合同管理草案

1、合同管理 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風險，維護公司的合法權益，根據(jù)合同法并結合公司實際情況，制訂本制度。 第二條 本制度適用于本公司及各分、子公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于以下合同形式： 1、 公司進行資本運作所簽訂的合同，包括股權轉讓合同、收購或出售資產合同、與他人合同新設公司合同、委托理財合同、托管合同、其他對外投資合同等； 2、 對外擔保合同； 3、 公司經(jīng)營活動中簽訂的合同，包括購銷合同、借款合同、租賃合同、承攬合同、建設安裝工程合同、貨物運輸合同、倉儲合同、保險合同、委托合同、技術合同、保管合同及其他各類經(jīng)

2、濟合同等。 第二章 合同的簽訂 第三條 合同作為明確合同雙方權利和義務的依據(jù)，具有法律約束力，故公司進行資本運作和經(jīng)營管理活動，根據(jù)需要采用書面形式與外界簽訂合同，有關部門修改和補充合同的文書、圖表、傳真等均視為合同的組成部分。 第四條 公司的合同由法人或法人授權被委托人對外簽訂，被委托人必須持有法人授權委托書（附件一）并嚴格按照法人授權委托書的授權范圍行使權利，保證所簽合同的有效可行。法人、法人授權的被委托人以外的其他個人不得以公司或個人名義對外簽訂合同。 第五條 公司對外簽訂合同之前應先由經(jīng)辦人填寫合同審批表（1）（附件二）并將合同初稿一起報相關領導審批。相關領導審批完成之后由經(jīng)辦人填寫合

3、同同審批表（2）（附件三）并將合同正式稿一起報領導審批，審批完成后合同即蓋章成立。 具體的審批流程及權限詳見第三章。 第六條 公司對外簽訂合同時，應對簽約方進行資信調查，包括資金、技術、設備、產品質量以及信譽等，如必要還應進行實地調查研究和分析，掌握對方的履約能力。 第七條 公司對外簽訂的一般合同由各級經(jīng)辦人自行擬稿，合同內容包括標的（指貨物、勞務、工程項目等），數(shù)量和質量，價款和酬金；履行的期限、地點和方式，違約責任等主要條款；重要合同由法律工作人員負責擬稿。 第八條 本制度第二條第1、2 點所指的合同及超過30萬以上的公司經(jīng)營活動中簽訂的合同須根據(jù)公司章程及董事會決議規(guī)定經(jīng)過董事會或股東大

4、會批準，未經(jīng)過公司董事會或股東大會的批準，一律不得擅自對外簽訂該類合同。 第九條 公司簽訂的合同凡須國家有關部門和機關批準、備案的合同，應及時上報批準或備案。 第三章 合同審批的流程及權限 第十條 關于合同的審批流程及權限如下： 第十一條 針對緊急采購，每次對于10 萬元以內的預算（每月不超過2 次，合計20 萬元），直接由總經(jīng)理審批簽字，公司財務確認通過后支付款項，后由相關經(jīng)辦人補合同及審批手續(xù)。 第十二條 針對每月超過2 次緊急采購，對于10 萬以內的預算，由總經(jīng)理、公司財務及董事會相關領導審批通過后支付款項，后由相關經(jīng)辦人補合同。 第十三條 對于10 萬以上預算外的緊急采購，需要由董事長

5、授權總經(jīng)理及匯特公司財務授權先行支付，后補合同（短信郵件電話）。 第十四條 審批流程中應以簽字或電子簽名的形式進行審核。對于出現(xiàn)特殊、緊急情況而不能按正常流程審批時可先行電話或傳真申請，經(jīng)相關審批人同意后先執(zhí)行相關流程，后由權限人進行補簽。 （根據(jù)采購部對項目小組等商品簽訂合同的流程，現(xiàn)將此經(jīng)濟業(yè)務在簽訂合同審批1、2的流程明確如下： 審批表1：項目小組采購人員項目小組負責人財務負責人總經(jīng)理合同審批1結束 審批表2：項目服務小組采購人員項目服務小組負責人集團公司律師公司會計財務部負責人總經(jīng)理超30報執(zhí)行董事合同審批2審批結束） 第十五條 合同訂立后的款項支付使用公司統(tǒng)一的支付憑單進行請款、審批

6、、支付。 第四章 合同的履行及保管 第十六條 公司簽訂的合同原件應交于法律部門保管，各業(yè)務部門及財務部保留合同復印件。(在建期間合同原件財務人員負責歸檔保管。) 第十七條 每一合同履行完畢或長期合同的每一階段完成，經(jīng)辦人應即使將有關部門資料整理清楚，交合同管理部門存檔。 第十八條 合同履約過程中發(fā)生違約事項，應按合同條款規(guī)定處理，合同經(jīng)辦人不得自行決定免罰。 第十九條 合同履行過程中的變更、解除、合同爭議等重要事項，其協(xié)商結果須形成書面協(xié)議，應及時匯報并依上述十四條流程履行審核手續(xù)。 第二十條 合同訂立后在履行過程中，合同經(jīng)辦人應進行合同跟蹤及時掌握合同執(zhí)行情況和定期匯報，使公司領導及時掌握合

7、同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，及早采取措施，防患于未然，避免損失的發(fā)生。 第五章 法律事務部的責任 第二十一條 公司由法律工作人員根據(jù)總經(jīng)理的授權，對合同進行監(jiān)督管理，有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由公司法律工作人員對各部門實行指導。 第二十二條 公司法律工作人員對有可能出現(xiàn)的風險要出具法律意見書，供法定代表人或代理人參考，對合同條款的不當之處提出修改意見。 第二十三條 負責對生效的合同，建立檔案，進行分類、整理、立卷、統(tǒng)一裝訂歸檔，如需調閱，根據(jù)權限調用； 第二十四條 負責及時對有關合同進行審查，提供有關的法律咨詢； 第二十五條 負責與公司聘請的律師事務所保持經(jīng)常的聯(lián)系，對公

8、司重大合同起草和簽訂做前期準備工作，并提供決策參考。 第二十六條 負責站在客觀的立場對合同實行審查和監(jiān)督，摒棄各部門受自身利益驅使忽視公司整體利益現(xiàn)象，維護公司整體利益。 第二十七條 負責強化履約意識，減少公司糾紛，使公司能以重合同、守信用的良好形象展現(xiàn)在社會公眾面前。 第六章 考核與獎罰 第二十八條 合同管理列入有關部門、崗位的考核范圍。 第二十九條 公司根據(jù)管理情況，對合同管理成績顯著者予以獎勵。 第三十條 公司對以下情況依據(jù)情節(jié)輕重決定處罰： 1、 應當訂立書面合同而未訂立的； 2、 合同經(jīng)辦人在簽訂、履行合同時未盡責盡力的； 3、 合同經(jīng)辦人、主管遺失或擅自銷毀合同或附件的； 4、 應

9、追究而未追究對方違約責任的； 5、 其他違反本制度的行為。 第七章 附則 第三十一條 本制度由法律事務部制定并負責解釋，其他關于合同的制度、通知等如與本制度有沖突以本制度為準。 第三十二條 本制度適用于本公司及參股各公司. OA平臺合同審批及注意事項 通一設定（按公司制度試定，由總經(jīng)理批準后實施），具體操作統(tǒng)一培訓。 進入辦公平臺后-流程中心-待辦流程 注:所有先發(fā)貨后收款的銷售業(yè)務都必須有合同和訂單支持。 合同項目分類 項目臨時合同/項目臨時支付 經(jīng)營采購合同/經(jīng)營采購支付 日常費用合同/日常費用支付 銷售采購合同/銷售采購支付 中標審批（30萬以上） 物流銷售合同/物流銷售支付 項目臨時合

10、同與項目臨時支付 適用條件： 適用于前期非正式注冊的新公司，即未辦理營業(yè)執(zhí)照的公司。 注意事項： 各合同發(fā)起人須開通項目臨時合同與臨時支付的權限，總分公司也要分開。 經(jīng)營采購合同與經(jīng)營采購支付 適用條件： 適用于正式注冊的公司（已辦理營業(yè)執(zhí)照備案），主要用于項目工程的經(jīng)營采購合同及支出。 注意事項： 1、金額為30萬以上的采購合同，需招投標，需多走一個“中標審核”流程，通過后再走“合同審批”，付款時再走“支付審批”。 2、是否為重大合同：對外投資、收購兼并、合資合作、在建項目土建安裝合同、金額超過30萬為重大合同。 3、項目負責部門：項目籌建期間的土建合同和其他相關的合同。 4、對于非采購合同

11、項下的采購支付（即未簽訂合同的經(jīng)營采購支付，通常是指10000元以下的零星采購，且不提供售后服務或質保），在發(fā)起采購支付時，須選紙質合同支付，此時，須在備注中注明是無合同支付。 5、日常費用 （1）合同支付：是指已發(fā)起合同審批流程的合同支付，按正常流程進行審核支付。 （2）非合同支付，主要用于日常費用支出。 （3）紙質合同支付，用于發(fā)起人未走OA合同審批流程的支付（或合同發(fā)起人與支付人非同一人），以附件形式掛入相關紙質合同即可。此項應有總經(jīng)理和財務總監(jiān)的手寫簽字審批。 日常費用合同與日常費用支付 日常費用合同（除經(jīng)營采購合同外）：主要用于房租合同、行政手續(xù)類（安評、環(huán)評、消防等）合同、電器購買

12、合同、車輛購置合同等 日常費用支付：主要指日常費用合同項下的支付及非合同項下的日常費用，如福利、招待、辦公、交通、通訊、行政等費用 銷售采購合同/銷售采購支付 銷售采購合同 銷售采購支付，主要是指銷售人員的銷售費用，適用于銷售部的費用報銷，招商，市場產品開發(fā)支出等。 工資支付與財務專用支付 工資支付：主要適用于工資支付的審批及五險一金的審批 五險一金的上交審批走工資支付流程。 財務專用支付：主要適用于稅金支付與銀行手續(xù)費支付。 合同訂立與審核 哪些業(yè)務必須訂立合同呢？ 參考條件 技術參數(shù)特殊約定 質量保證 分期付款 一些其他的特別約定 貨到付款 款到發(fā)貨 配送合同 售后服務 注：銷售訂單視同銷

13、售合同 銷售合同條款審核及執(zhí)行 1、主體資格審查 2、合同生效期審核 3、是否在特殊條款約定 4、價格、運費條款 5、回款開票約定是否符合稅法規(guī)定 6、開票單位和合同簽訂單位一致，開票內容和合同簽訂銷售內容一致 7、關注客戶存在壞賬損失的風險 采購業(yè)務 內容審核 A、合同采購的內容與所約定的發(fā)票性質是否相符合 B、付款條款是否應有質保而沒有，預付款比例條款約定是否合理 C、涉及外匯結付匯的發(fā)票合同約定的時間要求 D、合同內容涉稅不合規(guī)范的描述如職工福利用、進口設備安裝服務費等 蓋章審核 A、合同蓋章應審核合同審批手續(xù)是否齊備、合規(guī)、完整。 B、合同樣本與審批提交的樣本內容是否一致（內容包括附件，誤寫的靈活處理）