存貨管理和流程

1、公司內(nèi)部控制規(guī)范存貨第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)公司存貨的內(nèi)部控制和管理，防范存貨業(yè)務(wù)中的差錯和舞弊，保護(hù)存貨的安全、完整，提高存貨運(yùn)營效率，根據(jù)中華人民共和國會計法和財政部等五部委公司內(nèi)部控制基本規(guī)范和股份公司內(nèi)部控制規(guī)范存貨等有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范所稱存貨，是指公司在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料，主要包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品等。公司代銷、代管存貨，委托加工、代修存貨也適用于本規(guī)范。第三條 公司各級領(lǐng)導(dǎo)對本公司存貨業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負(fù)責(zé)。第四條 公司

2、在建立并實施存貨內(nèi)部控制制度中，至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制，并采取相應(yīng)的控制措施：（一）權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理；（二）存貨請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請購事項和審批程序應(yīng)當(dāng)明確；（三）存貨采購、驗收、領(lǐng)用、盤點、處置的控制流程應(yīng)當(dāng)清晰，對存貨預(yù)算、供應(yīng)商的選擇、存貨驗收、存貨保管及重要存貨的接觸條件、內(nèi)部調(diào)劑、盤點和處置的原則及程序應(yīng)當(dāng)有明確的規(guī)定；（四）存貨成本核算方法、跌價準(zhǔn)備計提等會計處理方法應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第五條 公司應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理存貨業(yè)

3、務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購部、制造部負(fù)責(zé)對在庫物資及委外半成品、自制半成品、產(chǎn)成品的采購、保管、搬運(yùn)、防護(hù)、交接、銷售、處置等管理工作。部分委外半成品和自制半成品庫房在車間的，由各車間負(fù)責(zé)保管及收發(fā)。公司不得由同一部門或個人辦理存貨的全過程業(yè)務(wù)。存貨業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：（一）存貨的采購、驗收與付款；（二）存貨的保管與清查；（三）存貨的銷售與收款；（四）存貨處置的申請與審批、審批與執(zhí)行；（五）存貨業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行與相關(guān)會計記錄。第六條 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。第七條 公司應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度，負(fù)責(zé)存貨采購

4、的部門應(yīng)明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、程序和相關(guān)控制措施，采購人員應(yīng)按照生產(chǎn)計劃按時編制公司物資采購計劃，年度物資采購計劃要由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總經(jīng)理審批，并經(jīng)相關(guān)部門會簽后董事長審批。季度和月度采購計劃原則上根據(jù)年度生產(chǎn)計劃安排，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理存貨業(yè)務(wù)。第八條 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存貨業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的存貨業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第九條 對存貨的管理和控制運(yùn)用公司計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)，嚴(yán)格按照系統(tǒng)程序進(jìn)行管理

5、。技術(shù)管理部應(yīng)注意計算機(jī)系統(tǒng)的有效性、可靠性和安全性，定期檢查運(yùn)行程序，并制定防范意外事項的有效措施。第三章 請購與采購控制第十條 公司采購部、制造部應(yīng)當(dāng)按照公司采購控制程序文件，根據(jù)倉儲計劃、資金籌措計劃、生產(chǎn)計劃、銷售計劃等制定采購計劃，對存貨的采購實行預(yù)算管理，合理確定庫存存貨的結(jié)構(gòu)和數(shù)量。第十一條 公司采購部、制造部還應(yīng)制定合理的存儲定額，物資的存儲定額通常是在一定管理條件下為保證生產(chǎn)順利進(jìn)行所必要的、經(jīng)濟(jì)合理的物資儲備數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)；不同的材料有不同的標(biāo)準(zhǔn)，特別是大宗原材料和燃料要根據(jù)不同的季節(jié)制定不同的合理庫存，以減少資金浪費(fèi)。公司采購部、制造部應(yīng)當(dāng)指定專人逐日根據(jù)各種材料的采購間隔期和

6、當(dāng)日材料的庫存量，分析確定應(yīng)采購的日期和數(shù)量，計算安全存貨水平和經(jīng)濟(jì)采購批量，據(jù)此進(jìn)行再訂購，盡可能降低庫存或?qū)崿F(xiàn)零庫存。第十二條 公司采購部、制造部應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司采購管理暫行規(guī)定進(jìn)行采購，確保采購過程的透明化。應(yīng)根據(jù)預(yù)算或采購計劃辦理采購手續(xù)，嚴(yán)格控制預(yù)算外或計劃外采購。公司年度采購計劃外項目，若要求緊急采購時，由采購部門填制急需、緊急貨物采購單，經(jīng)費(fèi)用主管部門確認(rèn)、采購部門分管副總經(jīng)理簽署意見、價格部審核、總會計師批準(zhǔn)后方可采購（其它相關(guān)手續(xù)應(yīng)在采購活動發(fā)生后一周內(nèi)完成）；公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)預(yù)算有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特點編制存貨年度、季度和月份的采購、生產(chǎn)、存儲、銷售預(yù)算，并按照預(yù)算對實際執(zhí)行

7、情況予以考核。第十三條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨的不同取得方式，采取相應(yīng)的控制方法實施有效控制，確保存貨取得真實、合理、透明。（一） 公司外購存貨，應(yīng)當(dāng)符合公司內(nèi)部控制規(guī)范采購與付款的有關(guān)規(guī)定，采購批量和采購時點的確定應(yīng)當(dāng)符合市場狀況、行業(yè)特征和公司經(jīng)營管理的實際需要。（二） 公司接受投資者投入的存貨，其實有價值和質(zhì)量狀況應(yīng)當(dāng)經(jīng)過評估和檢查，并與公司合同或協(xié)議的約定相一致。（三） 公司取得的存貨為對方公司抵頂債務(wù)的，該類存貨的取得應(yīng)經(jīng)過公司有關(guān)部門和人員審核批準(zhǔn)，其實有價值和質(zhì)量狀況應(yīng)當(dāng)符合雙方的有關(guān)協(xié)議。第四章 驗收與保管控制第十四條 采購部門要對采購物資進(jìn)行驗證。驗證其是否與采購（委外）計劃和采購

8、（委外）合同的各項要求相一致，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供貨廠家及供方隨貨物提交的檢驗、試驗過程控制記錄。檢驗部對采購物資的檢驗按監(jiān)視、檢測和測量控制程序規(guī)定執(zhí)行，出具采購物資驗證的檢驗記錄。對于驗收合格的存貨，應(yīng)當(dāng)及時辦理入庫手續(xù)。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗收的部門和人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時查明原因，視存貨的不同取得方式作出相應(yīng)處理。第十五條 外購存貨入庫前一般應(yīng)經(jīng)過以下驗收程序：（一）檢查訂貨合同、入庫通知單、供貨公司提供的材質(zhì)證明、合格證、運(yùn)單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符；（二）對擬入庫存貨的交貨期進(jìn)行檢驗，確定外購貨物的實際交貨期與訂購

9、單中的交貨期是否一致；（三）對待驗貨物進(jìn)行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗，必要時可聘請外部專家協(xié)助進(jìn)行；（四）對驗收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫手續(xù)，對經(jīng)驗收不符合要求的貨物，應(yīng)及時辦理退貨或索賠。第十六條 對入庫的自制存貨，應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量，檢驗部門應(yīng)派專人對其進(jìn)行檢驗，通過檢驗合格的半成品、產(chǎn)成品才能辦理入庫手續(xù)，不合格品應(yīng)及時查明原因、落實責(zé)任、報告處理。采購后實物不入庫而直接發(fā)至使用現(xiàn)場的外購存貨，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)方法及時辦理出、入庫手續(xù)。第十七條 公司應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度，按照公司物資倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)存貨的日常保管工作。（一）應(yīng)當(dāng)按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，結(jié)合存貨的具體特征，建立

10、和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施；（二）各公司應(yīng)當(dāng)建立存貨的分類管理制度，對貴重物品、生產(chǎn)用關(guān)鍵備件、精密儀器、危險品的倉儲，應(yīng)當(dāng)采取額外控制措施，確保重要存貨的保管、調(diào)用、轉(zhuǎn)移等經(jīng)過嚴(yán)格授權(quán)批準(zhǔn)，且在同一環(huán)節(jié)有兩人或兩人以上同時經(jīng)辦。第十八條 存貨管理部門對入庫的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨明細(xì)賬，詳細(xì)登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內(nèi)容，并定期與財會部門就存貨品種、數(shù)量、金額等進(jìn)行核對。公司存貨明細(xì)賬不得出現(xiàn)負(fù)數(shù)余額。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應(yīng)單獨(dú)記錄，避免與本公司存貨相混淆。入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)辦人在修改處簽字確認(rèn)

11、，資產(chǎn)財務(wù)部審核同意后執(zhí)行。第十九條 對于已售商品退貨的入庫，成品庫應(yīng)根據(jù)營銷中心填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后，對擬入庫的商品進(jìn)行驗收。因產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨，應(yīng)入返修庫房，按照公司返修產(chǎn)品核算管理辦法，選擇修復(fù)、報廢等措施。第二十條 存貨的存放和管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)并進(jìn)行分類編目，嚴(yán)格限制其他無關(guān)人員接觸存貨，入庫存貨應(yīng)及時記入收發(fā)存登記簿或存貨卡片，并詳細(xì)標(biāo)明存放地點。第二十一條 制造部應(yīng)當(dāng)督促各生產(chǎn)車間加強(qiáng)對生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、低值易耗品、半成品等物資的管理與控制，并根據(jù)生產(chǎn)特點、工藝流程等對轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出存貨的品種、數(shù)量等進(jìn)行交接記錄。對在生產(chǎn)過程中廢棄的存貨，也應(yīng)進(jìn)行登記，防止浪

12、費(fèi)、被盜和流失。各公司倉儲、保管部門應(yīng)當(dāng)建立崗位責(zé)任制，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調(diào)運(yùn)、出入庫登記、倉庫清理、安全保衛(wèi)、情況記錄等各方面的職責(zé)任務(wù)，并定期或不定期地進(jìn)行檢查。第二十二條 存貨采購應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進(jìn)行初始計量，正確核算存貨采購成本。資產(chǎn)財務(wù)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)驗收證明對驗收合格的存貨及時辦理入賬手續(xù)，正確登記入庫存貨的數(shù)量與金額。存貨倉儲、保管部門對會計期末貨物已到、發(fā)票未到的存貨，應(yīng)辦理暫估入賬手續(xù)交資產(chǎn)財務(wù)部核算。第五章 領(lǐng)用與發(fā)出控制第二十三條 公司存貨倉儲、保管部門應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用和發(fā)出制度。根據(jù)公司限額領(lǐng)用材料管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行領(lǐng)用與發(fā)出控制。公司生產(chǎn)車

13、間領(lǐng)用原材料、輔助材料，應(yīng)當(dāng)按工藝部核定的消耗定額開具限額領(lǐng)料單，經(jīng)材料員、計劃員、車間主任審批后到庫房嚴(yán)格按材料消耗定額領(lǐng)料。生產(chǎn)車間、其他部門的費(fèi)用性領(lǐng)料單，經(jīng)材料員、車間主任、會計員及費(fèi)用歸口部門審批后到庫房領(lǐng)料。超出存貨領(lǐng)料限額的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)部門的特別授權(quán)。庫存商品的發(fā)出需要開具經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的銷售清單，倉庫應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷售清單發(fā)出貨物，并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財務(wù)部門核對。第二十四條 公司庫管人員應(yīng)當(dāng)明確發(fā)出存貨的流程，根據(jù)公司規(guī)定的出入庫手續(xù)（如領(lǐng)料單、銷售單等）及時辦理物資出庫，及時核對有關(guān)票據(jù)憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號一致。要嚴(yán)格審核出庫憑據(jù)內(nèi)容的完整性、規(guī)

14、范性，對費(fèi)用性領(lǐng)料單要特別注意審核是否經(jīng)領(lǐng)料單位會計和負(fù)責(zé)人簽字，定額領(lǐng)料是否經(jīng)定額審核人員簽章，銷售單是否經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽審。還要注意堅持一單一號（生產(chǎn)命令號、費(fèi)用號）一種材料。第二十五條 資產(chǎn)財務(wù)部應(yīng)當(dāng)針對存貨種類繁多、存放地點復(fù)雜、出入庫發(fā)生頻率高等特點，加強(qiáng)與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作，避免出現(xiàn)將已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬之情形。第六章 盤點與處置控制第二十六條 各公司應(yīng)當(dāng)建立健全存貨清查盤點制度，資產(chǎn)財務(wù)部、采購部、工藝部、制造部每年定期（每年至少一次）對各類存貨進(jìn)行實地清查和盤點庫，清點核對庫存物資，要做到賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)并掌握存貨的滅失、損壞、變質(zhì)和長期積壓等情況，對出現(xiàn)

15、的異常情況及時匯報。 第二十七條 存貨的盤盈、盤虧應(yīng)當(dāng)及時編制盤點表，分析原因，提出處理意見，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，在期末結(jié)賬前處理完畢。對存貨盤虧、非正常損失按照公司成本核算考核管理規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。第二十八條 倉儲部門應(yīng)通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況。選擇有效的處理方式，并經(jīng)相關(guān)部門審批后對殘、次、冷、背存貨作出相應(yīng)的處置。公司對已經(jīng)銷賬但未正式處置的存貨，建立“賬銷案存”管理制度，繼續(xù)進(jìn)行實物管理。公司單項存貨損失超過5000元的，應(yīng)報集團(tuán)公司批準(zhǔn)。第二十九條 存貨的會計處理，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。根據(jù)存貨的特點及公司內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)

16、的管理方式，公司存貨采用計劃成本核算，發(fā)出存貨計價方法為計劃成本法，每年要對計劃成本差異率進(jìn)行檢查。對計劃成本偏離實際成本10%以上的，應(yīng)及時調(diào)整計劃成本。計價方法一經(jīng)確定，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意變更。每年年末倉儲部門與財會部門應(yīng)結(jié)合盤點結(jié)果對存貨進(jìn)行庫齡分析，確定是否需要計提減值準(zhǔn)備。經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可進(jìn)行會計處理，并附有關(guān)書面記錄材料。第七章 監(jiān)督檢查第三十條 公司應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)規(guī)范的存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗收與入庫，倉儲與保管，領(lǐng)用、發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，并設(shè)置相應(yīng)的記錄或憑證，如實記載各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的開展情況，確保存貨業(yè)務(wù)全過程得到有效控制。第三十一條 公司應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕泝?nèi)部控制監(jiān)督檢查制度，存貨內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：（一）存貨業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。（二）存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點檢查授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批行為。（三）存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況。重點檢查存貨取得是否真實、合理，存貨驗收手續(xù)是否健全，存貨保管的崗位責(zé)任制是否落實，存貨清查、盤點是否及時、正確。（四）存貨處置制度的執(zhí)行情況。重點檢查存貨處置是