售認(rèn)款完成財(cái)務(wù)收到款后錄入收款結(jié)算單，銷售部門查看收款單并審核認(rèn)款的流程。操作說(shuō)明 1、 錄入收款結(jié)算單財(cái)務(wù)收到客戶的回款后錄入收款結(jié)算單，打開(kāi)【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【現(xiàn)金管理】-【日常業(yè)務(wù)】-【收款結(jié)算單】節(jié)點(diǎn)，打開(kāi)收款結(jié)算單主界面，點(diǎn)擊【增加】-【自制單據(jù)-現(xiàn)金管理通用流程】 ，新增

19、一張收款結(jié)算單，點(diǎn)擊【行操作】-【增行】增加一行表體，錄入相關(guān)信息后保存即可，如下圖 4.5.1-1 所示：圖 4.5.1-1備注：為了操作方便，可以將本人日常常用的功能節(jié)點(diǎn)設(shè)置快捷方式，在需要設(shè)置快捷方式的節(jié)點(diǎn)上（以銷售合同為例）點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中點(diǎn)擊創(chuàng)建快捷方式，如圖圖4.5.1-2 所示，在彈出的對(duì)話框中可以修改快捷方式名稱，點(diǎn)擊確定后即可將此功能節(jié)點(diǎn)添加到【我的工作】中，如圖圖 4.5.1-3 所示，后再打開(kāi)【銷售合同】節(jié)點(diǎn)時(shí)就可以從【我的工作】中直接打開(kāi)，比較方便，其他功能節(jié)點(diǎn)都可以參照此方式設(shè)置。圖 4.5.1-2圖 4.5.1-32、 銷售部門認(rèn)款銷售部門具有收款結(jié)算單查看權(quán)

20、限的人員可以從系統(tǒng)登陸后的主界面圖【消息中心】中的【待辦事務(wù)】中查看到財(cái)務(wù)錄入的收款結(jié)算單，如下圖 4.5.1-4 所示：圖 4.5.1-4雙擊打開(kāi)一張收款結(jié)算單，在彈出的“單據(jù)管理”界面上點(diǎn)擊“結(jié)算信息” ，然后選中單據(jù)表體行，再點(diǎn)擊“回寫合同” ，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“增行” ，然后在增加的表體行中點(diǎn)擊放大鏡，點(diǎn)擊后會(huì)彈出“合同參照”對(duì)話框，對(duì)話框框中的合同表體全部為處于生效狀態(tài)且客商為收款結(jié)算單中錄入的客商對(duì)應(yīng)的銷售合同，如圖 4.5.1-5 所示，選擇好合同并錄入收款金額后點(diǎn)擊保存即可。備注：“回寫合同”節(jié)點(diǎn)錄入的合同總金額必須等于此收款結(jié)算單的總收款金額，鑒于日常業(yè)務(wù)中有收款超過(guò)合同

21、金額的情況，此處錄入的合同收款總金額允許超過(guò)合同的總金額圖 4.5.1-5上圖中錄入“回寫合同”金額并保存后再點(diǎn)擊“單據(jù)”節(jié)點(diǎn)，然后點(diǎn)擊“審核操作”菜單中的“審核”按鈕，將此收款結(jié)算單審核，如圖 4.5.1-6 所示，單據(jù)審核后“回寫合同”中錄入的合同收款金額即可傳遞到銷售合同中的“累計(jì)收款金額”中去，如圖 -4 所示。圖 4.5.1-6圖 4.5.1-74.5.2 采購(gòu)認(rèn)款采購(gòu)認(rèn)款采購(gòu)認(rèn)款完成財(cái)務(wù)付款后錄入付款結(jié)算單，采購(gòu)部門查看付款結(jié)算單并審核認(rèn)款的流程。操作說(shuō)明 1、錄入付款結(jié)算單財(cái)務(wù)付款后錄入付款結(jié)算單，打開(kāi)【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【現(xiàn)金管理】-【日常業(yè)務(wù)】-【付款結(jié)算單】節(jié)點(diǎn)，打

22、開(kāi)付款結(jié)算單主界面，點(diǎn)擊【增加】-【自制單據(jù)-現(xiàn)金管理通用流程】 ，新增一張付款結(jié)算單，點(diǎn)擊【行操作】-【增行】增加一行表體，錄入相關(guān)信息后保存即可。具體可參照上述“錄入收款結(jié)算單”操作說(shuō)明。2、采購(gòu)部門認(rèn)款采購(gòu)部門具有付款結(jié)算單查看權(quán)限的人員可以從系統(tǒng)登陸后的主界面【消息中心】中的【待辦事務(wù)】中查看到財(cái)務(wù)錄入的付款結(jié)算單，雙擊所要查看的單據(jù)即可打開(kāi)付款結(jié)算單進(jìn)行查看，確認(rèn)這筆付款是屬于哪筆合同的付款后點(diǎn)擊單據(jù)上的審核即可審核這張單據(jù)。具體可參照上述“銷售部門認(rèn)款”操作說(shuō)明。4.5.3 采購(gòu)合同采購(gòu)合同進(jìn)入主菜單中【合同管理】的子菜單【日常業(yè)務(wù)】 ，單擊【采購(gòu)合同】系統(tǒng)將彈出 “采購(gòu)合同”的瀏

23、覽窗口。如圖 4.5.3-1 所示。圖 4.5.3-1操作說(shuō)明 1、 如何增加合同單擊增加按鈕，在下拉列表中選擇自制， 系統(tǒng)變?yōu)榭删庉嫚顟B(tài)，可以進(jìn)行合同的各種詳細(xì)信息輸入，增加表體內(nèi)容時(shí)，單擊行操作 下的增行，表體會(huì)自動(dòng)增加一行。輸入完畢后，單擊保存，將新增內(nèi)容保存，系統(tǒng)將提示：“保存成功！”增加表體內(nèi)容時(shí)，也可通過(guò)行操作下的卡片編輯按鈕（或者鼠標(biāo)右鍵下選 擇卡片編輯按鈕） ，系統(tǒng)彈出包含表體所有字段的一張卡片，在該張卡片中可 以錄入相關(guān)內(nèi)容。如圖 4.5.3-2圖 4.5.3-22、 如何查詢合同打開(kāi)【采購(gòu)合同】節(jié)點(diǎn)后，點(diǎn)擊【查詢】菜單，在彈出的【查詢條件】對(duì)話框中輸入相應(yīng)查詢條件后點(diǎn)擊“確

24、定”即可查詢到所需的銷售合同，如圖圖 4.5.3-3 所示：圖 4.5.3-33、 如何修改合同處于自由狀態(tài)的合同才可以被修改，選中要修改的合同，單擊維護(hù)菜單下的修改，可以對(duì)其進(jìn)行修改。 選中行后系統(tǒng)自動(dòng)顯示不同的背景色，取消選中后，自動(dòng)恢復(fù)為非選中行的背景色。4、 如何刪除合同和合同行處于自由狀態(tài)下的合同才可以被刪除。刪除整張合同，在維護(hù)按鈕的下拉列表 中單擊刪除，系統(tǒng)提示“是否確定要?jiǎng)h除？” ，選擇“確定”后，系統(tǒng)將刪除整張合同； 刪除合同行，在選擇要?jiǎng)h除的合同行，單擊行操作菜單下的刪行并確認(rèn)系 統(tǒng)提示后，可以對(duì)該行記錄執(zhí)行刪除操作。5、 如何審核合同查詢出需要審核的合同，切換到列表狀態(tài)，

25、單擊審核按鈕，確認(rèn)系統(tǒng)提示后， 合同狀態(tài)變?yōu)閷徍藸顟B(tài)。 系統(tǒng)支持批審核，在列表狀態(tài)選中一批合同后點(diǎn)擊審核可以對(duì)一批合同進(jìn)行審核。也可以選中一份合同點(diǎn)擊卡片顯示，直接到合同卡片里審核。6、 如何使合同生效審核后的合同到達(dá)生效日期時(shí)，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單下的生效，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，合同狀態(tài)變?yōu)樯顟B(tài)。7、 如何變更合同合同審核后如果需要修改合同可以使用合同變更功能，單擊執(zhí)行菜單下的合同變更，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，保存后形成新版本的合同，同時(shí)生成一個(gè)變更記錄記錄在變更歷史頁(yè)簽下，變更記錄包括變更人、變更原因、變更日期等內(nèi)容，以備查考。8、 如何凍結(jié)合同查詢出需要凍結(jié)的合同，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單下的凍結(jié)，確認(rèn)系統(tǒng)提示后

26、， 合同狀態(tài)變?yōu)閮鼋Y(jié)狀態(tài)。凍結(jié)后的合同不能被引用和進(jìn)行除解凍以外的其他后續(xù)操作。9、 如何解凍合同查詢出需要解凍的合同，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單下的解凍，確認(rèn)系統(tǒng)提示后， 系統(tǒng)將合同恢復(fù)到“生效”狀態(tài)。10、如何手工終止合同在合同生命期間，比如雙方有法律效力的解除合同，確實(shí)需要終止合同，可以執(zhí)行手工終止。進(jìn)入要手工終止的合同界面，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單下的終止，確 認(rèn)系統(tǒng)提示后，合同狀態(tài)變?yōu)榻K止?fàn)顟B(tài)。合同手工終止后不可以撤消終合同手工終止后不可以撤消終止，請(qǐng)用戶慎用此功能止，請(qǐng)用戶慎用此功能。不完全確定的情況下建議使用凍結(jié)。合同失效日期到達(dá)時(shí)合同執(zhí)行完畢則自動(dòng)終止，自動(dòng)終止的合同不能撤消終止。11、如何使用輔助查詢

27、在合同信息維護(hù)界面選中需要聯(lián)查的合同單據(jù)后，單擊菜單欄輔助查詢下的付款執(zhí)行情況，在彈出的查詢條件對(duì)話框中設(shè)置好查詢條件后點(diǎn)擊確定則系統(tǒng)顯示采購(gòu)合同的付款情況。12、如何使用條款頁(yè)簽在【合同基本】面簽的內(nèi)容沒(méi)有保存之前， 【合同條款】頁(yè)簽是置灰的。只有保存了【合同基本】面簽的內(nèi)容， 才能對(duì)【合同條款】頁(yè)簽進(jìn)行操作。合同的詳細(xì)條款內(nèi)容在【合同條款】頁(yè)簽下錄入。單擊【合同條款】 頁(yè)簽，切換到合同條款的頁(yè)面。單擊【修改】 ，然后單擊【增行】 ，表體增加一行， 進(jìn)行合同條款的錄入。條款類型字段是可以參照的輸入條款編碼，條款內(nèi)容應(yīng)帶出(如果有條款名稱也應(yīng)帶出)。增加完畢點(diǎn)擊【保存】 ，此行記錄得到保存。

28、【取消】 則放棄保存。若想刪除行記錄，需選中行點(diǎn)擊【刪行】 ，經(jīng)系統(tǒng)確認(rèn)后刪除。修改記錄后點(diǎn)擊【保存】 ，放棄修改請(qǐng)點(diǎn)擊【取消】 ，如圖 4.5.3-4 所示：圖 4.5.3-4合同審批后仍然可以修改合同條款內(nèi)容。合同凍結(jié)、終止后不能修改合同條款。13、如何使用費(fèi)用頁(yè)簽在合同主表的內(nèi)容沒(méi)有保存之前，費(fèi)用頁(yè)簽是置灰的。只有保存了合同主表的內(nèi)容，才能對(duì)費(fèi)用頁(yè)簽進(jìn)行操作。合同的費(fèi)用發(fā)生情況在費(fèi)用頁(yè)簽下錄入。單擊“合同費(fèi)用” 頁(yè)簽，切換到合同費(fèi)用的界面。單擊修改，然后單擊增行，表體增加一行，進(jìn)行合同費(fèi)用的錄入，輸入費(fèi)用編碼，帶出費(fèi)用名稱，此時(shí)您可以進(jìn)行費(fèi)用金額的錄入，增加完畢點(diǎn)擊保存，此行記錄得到保存

29、。取消則放棄保存。 若想刪除行記錄，需選中行點(diǎn)擊刪行，經(jīng)系統(tǒng)確認(rèn)后刪除。修改記錄后點(diǎn)擊保 存，放棄修改請(qǐng)點(diǎn)擊取消，如圖 4.5.3-5 所示：圖 4.5.3-5合同審批后仍然可以修改合同費(fèi)用記內(nèi)容。合同凍結(jié)、終止后不能修改合同費(fèi)用。14、如何使用大事記頁(yè)簽在合同主表的內(nèi)容沒(méi)有保存之前，大事記頁(yè)簽是置灰的。只有保存了合同主表的內(nèi) 容，才能對(duì)大事記頁(yè)簽進(jìn)行操作。合同的大事記在大事記頁(yè)簽下錄入，單擊【合同大事記】頁(yè)簽，切換到合同大事記的頁(yè)面，單擊【修改】 ，然后單擊【增行】 ，表體 增加一行，進(jìn)行合同大事記的錄入，輸入大事記編碼和大事記內(nèi)容，增加完畢點(diǎn)擊 【保存】 ，此行記錄得到保存， 【取消】則放

30、棄保存。若想刪除行記錄，需選中行，點(diǎn)擊【刪行】 ，經(jīng)系統(tǒng)確認(rèn)后刪除。修改記錄后點(diǎn)擊【保存】 ，放棄修改請(qǐng)點(diǎn)擊【取消】 。 合同審批后仍然可以修改合同大事記內(nèi)容，如圖 4.5.3-6 所示：圖 4.5.3-6合同凍結(jié)、終止后不能修改合同大事記。15、如何使用變更歷史頁(yè)簽在【變更歷史】頁(yè)簽中記錄合同的變更歷史，每次合同變更后都會(huì)在本頁(yè)簽中增加一條變更記錄。合同變更后可以記錄變更原因、備注信息，單擊【變更歷史】頁(yè)簽，切換到合同變更記錄的頁(yè)面，選中變更記錄后單擊【修改】 ，錄入變更原因、備注信息 后，點(diǎn)擊【保存】 ，變更記錄得到保存， 【取消】則放棄保存，如圖 4.5.3-7 所示：圖 4.5.3-7

31、16、如何使用執(zhí)行過(guò)程頁(yè)簽合同生效后的執(zhí)行過(guò)程在此頁(yè)面記錄。單擊“執(zhí)行過(guò)程”頁(yè)簽，切換到執(zhí)行過(guò)程記錄的頁(yè)面。系統(tǒng)顯示自動(dòng)記錄的生效、凍結(jié)、解凍和終止日期。17、如何進(jìn)行文檔管理使用【輔助功能】的【文檔管理】 ，可以對(duì)該合同的相關(guān)文檔進(jìn)行管理，能實(shí)現(xiàn)合同文檔的上傳和下載。注意： 當(dāng)采購(gòu)合同處于正在審批、審批、生效、關(guān)閉狀態(tài)時(shí)， 【文檔管理】中的刪除按鈕 不可用。4.5.4 銷售合同銷售合同主要完成銷售合同的錄入、保存、審核、生效、變更、凍結(jié)、終止及查詢等功能。 合同的錄入界面分為六個(gè)頁(yè)簽：合同基本、合同條款、合同費(fèi)用、合同大事記、變更歷史和執(zhí)行過(guò)程。主頁(yè)簽【合同基本】的表頭主要是合同編碼、名稱、

32、類型、客商、 生效失效日期等輔助信息，表體是有關(guān)合同金額和合同收款的信息，表尾是制單人姓名及日期等。合同的其他信息在五個(gè)頁(yè)簽中反映。在主頁(yè)簽合同管理的信息錄入完畢之前，其他五個(gè)頁(yè)簽是置灰的，只有在主頁(yè)簽保存成功后，才可以進(jìn)行其他頁(yè)簽內(nèi) 容的錄入。在主菜單中單擊【合同管理】的子菜單【日常業(yè)務(wù)】下的【銷售合同】 ，系統(tǒng)將彈 出“銷售合同”的瀏覽窗口。如圖 4.5.4-1 所示：圖 4.5.4-1操作說(shuō)明 1、 如何手工自制增加合同單擊增加-自制按鈕，系統(tǒng)變?yōu)榭删庉嫚顟B(tài)，可以進(jìn)行合同的各種詳細(xì)信息輸入，增加表體內(nèi)容時(shí)，單擊行操作下的增行，表體會(huì)自動(dòng)增加一行。輸入完畢后，單擊保存，將新增內(nèi)容保存，系統(tǒng)

33、將提示：“保存成功！” ，單擊維護(hù)-取消，系統(tǒng)將放棄保存新增內(nèi)容。增加表體內(nèi)容時(shí)，也可通過(guò)行操作下的卡片編輯按鈕（或者鼠標(biāo)右鍵下選擇卡片編輯按鈕） ，系統(tǒng)彈出包含表體所有字段的一張卡片，在該張卡片中可 以錄入相關(guān)內(nèi)容。注：在實(shí)際操作時(shí)，行操作下的按鈕功能和鼠標(biāo)右鍵下的按鈕功能是一致的。2、 如何修改合同處于自由狀態(tài)的合同才可以被修改，選中要修改的內(nèi)容，單擊維護(hù)菜單下的修改，可以對(duì)其進(jìn)行修改。選中行后系統(tǒng)自動(dòng)顯示不同的背景色，取消選中后，自動(dòng)恢復(fù)為非選中行的背景色。3、 如何復(fù)制合同在合同的列表和卡片界面對(duì)已存在的合同單擊維護(hù)-復(fù)制，系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)和選中 合同內(nèi)容相同的合同，顯示新生成的合同的

34、卡片界面，將合同號(hào)和合同名稱清空。 合同復(fù)制時(shí)，不僅僅復(fù)制合同基本的內(nèi)容，同時(shí)復(fù)制合同條款的內(nèi)容。合同復(fù)制時(shí)， 保存“合同基本”頁(yè)簽信息后，自動(dòng)進(jìn)入“合同條款”頁(yè)簽，可以對(duì)復(fù)制的條款信息進(jìn) 行維護(hù)。4、 如何刪除合同和合同行處于自由狀態(tài)下的合同才可以被刪除。刪除整張合同，在維護(hù)菜單下單擊刪除，系統(tǒng)提示“是否確認(rèn)要?jiǎng)h除？” ，選擇“是”后，系統(tǒng)將刪除整張合同；刪除合同行，在選擇要?jiǎng)h除的合同行，單擊行操作菜單下的刪行后，可以對(duì)該行 記錄執(zhí)行刪除操作。5、 如何審核合同查詢出需要審核的合同，點(diǎn)擊審核按鈕，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，合同狀態(tài)變?yōu)閷徍?狀態(tài)。6、 如何使合同生效審核后的合同正式執(zhí)行時(shí)，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單

35、下的生效，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，合同狀態(tài)變?yōu)樯顟B(tài)。7、 如何變更合同生效后的合同如果需要修改只能進(jìn)行合同變更，單擊執(zhí)行菜單下的變更， 修改合同內(nèi)容后保存，合同號(hào)不變，版本號(hào)自動(dòng)加一形成新版本的合同，同時(shí)在變 更歷史頁(yè)簽中增加一條變更紀(jì)錄。8、 如何凍結(jié)合同查詢出需要凍結(jié)的合同，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單下的凍結(jié)，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，合同 狀態(tài)變?yōu)閮鼋Y(jié)狀態(tài)。 凍結(jié)后的合同不能被引用和進(jìn)行除解凍以外的其他后續(xù)操作。9、 如何解凍合同查詢出需要解凍的合同，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單下的解凍，確認(rèn)系統(tǒng)提示后， 系統(tǒng)將合同恢復(fù)到“生效”狀態(tài)。10、如何終止合同合同執(zhí)行完畢后或在合同生命期間，確實(shí)需要終止合同，可以執(zhí)行終止操作。進(jìn)入要終止

36、的合同界面，點(diǎn)擊執(zhí)行菜單下的終止，確認(rèn)系統(tǒng)提示后，合同狀態(tài)變?yōu)榻K止?fàn)顟B(tài)。終止的合同不可以撤消終止，請(qǐng)用戶慎用此功能終止的合同不可以撤消終止，請(qǐng)用戶慎用此功能。不完全確定的情況下建議使用凍結(jié)。11、如何使用輔助查詢?cè)诤贤畔⒕S護(hù)界面選中需要聯(lián)查的合同單據(jù)后，單擊菜單欄輔助查詢下的收款執(zhí)行情況，在彈出的查詢條件對(duì)話框中設(shè)置好查詢條件后點(diǎn)擊確定則系統(tǒng)顯示銷售合同的收款情況。12、如何使用合同條款頁(yè)簽在合同主表的內(nèi)容沒(méi)有保存之前,條款頁(yè)簽是置灰的。只有保存了合同主表的內(nèi)容, 才能對(duì)條款頁(yè)簽進(jìn)行操作。合同的詳細(xì)條款內(nèi)容在條款頁(yè)簽下錄入。單擊“合同條 款”頁(yè)簽，切換到合同條款的頁(yè)面。單擊修改，然后單擊增行

37、,表體增加一行,進(jìn)行合同條款的錄入。條款類型字段是可以參照的,輸入條款編碼,條款內(nèi)容應(yīng)帶 出(如果有條款名稱,也應(yīng)帶出)。增加完畢,點(diǎn)擊保存,此行記錄得到保存。取 消則放棄保存。若想刪除行記錄,需選中行,點(diǎn)擊刪行 ,經(jīng)系統(tǒng)確認(rèn)后刪除。修改記錄后點(diǎn)擊保存,放棄修改請(qǐng)點(diǎn)擊取消。13、如何使用合同費(fèi)用頁(yè)簽在合同主表的內(nèi)容沒(méi)有保存之前,費(fèi)用頁(yè)簽是置灰的。只有保存了合同主表的內(nèi)容, 才能對(duì)費(fèi)用頁(yè)簽進(jìn)行操作。合同的費(fèi)用發(fā)生情況在費(fèi)用頁(yè)簽下錄入。單擊合同費(fèi) 用頁(yè)簽,切換到合同費(fèi)用的界面。單擊修改，然后單擊增行,表體增加一行, 進(jìn)行合同費(fèi)用的錄入。輸入費(fèi)用編碼,焦點(diǎn)離開(kāi)帶出費(fèi)用名稱。此時(shí),您可以進(jìn)行費(fèi) 用金額

38、的錄入。增加完畢,點(diǎn)擊保存,此行記錄得到保存。取消則放棄保存。 若想刪除行記錄,需選中行,點(diǎn)擊刪行 ,經(jīng)系統(tǒng)確認(rèn)后刪除。修改記錄后點(diǎn)擊保 存,放棄修改請(qǐng)點(diǎn)擊取消。14、如何使用合同大事記頁(yè)簽在合同主表的內(nèi)容沒(méi)有保存之前,大事記頁(yè)簽是置灰的。只有保存了合同主表的內(nèi)容, 才能對(duì)大事記頁(yè)簽進(jìn)行操作。合同的大事記在大事記頁(yè)簽下錄入。單擊合同大事 記頁(yè)簽,切換到合同大事記的頁(yè)面。單擊修改，然后單擊增行,表體增加一 行,進(jìn)行合同大事記的錄入。輸入大事記編碼和大事記內(nèi)容,增加完畢,點(diǎn)擊保存, 此行記錄得到保存。取消則放棄保存。若想刪除行記錄,需選中行,點(diǎn)擊刪行 , 經(jīng)系統(tǒng)確認(rèn)后刪除。修改記錄后點(diǎn)擊保存,放棄

39、修改請(qǐng)點(diǎn)擊取消。15、如何使用變更歷史頁(yè)簽在變更歷史頁(yè)簽中紀(jì)錄合同的變更歷史，每次合同變更后都會(huì)在本頁(yè)簽中增加一條 變更紀(jì)錄。合同變更后可以記錄變更原因、備注信息，單擊合同變更頁(yè)簽，切換到合同變更記錄的頁(yè)面，選中變更紀(jì)錄后單擊修改，錄入變更原因、備注信息 后，點(diǎn)擊保存，變更紀(jì)錄得到保存，取消則放棄保存。16、如何進(jìn)行文檔管理使用輔助功能的文檔管理，可以對(duì)該合同的相關(guān)文檔進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)文檔的上傳上載功能。注意： 當(dāng)銷售合同處于正在審批、審批、生效、關(guān)閉狀態(tài)時(shí)， “文檔管理”中的刪除按鈕 不可用。4.5.5 銷售合同收款預(yù)警銷售合同收款預(yù)警合同收款協(xié)議預(yù)警：按照銷售合同中的預(yù)計(jì)收款日期對(duì)即將到期的

40、收款進(jìn)行預(yù)警 ，設(shè)置的預(yù)警提示期為預(yù)計(jì)收款日期的提前 2 天預(yù)警。如果有超過(guò)預(yù)警提示期的合同還沒(méi)有收款則系統(tǒng)會(huì)在消息中心的預(yù)警信息中給予預(yù)警提示，如圖 4.5.5-1 所示：圖 4.5.5-1雙擊上圖中的“合同收款預(yù)警” ，即可打開(kāi)預(yù)警信息，如下圖 4.5.5-2 所示：圖 4.5.5-24.5.6 查詢統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)主要包括合同明細(xì)查詢、合同匯總統(tǒng)計(jì)、合同執(zhí)行情況明細(xì)、合同執(zhí)行情況匯總四種查詢，每種又分為采購(gòu)合同與銷售合同兩類。前兩種是對(duì)企業(yè)內(nèi)簽訂的合同情況的查詢，后兩種是通過(guò)對(duì)采購(gòu)付款、銷售收款情況的查詢得到合同的執(zhí)行情況。對(duì)采購(gòu)合同與銷售合同的操作相同只是使用者不同，這里詳細(xì)介紹采

41、購(gòu)合同的處理。合同明細(xì)合同明細(xì)合同明細(xì)查詢包括采購(gòu)合同明細(xì)和銷售合同明細(xì)兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)。這兩個(gè)明細(xì)查詢是對(duì)合同的具體內(nèi)容進(jìn)行查詢，查詢結(jié)果以列表的形式顯示。選中列表行，單擊卡片， 系統(tǒng)將顯示合同的卡片界面。.1 采購(gòu)合同明細(xì)采購(gòu)合同明細(xì)在采購(gòu)合同明細(xì)界面，單擊查詢，系統(tǒng)將彈出查詢條件界面。該界面為單表界面， 界面主體是查詢條件，界面下方是確定取消等按鈕，用戶可以自定義查詢條件，單擊確定，查詢出符合條件的合同。如圖 .1-1 所示： 圖圖 .1-1操作說(shuō)明 1、 用戶只要定義好查詢條件，單擊確定，將得到查詢結(jié)果；單擊取消則放棄此次查詢。2、 查

42、詢結(jié)果如果是多張合同，以列表形式顯示；選中列表行，切換到表單形式，可以看到包括費(fèi)用、大事記、條款在內(nèi)的合同所有信息。3、 如何增加自定義查詢條件點(diǎn)擊查詢條件對(duì)話框左側(cè)的查詢方案頁(yè)簽，在打開(kāi)的對(duì)話框左側(cè)點(diǎn)擊新建文件夾工具按鈕新建一個(gè)查詢文件夾，輸入文件夾名稱后點(diǎn)擊確 定后保存。如下圖 .1-2 所示：圖 .1-2新建文件夾后設(shè)置好查詢條件比如業(yè)務(wù)員選擇“楊斌” ，然后點(diǎn)擊右上方的保存工具按鈕，在彈出的對(duì)話框中輸入查詢方案名稱確定后就可以保存好一個(gè)設(shè)置好的查詢條件，以后再想查詢的時(shí)候就可以直接選擇這個(gè)查詢條件，方便日后的查詢，如下圖 .1-3所示：圖 .1-.2 銷售合同明細(xì)銷售合同明細(xì)銷售合同明細(xì)查詢與采購(gòu)合同明細(xì)查詢方式一致，請(qǐng)參照上面所述的采購(gòu)合同明細(xì)查詢，不再描述。合同匯總合同匯總合同匯總查詢包括采購(gòu)合同匯總和銷售合同匯總兩個(gè)子結(jié)點(diǎn)。這兩個(gè)匯總查詢是統(tǒng)計(jì)多張合同的累計(jì)數(shù)量和累計(jì)金額。.1 采購(gòu)合同匯總采購(gòu)合同匯總進(jìn)入主菜單中【