晨光文具合同管理課件

1、晨光文具合同管理辦法課件合合 同同 管管 理理 辦辦 法法晨光文具合同管理辦法課件公司法律風險防范體系1、公司治理結(jié)構(gòu)；2、公司合同風險防范體系；3、公司知識產(chǎn)權(quán)保護體系； 4、公司人力資源法律保障體系；5、公司重大重組項目風險防范體系；6、公司法律風險預警機制；7、公司法律風險救濟機制；8、公司法律培訓；9、公司法律風險年度評估報告。 晨光文具合同管理辦法課件 目錄目前合同存在的問題問題的解決方案合同管理辦法的主要內(nèi)容1、適用范圍2、職責權(quán)限3、資信調(diào)查4、合同文本5、合同的形式6、合同的審查、審批7、合同蓋章8、合同履行9、合同存檔晨光文具合同管理辦法課件 目前合同存在的問題1/4案例一

2、公司某加工定制合同，在合同履行過程中，因?qū)Ψ疆a(chǎn)品規(guī)格存在問題，產(chǎn)生糾紛。但合同中對產(chǎn)品驗收條款約定不詳細，合同中也沒有產(chǎn)品存在問題的解決方式（違約責任），并且在糾紛協(xié)調(diào)的過程中，對問題解決沒有簽訂書面協(xié)議，導致對方起訴我公司的訴訟中，我方有理反而要承擔不利的后果。分析：1、合同條款約定不全面合同條款約定不全面：對合同可能存在的風險，要約定可執(zhí)行的救濟方案（違約責任）； 2、忽視合同資料的書面化忽視合同資料的書面化：對合同履行過程中產(chǎn)生的約定，要落實到書面。晨光文具合同管理辦法課件 目前合同存在的問題2/4案例二 公司某機器采購合同，合同約定詳細，應(yīng)該是一份規(guī)范的合同。但機器在使用過程中出現(xiàn)了頻

3、繁的質(zhì)量問題，超出了正常售后的范圍，導致產(chǎn)品不能使用。而合同中沒有對這種極端風險的約定，導致糾紛處理非常被動。分析：1、對極端情況的風險預計不足對極端情況的風險預計不足：合同簽訂時覺著根本不可能發(fā)生問題，往往會出現(xiàn)，如果合同中沒有約定，處理會很被動。2、對合同存在的風險，要不厭其煩，除非有100%的把握不發(fā)生，就要把該風險寫入合同。尤其要考慮極端情況下的風險，雖然這種風險的概率很小，但發(fā)生了就是很大的損失。 晨光文具合同管理辦法課件 目前合同存在的問題3/4案例三 公司某機器采購合同，經(jīng)過法務(wù)部審查后，加入了違約責任，后因質(zhì)量問題產(chǎn)生了糾紛。移交法務(wù)部后，我們分析了材料，認為勝訴沒有問題。但在

4、立案的過程中，發(fā)現(xiàn)對方?jīng)]按時年檢，存在被吊銷營業(yè)執(zhí)照的可能，所以我們立即查閱了該公司檔案，發(fā)現(xiàn)該公司資本金在注冊后就被抽走，并且連年虧損，賠償能力很有限?？梢哉f此案勝訴沒問題，但執(zhí)行風險很大，即勝了官司拿不到錢。分析：1、違約責任設(shè)置得當有利于糾紛的迅速解決。2、合同簽訂前的資信調(diào)查資信調(diào)查，對履約能力和履約不能的救濟意義重大。 晨光文具合同管理辦法課件問題總結(jié)4/4三個案例很具有代表性，反映了公司部分部門合同的現(xiàn)狀：1、合同起草存在漏洞。(導致無法追究對方責任)合同條款約定不全面；對極端情況的風險預計不足。2、資信調(diào)查的缺失。（導致即使勝訴，無法執(zhí)行）3、合同資料不符合訴訟要求。（導致舉證困

5、難）總結(jié)：合同如果出現(xiàn)糾紛，不能勝訴；或勝訴后無法執(zhí)行。為了解決以上問題，法務(wù)部根據(jù)公司的實際設(shè)計了以下制度和流程：晨光文具合同管理辦法課件合同漏洞合同漏洞合同審查合同審查業(yè)務(wù)審查業(yè)務(wù)審查法律審查法律審查實質(zhì)具備規(guī)范手續(xù)規(guī)范手續(xù)部分審查主要控制主要控制輔助控制輔助控制標準合同標準合同合同蓋章合同蓋章財務(wù)結(jié)算財務(wù)結(jié)算控制點控制點合同已生合同已生效效合同未生效合同未生效勝勝 訴訴證據(jù)形式證據(jù)形式可執(zhí)行資產(chǎn)可執(zhí)行資產(chǎn)2 2標準合同制度標準合同制度執(zhí)行執(zhí)行訂立訂立合同存檔合同存檔履行變更履行變更3 3合同形式制度合同形式制度1 1資信調(diào)查制度資信調(diào)查制度7 7合同存檔制度合同存檔制度6 6合同履行處理

6、制度合同履行處理制度5 5合同專用章制度合同專用章制度制度流程示意圖4 4合同審查審批制度合同審查審批制度晨光文具合同管理辦法課件合同管理作為公司法律風險防御體系中一項基礎(chǔ)性工作，從事先預防的角度來處理公司法律風險，對公司的持續(xù)健康發(fā)展有著重要的意義。疑問：疑問：從來無發(fā)生問題；實施起來太復雜；能否不實施？檢驗標準沒發(fā)生風險原因：沒發(fā)生風險原因：公司優(yōu)勢地位；合同審批權(quán)現(xiàn)對集中高層；業(yè)務(wù)管理和合同管理要求無意識重合；風險自身特點：低概率性；你比較幸運。一旦發(fā)生風險：一旦發(fā)生風險：必然發(fā)生損失！有實施的必要嗎？1、能否經(jīng)受多問幾個假設(shè)的考驗？2、能否經(jīng)受訴訟考驗？晨光文具合同管理辦法課件第三人原

7、因造成合同對方履約不能市場變化利益誘惑背棄誠信合同陷阱意外事故合同風險合同風險就像河流中的暗礁，雖然遇到的幾率不高，但一旦遇到。晨光文具合同管理辦法課件 主要內(nèi)容 此次實施的合同管理辦法不是一個完整的合同管理體系，僅僅是針對公司急需解決的主要問題，作出的一個解決方案的羅列。主要內(nèi)容再次熟悉一下： 1、適用范圍；2、職責權(quán)限；3、資信調(diào)查；4、合同文本；5、合同的形式；6、合同的審查、審批；7、合同蓋章；8、合同履行；9、合同存檔以下按照順序逐個問題講解。晨光文具合同管理辦法課件 適用范圍適用范圍：集團公司總部所有合同的簽訂、履行、變更、解除和管理等活動。參照執(zhí)行：集團下屬單位、控股單位等。例外

8、：集團內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易。思路：考慮到一種制度建立的客觀規(guī)律。合同管理制度，推廣思路為：先簡單后全面，先局部后全局，有計劃的逐步完善和全面推廣。晨光文具合同管理辦法課件 職責權(quán)限二級管理、專業(yè)歸口二級管理，公司合同管理分2個層次：公司層次和中心（下屬單位）層次，公司層次由總經(jīng)理負責，中心由分管領(lǐng)導負責，下屬單位由行政負責人負責。專業(yè)歸口，合同管理是一項專業(yè)性的工作，由公司專業(yè)部門進行歸口管理。公司層次是法務(wù)部，中心（下屬單位）層次是合同管理員。合同管理員，各中心和各下屬單位應(yīng)該設(shè)置專門（可兼職）合同管理員，在本周五之前報法務(wù)備案，法務(wù)部將對合同管理員進行專業(yè)方面的培訓和指導。晨光文具合同管理辦法課件

9、 資信調(diào)查資信調(diào)查：在簽約前對簽約對象進行資質(zhì)和信譽等方面的調(diào)查，來確保對方的履約能力和風險發(fā)生后的賠償能力。資信調(diào)查有2個階段，調(diào)查階段和評估階段。此次合同管理制度僅對調(diào)查階段做了要求，評估也是資信調(diào)查里面重要的環(huán)節(jié)，由合同經(jīng)辦部門自行負責。調(diào)查的方法和內(nèi)容：以客戶情況調(diào)查表為目錄，調(diào)取對方反映公司資信狀況的相關(guān)材料和文件。希望各部門找到適合自己的調(diào)查方法，固定下來形成制度和習慣。晨光文具合同管理辦法課件 合同文本合同文本的標準化是解決合同起草存在漏洞的有效方式。目前在法務(wù)部的牽頭下，已經(jīng)起草了部分標準合同文本，有望在年內(nèi)實現(xiàn)主要合同的標準化。推行合同文本的標準化將是合同管理初期主要的工作之

10、一，合同標準文本制定的前提是法務(wù)部能夠全面對公司合同進行審查、了解公司存在的合同情況。年度合同和年度合作額度較大的合同，必須逐步實現(xiàn)合同文本的標準化。非標準合同的起草，參照已有的標準合同進行，必要時請求法務(wù)部協(xié)助。晨光文具合同管理辦法課件 合同的形式合同的形式：書面形式和口頭形式書面形式：原件方式、傳真方式和電子郵件方式1、原件方式：就是俗稱的蓋紅章的合同，原則上公司所有的合同應(yīng)盡量采用這種方式。2、傳真和電子郵件方式：年度合同下面的訂單或者普通合同中有其他業(yè)務(wù)往來資料相印證?？陬^形式：5000元以下，即時清結(jié)。合同形式的選擇決定合同在效率和安全之間的平衡，在公司目前的情況下，應(yīng)以安全優(yōu)先，適

11、當考慮效率，盡量采用原件方式來簽訂合同，需要用其他方式簽訂合同的，如在安全性上把握不準，應(yīng)尋求法務(wù)部的幫助。晨光文具合同管理辦法課件合同的審查、審批合同的審查是對合同提出專業(yè)意見的過程，合同的審批是合同是否簽訂和合同審查意見是否采納的批準過程。審查是審批的前置程序。合同的審查和審批，是合同管理中最核心的內(nèi)容，也是本管理辦法實際執(zhí)行最外在體現(xiàn)，他的實施，是本辦法其他內(nèi)容實施的基礎(chǔ)。合同的審查、審批分以下幾點講述：1、流程圖2、審查的要點3、審批的要點晨光文具合同管理辦法課件 流程圖晨光文具合同管理辦法課件 審查的要點 合同審查分為業(yè)務(wù)審查和法律審查。 業(yè)務(wù)審查在目前實際中是存在的，現(xiàn)在需要落實到

12、書面，需要注意的是注意全面預測風險，并在合同中體現(xiàn)。 法律審查的要點是風險相關(guān)的違約責任的設(shè)定，及合同的合法性和嚴密性。 目前合同起草主要問題：對新類型的合同不知道包含哪些條款；合同風險處理約定不全；語言口語化或表述存在歧義。 法務(wù)部審查面臨最大困難：預測業(yè)務(wù)中可能存在的風險。 合同承辦單位或法務(wù)部可以根據(jù)合同的特點，邀請相關(guān)部門參與合同審查，目的是專業(yè)的問題專業(yè)人員參與。 特別情況：涉及保密的合同，公司領(lǐng)導指定審查流程；外文合同，合同承辦單位提供譯文；訂單和已經(jīng)備案的標準合同不進行法律審查。晨光文具合同管理辦法課件 審批的要點 審批的目的是權(quán)責明確，合理分流。 本辦法中重大合同的權(quán)限審批人是

13、董事長或總經(jīng)理，其他合同的權(quán)限審批人參照公司規(guī)定執(zhí)行。 審批的要點是：合同是否可以簽訂；對審查單位提出的意見是否采用。 目前實際問題：審批權(quán)限不規(guī)范；合同審批層次不合理；審批無固定流程。 審查審批流程現(xiàn)狀：經(jīng)辦單位拿到合同，部門看看沒問題，交法務(wù)部，修改后，交相應(yīng)領(lǐng)導審批。實質(zhì)是符合本辦法的。 10月1日實施后要改變的：合同審批單，嚴格執(zhí)行審查審批程序。 控制點：憑審批單蓋章，無合同審批單不能蓋章。 注意：承辦單位要給審查審批預留時間，審查單位要半個工作日內(nèi)完成。晨光文具合同管理辦法課件 合同蓋章實行合同專用章制度，禁止部門章或行政章在合同上使用。特殊情況下，合同單位說明原因，法務(wù)部認為可以的

14、，在合同審批單批注使用行政章的說明，承辦單位憑審批單辦理蓋行政章手續(xù)。合同專用章的意義在于通過蓋章這個控制點的設(shè)立，來控制合同必須經(jīng)過審查審批手續(xù)。合同專用章的設(shè)置和申請刻制由法務(wù)部負責。蓋章原則上對方先蓋章，我方再行蓋章。現(xiàn)行合同用印章的初步處理意見：目前合同用印章統(tǒng)計表晨光文具合同管理辦法課件 合同履行嚴格履行合同 我方要按約履行，避免違約；對方違約的，不得擅自免除對方違約責任，要有相應(yīng)審批手續(xù)。 合同履行的責任人是合同經(jīng)辦單位。合同異常的處理 合同履行過程中的重大變故（嚴重違約、變更、中止、解除等），要填寫合同履行跟蹤表，目的是取得專業(yè)性處理指導意見，避免風險的發(fā)生。合同履行中的資料 要

15、注意達成的協(xié)議落實到書面形式，利于將來的舉證。相應(yīng)資料要注意保管。風險性較高的合同中的處理資料歸法務(wù)部保管，法務(wù)部出具文件移交清單。晨光文具合同管理辦法課件 合同存檔法務(wù)部統(tǒng)一存檔，目的為統(tǒng)一管理，規(guī)范保管。保管方法：統(tǒng)一編號，臺帳登記。原件和副本的使用 法務(wù)部收到原件后，出具文件移交清單給合同經(jīng)辦部門，原件掃描后歸檔，原則上不再使用。法務(wù)部根據(jù)經(jīng)辦部門需求，提供復印件并加蓋“本件與原件核對無誤”并簽名后，作為公司內(nèi)部部門保存和財務(wù)結(jié)算使用，在公司內(nèi)部等同于原件。 如果合同專用章制度不能控制合同的全面審查，法務(wù)部會考慮與財務(wù)協(xié)商，增加結(jié)算階段的控制點，要求結(jié)算用合同必須加法務(wù)部印記。 保管期限：合同5年，訂單2年，存在爭議風險的不能銷毀。 晨光文具合同管理辦法課件合同漏洞合同漏洞合同審查合同審查業(yè)務(wù)審查業(yè)務(wù)審查法律審查法律審查實質(zhì)具備規(guī)范手續(xù)規(guī)范手續(xù)部分審查主要控制主