公司檔案管理規(guī)定范文

1、精品文檔公司檔案管理規(guī)定范文-word文檔，下載后可編輯修改-下面是小編收集整理的范本，歡迎您借鑒參考閱讀和下載，侵刪c 您的努力學(xué)習(xí)是為了更美好的未來！公司檔案管理規(guī)定范文1 一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán) 限的劃分1、公司級檔案管理范圍，由公司專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù) 印、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件：(1)公司設(shè)立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件 材料；(2)業(yè)務(wù)來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯(lián)系函件 等)；(3)政府、項目批文、合同；(4)上級機(jī)關(guān)發(fā)來的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規(guī)定、計劃等文件資料；(5)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)

2、文(包含總經(jīng)理批示后的各 項文件流程、公司決定等)；(6)工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初 設(shè)、修改、竣工圖紙；(7)公司月度、年中、年度工作計劃；(8)公司簽訂的各類合同；(9)公司有效證件、印章；ii精品文檔(10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、 會議記錄等；(11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等(12)其他具有法律效益力及保護(hù)價值的文件。(13)各項目相關(guān)資料分類存放。2、檔案管理范圍，有指定專職文書管理。檔案文件如下：(1)報請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表 等；(2)相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理；(3)公司媒

3、體宣傳資料；二、公司檔案管理準(zhǔn)則1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制，即堅 持收集、管理文件材料的制度。由負(fù)責(zé)人主體檔案的管理，并對檔案 管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。設(shè)立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。2、了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的規(guī)范范圍，收集管理本部門的文件材料。3、認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集 歸檔，每極度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢。4、承辦人員需借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù) 工作，并辦理臨時借用文件材料登記。三、檔案管理、歸檔文件整理1、部門以公司名義制作的規(guī)劃規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、項目方案等文件均應(yīng)由

4、部門文員制作副本發(fā)文、登記、原 件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。2、歸檔時限各部門專職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。 做歸檔前將資 料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理，切忌拖拉積壓。3、歸檔文件的整理1）歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。2）歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件 請示和批復(fù)放在一起。3）歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正 本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，報表、 名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重 要文件的草稿各為一件。4）不同年度的文件分開存放。5）合同按內(nèi)分開，分別分為工程合同、設(shè)

5、計合同、申元合同、 申德合同。四、檔案的銷毀1、個人非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2、對于多余、重復(fù)、過時和和無保存價值的或是盜了銷毀期限 的檔案，由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。五、檔案保管1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全 ；2、保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、 防潮、防蟲蛀、防塵、防強(qiáng)光的工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。3、隨時對檔案進(jìn)行清理，清除不必要保存的材料；對破壞褪色的 材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。公司檔案管理規(guī)定范文2一、目的為規(guī)范公司檔案資料管理，增強(qiáng)公司檔案資料的實用性和有效性， 特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動 工資

6、、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同 （包括勞動合同）、工程資料、業(yè)主/客戶資料、項目方案、通知等具 有參考價值的文件資料。三、檔案資料管理員公司的檔案資料管理由總經(jīng)理/副總經(jīng)理指定檔案資料管理員負(fù) 責(zé)，各部門資料如各部門負(fù)責(zé)人指定檔案資料管理員負(fù)責(zé)。四、檔案管理員的職責(zé)1、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年 終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。2、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司 領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。3、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。4、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可

7、辦理調(diào)動手續(xù)。5、保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和 使用方便。五、資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”及“年度歸檔”制度， 即: 日常工作時間公司來往文件/業(yè)主資料的歸檔及每年二月份為公司檔 案資料歸檔。2、各主管部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合與支持檔案管理員各主管部門 收集應(yīng)該歸檔的原始資料。3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5、檔案管理員根據(jù)公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施 檔案歸檔整理。六、資料的分類與歸檔1 .公司檔案資料的分類根據(jù)公司的實際

8、情況及檔案資料的查找 實用性歸檔。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此 規(guī)定范圍內(nèi)。 七、檔案資料的保存期限？文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外， 依下 列規(guī)定辦理：？1、永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會及 股東會紀(jì) 錄;(5)財務(wù)報表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文 件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)工程資 料及業(yè)主資料檔案;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃 資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存：(1

9、)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的 文書。4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以 保存。七、檔案的借閱1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員 未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦 的檔案材料，須經(jīng)借閱的檔案資料的部門負(fù)責(zé)人及公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)；借閱詳細(xì)的業(yè)主資料檔案必須由部門負(fù)責(zé)人報公司副總經(jīng) 理/總經(jīng)理批準(zhǔn)后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外 出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司總經(jīng)理/副

10、總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)公司總經(jīng)理 /副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得 拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主 管部門及時處理。7、會計檔案由財務(wù)部自行保管。會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部 調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持 正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司 ； 如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可

11、辦理。八、檔案的銷毀1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交副總經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀 ；一般的檔 案資料，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。 登 記表永久保存。5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總 經(jīng)理/副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。九、罰則1、無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交， 經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人

12、和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外， 各罰款100元500元，并予以通報批評。2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經(jīng)核實情況屬實，并無其他正當(dāng)理由的，公司將按情節(jié)的輕重進(jìn)行處理。嚴(yán)重者將給予辭退處理。對涂改、拆散或未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的 ；視 具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款 500元1000元，并予以 通報批評。3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并 責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。4、公司各部門員工遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，經(jīng)核實情況屬實，并無其他正當(dāng)理由的，公司將按情節(jié)的輕重進(jìn) 行處理。嚴(yán)重者將給予辭退處理。十、本管理規(guī)定自公布之日起實施

13、。公司檔案管理規(guī)定范文31、總則為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，完善檔案管理制度，特制定本規(guī)定。2、適用范圍歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中 形成的各種有保存價 值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別 立卷歸檔。3、原則公文承辦部門或承辦人員應(yīng)1證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整 （公文上的 各種附件一律不準(zhǔn)抽 存）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工 作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得 擅自帶走或銷毀。4、文件材料的收集管理堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文 書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng) 及時通知檔

14、案室。5、辦公室收集凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批 復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。6、主管部門收集6.1 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材 料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。6.2 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文 件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核 報差旅費。6.3 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、 聲 像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予 報銷會議費

15、用。6.4 部門專（兼）職文書的職責(zé)7.1 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。7.2 認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集 歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。7.3 承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工 作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。7.4 檔范圍8.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng) 導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。8.2 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、 條例、規(guī)定、計劃等文件材料。8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單

16、位來往的文書。8.4 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。8.6 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記 錄、統(tǒng)計報表及簡報。8.7 信訪工作材料。8.8 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。8.9 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、 處分的文件 材料。8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、 照片、錄首、錄像等。8.12 歸卷各部門者要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材 料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。8.13 卷目錄各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)， 編制平時文件 材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切， 并編上條款號。8.14 料送交公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料， 收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。8.15 記專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料， 按照“案卷類目' 條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上 注明。8.16 卷質(zhì)量為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案 員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。案卷