合同管理員2010年工作總結(jié)及計劃

1、二一年合同管理總結(jié)及二一一年合同管理工作構(gòu)思綜合管理部合同管理員二一一年一月五日目 錄一、2010年合同統(tǒng)計數(shù)據(jù)說明 （一）分項目統(tǒng)計數(shù)據(jù)說明3 （二）零星業(yè)務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)說明4二、2010年XX公司合同管理工作總結(jié) （一）合同管理日常工作4（二）梳理細(xì)化合同管理內(nèi)控工作的改進(jìn)措施5（三）合同管理模式創(chuàng)新舉措5三、2011年XX公司合同管理工作構(gòu)思（一）合同編號方面5（二）合同資信審查方面7（三）合同辦理手續(xù)及流程方面8（四）合同履行方面8（五）合同管理軟件的運作9（六）合同培訓(xùn)方面10四、2011年對自身工作要求 一、2010年合同統(tǒng)計數(shù)據(jù)說明（一）分項目統(tǒng)計數(shù)據(jù)說明：1、XX項目（國內(nèi)）：金額

2、為人民幣380,208,794.08元2、XX項目（國內(nèi)/抵賬）：金額為人民幣152,348,093.8元3、包頭XX銷售項目：金額為人民幣129,681,274.21元4、XX產(chǎn)品出口項目: 出口合同金額為美元9,085,515.6元（約人民幣59,900,000.00元）5、XX鋼廠模具鋼進(jìn)口銷售項目（進(jìn)口/國內(nèi)）：金額為人民幣38,681,845.47元6、XX出口項目：出口合同金額為美元5,053,160.95元（約人民幣33,350,000.00元）7、XX項目（國內(nèi)）：金額為人民幣15,142,237.25元 8、XX銷售板棒材、陰極銅項目（國內(nèi)）：金額為人民幣10,610,945

3、.08元（二）零星業(yè)務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)說明1、零星出口業(yè)務(wù)總計約為美元501,751元（其中涉及歐元換算美元）。2、零星進(jìn)口業(yè)務(wù)統(tǒng)計為人民幣828,865.00元。3、零星國內(nèi)業(yè)務(wù)統(tǒng)計為人民幣14,378,362.86元。4、XX進(jìn)口采購項目：金額為人民幣926,285.00元5、XX工裝項目：金額為人民幣206,678.40元二、2010年XX公司合同管理工作總結(jié)（一）2010年合同管理工作公司已設(shè)立專職合同管理崗位，對合同實施統(tǒng)一規(guī)范管理，制定合同管理制度，日常主要工作有：審核合同條款的權(quán)利義務(wù)對等性，管理合同文本，管理合同專用章，對合同付款、付稅、結(jié)算各階段進(jìn)行審核，對合同變更，解除進(jìn)行審核，對

4、合同進(jìn)行備案、存檔等。同時也開展有針對性的合同管理工作：主要有：1、整理出口輕工產(chǎn)品項目，發(fā)現(xiàn)合同號混亂繁雜，很難快速按某個維度進(jìn)行合同查詢，將廠家按省劃分歸檔后，查詢工作方便快捷。2、整理高新基地合同，發(fā)現(xiàn)拖欠合同時間較長，通過催要，截止年底將所有拖欠合同全部收齊。3、整理XX項目合同，發(fā)現(xiàn)該項目執(zhí)行金額大，執(zhí)行周期長，特編制葛利茲項目進(jìn)度表，方便合同監(jiān)督管理。4、對2009年全年合同、2010年全年合同進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)有部分用印手續(xù)領(lǐng)導(dǎo)未簽字，時間較長?，F(xiàn)已將合同按月自查，徹底杜絕此類問題的出現(xiàn)。（二）梳理細(xì)化合同管理內(nèi)控工作的改進(jìn)措施在8月初接管合同管理崗位后，對合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行檢

5、查及改進(jìn)，采取相應(yīng)控制措施，完善企業(yè)內(nèi)控制度，促進(jìn)合同的有效履行。主要有：1、 健全合同變更（注銷）制度2、 健全出口發(fā)票專用章、出口報關(guān)章用印制度3、 健全合同存檔原件借閱審核制度4、 在合同各頁碼之間加蓋騎縫章，防止已簽署的合同被篡改 5、 編制經(jīng)營項目風(fēng)險分析報告會簽表（三）合同管理模式創(chuàng)新舉措 為了在合同訂立期起到監(jiān)督功能、在合同執(zhí)行期起到統(tǒng)計功能、在合同完結(jié)后起到評價功能，特別編制了合同管理季報，內(nèi)容涉及：項目運行介紹、簽訂份數(shù)、簽訂金額、執(zhí)行情況、完結(jié)情況。三、2011年XX公司合同管理工作構(gòu)思（一）合同編號方面通過對2010年合同的自查梳理工作，公司總體合同編號比較規(guī)范，在201

6、1年合同編號不做大的改動，但在個別項目中存在合同編號需要改進(jìn)的地方：1、XX機(jī)械采購項目中，由于項目特殊性，合同從采購到執(zhí)行都由分公司經(jīng)手采購銷售環(huán)節(jié)，合同編號由XX自行訂立，造成合同編號中購銷編號混亂，不能做到一一對應(yīng)，另外還存在銷售2009年庫存的合同，但在合同編號中并未顯示，仍按2010正常銷售合同編號，在合同整理過程中，發(fā)現(xiàn)有銷無購的合同時，不僅合同管理員自行查詢工作量大，也給財務(wù)工作帶來不便，造成不必要的反復(fù)查詢工作。2011年改進(jìn)措施：通過與業(yè)務(wù)主管X溝通后，加大工作負(fù)責(zé)力度，XX采購銷售合同收歸XX本部后，再由業(yè)務(wù)主管按公司合同另行編號，發(fā)現(xiàn)問題立刻解決。合同編號為XAE/GEH

7、C+2011-ST+順序編號+S（銷售加S、采購銷售順序編號相同）；銷售2009年庫存或2010年庫存合同編號為XAE/GEHC+2009KC-ST+順序編號+S。2、出口XX產(chǎn)品項目中，整理歸檔難度大，發(fā)現(xiàn)部分合同編號除了負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)員，其他人很難將國內(nèi)采購合同與出口合同配套，使得合同歸檔、管理查詢工作量增大。2011年改進(jìn)措施：通過與項目負(fù)責(zé)人溝通后，如2011年該項目繼續(xù)執(zhí)行，出口合同合同編號為XAE/出口公司名簡稱+2011-順序編號+E;國內(nèi)采購合同編號為XAE/出口公司名簡稱+2011-編號（同出口編號相同） +國內(nèi)廠家簡稱+順序編號。（二）合同資信審查方面 合同的資信審查主要包括審

8、核對方締約資格、核實對方資信情況以及履約能力，多年以來，我公司業(yè)務(wù)主要依托XX公司，涉及單位較少，且都常年合作，對合同對方咨詢審查方面僅在于紙質(zhì)合同審查管理中，如今我公司發(fā)展壯大，企業(yè)面臨的環(huán)境及挑戰(zhàn)也越復(fù)雜，預(yù)防勝過補救，這就要求在合同簽訂之前，對合同相對方主體進(jìn)行審查確認(rèn)。這才是建立合作關(guān)系的基礎(chǔ)，是降低企業(yè)風(fēng)險和糾紛源頭。2011年需要改進(jìn)地方：1、不斷完善合同對方檔案管理工作，包括紙質(zhì)檔案及電子檔案，除在合同實行前，業(yè)務(wù)主管提供對方營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證在合同管理員處備案，除以上三項為必備外，備選提供銀行開戶證明、銀行資信證明、一般納稅人資格證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書、法人

9、委托書、特種行業(yè)經(jīng)營許可證等文件（均為復(fù)印件），合同管理員還應(yīng)及時將相關(guān)資料錄入電子檔案。2、對新合同對方實行等級劃分，結(jié)合提供資料完整度、實地考察情況、財務(wù)部門提供相關(guān)情況（預(yù)收賬款收款速度、應(yīng)收賬款回款速度、是否墊資）、執(zhí)行合同金額（千萬以上為大額）等方面將合同對方分為A/B/C/D四個等級，比如在2010年我公司對于涉及一些重大項目的合同，為保證合同安全，對相對人的資信情況做了實地考察。合同管理員將加強(qiáng)與業(yè)務(wù)主管溝通，將實地考察情況及時在電子檔案中登記。（三）合同辦理手續(xù)及流程方面公司從2004年設(shè)立合同管理崗位后，不斷在實踐中改進(jìn)合同執(zhí)行過程中的流程及手續(xù)，目前已經(jīng)形成了完整明確的合同

10、管理流程及崗位職責(zé)、各種相關(guān)用印手續(xù)。執(zhí)行情況良好。2011年需要改進(jìn)地方：1、在合同執(zhí)行的過程中，規(guī)范性很重要，合同管理員對所有合同都進(jìn)行嚴(yán)格管理，對所有合同都一視同仁，由于XX公司辦公的特殊性（兩個工作場所），及財務(wù)月底、年底結(jié)算期間，合同管理員有時遇見突發(fā)情況，可能會影響到合同執(zhí)行辦事效率，這就需要合同管理員加強(qiáng)溝通，在規(guī)范中見靈活。通過每月合同自查，當(dāng)月發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)月解決。2、XX公司付稅審批表中有合同管理員簽字一欄，通過2010年執(zhí)行情況及業(yè)務(wù)員反應(yīng)，原來增加合同管理員簽字是做付稅統(tǒng)計，但時至今日，已沒有該統(tǒng)計表；按照合同風(fēng)險度分析，對于自營業(yè)務(wù)，由于涉及該業(yè)務(wù)是否盈利，合同監(jiān)管力度在

11、合同履行各個階段都應(yīng)有所體現(xiàn)，但在代理業(yè)務(wù)中，合同所有發(fā)生費用均由對方自行承擔(dān)，公司只收取代理費，為了簡化合同審批流程，加快代理業(yè)務(wù)辦理速度，建議可以取消合同管理員簽字一欄。（四）合同履行方面 商泰公司合同履約率較高，達(dá)95%以上，基本上簽訂的合同都能夠正常履行，業(yè)務(wù)主管對自己經(jīng)手的合同履行情況都非常了解，但將信息反饋給合同管理員的卻很少。2011年需要改進(jìn)地方：1、通過對2009年合同自查中發(fā)現(xiàn)，已經(jīng)作廢的合同卻被裝訂歸檔，究其原因，不過是合同執(zhí)行人作廢合同卻不報備合同管理員，2010年加強(qiáng)合同管理流程中對合同解除的管理，目前執(zhí)行還在起步階段，很多業(yè)務(wù)員還不習(xí)慣將作廢合同報備合同管理員，所以

12、在2011年通過培訓(xùn)等渠道，使得每個業(yè)務(wù)員樹立起相關(guān)意識。2、將合同分為歸檔原件和暫時使用件，歸檔原件為買賣雙方均簽字蓋章的合同，但由于部分合同原件涉及路途遠(yuǎn)、對方單位用印審批手續(xù)復(fù)雜等原因造成在合同執(zhí)行到下一步時原件還在路途中，在不影響工作的情況下要求業(yè)務(wù)主管提供合同暫時使用件，為合同復(fù)印傳真件。待合同原件返回后歸檔。3、在2010年合同管理中，對于待返回的合同原件沒有明確規(guī)定時間，部分合同原件經(jīng)合同管理員多次催促，等待時間也長達(dá)3個月之久，在2011年工作中將按月編制X月合同原件未返回原因反饋表，內(nèi)容包括：用印部門、用印人、合同編號、合同對方、用印日期、未返回原因、待返回日期、合同負(fù)責(zé)人簽

13、字確認(rèn)、當(dāng)合同原件達(dá)2個月未返回，要求部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。（五）合同管理軟件的運作公司目前使用的合同電子檔案是在2004年編制的合同登記EXCEL表原件上改進(jìn)而來，內(nèi)容包括：用印部門、承辦人、合同編號、購銷、合同內(nèi)容、合同金額、對方單位、資質(zhì)、簽訂日期、返回情況、付款情況、開票情況、備注。在近6年的使用中，合同檔案內(nèi)容涉及面全，填寫規(guī)范、保存良好。但如今對合同管理的要求，已不僅僅局限于合同登記整理的靜態(tài)管理上，公司領(lǐng)導(dǎo)對合同的動態(tài)管理提出了新的要求和高度，要成為為企業(yè)提供依據(jù)、風(fēng)險控制與經(jīng)營績效評估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理。原有的合同電子檔案管理在查詢、模糊查詢、收集、縱橫統(tǒng)計功能上較薄弱。

14、一直以來，公司也在積極尋找合同管理軟件，但現(xiàn)在市場上大部分都為工程類合同管理軟件，對于我公司業(yè)務(wù)不完全適用。2011年考慮到公司實際情況，建議直接制作適合我公司適用的合同管理軟件。（六）合同培訓(xùn)方面隨著公司經(jīng)營活動日益紛繁，商業(yè)競爭日趨激烈，公司不僅面對瞬息萬變的外部環(huán)境，同時還面對公司新老業(yè)務(wù)員更替、新業(yè)務(wù)員經(jīng)驗較少、風(fēng)險意識較低帶來的“內(nèi)患”。有句諺語說的好“什么也不知道人，什么錯誤也不會犯”；但對于企業(yè)經(jīng)營來講,最可怕的就是“什么也不知道的人”，我們必須做到盡可能的多知道，來避免不需要的失誤帶來的損失。在日常合同審查過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)問題，比如合同文本不規(guī)范、合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、合同總計算錯、合同幣別打錯等情況， 看似簡單的問題卻正能說明對合同的重視度不夠。在2011年計劃開展培訓(xùn)工作4次。已確定的有經(jīng)營工作中的合同管理。四、2011年對自身工作要求合同管理崗位不僅需要較高的業(yè)務(wù)水平，要精通自己職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，還要對各個崗位的工作內(nèi)容有全面深入的了解，此外，還要有足夠的精力和獨立工作能力。但是如果要做一個合格的合同管理員僅靠工作的熱心、端正的態(tài)度、吃苦的精神是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，最