有效的時(shí)間管理

1、有效的時(shí)間管理       達(dá)爾文的捍衛(wèi)者，英國(guó)博物學(xué)家赫婿黎說(shuō)得很形象：“時(shí)間是最不偏私的，給任何人都是二十四小時(shí)，同時(shí)時(shí)間是最偏私的，給任何人都不是二十四小時(shí)?！?#160;      時(shí)間管理的重要性往往被我們所忽略，當(dāng)我們?nèi)ド虒W(xué)院學(xué)了mba那些看似很耀眼的課程后，才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許是時(shí)間管理。       進(jìn)行有效的時(shí)間管理，必須把握以下十大法則：細(xì)微邊界法則      &

2、#160; 細(xì)微邊界法則是指時(shí)間上的細(xì)微差別可能導(dǎo)致最終結(jié)果上的巨大差異，即所謂“失之毫厘，差之千里”。        細(xì)微邊界法則在生活中無(wú)處不在，如因一分之差錯(cuò)過(guò)了列車，可能要再花幾個(gè)小時(shí)或更長(zhǎng)時(shí)間等待下一列；搶救危重病人延誤一分鐘，可能會(huì)奪去病人的生命；而在比賽中慢了一秒鐘，就可能與獎(jiǎng)牌擦肩而過(guò)細(xì)微邊界法則在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突出，現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)由“大魚吃小魚”轉(zhuǎn)變?yōu)椤翱祠~吃慢魚”，企業(yè)間在對(duì)市場(chǎng)反應(yīng)速度上的細(xì)微差距，可能導(dǎo)致利潤(rùn)率上的天壤之別。英特爾公司就是因?yàn)榭偰鼙雀?jìng)爭(zhēng)對(duì)手快一步推出性能更高的處理器，成功攫取了cpu市場(chǎng)8

3、0%的利潤(rùn)。而那些動(dòng)作總比別人慢半拍的企業(yè)，均難以擺脫最終覆滅的命運(yùn)。       細(xì)微邊界法則告訴我們，決定一個(gè)人能否成功，有時(shí)不在于其是否比別人付出了更多的辛苦，而在于其是否比別人先行一步。先行一步天地寬，搶先一步，就會(huì)領(lǐng)略到別樣的風(fēng)景，就會(huì)占盡先機(jī)，而辦事拖拉、沒(méi)有時(shí)間觀念，就可能因一步趕不上，而步步趕不上。為此我們必須增強(qiáng)時(shí)間觀念，無(wú)論做什么事情，都要有時(shí)不我待的緊迫感，早謀劃、早準(zhǔn)備、早著手，這樣才會(huì)在工作和生活中爭(zhēng)取主動(dòng)；凡事都要打好時(shí)間提前量，這樣才會(huì)避免因一步之差而與成功失之交臂的遺憾。帕累托法則  

4、;     帕累托法則又稱80/20法則，是由英國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家和社會(huì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的，最初只限定于經(jīng)濟(jì)學(xué)領(lǐng)域，后來(lái)這一法則也被推廣到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，且深為人們所認(rèn)同。帕累托法則是指在任何大系統(tǒng)中，約80%的結(jié)果是由該系統(tǒng)中約20%的變量產(chǎn)生的。例如，在企業(yè)中，通常80%的利潤(rùn)來(lái)自于20%的項(xiàng)目或重要客戶；經(jīng)濟(jì)學(xué)家認(rèn)為，20%的人掌握著80%的財(cái)富；心理學(xué)家認(rèn)為，20%的人身上集中了80%的智慧等。具體到時(shí)間管理領(lǐng)域是指大約20%的重要項(xiàng)目能帶來(lái)整個(gè)工作成果的80%.并且在很多情況下，工作的頭20%時(shí)間會(huì)帶來(lái)所有效益的80%.帕累托法則對(duì)我們的啟示是：大智

5、有所不慮，大巧有所不為。工作中應(yīng)避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效，出色地完成無(wú)關(guān)緊要的工作是最浪費(fèi)時(shí)間的。你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。工作中我們要學(xué)會(huì)“不釣小魚釣鯨魚”，如果你抓了100條小魚，你所擁有的不過(guò)是滿滿一桶魚，但如果你抓住了一條鯨魚，你就不枉此行了。黃金三小時(shí)法則       黃金三小時(shí)法則認(rèn)為，早晨58點(diǎn)是人一天中效率最高的三小時(shí)。一天之計(jì)在于晨，早晨頭腦最清醒、精力最充沛、思維最活躍、環(huán)境最安寧、注意

6、力最集中、心情最愉悅，而且由于剛剛醒來(lái)，收集睡眠中的潛意識(shí)也最全，在這一時(shí)段工作一小時(shí)相當(dāng)于其他時(shí)段工作三個(gè)小時(shí)。當(dāng)你早早起床開始工作時(shí)，你甚至能在正常的工作時(shí)間來(lái)臨前完成一天的工作，這樣即將開始的一天就是你多賺出來(lái)的。        黃金三小時(shí)法則告訴我們，應(yīng)該利用一天中效率最高的時(shí)段去完成一天中最重要的工作，以達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)然，由于生物鐘的不同，黃金三小時(shí)的具體時(shí)段可能因人而異，但這并不影響此法則作用的發(fā)揮。我們應(yīng)該在生活中多體會(huì)，以便找出自己的黃金三小時(shí)并利用好它，達(dá)到一天等于兩天的效果。  

7、;     黃金三小時(shí)法則還可以進(jìn)一步擴(kuò)展，我們可以把每星期的第一天作為黃金時(shí)段，處理完一星期最重要的工作，把每個(gè)月的第一星期作為黃金時(shí)段，處理完一個(gè)月最重要的工作。如果你做到了這一點(diǎn)，你就搶占了時(shí)間爭(zhēng)奪戰(zhàn)中的每一個(gè)制高點(diǎn)，并獲得了一支強(qiáng)大的時(shí)間預(yù)備隊(duì)，無(wú)論將其使用到哪一個(gè)方向，都會(huì)在那里取得壓倒性的優(yōu)勢(shì)。 帕金森法則       帕金森法則認(rèn)為，工作在最終期限到來(lái)前是不可能被完成的。這一法則實(shí)際上是依賴人與生俱來(lái)的惰性和對(duì)最后期限的潛意識(shí)發(fā)揮作用。人們會(huì)下意識(shí)地根據(jù)完成時(shí)限的遠(yuǎn)近把工

8、作分為三六九等，完成時(shí)限越近，人們對(duì)某項(xiàng)工作的關(guān)注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作，會(huì)促使人們挖掘自身的潛能，調(diào)動(dòng)一切資源保證任務(wù)按期完成；而那些完成時(shí)限較遠(yuǎn)或可以被無(wú)限期推遲的工作往往被束之高閣。       帕金森法則對(duì)我們的啟示是，為避免拖拉、克服惰性，應(yīng)該為工作設(shè)置盡可能短的完成時(shí)限，通過(guò)時(shí)間的壓力保持工作的動(dòng)力，使每一項(xiàng)工作都能在第一時(shí)間完成，以便爭(zhēng)取主動(dòng)；對(duì)于那些對(duì)未來(lái)起重要作用的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，則應(yīng)進(jìn)行合理分解，細(xì)化為在每一階段可完成的小目標(biāo)，并設(shè)定嚴(yán)格的時(shí)限，以避免這些重要而不緊急的任務(wù)在日常工作中被忽視

9、，出現(xiàn)平時(shí)不燒香、臨時(shí)抱佛腳的被動(dòng)局面。學(xué)習(xí)曲線法則       學(xué)習(xí)曲線法則是指在一個(gè)合理的時(shí)間段內(nèi)，連續(xù)進(jìn)行有固定模式的重復(fù)工作，工作效率會(huì)按照一定的比率遞增，從而使單位任務(wù)量耗時(shí)呈現(xiàn)一條向下的曲線。學(xué)習(xí)曲線效應(yīng)是在以下兩種因素的共同作用下產(chǎn)生的：一是熟能生巧，連續(xù)進(jìn)行有固定套路的工作，操作會(huì)越來(lái)越熟練，完成單位任務(wù)量的工作時(shí)間會(huì)越來(lái)越短；二是規(guī)模效應(yīng)，生產(chǎn)10件產(chǎn)品與100件產(chǎn)品所需要的生產(chǎn)準(zhǔn)備時(shí)間、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)間的轉(zhuǎn)換時(shí)間是一樣的，因此一次生產(chǎn)的產(chǎn)品越多，分?jǐn)偟矫考a(chǎn)品上的準(zhǔn)備時(shí)間和轉(zhuǎn)換時(shí)間越少，單位生產(chǎn)效率越高。  

10、      學(xué)習(xí)曲線法則告訴我們，應(yīng)盡量集中處理性質(zhì)相同的事務(wù)性工作， 如一次性處理具有相同性質(zhì)的所有文件，一次性打完所有的溝通電話，一次購(gòu)齊所需的生活用品，一次性做完所有家務(wù)等。這樣既有利于提高工作的熟練程度，又能通過(guò)批量作業(yè)減少準(zhǔn)備工作和中間環(huán)節(jié)占用的時(shí)間，從而達(dá)到節(jié)約時(shí)間、提高效率的目的。報(bào)酬遞減法則       報(bào)酬遞減法則與學(xué)習(xí)曲線法則相反，是指從事某項(xiàng)創(chuàng)新型的工作超過(guò)一定時(shí)限以后，單位時(shí)間內(nèi)取得的工作成果會(huì)逐漸降低。造成時(shí)間報(bào)酬遞減的原因是多方面的：由于長(zhǎng)時(shí)間從事單調(diào)的工作，人的興趣

11、會(huì)降低，創(chuàng)造力逐漸減退；運(yùn)用大腦的特定區(qū)域的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)會(huì)導(dǎo)致神經(jīng)緊張、用腦過(guò)度，容易使人疲勞；長(zhǎng)時(shí)間的腦力勞動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致腦供血不足和大腦缺氧，思維因此而變得遲鈍，工作效率快速降低。       報(bào)酬遞減法則告訴我們，要提高創(chuàng)新型工作的效率，應(yīng)注意時(shí)間的“套種”和工作任務(wù)的合理搭配。從事某項(xiàng)工作一段時(shí)間，感覺工作效率開始降低時(shí)，就應(yīng)該及時(shí)切換到另一項(xiàng)工作，從而使大腦的不同區(qū)域被輪流使用，這樣既可以保持對(duì)工作的興趣，又能使工作始終保持在時(shí)間報(bào)酬遞增的區(qū)間內(nèi)，從而提高工作效率。另外，每工作一小時(shí)就應(yīng)該放下手中的工作，起來(lái)活動(dòng)十分鐘，通過(guò)運(yùn)動(dòng)促進(jìn)腦部血液供

12、應(yīng)，保持精力充沛。       報(bào)酬遞減法則還可用于對(duì)工作設(shè)計(jì)的指導(dǎo)?？紤]到長(zhǎng)期從事單調(diào)的工作會(huì)導(dǎo)致員工績(jī)效不斷降低，應(yīng)采取工作豐富化設(shè)計(jì)或通過(guò)工作人員的定期交流、輪崗，以保持員工的工作熱情，提高員工的工作效率。反效法則        反效法則是報(bào)酬遞減法則的進(jìn)一步發(fā)展和極端化，是指當(dāng)超負(fù)荷工作過(guò)長(zhǎng)的時(shí)間后，由于注意力不集中、頭腦不清醒導(dǎo)致失誤發(fā)生，造成難以彌補(bǔ)的損失或工作的延誤，出現(xiàn)得不償失的結(jié)果。反效法則最典型的例子是疲勞駕駛導(dǎo)致車禍的發(fā)生，最普遍的例子是在電腦前工作時(shí)間

13、過(guò)長(zhǎng)后發(fā)生的誤操作，導(dǎo)致重要文件被刪除或重要數(shù)據(jù)丟失。       反效法則告誡我們，必須掌控好工作與生活的節(jié)奏，做到有張有弛，高負(fù)荷工作一段時(shí)間以后，必須強(qiáng)迫自己休息一段時(shí)間。為避免反效法則的發(fā)生，應(yīng)該養(yǎng)成一些良好的工作習(xí)慣，如及時(shí)備份電腦中重要的數(shù)據(jù)與文件，設(shè)置應(yīng)急處理系統(tǒng)等。但避免反效法則發(fā)生的最好辦法還是做好時(shí)間計(jì)劃，對(duì)于有時(shí)間壓力的任務(wù)、重要的任務(wù)，要未雨綢繆，早做打算、提前入手，爭(zhēng)取主動(dòng)，這樣才會(huì)避免因趕工造成長(zhǎng)時(shí)間、超負(fù)荷工作的情況發(fā)生，從而避免負(fù)面效用的出現(xiàn)。自控法則     

14、  自控法則其實(shí)包含三層含義：一、對(duì)于能自我掌控的事務(wù)，不用再花過(guò)多的時(shí)間和精力去掌控它，它會(huì)自行朝著既定的目標(biāo)前進(jìn)；二、對(duì)于你無(wú)法掌控的事務(wù)，不必為其多費(fèi)心思，時(shí)間會(huì)給出一切問(wèn)題的答案；三、對(duì)于你能夠而且應(yīng)該掌控的事務(wù)，用心去掌控。        自控法則告訴我們，可以通過(guò)事物的自我控制實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目的，從而騰出時(shí)間和精力去做更重要的工作。如可以在年輕時(shí)定期存入一筆存款，讓其在銀行里自行增值，當(dāng)退休時(shí)就會(huì)得到一筆豐厚的財(cái)富；管理者可以在嚴(yán)格選拔、認(rèn)真培訓(xùn)的基礎(chǔ)上授權(quán)下屬處理日常事物，從而使自己能集中時(shí)間和精力思考對(duì)組織發(fā)展更

15、為重要的問(wèn)題等。自控法則還告訴我們，應(yīng)該承認(rèn)并接受你無(wú)法掌控的領(lǐng)域，關(guān)注你可以掌控的領(lǐng)域，并且采取行動(dòng)。當(dāng)你整天為無(wú)法實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)而苦惱時(shí)，試著把它忘掉，追求你通過(guò)努力能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，說(shuō)不定會(huì)達(dá)到“無(wú)心插柳柳成蔭”的效果；當(dāng)你對(duì)一個(gè)問(wèn)題百思不得解其時(shí)，試著把它放一放，讓時(shí)間和潛意識(shí)去解決，說(shuō)不定會(huì)達(dá)到“眾里尋她千里度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處”的效果。聚光法則       只有把陽(yáng)光聚集到一點(diǎn)，才能產(chǎn)生足夠的熱量把火炬點(diǎn)燃。同樣，聚光法則認(rèn)為，只有把有限的時(shí)間聚焦到重要的目標(biāo)上，才能保證事業(yè)上的成功。目標(biāo)過(guò)于分散等于沒(méi)有目標(biāo)，把有限的時(shí)間分散

16、到眾多的目標(biāo)上，就像把有限的資金在眾多的項(xiàng)目上撒胡椒面，最終只能導(dǎo)致每一個(gè)項(xiàng)目都虎頭蛇尾、半途而廢。如果把寶貴的時(shí)間投資都用來(lái)建設(shè)爛尾樓和半截子工程，最終將使你的時(shí)間賬戶徹底破產(chǎn)，導(dǎo)致你一事無(wú)成。        聚光法則對(duì)我們的啟示是：專注與執(zhí)著是成功的關(guān)鍵。我們?cè)诠ぷ髦袘?yīng)該養(yǎng)成聚精會(huì)神的習(xí)慣，避免過(guò)多目標(biāo)的誘惑，一次應(yīng)只瞄準(zhǔn)一個(gè)目標(biāo)。一旦開始某項(xiàng)工作，就應(yīng)堅(jiān)持不懈地做下去，直接獲得令人滿意的結(jié)果，不干則已，干則一次把事情做到最好，否則返工將會(huì)使你所花費(fèi)的時(shí)間成倍增長(zhǎng)。行百里者半九十時(shí)，能否完成最后10%的工作，是決定一件事情最終成功

17、還是失敗的關(guān)鍵。許多人之所以沒(méi)有成功，就是因?yàn)樵谕瓿?0%的工作后以為大功告成而轉(zhuǎn)移了視線，最終導(dǎo)致工作的半途而廢，也使寶貴的時(shí)間被白白浪費(fèi)。時(shí)間資源互補(bǔ)法則        時(shí)間資源互補(bǔ)法則來(lái)源于項(xiàng)目管理領(lǐng)域，是指時(shí)間與用于項(xiàng)目實(shí)施的其他資源之間存在互為補(bǔ)充、互相替代的關(guān)系。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，當(dāng)某一任務(wù)完成時(shí)限緊迫時(shí)，可通過(guò)調(diào)劑其他資源，增加人力、資金、物資、設(shè)備等投入的方式來(lái)加快任務(wù)的進(jìn)程；當(dāng)某一任務(wù)完成時(shí)限較為寬松時(shí)，可調(diào)劑部分人、財(cái)、物用于完成時(shí)限更為緊迫的其他任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資源最優(yōu)利用。  

18、    時(shí)間資源互補(bǔ)法則告訴我們，應(yīng)該站在更加宏觀的角度看待時(shí)間與其他資源的利用問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際需要對(duì)時(shí)間和其他資源進(jìn)行靈活分配、合理調(diào)度。只要你感到完成某項(xiàng)任務(wù)時(shí)間緊迫、力不從心時(shí)，你都應(yīng)該首先想到是否還能找到其他資源以加快任務(wù)完成的進(jìn)度。在尋找資源時(shí)，想象力越豐富越好，比如尋求專業(yè)人士的指導(dǎo)，查找網(wǎng)絡(luò)資料，購(gòu)買專業(yè)書籍，添置先進(jìn)設(shè)備或者直接向上級(jí)、同事或家人、朋友求援等，一切可能獲得又有利于縮短工作進(jìn)程的資源都是可選之項(xiàng)。目前經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域最流行的外包業(yè)務(wù)其實(shí)就是時(shí)間-資源法則的擴(kuò)展應(yīng)用。世界上許多知名企業(yè)把生產(chǎn)、服務(wù)甚至研發(fā)等業(yè)務(wù)外包給在某一領(lǐng)域具有較大優(yōu)勢(shì)的其他企

19、業(yè)，從而大大縮短了產(chǎn)品投放市場(chǎng)的進(jìn)程。你也可以選擇把部分事務(wù)外包出去，比如保潔公司、搬家公司和其他許多專業(yè)服務(wù)公司，都能為你提供又快又好的服務(wù)，為你節(jié)省出大量寶貴的時(shí)間去從事更重要的工作。        時(shí)間管理既是科學(xué)，又是藝術(shù)，要想使你的工作、生活更富有效率，在了解和掌握以上十大法則原理的基礎(chǔ)上，還需要在實(shí)踐中多體會(huì)、多總結(jié)，只有這樣，你才能成為時(shí)間的主人。       1、有計(jì)劃地使用時(shí)間。不會(huì)計(jì)劃時(shí)間的人，等于計(jì)劃失敗。       2、目標(biāo)明確。目標(biāo)要具體、具有可實(shí)現(xiàn)性。       3、將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時(shí)間。