行政部崗位職責(zé)和制度

1、行政部各崗位工作職責(zé)行政主管崗位職責(zé)：公司整體辦公室日常監(jiān)督和管理工作；部門內(nèi)部的建設(shè)和管理，工作分配及制度更新等工作; 公司行政管理制度的制定與修改；與各分公司的溝通、辦公用品的采購等各項審批工作; 對分公司相關(guān)制度的制定與修訂工作；與庫房的溝通與相關(guān)事務(wù)的管理；協(xié)助人事部培訓(xùn)主管，完善培訓(xùn)中心的建設(shè)等工作； 主管領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的事宜。前臺崗位職責(zé)：接轉(zhuǎn)總機電話，接待來訪客戶；管理、控制門禁，給新員工錄門禁指紋；辦公用品、生日禮物等物品的采購、登記、領(lǐng)用； 收發(fā)快遞，并每個月結(jié)算費用；綠植的更換及費用的結(jié)算；庫房及其他門室鑰匙的管理；部分固定資產(chǎn)的保管； 安排面試人員登記、填表；更新員工通訊錄

2、；主管領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的事宜。行政文員崗位職責(zé)：車輛的日常維護和保養(yǎng)，如加油、維修、保險； 依據(jù)會議室管理辦法 ，對辦公區(qū)域所有會議室的管理和協(xié)調(diào)工作； 機房的監(jiān)督檢查工作，確保機房正常運轉(zhuǎn)，無不良狀況； 跟蹤租賃車輛合同的執(zhí)行情況，包括合同的續(xù)簽、續(xù)費、收發(fā)票等； 為了保證整潔的辦公環(huán)境的，與各部門領(lǐng)導(dǎo)保持日常的溝通工作； 打印機墨粉的監(jiān)管，如發(fā)現(xiàn)墨粉不足，及時溝通租賃打印機公司準(zhǔn)備 墨粉；總裁辦外出用車司機；8 負(fù)責(zé)與物業(yè)溝通事宜；9. 主管領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的事宜。會議室使用管理辦法、制定目的為加強公司會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，現(xiàn)結(jié)合 公司實際情況，特制定本制度。本制度適用于公司

3、總部各中心。二、申請使用會議室流程/部門自行填寫會Q議室使用登記表使用部門負(fù)責(zé)清, 理場所行政部門每天及時查閱會場使用使用部門及行政部共同準(zhǔn)備會場所需物品J三、管理辦法第一條、目前，公司總部共有五個會議室，其中兩個會議室已安裝投 影設(shè)備，其余三個會議室無投影設(shè)備。第四會議室和第五會 議室將長期開放，供各部門臨時議事使用，其他會議室則由 行政部統(tǒng)一管理。第二條、除長期開放的會議室外，其他會議室門上均有會議室使用 登記表（見附件），用于記錄此會議室近期的會議使用安排。 工作日期間，各部門需至少提前一天在所需會議室的登記 表上填寫使用情況，視為預(yù)約使用。填寫前請關(guān)注登記 表上已有的會議使用登記，以免

4、發(fā)生使用時間的沖突。第三條、填寫會議室使用登記表時，需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人數(shù)、是否使用投影設(shè)備、部門及申請 人等，如有需要行政部協(xié)辦的事項需提前注明，以便行政部 根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。第四條、若周六日使用，需提前半天填寫會議室使用登記表 ，并到 行政部領(lǐng)用相應(yīng)會議室鑰匙備用，并于工作日及時歸還。第五條、會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先， 先登記先使用， 先緊急后一般， 先全局后部門的原則，各部門之間可本著重要、緊急、優(yōu)先的 原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況，緊急會議可先通知行政部 負(fù)責(zé)人，立即開啟會議室先行使用，事后補辦有關(guān)登記。第六條、部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達會議室，并開始使用

5、。若超過 15 分 鐘未到，且無特殊情況說明，則會議室使用權(quán)由行政部另作 安排。第七條、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請，部門及個 人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超 時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時 部門必須離開會議室，終止使用該會議室。第八條、各部門在會議期間要宣導(dǎo)參會人員，愛護公共設(shè)施，禁止吸 煙，會后如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知行政部，以 便及時修理。第九條、會后使用部門及時整理、關(guān)閉投影儀、空調(diào)等電器設(shè)備，椅 子及時歸位，門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔，各項都恢復(fù)到會前 使用狀態(tài)，否則行政部有權(quán)決定將此部門登記黑名單， 30 天 內(nèi)所有會

6、議室將不對本部門開放。第十條、未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室，不得擅自 挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室物品， 需得到行政處負(fù)責(zé)人許可，借用完畢后，需及時歸還。辦公用品采購管理制度一、 總則：1. 所有辦公用品采購必須經(jīng)由行政部采購方可有效， 部門自行采購 公司將不予以報銷。2. 消耗性辦公用品的采購原則上經(jīng)總裁辦簽字同意后可直接采購； 其他辦公用品需經(jīng)總裁簽字同意后方可采購。3. 非消耗性辦公用品和固定資產(chǎn)類辦公用品的采購由部門上報需 求，行政部審批通過后，報總裁批準(zhǔn)后方可采購。4. 員工領(lǐng)取日常辦公用品時按照核定數(shù)量填寫領(lǐng)用表并簽字， 行政 部在出庫單進行記錄并

7、建立臺帳。5. 員工離職前應(yīng)如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的非消耗性辦公用品， 由行 政部確認(rèn)。二、辦公用品的申請與領(lǐng)用：1. 各部門指定一個人員， 統(tǒng)計部門內(nèi)辦公用品需求， 于每月的 10號和 20 號來前臺領(lǐng)取所需辦公用品，如遇休息日可以順延至工作日2. 如不屬于常規(guī)易耗辦公用品并無備庫存的，請?zhí)崆疤顚戅k公 用品采購申請單，部門負(fù)責(zé)人簽字后交前臺采購。3. 領(lǐng)用時，各部門仍需規(guī)范填寫辦公用品領(lǐng)用登記表 。 三、固定資產(chǎn)的申請與領(lǐng)用：1. 各部門仍需指定一個人員，專門負(fù)責(zé)部門固定資產(chǎn)采購的申請 工作。采購金額在 1000 以內(nèi)的（含 1000 元），填寫辦公用品采購申 請單并由部門負(fù)責(zé)人簽字，總裁辦簽

8、批，即可交前臺人員采購；采 購金額超過 1000 元，填寫辦公用品采購申請單和資金支出審 批單并由部門負(fù)責(zé)人簽字，總裁辦簽批后，交總裁簽批，財務(wù)審核 并款項到賬之后，即可采購。2. 所有固定資產(chǎn)采購都會記入部門固定資產(chǎn)統(tǒng)計表 ，并合計 到各部門本月費用統(tǒng)計中。3. 固定資產(chǎn)領(lǐng)用時，請規(guī)范填寫固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表 。公司辦公電腦管理制度一、員工領(lǐng)用計算機需先在行政部領(lǐng)用登記表上進行登記；二、員工需要保管好自己的系統(tǒng)登錄密碼， 當(dāng)離開座位時電腦應(yīng)處 于鎖定狀態(tài)，密碼必須包含數(shù)字和字母，長度應(yīng)大于 6 位；三、上班時間員工不得使用電腦從事與工作無關(guān)的事情， 如下載音樂、游戲、視頻等；四、筆記本電腦和臺式電腦都是固定人員使用， 不得交換或者借用 給其他人員使用；五、不得私自拆開或者維修電腦，遇到故障不能自己簡單排除的要 及時聯(lián)系行政部進行處理或者向公司申報進行保修處理。七、做好自己電腦的日常清潔和保養(yǎng)工作， 在長時間不使用或者外 出的情況 必須關(guān)閉電腦，下班后要及時切斷電源；八、因個人保管不善等原因?qū)е鹿P記本電腦丟失、被盜，