Excel2010培訓(xùn)教程

1、1 Excel2010入門(mén)l啟動(dòng)Excel與認(rèn)識(shí)工作環(huán)境l工作簿與工作簿視窗l(fā)結(jié)束Excel1-1-1 1-1-1 啟動(dòng)啟動(dòng)ExcelExcel 方法一：執(zhí)行“開(kāi)始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令啟動(dòng)Excel。 方法二：雙擊已有Excel文件圖示來(lái)啟動(dòng)Excel。 1-1 1-1 啟動(dòng)啟動(dòng)ExcelExcel與認(rèn)識(shí)工作環(huán)境與認(rèn)識(shí)工作環(huán)境 Microsoft Excel是一套功能完整、操作簡(jiǎn)易的電子計(jì)算表軟體，提供豐富的函數(shù)及強(qiáng)大的圖表、報(bào)表制作功能，能有助于有效率地建立與管理資料。 除了執(zhí)行命令來(lái)啟動(dòng)Excel外，在Windows桌

2、面或文件資料夾視窗中雙擊Excel工作表的名稱(chēng)或圖示，同樣也可以啟動(dòng)Excel。啟動(dòng)Excel20101-1-2 Excel1-1-2 Excel界面介紹界面介紹p 啟動(dòng)Excel后，可以看到如下界面：快速存取工具列功能頁(yè)次功能區(qū)工作表頁(yè)次標(biāo)簽工作表顯示比例工具p 認(rèn)識(shí)功能頁(yè)次 Excel中所有的功能操作分門(mén)別類(lèi)為8大頁(yè)次，包括文件、開(kāi)始、插入、頁(yè)面布局、公式、數(shù)據(jù)、審閱和視圖。各頁(yè)次中收錄相關(guān)的功能群組，方便使用者切換、選用。例如開(kāi)始頁(yè)次就是基本的操作功能，像是字型、對(duì)齊方式等設(shè)定，只要切換到該功能頁(yè)次即可看到其中包含的內(nèi)容。在功能頁(yè)上按一下，即可切換到該頁(yè)次p 認(rèn)識(shí)功能區(qū) 視窗上半部的面板

3、稱(chēng)為功能區(qū)，放置了編輯工作表時(shí)需要使用的工具按鈕。開(kāi)啟Excel時(shí)預(yù)設(shè)會(huì)顯示“開(kāi)始”頁(yè)次下的工具按鈕，當(dāng)按下其他的功能頁(yè)次，便會(huì)改變顯示該頁(yè)次所包含的按鈕。目前顯示“開(kāi)始”頁(yè)次的工具按鈕依功能還會(huì)再區(qū)隔成數(shù)個(gè)區(qū)塊，例如此處為字體區(qū) 當(dāng)我們要進(jìn)行某一項(xiàng)工作時(shí)，就先點(diǎn)選功能區(qū)上方的功能頁(yè)次，再?gòu)闹羞x擇所需的工具鈕。例如我們想再工作表中插入1張圖片，便可按下“插入”頁(yè)次，再按下“圖例”區(qū)中的“圖片”鈕，即可選取要插入的圖片。切換到此頁(yè)按下此鈕插入圖片與圖片、圖形有關(guān)的功能，都可以在“插圖”區(qū)中找到 另外，為了避免整個(gè)畫(huà)面太凌亂，有些頁(yè)次標(biāo)簽會(huì)在需要使用時(shí)才顯示。例如當(dāng)您在工作表中插入了一個(gè)圖表物件，

4、此時(shí)與圖表有關(guān)的工具才會(huì)顯示出來(lái):美化及調(diào)整圖表屬性的相關(guān)工具，都放在圖表工具下 除了使用鼠標(biāo)來(lái)點(diǎn)選頁(yè)次標(biāo)簽及功能區(qū)內(nèi)的按鈕外，也可以按一下 鍵盤(pán)上的Alt鍵，即可顯示各頁(yè)次標(biāo)簽的快速鍵提示訊息。當(dāng)您按下頁(yè)次標(biāo)簽的快速鍵之后，會(huì)用顯示功能區(qū)中各功能按鈕的快速鍵，讓您以鍵盤(pán)來(lái)進(jìn)行操作?？焖冁I提示信息 在功能區(qū)中按下 鈕，還可以開(kāi)啟專(zhuān)屬的【交談窗】或【工作窗格】來(lái)做更細(xì)部的設(shè)定。例如我們想要美化儲(chǔ)存格的設(shè)定，就可以切換到“開(kāi)始”頁(yè)次，按下“字體”區(qū)右下角的 鈕，開(kāi)啟儲(chǔ)存格格式交談窗來(lái)設(shè)定。切換到開(kāi)始頁(yè)次按下此鈕開(kāi)啟交談窗格更細(xì)部的設(shè)定 隱藏與顯示“功能區(qū)”：如果覺(jué)得功能區(qū)占用太大的版面位置，可以將

5、“功能區(qū)”隱藏起來(lái)。隱藏“功能區(qū)”的方法如下：目前“功能區(qū)”是完整顯示按下此鈕將“功能區(qū)”隱藏起來(lái)再按一下此鈕即可顯示功能區(qū) 將“功能區(qū)”隱藏起來(lái)后，要再度使用“功能區(qū)”時(shí)，只要將鼠標(biāo)移到任一個(gè)頁(yè)次上按一下即可開(kāi)啟；然而當(dāng)鼠標(biāo)移到其他地方再按一下左鍵時(shí)，“功能區(qū)”又會(huì)自動(dòng)隱藏了。如果要固定顯示“功能區(qū)”，請(qǐng)?jiān)陧?yè)次標(biāo)簽上按右鍵，取消最小化功能區(qū)項(xiàng)目。將鼠標(biāo)移到任何一個(gè)功能頁(yè)次上按一下，即會(huì)再度出現(xiàn)功能區(qū)取消“功能區(qū)最小化” “文件”頁(yè)次 在Excel主視窗的左上角，有一個(gè)特別的綠色頁(yè)次，就是“文件”頁(yè)次，按下次頁(yè)次可以執(zhí)行與文件有關(guān)的命令，例如開(kāi)新文件、開(kāi)啟舊文件、打印、保存及傳送文件等。按下“

6、文件”頁(yè)次除了執(zhí)行各項(xiàng)命令外，還會(huì)列出最近曾經(jīng)開(kāi)啟及儲(chǔ)存過(guò)的文件，方便再度開(kāi)啟?？稍谶@里預(yù)覽打印出來(lái)的樣子“文件”頁(yè)次p 快速存取工具欄 “快速存取工具欄”顧名思義就是將常用的工具擺放于此，幫助快速完成工作。預(yù)設(shè)的“快速存取工具欄”只有3個(gè)常用的工具，分別是“存儲(chǔ)文件按”、“復(fù)原”及“取消復(fù)原”，如果想將自己常用的工具也加此區(qū)，請(qǐng)按下 進(jìn)行設(shè)定。按下此鈕展開(kāi)“自定義快速訪問(wèn)工具列”清單例如選擇“新建”這里會(huì)列出常用的功能，如果正好是您需要的功能，只要選取功能命令，即可加入快速存儲(chǔ)工具列加入“新建”鈕，以后要打開(kāi)新文件就方便度了 如果您經(jīng)常使用的命令不在清單中，您可執(zhí)行【其他命令】命令，開(kāi)啟Ex

7、cel選項(xiàng)交談窗設(shè)定：選擇此命令在此列表中選擇命令（例如選擇“插入工作表行”功能）這里會(huì)列出已加入“快速存取工具列”的命令剛才選取的“插入工作表行”按下“新增”鈕 調(diào)整快速存取工具列的位置：按下 鈕還可設(shè)定工具列的位置。如果選擇【在功能區(qū)下方顯示】命令，可將“快速存取工具列”移至“功能區(qū)”下方。選擇此項(xiàng)“快速存取工具列”移至功能區(qū)下方p 顯示比例工具 視窗右下角是“顯示比例”區(qū)，顯示目前工作表的檢視比例，按下 可放大工作表的顯示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%.; 反之按下 鈕會(huì)縮小顯示比例，每按一次則會(huì)縮小10%,列入110%、100%、90%.?；蛘吣部梢灾苯永?/p>

8、中間的滑動(dòng)桿，往 鈕方向拉曳可放大顯示比例；往 鈕方向拉曳可縮小顯示比例?？衫冒粹o或滑動(dòng)桿調(diào)整顯示比例 放大或縮小文件的顯示比例，并不會(huì)放大或縮小字型，也不會(huì)影響文件打印出來(lái)的結(jié)果，只是方便我們?cè)跓赡簧蠙z視而已。 底下是2種不同的縮放比例的顯示結(jié)果，提供您在編輯工作表內(nèi)容時(shí)，調(diào)整縮放比例的參考： 顯示比例為100%時(shí)的工作表內(nèi)容，適合編輯資料 顯示比例為150%時(shí)的工作表內(nèi)容，適合監(jiān)視細(xì)部資料 如果您的鼠標(biāo)附有滾輪，只要按住鍵盤(pán)上的Ctrl鍵，在滾動(dòng)滾輪，即可快速放大、縮小工作表的顯示比例。 此外，您也可以按下工具列左側(cè)的“縮放比例”鈕，由“顯示比例”對(duì)話框來(lái)設(shè)定顯示比例，或自行輸入項(xiàng)要顯示

9、的比例。 按下此鈕選擇顯示比例，或在“自定義”欄中自行輸入比例 當(dāng)輸入的值小于100%,表示要縮小顯示比例；大于100%，則表示要放大。若按下“恰好容納選定區(qū)域”項(xiàng)目，則Excel會(huì)根據(jù)您在工作表上選定的范圍來(lái)計(jì)算縮放比例，使這個(gè)范圍剛好填滿整個(gè)工作簿視窗。1-1-3 1-1-3 工作簿與工作簿視窗工作簿與工作簿視窗p 工作簿與工作表工作簿與工作表 工作簿是Excel使用的文件架構(gòu)，我們可以將它想象成是一個(gè)工作夾，在這個(gè)工作夾里面有許多工作紙，這些工作紙就是工作表：工作夾工作表p 單元格與單元格位址單元格與單元格位址 工作表內(nèi)的方格稱(chēng)為“單元格”，我們所輸入的資料便是排放在一個(gè)個(gè)的單元格中。在

10、工作表的上面有每一欄的“列標(biāo)題”A、B、C、,左邊則有各列的行標(biāo)題1、2、3、，將列標(biāo)題和行標(biāo)題組合起來(lái)，就是單元格的“位址”。例如工作表最左上角的單元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E欄的第3行單元格，其位址是E3。A1單元格E3單元格這是1行這是1列列標(biāo)題行標(biāo)題p 卷軸卷軸 您知道一張工作表有多大嗎？一張工作表共有16，384列（AXFD) *1,048,576（1 1,048,576)，相當(dāng)于17,179,869,184單元格。這么大的一張工作表，不論是17、21、24寸的熒幕都容納不下。不過(guò)沒(méi)關(guān)系，我們可以利用工作簿視窗的卷軸，將工作表的各個(gè)部分分批卷到熒幕上來(lái)。卷軸的前后端

11、各有一個(gè)“卷軸鈕”，中間則是一個(gè)滑動(dòng)桿，底下我們一垂直卷軸來(lái)說(shuō)明其用法。按下可卷動(dòng)以列可上下卷動(dòng)工作表水平卷軸可左右卷動(dòng)工作表 可卷動(dòng)一個(gè)熒幕 畫(huà)片p 頁(yè)次標(biāo)簽頁(yè)次標(biāo)簽 每一本新的工作簿預(yù)設(shè)會(huì)有3張空白工作表，每一張工作表則會(huì)有一次頁(yè)次標(biāo)簽（如工作表1、工作表2),我們就是利用頁(yè)次標(biāo)簽來(lái)區(qū)分不同的工作表。工作表的頁(yè)次標(biāo)簽按下此鈕可建立新的工作表 一個(gè)工作簿中可以有數(shù)張工作表，目前顯示在熒幕上的那種工作表稱(chēng)為作用工作表，也就是您現(xiàn)在的編輯對(duì)象。若想要編輯其它的工作表，只要按下該工作表的頁(yè)次標(biāo)簽即可將它切換成作用工作表。p 結(jié)束結(jié)束ExcelExcel Excel的工作環(huán)境介紹的差不多了，若想離開(kāi)

12、Excel，只要按下主視窗右上角的“關(guān)閉”鈕，或是按下“文件”頁(yè)次，在按下“退出”鈕，就可以結(jié)束Excel了。按此“關(guān)閉”鈕按此“退出”鈕按此鈕關(guān)閉工作表 如果曾在Excel視窗中做過(guò)輸入或編輯的動(dòng)作，關(guān)閉時(shí)會(huì)出現(xiàn)提示存檔信息，按需求選擇即可。2 建立Excel工作簿與輸入資料l建立新文件及工作簿視窗的操作l在單元格輸入資料l資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度l選取單元格的方法l快速輸入出現(xiàn)過(guò)的資料l快速填滿相同的內(nèi)容l自動(dòng)建立等差、日期及等比數(shù)列l(wèi)工作表的操作l存儲(chǔ)文件2-1 2-1 建立新文件及工作簿視窗的操作建立新文件及工作簿視窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立

13、工作簿的動(dòng)作，通?？山栌蓡?dòng)Excel一并完成，因?yàn)閱?dòng)Excel時(shí)，就會(huì)順帶開(kāi)啟一份空白的工作簿。啟動(dòng)Excel就會(huì)建立的新工作簿p 你也可以按下“文件”標(biāo)簽，切換到“文件”標(biāo)簽后按下“新建”鈕來(lái)建立新的工作簿。開(kāi)啟的新工作簿，Excel會(huì)依次以工作簿1、工作簿2來(lái)命名，要重新替工作簿命名，可在存儲(chǔ)文件時(shí)變更。（后面章節(jié)會(huì)介紹）2-1-2 2-1-2 切換工作簿視圖切換工作簿視圖p 利用剛才所學(xué)的方法，再建立一個(gè)新工作簿，現(xiàn)在就有2個(gè)工作表視窗。p 切換至“視圖”頁(yè)次，再按下“窗口”區(qū)的“切換窗口”，即可從中選取工作簿。檔名前顯示打鉤符號(hào)，表示是目前所在的工作簿顯示Excel中所有已開(kāi)啟的工

14、作簿按一下即可切換至此工作簿2-2 2-2 在單元格中輸入資料在單元格中輸入資料2-2-1 2-2-1 認(rèn)識(shí)資料的種類(lèi)認(rèn)識(shí)資料的種類(lèi)p 單元格的資料大致可分成兩類(lèi)：一種是可計(jì)算的數(shù)字資料（包括日期、時(shí)間），另一種則是不可計(jì)算的文字資料。 可計(jì)算的數(shù)字資料：由數(shù)字0-9及一些符號(hào)（如小數(shù)點(diǎn)、+、-、$、%.)所組成，例如15.36、-99、$350、75%等都是數(shù)字資料。日期與時(shí)間也是屬于數(shù)字資料，只不過(guò)會(huì)含有少量的文字或符號(hào)，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。 不可計(jì)算的文字資料：包括中文字樣、英文字元、文數(shù)字的組合（如身份證號(hào)碼）。不過(guò)，數(shù)字資料有時(shí)亦會(huì)被當(dāng)成文字輸入

15、，如：電話號(hào)碼、郵遞區(qū)號(hào)等。2-2-1 2-2-1 輸入資料的程序輸入資料的程序p 現(xiàn)在我們要練習(xí)在單元格輸入資料，不管是文字或數(shù)字，其輸入程序都是一樣的，底下我們以文字資料來(lái)做示范。 首先是選取要放入資料的單元格，例如在B3單元格按一下: 輸入“貨號(hào)”2個(gè)字，在輸入資料時(shí)，環(huán)境會(huì)發(fā)生一些變化，請(qǐng)看下圖的說(shuō)明：在B2單元格按一下?tīng)顟B(tài)列表顯示就緒，表示可以開(kāi)始輸入資料輸入資料時(shí)，資料編輯列會(huì)出現(xiàn)取消鈕或輸入鈕輸入的資料會(huì)同時(shí)顯示在資料編輯欄以及單元格中狀態(tài)由就緒變成輸入 輸入完請(qǐng)按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認(rèn)，Excel便會(huì)將資料存入B2單元格并回到就緒模式。2-2-2 2-2-2

16、在單元格中輸入多行資料在單元格中輸入多行資料p 若想在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多行資料，可在換行時(shí)按下Alt+Enter鍵，將插入點(diǎn)移到下一行，便能在同一單元格中繼續(xù)輸入下一行資料。 在A2單元格中輸入“訂單”，然后按下Alt+Enter鍵，將插入點(diǎn)移到下一行。插入點(diǎn)移到第二行了其它單元格內(nèi)容請(qǐng)自行練習(xí)輸入 繼續(xù)輸入“明細(xì)”兩個(gè)字，然后按下Enter鍵，A2單元格便會(huì)顯示成2行文字。單元格的行高會(huì)自動(dòng)調(diào)整 輸入完請(qǐng)按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認(rèn)，Excel便會(huì)將資料存入B2單元格并回到就緒模式。2-2-2 2-2-2 清除單元格內(nèi)容清除單元格內(nèi)容p 如果要清除單元格的內(nèi)容，先選取欲清除的單

17、元格，然后按下Delete鍵或者按下鼠標(biāo)右鍵，在彈出的對(duì)話框中選擇“清除內(nèi)容”。2-3 2-3 資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度p Excel會(huì)自動(dòng)判斷使用者輸入的資料型態(tài)，來(lái)決定資料的預(yù)設(shè)顯示方式，例如數(shù)字資料將會(huì)靠右對(duì)齊；文字資料則會(huì)考左對(duì)齊。若輸入的資料超過(guò)單元格寬度時(shí)，Excel將會(huì)改變資料的顯示方式。p 當(dāng)單元格寬度不足顯示內(nèi)容時(shí)，數(shù)字資料會(huì)顯示成“#”,而文字資料則會(huì)由右邊相鄰的儲(chǔ)存格決定如何顯示。當(dāng)右鄰單元格有內(nèi)容時(shí)，文字資料會(huì)被截?cái)喈?dāng)右鄰單元格是空白時(shí)，文字資料會(huì)跨越到右邊單元格太窄，數(shù)字會(huì)顯示成#字p 這時(shí)候只要調(diào)整單元格的寬度或在標(biāo)題欄的右框線上

18、雙擊鼠標(biāo)左鍵就可以調(diào)整寬度。p 調(diào)整高度的方法和調(diào)整寬度的方法一樣，只要拉曳行下方的框線就可以了。2-4 2-4 選取單元格的方法選取單元格的方法2-4-1 2-4-1 選取多個(gè)單元格選取多個(gè)單元格p 在單元格內(nèi)按一個(gè)鼠標(biāo)左鍵，可選取該單元格；若要一次選取多個(gè)相鄰的單元格，將鼠標(biāo)指在欲選取范圍的的第一個(gè)單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵拉曳到欲選取范圍的最后一個(gè)單元格，最后再放開(kāi)左鍵。p 假設(shè)我們選取A2到D5這個(gè)范圍，選取的單元格范圍我們會(huì)以范圍做左上角及右下角的單元格位址來(lái)表示，如下圖選取的范圍即表示A2：D5。若要取消選取范圍，只要在工作表內(nèi)按下任一個(gè)單元格即可。先點(diǎn)選A2單元格按住鼠標(biāo)左鍵不放，

19、拉曳至D5單元格2-4-2 2-4-2 選取不連續(xù)的多個(gè)范圍選取不連續(xù)的多個(gè)范圍p 如果要選取多個(gè)不連續(xù)的單元格范圍，如B2：D2、A3:A5,先選取B2：D2范圍，然后按住Ctrl鍵，再選取第2個(gè)范圍A3：A5，選好后再放開(kāi)Ctrl鍵，就可以同時(shí)選取多個(gè)單元格范圍了。 先選取B2：D2范圍按住Ctrl鍵后，再接著選取A3：A52-4-3 2-4-3 選取整行或整列選取整行或整列p 要選取整行或整列，在行編號(hào)或列編號(hào)上按一下：在此按一下，選取整個(gè)B列在此按一下，選取整個(gè)第4列2-4-4 2-4-4 選取整張工作表選取整張工作表p 若要選取整張工作表，按下左上角的“全選按鈕”即可一次選取所有的單

20、元格。按下“全選按鈕”可選取整張工作表2-5 2-5 快速輸入出現(xiàn)過(guò)的資料快速輸入出現(xiàn)過(guò)的資料2-5-1 2-5-1 利用利用“自動(dòng)完成自動(dòng)完成”輸入相同的資料輸入相同的資料p 在輸入同一列的資料時(shí)，若內(nèi)容有重復(fù)，就可以透過(guò)“自動(dòng)完成”功能快速輸入。例如在工作表3的B2到B4單元格輸入內(nèi)容，然后再B5單元格中輸入“成”字，此時(shí)“成”之后自動(dòng)填入與B3單元格相同的文字，并以反白額方式顯示。p 若自動(dòng)填入的資料正好是想輸入的文字，按下Enter鍵就可以將資料存入單元格中；若不是想要的內(nèi)容，可以不予理會(huì)，繼續(xù)完成輸入文字的工作，p “自動(dòng)完成”功能，只適用于文字資料。p 此外，當(dāng)同欄中出現(xiàn)兩個(gè)以上單

21、元格數(shù)據(jù)雷同時(shí)，Excel在無(wú)從判定內(nèi)容的情況下，將暫時(shí)無(wú)法使用自動(dòng)完成功能。當(dāng)你繼續(xù)輸入至Excel可判斷的內(nèi)容，才會(huì)顯示自動(dòng)完成的文字內(nèi)容：一直要輸入到“風(fēng)”字，才會(huì)發(fā)揮“自動(dòng)完成”的功能2-5-1 2-5-1 從下拉式清單挑選輸入過(guò)的資料從下拉式清單挑選輸入過(guò)的資料p 當(dāng)同一欄單元格的數(shù)據(jù)太雷同，總是得輸入到最后自動(dòng)完成才能判斷出正確的內(nèi)容，這時(shí)你可以改用從下拉式列表挑選功能來(lái)輸入。 接續(xù)上例，我們要繼續(xù)在C6單元格輸入內(nèi)容。請(qǐng)先如圖輸入C2:C5的內(nèi)容，然后在C6儲(chǔ)存格按右鈕執(zhí)行從下拉式清單挑選命令： 從下拉式列表挑選功能與自動(dòng)完成功能一樣，都只適用于文字?jǐn)?shù)據(jù)。 執(zhí)行此命令p C6單元

22、格下方會(huì)出現(xiàn)一張列表，記錄同一欄（即C欄）中出現(xiàn)過(guò)的數(shù)據(jù)，如：”品項(xiàng)”、”超靜音風(fēng)扇”、”超靜音立扇”，只要由清單中選取就可輸入數(shù)據(jù)了：p 哪些資料會(huì)列入下拉式清單中Excel會(huì)從選取的單元格往上、往下尋找，只要找到的單元格內(nèi)有資料，就把它放到清單中，直到遇到空白單元格為止。以下圖的例子而言，當(dāng)選區(qū)A6單元格時(shí)，清單中會(huì)列出“財(cái)務(wù)部”、“人事部”、“行銷(xiāo)部”與“業(yè)務(wù)部”這4個(gè)項(xiàng)目，而不會(huì)出現(xiàn)“生產(chǎn)部”、“資訊部”。 空白單元格空白單元格不再往上找不再往下找選取的單元格2-6 2-6 快速填滿相同的資料快速填滿相同的資料p 當(dāng)你要將相同的內(nèi)容連續(xù)填入數(shù)個(gè)單元格，除了可復(fù)制貼上單元格內(nèi)容外，更有效

23、率的方法是利用自勤填滿功能來(lái)達(dá)成，此功能亦可建立日期、數(shù)列等具規(guī)則性的內(nèi)容，這部份我們將在下一節(jié)說(shuō)明。p 假設(shè)我們想建立以下的數(shù)據(jù)內(nèi)容，先來(lái)看看哪些可利用自動(dòng)填滿功能來(lái)快速輸入：可建立具規(guī)律變化的資料，詳細(xì)請(qǐng)參考下一節(jié)可為連續(xù)的儲(chǔ)存格填入相同的數(shù)據(jù)p 請(qǐng)開(kāi)敔一份新的工作簿，首先練習(xí)操作步驟較單純的填滿功能，看看如何在B2：B6范圍內(nèi)填滿”業(yè)務(wù)部”。 先如圖輸入內(nèi)容，然后在B2單元格輸入”業(yè)務(wù)部”3個(gè)字，并維持單元格的選取狀態(tài)，然后將指標(biāo)移至粗框線的右下角，此時(shí)指標(biāo)會(huì)呈 + + 狀：選取某個(gè)單元格或范圍時(shí)，其周?chē)鷷?huì)被粗框線圍住，右下角的小方塊稻為填滿控點(diǎn) 將指標(biāo)移到填滿控點(diǎn)上，按住左鈕不放向下拉

24、至單元格B6，”業(yè)務(wù)部”2個(gè)字就會(huì)填滿B2：B6范圍了：指標(biāo)旁出現(xiàn)工具提示，顯示單元格將填入的資料自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕 在剛才的操作中，數(shù)據(jù)自動(dòng)填滿B2：B6單元格后，B6單元格旁出現(xiàn)了一個(gè)自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕，按下此鈕可顯示下拉選單，讓你變更自動(dòng)填滿的方式：預(yù)設(shè)的填滿方式，即填入單元格的內(nèi)容與格式（如字型、顏色設(shè)定）若改選此項(xiàng)，只會(huì)填入單元格格式 選此項(xiàng)表示只填入單元格內(nèi)容，但不要填入格式 自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕的作用，可讓我們選擇是否要一并套用單元格的格式設(shè)定。不過(guò)，我們尚未設(shè)定格式，所以不用變更設(shè)定，當(dāng)你選取了其他單元格，并進(jìn)行編輯動(dòng)作后，自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕就會(huì)自動(dòng)消失。學(xué)會(huì)單元格的格式設(shè)定后，您就會(huì)感受到此鈕

25、的便利之處了。2-7 2-7 自動(dòng)建立等差、日期及等比數(shù)列自動(dòng)建立等差、日期及等比數(shù)列2-7-1 2-7-1 建立等差數(shù)列建立等差數(shù)列 首先要說(shuō)明數(shù)列的類(lèi)型，以便清楚知道哪些數(shù)列可由Excel的功能來(lái)自動(dòng)建立。Exccl可建立的數(shù)列類(lèi)型有4種：等差級(jí)數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的差相等，例如：1、3、5、7等比級(jí)數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自動(dòng)填入：自動(dòng)填入數(shù)列是屬于不可計(jì)算的文字?jǐn)?shù)據(jù)，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已將這類(lèi)型文字?jǐn)?shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫(kù)，讓我們使用自動(dòng)填入數(shù)列時(shí)，

26、就像使用一般數(shù)列一樣。 以下就分別說(shuō)明如何建立以上這4種數(shù)列。建立等差數(shù)列 請(qǐng)接續(xù)上一節(jié)的練習(xí)，我們要在A2：A6單元格中，建立1、2、3、4、5的等差數(shù)列，請(qǐng)如下操作： 在A2、A3單元格分別輸入1、2，并選取A2：A3范圍做為來(lái)源單元格，也就是要有兩個(gè)初始值（如1、2），這樣Excel才能判斷等差數(shù)列的間距值是多少。來(lái)源儲(chǔ)存格將指針移到填滿控點(diǎn)上，按住鼠標(biāo)左鈕不放，向下拉曳至A6單元格：指針旁的數(shù)字表示目前到達(dá)的儲(chǔ)存格將填入的值參考指針旁的數(shù)字，當(dāng)建立到你要的數(shù)字后請(qǐng)放開(kāi)滑鼠，等差數(shù)列就建立好了：建立數(shù)列后，自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕 又再度出現(xiàn)了，而且下拉選單中的第1個(gè)項(xiàng)目略有不同：以復(fù)制數(shù)據(jù)的方式

27、來(lái)填滿。就上例而言，A2：A6范圍會(huì)變成1、2、1、2、1此外，利用填滿控點(diǎn)還可以建立“項(xiàng)目1、專(zhuān)案3、專(zhuān)案5、專(zhuān)案7”的文數(shù)字組合數(shù)列，只要在來(lái)源單元格輸入“項(xiàng)目1”、“專(zhuān)案3”，再拉曳填滿控點(diǎn)即可完成，你可以自行試試看。2-7-2 2-7-2 建立日期數(shù)列建立日期數(shù)列 再來(lái)試試建立日期的功能。請(qǐng)開(kāi)啟一份新工作簿，假設(shè)我們要在Al：El建立一個(gè)日期數(shù)列，就可以在來(lái)源Al單元格中輸入起始日期，然后拉曳填滿控點(diǎn)至El單元格：1、輸入起始日期2、拉曳填滿控點(diǎn)至El儲(chǔ)存格即可建立由于我們建立的是日期數(shù)列，所以當(dāng)你按下自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕熙時(shí) ，會(huì)看到多出幾個(gè)與日期有關(guān)的選項(xiàng)若改選此項(xiàng)，建立的日期數(shù)列會(huì)跳過(guò)

28、星期六、日此為預(yù)設(shè)選項(xiàng)選此項(xiàng)，A1：El 會(huì)填入，2012/1/1 、2012/2/12012/5/12-7-3 2-7-3 建立文字?jǐn)?shù)列建立文字?jǐn)?shù)列Excel 還內(nèi)建許多常用的自動(dòng)填人數(shù)列，例如 ”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方便我們使用填滿控點(diǎn)快速完成輸入。如右圖操作，我們來(lái)練習(xí)在A3：Al0建立”甲、乙辛”：拉曳至A10建立不同的自動(dòng)填入數(shù)列，自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕下拉選單中的項(xiàng)目也會(huì)隨數(shù)列的特性而有所不同。在A3輸入“甲”2-7-3 2-7-3 建立等比數(shù)列建立等比數(shù)列不用按計(jì)算器，就能輕松建立等比數(shù)列等比數(shù)列無(wú)法像等差數(shù)列以拉曳填滿控點(diǎn)的方式來(lái)建立，我們實(shí)際來(lái)操作看看。例如要在

29、B3：Bl0建立5、25 、1 25 的等比數(shù)列。在B3單元格中輸入5，按下圈圖鍵，接著選取B3：Bl0的范圍：切換到開(kāi)始頁(yè)次，按下編輯區(qū)的填滿鈕 ，由下拉選單中選擇數(shù)列命令開(kāi)啟數(shù)列交談窗：1、選擇此項(xiàng)，因?yàn)?根據(jù)步驟1選 取的范圍，數(shù)列 會(huì)產(chǎn)生在列2、選擇要建立的數(shù)列類(lèi)型此欄可設(shè)定數(shù)列最后結(jié)束的數(shù)字，若未設(shè)定將延伸到選取范圍為止，此例為Bl0單元格3、輸入等比的數(shù)值按下確定鈕，等比數(shù)列就建立完成了：2-8 2-8 工作表的操作工作表的操作2-8-1 2-8-1 插入與切換工作表插入與切換工作表目前使用中的工作表，頁(yè)次卷標(biāo)會(huì)呈白色，如果想要編輯其他工作表，只要按下該工作表的頁(yè)次標(biāo)簽，即可將它切

30、換成作用工作表。一本工作簿預(yù)設(shè)有3張工作表，若不夠用時(shí)可以自行插入新的工作表。請(qǐng)開(kāi)殷一份新工作簿，如下練習(xí)插入一張新的工作表：按下此鈕插入工作表插入的新工作表學(xué)會(huì)數(shù)據(jù)的輸入方法后，現(xiàn)在我們?cè)賮?lái)學(xué)學(xué)如何在工作簿中新增及切換工作表。當(dāng)資料量多的時(shí)候，善用工作表可以幫助你有效率地完成工作。2-8-2 2-8-2 為工作表重新命名為工作表重新命名p Excel Excel雙按工作表1頁(yè)次卷標(biāo)，使其呈選取狀態(tài)： Exccl會(huì)以工作表1、工作表2、工作表3為工作表命名，但這類(lèi)名稱(chēng)沒(méi)有意義，當(dāng)工作表數(shù)量多時(shí)，應(yīng)更改為有意義的名稱(chēng)，以利辨識(shí)。假設(shè)我們要在工作表1輸入各項(xiàng)商品的銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)數(shù)量，所以可以將它重新命名

31、為”銷(xiāo)售數(shù)量”。輸入”銷(xiāo)售數(shù)量”再按下 鍵，工作表就重新命名了。2-8-3 2-8-3 設(shè)定頁(yè)次標(biāo)簽顏色設(shè)定頁(yè)次標(biāo)簽顏色除了可以更改工作表的名稱(chēng)，頁(yè)次卷標(biāo)的顏色也可以個(gè)別設(shè)定，這樣看起來(lái)就更容易辨識(shí)了。例如我們要將”銷(xiāo)售數(shù)量”這個(gè)頁(yè)次卷標(biāo)改為紅色：在頁(yè)次卷標(biāo)上按下鼠標(biāo)右鈕選擇此命令選擇頁(yè)次卷標(biāo) 的顏色設(shè)定好之后，”銷(xiāo)售數(shù)量”工作表的頁(yè)次卷標(biāo)會(huì)顯示紅色底線，那是因?yàn)椤变N(xiāo)售數(shù)量”是目前的作用工作表，若選取其他的工作表，就會(huì)看到”銷(xiāo)售數(shù)量”工作表的頁(yè)次卷標(biāo)正是剛才設(shè)定的紅色了：選擇此項(xiàng)，可回復(fù)頁(yè)次標(biāo)簽的默認(rèn)色彩2-8-4 2-8-4 刪除工作表刪除工作表對(duì)于不再需要的工作表，可在工作表的頁(yè)次卷標(biāo)上按

32、鼠標(biāo)右鈕執(zhí)行刪除命令將它刪除。若工作表中含有內(nèi)容，還出現(xiàn)提示交談窗請(qǐng)你確認(rèn)是否要?jiǎng)h除，避免誤刪了重要的工作表。2-9 2-9 保存文件保存文件2-9-1 2-9-1 第一次存檔第一次存檔學(xué)習(xí)了一連串輸入數(shù)據(jù)、編輯工作表等操作，現(xiàn)在來(lái)學(xué)習(xí)最重要的存盤(pán)工作。結(jié)束工作前，一定要確實(shí)做好存盤(pán)的工作，不然辛苦的編輯可就白費(fèi)了。要儲(chǔ)存文件，請(qǐng)按下快速存取工具欄的保存文件鈕 ，如果是第一次存盤(pán)，會(huì)開(kāi)啟另存新檔交談窗，讓你配置文件案儲(chǔ)存的相關(guān)信息。切換至保存文件的文件夾輸入文件名按下保存鈕當(dāng)你修改了工作簿的內(nèi)容，而再次按下保存文件鈕時(shí)，就會(huì)將修改后的工作簿直接儲(chǔ)存。若想要保留原來(lái)的文件，又要儲(chǔ)存新的修改內(nèi)容，

33、請(qǐng)切換至文件頁(yè)次，按下另存新檔鈕，以另一個(gè)檔名來(lái)保存。這里要特別提醒您，在儲(chǔ)存時(shí)預(yù)設(shè)會(huì)將存檔類(lèi)型設(shè)定為Excel工作簿，擴(kuò)展名是*.xlsx的格式，不過(guò)此格式的文件無(wú)法在Exccl 2000/XP/2003等版本開(kāi)敔，若是需要在這些Exccl版本開(kāi)殷工作簿，那么建議你將存檔類(lèi)型設(shè)定為Excel 97-2003工作簿： 不過(guò)，將文件存成Excel 97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在儲(chǔ)存時(shí)會(huì)顯示如右的交談窗，告知您將如何儲(chǔ)存這些部份：此交談窗的內(nèi)容，會(huì)隨您使用的新功能而顯示不同的處理方式。此例說(shuō)明了儲(chǔ)存后圖形將無(wú)法編輯若按下繼續(xù)鈕儲(chǔ)存，日后開(kāi)敔時(shí)可

34、能發(fā)生圖表無(wú)法編輯，或內(nèi)容不完整的等問(wèn)題，所以建議您一定要為文件先儲(chǔ)存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。2-9-2 2-9-2 開(kāi)啟舊文檔開(kāi)啟舊文檔 要重新開(kāi)敔之前儲(chǔ)存的文件，請(qǐng)切換至文件頁(yè)次再按闊殿舊文件鈕，就會(huì)顯示開(kāi)啟舊文件交談窗讓你選擇要開(kāi)殷的文件了。 若要想開(kāi)啟最近編輯過(guò)的工作簿文件，則可按下文件頁(yè)次的最近鈕，其中會(huì)列出最近編輯過(guò)的文件，若有想要開(kāi)啟的文件，按下文件名就會(huì)開(kāi)啟了。下次忘記文件名、儲(chǔ)存位置時(shí)，可以到這里看看，或許需要的文件就列在其中3 公式與函數(shù)l在單元格建立公式l相對(duì)參照位址與絕對(duì)參照位址l函數(shù)的使用方

35、法l插入函數(shù)的綜合練習(xí)-獎(jiǎng)金發(fā)放作業(yè)l不需要公式也能得知計(jì)算結(jié)果3-1 3-1 在單元格建立公式在單元格建立公式當(dāng)我們需要將工作表中的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)做加、減、乘、除等運(yùn)算時(shí)，可以把計(jì)算的動(dòng)作交給Excel的公式去做，省去自行運(yùn)算的工夫，而且當(dāng)數(shù)據(jù)有變動(dòng)時(shí)，公式計(jì)算的結(jié)果還會(huì)立即更新。3-1-1 3-1-1 公式的表示法公式的表示法ExcelExcel的公式和一般數(shù)學(xué)公式差不多，數(shù)學(xué)公式的表示法為：的公式和一般數(shù)學(xué)公式差不多，數(shù)學(xué)公式的表示法為：若將這個(gè)公式改用若將這個(gè)公式改用ExcelExcel表示，則變成要在表示，則變成要在A3A3單元格中輸入：?jiǎn)卧裰休斎耄阂馑际且馑际荅xcelExcel會(huì)將會(huì)

36、將AlAl單元格的值十單元格的值十A2A2單元格的值，然后把結(jié)果顯示在單元格的值，然后把結(jié)果顯示在A3A3單元格中。單元格中。3-1-2 3-1-2 輸入公式輸入公式輸入公式必須以等號(hào)“=”起首，例如= Al+A2，這樣Excel才知道我們輸入的是公式，而不是一般的文字?jǐn)?shù)據(jù)。現(xiàn)在我們就來(lái)練習(xí)建立公式，請(qǐng)開(kāi)殷范例文件Ch03-01，我們已在其中輸入了兩個(gè)學(xué)生的成績(jī)： 我們打算在E2單元格存放“王書(shū)桓的各科總分”，也就是要將“王書(shū)桓”的英文、生物、理化分?jǐn)?shù)加總起來(lái)，放到E2單元格中，因此將E2單元格的公式設(shè)計(jì)為“=B2十C2+D2”。請(qǐng)選定要輸入公式的E2單元格，并將指針移到數(shù)據(jù)編輯列中輸入等號(hào)”

37、=”：函數(shù)方塊在此輸入“”接著輸入“=”之后的公式，請(qǐng)?jiān)趩卧馚2上單擊，Excel便會(huì)將B2輸入到數(shù)據(jù)編輯列中：此時(shí)B2被虛線框包圍住B2自動(dòng)輸入到公式中再輸入，+，然后選取C2單元格，繼續(xù)輸入，+，選取D2單元格，如此公式的內(nèi)容便輸入完成了：最后按下數(shù)據(jù)編輯列上的翰入鈕 或按下 鍵，公式計(jì)算的結(jié)果馬上顯示在E2單元格中：數(shù)據(jù)編輯列會(huì)顯示公式單元格顯示公式計(jì)算的結(jié)果 Tip:若想直接在單元格中查看公式，可按下 + 鍵 鍵在 鍵的上方，在公式和計(jì)算結(jié)果間做切換。你也可以直接在E2儲(chǔ)存格中，以鍵盤(pán)直接輸入“=82十C2十D2”、再按下Enter鍵來(lái)輸入公式3-1-3 3-1-3 自動(dòng)更新結(jié)果自動(dòng)

38、更新結(jié)果公式的計(jì)算結(jié)果會(huì)隨著單元格內(nèi)容的變動(dòng)而自動(dòng)更新。以上例來(lái)說(shuō)，假設(shè)當(dāng)公式建好以后，才發(fā)現(xiàn)”王書(shū)桓”的英文成績(jī)打錯(cuò)了，應(yīng)該是”90”分才對(duì)，當(dāng)我們將單元格B2的值改成”90”，E2單元格中的計(jì)算結(jié)果立即從220更新為225：自動(dòng)更新計(jì)算結(jié)果了3-2 3-2 相對(duì)參照位址與絕對(duì)參照位址相對(duì)參照位址與絕對(duì)參照位址3-2-1 3-2-1 相對(duì)與絕對(duì)參照的差異相對(duì)與絕對(duì)參照的差異公式中會(huì)運(yùn)用到的地址有相對(duì)引用地址與絕對(duì)參照地址2種類(lèi)型。相對(duì)引用地址的表示法例如：Bl、 C4；而絕對(duì)參照地址的表示法，則須在單元格地址前面加上”$”符號(hào)，例如：$B$l、$C$4。 假設(shè)你要前往某地，但不知道該怎么走，

39、于是就向路人打聽(tīng)。結(jié)果得知你現(xiàn)在的位置往前走，碰到第一個(gè)紅綠燈后右轉(zhuǎn)，再直走約100公尺就到了，這就是相對(duì)引用地址的概念。 另外有人干脆將實(shí)際地址告訴你，假設(shè)為”中正路二段60號(hào)”，這就是絕對(duì)參照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不論你在什么地方，根據(jù)這個(gè)絕對(duì)參照地址，所找到的永遠(yuǎn)是同一個(gè)地點(diǎn)。 將這兩者的特性套用在公式上，代表相對(duì)引用地址會(huì)隨著公式的位置而改變，而絕對(duì)參照位址則不管公式在什么地方，它永遠(yuǎn)指向同一個(gè)單元格。3-2-2 3-2-2 實(shí)例說(shuō)明實(shí)例說(shuō)明 底下我們以實(shí)例為你說(shuō)明相對(duì)引用地址與絕對(duì)參照地址的使用方式。先選取D2單元格，在其中輸入公式”=B2十C2”并計(jì)算出結(jié)果，根據(jù)前面

40、的說(shuō)明，這是相對(duì)引用地址。以下我們要在D3單元格輸入絕對(duì)參照地址的公式=$B$3+$C$2。選取D3單元格，然后在數(shù)據(jù)編輯列中輸入”=B3”。按下 鍵，B3會(huì)切換成$B$3的絕對(duì)參照地址：你也可以直接在資料編輯列中輸入=$B$3。切換相對(duì)引用與絕對(duì)參照地址的快速鍵 鍵可循序切換單元格地址的參照類(lèi)型，每按一次 鍵，參照地址的類(lèi)型就會(huì)改變，其切換結(jié)果如右：接著輸入“+ C3”，再按下F4鍵將C3變成$C$3，最后按下 鍵，公式就建立完成了：D3的公式內(nèi)容D2及D3的公式分別是由相對(duì)地址與絕對(duì)地址組成，但兩者的計(jì)算結(jié)果卻一樣。到底它們差別在哪里呢？選定D2：D3單元格，拉曳填滿控點(diǎn)到下一欄，將公式復(fù)

41、制到E2：E3儲(chǔ)存格：計(jì)算結(jié)果不同了相對(duì)地址公式D2的公式=B2+C2，使用了相對(duì)位址，表示要計(jì)算D2往左找兩個(gè)儲(chǔ)存格(B2、C2)的總和，因此當(dāng)公式復(fù)制到E2單元格后，便改成從E2往左找兩個(gè)儲(chǔ)存格相加，結(jié)果就變成C2和D2相加的結(jié)果：絕對(duì)地址公式D3的公式=$B$3十$C$3，使用了絕對(duì)位址，因此不管公式復(fù)制到哪里，Excel都是找出B3和C3的值來(lái)相加，所以D3和E3的結(jié)果都是一樣的：3-2-3 3-2-3 混合參照混合參照如果在公式中同時(shí)使用相對(duì)引用與絕對(duì)參照，這種情形稱(chēng)為混合參照，例如：這種公式在復(fù)制后，絕對(duì)參照的部份(如$Bl的$B)不會(huì)變動(dòng)，而相對(duì)引用的部份則會(huì)隨情況做調(diào)整。絕對(duì)參

42、照相對(duì)參照絕對(duì)參照相對(duì)參照我們繼續(xù)沿用范例文件Ch03-02做練習(xí)，請(qǐng)依照下列步驟將E3單元格中的公式改成混合參照公式= $B3+C3：雙按E3單元格，將插入點(diǎn)移至”=”之后，接著按兩次F4鍵，讓$B$3變成$B3。將插入點(diǎn)移至“+”之后，按3次F4鍵將$C$3變成C3，最后按下enter鍵，公式便輸入完成。接著選定F3，分別拉曳填滿控點(diǎn)至F3及E4：E4單元格F3單元格B4單元格為0，C4單元格也為0B3維持1215，D3為21803-3 3-3 函數(shù)的使用方法函數(shù)的使用方法3-3-1 3-3-1 函數(shù)的格式函數(shù)的格式函數(shù)是Excel根據(jù)各種需要，預(yù)先設(shè)計(jì)好的運(yùn)算公式，可讓你節(jié)省自行設(shè)計(jì)公式

43、的時(shí)間，底下我們就來(lái)看看如何運(yùn)用Excel的函數(shù)。每個(gè)函數(shù)都包含三個(gè)部份：函數(shù)名稱(chēng)、自變量和小括號(hào)。我們以加總函數(shù)SUM來(lái)說(shuō)明：SUM即是函數(shù)名稱(chēng)，從函數(shù)名稱(chēng)可大略得知函數(shù)的功能、用途。小括號(hào)用來(lái)括住自變量，有些函數(shù)雖沒(méi)有自變量，但小括號(hào)還是不可以省略。引敷是函數(shù)計(jì)算時(shí)所必須使用的數(shù)據(jù)，例如SUM(1，3，5)即表示要計(jì)算1-3-5三個(gè)數(shù)字的總和，其中的1.3.5就是自變量。自變量的數(shù)據(jù)類(lèi)型函數(shù)的自變量不僅只有數(shù)字類(lèi)型而已，也可以是文字或以下3項(xiàng)類(lèi)別：位址：如SUM (B1，C3)即是要計(jì)算B1單元格的值十C3單元格的值。范圍：如SUM (A1：A4)即是要加總Al：A4范圍的值。函數(shù)：如SQ

44、RT (SUM(B1：B4即是先求出B1：B4的總和后，再開(kāi)平方根的結(jié)果。3-3-2 3-3-2 使用函數(shù)方塊輸入函數(shù)使用函數(shù)方塊輸入函數(shù)p 函數(shù)也是公式的一種，所以輸入函數(shù)時(shí)，也必須以等號(hào)函數(shù)也是公式的一種，所以輸入函數(shù)時(shí)，也必須以等號(hào)“=”=”起首起首，假設(shè)我們要在假設(shè)我們要在B8B8單元格運(yùn)用單元格運(yùn)用SUMSUM函數(shù)來(lái)計(jì)算班費(fèi)的總支出。函數(shù)來(lái)計(jì)算班費(fèi)的總支出。首先選取存放計(jì)算結(jié)果的 B8 儲(chǔ)存格，并在數(shù)據(jù)編輯列中數(shù)入等號(hào)”=”接著按下函數(shù)方塊右側(cè)的下拉鈕，在列示窗中選取SUM，此時(shí)會(huì)開(kāi)啟函數(shù)引數(shù)交談窗來(lái)協(xié)助我們輸入函數(shù)：選取SUM函數(shù)若按下此處，可取得函數(shù)的進(jìn)階說(shuō)明TIP：函數(shù)方塊列示

45、窗只會(huì)顯示最近用過(guò)的10個(gè)函數(shù)，若在函數(shù)方塊列示窗中找不到想要的函數(shù)，可選取其他函數(shù)項(xiàng)目開(kāi)啟插入函數(shù)交談窗來(lái)尋找欲使用的函數(shù)（稍后說(shuō)明）。這里會(huì)描述此函數(shù)的功能再來(lái)就是要設(shè)定函數(shù)的自變量。先按下第一個(gè)自變量欄Number 1右側(cè)的折迭鈕 ，將函數(shù)自變量交談窗收起來(lái)，再?gòu)墓ぷ鞅碇羞x取B4：B6當(dāng)作自變量：按下自變量欄右側(cè)的展開(kāi)鈕 ，再度將函數(shù)自變量交談窗展開(kāi)：選取B4：B6當(dāng)作自變量TIP：除了從工作表中選取單元格來(lái)設(shè)定自變量，你也可以直接在自變量欄中輸入自變量，省下折迭、展開(kāi)函數(shù)引，數(shù)交談窗的痲煩。選取的范圍會(huì)被虛線框圍住函數(shù)自變量交談窗目前被折迭起來(lái)這里會(huì)顯示計(jì)算的結(jié)果按下確定鈕，函數(shù)的計(jì)算

46、結(jié)果就會(huì)顯示在B8單元格內(nèi)：剛才輸入的函數(shù)及公式計(jì)算結(jié)果3-3-3 3-3-3 用自動(dòng)顯示的函數(shù)列表輸入函數(shù)用自動(dòng)顯示的函數(shù)列表輸入函數(shù)p 若已經(jīng)知道要使用哪一個(gè)函數(shù)，或是函數(shù)的名稱(chēng)很長(zhǎng)，我們還有更方便的輸入方若已經(jīng)知道要使用哪一個(gè)函數(shù)，或是函數(shù)的名稱(chēng)很長(zhǎng)，我們還有更方便的輸入方法。請(qǐng)直接在單元格內(nèi)輸入法。請(qǐng)直接在單元格內(nèi)輸入”=”=”再輸入函數(shù)的第再輸入函數(shù)的第1 1個(gè)字母，例如個(gè)字母，例如”S”S”，單元格，單元格下方就會(huì)列出下方就會(huì)列出S S開(kāi)頭的函數(shù)，如果還沒(méi)出現(xiàn)要用的函數(shù)，再繼續(xù)輸入第開(kāi)頭的函數(shù)，如果還沒(méi)出現(xiàn)要用的函數(shù)，再繼續(xù)輸入第2 2個(gè)字母，個(gè)字母，例如例如”U”U”，出現(xiàn)要用的

47、函數(shù)后，用鼠標(biāo)雙按函數(shù)就會(huì)自動(dòng)輸入單元格了：，出現(xiàn)要用的函數(shù)后，用鼠標(biāo)雙按函數(shù)就會(huì)自動(dòng)輸入單元格了： 移動(dòng)箭頭鍵到函數(shù)上，會(huì)顯示函數(shù)的說(shuō)明雙按函數(shù)可自動(dòng)輸入單元格TIP:若一直沒(méi)有出現(xiàn)函數(shù)列表，請(qǐng)切換到文件頁(yè)次再按下選項(xiàng)鈕，然后切換到公式頁(yè)次，確認(rèn)已勾選公式自動(dòng)完成選項(xiàng)。3-3-3 3-3-3 利用利用“自動(dòng)求和自動(dòng)求和”鈕快速輸入函數(shù)鈕快速輸入函數(shù) 在開(kāi)始頁(yè)次編輯區(qū)有一個(gè)自動(dòng)加按鈕 ，可讓我們快速輸入函數(shù)。例如當(dāng)我們選取B8單元格，并按下 鈕時(shí)，便會(huì)自動(dòng)插入SUM函數(shù)，且連自變量都自動(dòng)幫我們?cè)O(shè)定好了：只要按下enter鍵，就可以算出班費(fèi)的總支出了會(huì)自勤選取好函數(shù)引數(shù)，你也可以自行重新選取其他

48、范圍這里會(huì)有函數(shù)的輸入格式提示 除了加總功能之外，還提供數(shù)種常用的函數(shù)供我們選擇使用，只要按下 鈕旁邊的下拉鈕 ，即可選擇要進(jìn)行的計(jì)算：可用來(lái)做這些運(yùn)算若選此項(xiàng)，會(huì)開(kāi)啟插入函敷交談窗3-3-4 3-3-4 開(kāi)啟開(kāi)啟“插入函數(shù)插入函數(shù)”交談窗輸入需要的函數(shù)交談窗輸入需要的函數(shù)插入函數(shù)交談窗是Excel函數(shù)的大本營(yíng)，當(dāng)你在函數(shù)方塊列示窗中找不到需要的函數(shù)時(shí)，就可從這里來(lái)輸入函數(shù)。現(xiàn)在我們要練習(xí)透過(guò)插入函數(shù)交談窗來(lái)輸入函數(shù)，列出面包店各家門(mén)市的營(yíng)業(yè)額排名。請(qǐng)選取C4單元格，然后按下數(shù)據(jù)編輯列上的插入函數(shù)鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)編輯列自動(dòng)輸入等號(hào)”=”，并且開(kāi)殷插入函數(shù)交談窗：可從這里選擇函數(shù)的類(lèi)別，如財(cái)務(wù)、

49、統(tǒng)計(jì)、文字、日期及時(shí)間等列出Excel所提供的函數(shù)按下此處可顯示目前所選取函數(shù)的使用說(shuō)明函數(shù)的功能敘述接著從插入函數(shù)交談窗中選取RANK.EQ函數(shù)，進(jìn)行門(mén)市營(yíng)業(yè)額的排名：1、選擇統(tǒng)計(jì)類(lèi)別若不知道Excel是否提供你所要的函數(shù)，也可在此欄輸入中、英文關(guān)鍵詞，再按下右側(cè)的開(kāi)始鈕進(jìn)行搜尋2、選取此類(lèi)別下的 RANK.EO函數(shù)3按下確定鈕，開(kāi)啟 函數(shù)引數(shù)交談窗開(kāi)啟函數(shù)自變量交談窗后，如下圖輸入各自變量的內(nèi)容：在此輸入B42輸入要進(jìn)行排名的單元格范圍（在此我們要排名的范圍 是固定在B4：813之間，所以使用絕對(duì)參照地址）按下確定鈕即可得到計(jì)算結(jié)果。計(jì)算出，惠城精城門(mén)市的營(yíng)業(yè)額是所有門(mén)市的第3名請(qǐng)選取C4

50、單元格，并拉曳其填滿控點(diǎn)到C13儲(chǔ)存格。計(jì)算出所有門(mén)市的營(yíng)業(yè)額排名若想變更自變量設(shè)定，請(qǐng)選取函數(shù)所在的單元格，然后按下插入函數(shù)鈕 展開(kāi)函數(shù)自變量交談窗來(lái)重新設(shè)定RANK.EQ與RANK.AVG函數(shù)的差異用來(lái)算排名的函數(shù)有RANK.EO和RANK.AVG兩個(gè)，而在Excel 2007（或之前）版本則只有RANK函數(shù)。這3個(gè)函數(shù)都可用來(lái)排序，RANK.AVG和RANK.EQ的差異是在遇到相同數(shù)值時(shí)的處理方法不同，RANK.AVG會(huì)傳回等級(jí)的平均值，RANKEQ則會(huì)傳回最高等級(jí)；RANK則是Excel2007之前版本的函數(shù)，在Excel2010仍可使用，其作用與RANK.EQ相同。傳回3、4的平均等

51、級(jí)3.5傳回最高等級(jí)，所以會(huì)有2個(gè)3，沒(méi)有4結(jié)果與RANK.EQ相同3-4 3-4 函數(shù)綜合練習(xí)函數(shù)綜合練習(xí)- -獎(jiǎng)金發(fā)放作業(yè)獎(jiǎng)金發(fā)放作業(yè)n 學(xué)會(huì)插入函數(shù)之后，我們來(lái)做個(gè)綜合練習(xí)，讓你對(duì)函數(shù)有更進(jìn)一步的了解。假設(shè)我們要依年資來(lái)計(jì)算中秋節(jié)發(fā)放的獎(jiǎng)金，年資未滿1年的員工沒(méi)有獎(jiǎng)金，滿1年以上未滿3年則發(fā)放5，000元獎(jiǎng)金，滿3年以上則發(fā)給8，000元獎(jiǎng)金。 如下圖所示：首先要進(jìn)行年資的計(jì)算，請(qǐng)先選取D2儲(chǔ)存格，在此要使用DATEDIF這倜函數(shù)來(lái)計(jì)算兩個(gè)日期之間的年數(shù)、月數(shù)或天數(shù)，其格式如下：DATEIF(開(kāi)始日期，結(jié)束日期，差距參數(shù)單位）到職日獎(jiǎng)金基數(shù)基準(zhǔn)日（我們以這個(gè)日期為基準(zhǔn)，所以使用絕對(duì)參照位

52、址）求算兩日期差距的整年數(shù)要使用“Y”參數(shù)在D2單元格中輸入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”，然后按Entern DATEIF的差距單位參數(shù)參數(shù) 傳回的值Y兩日期差距的整年數(shù)，亦即滿幾年M兩日期差距的整月敷，亦即滿畿倜月”D兩日期差距的整日數(shù)，亦即滿畿天YM 兩日期之間的月數(shù)差距，忽略日期中的年和日YD 兩日期之間的天數(shù)差距，忽略日期中的年MD 兩日期之間的天數(shù)差距，忽略日期中的年和月 計(jì)算出”蔣文文”的年資后，請(qǐng)選取D2儲(chǔ)存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲(chǔ)存格，即可算出所有員工的年資。年資為0表示未滿一年 計(jì)算出”蔣文文”的年資后，請(qǐng)選取D2儲(chǔ)存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲(chǔ)存格

53、，即可算出所有員工的年資。計(jì)算出年資後，就可以依年資來(lái)計(jì)算獎(jiǎng)金，我們要用IF函數(shù)來(lái)判斷應(yīng)發(fā)放的獎(jiǎng)金。IF函數(shù)可判斷條件是否成立，如果所傳回的值為T(mén)RUE時(shí)，就執(zhí)行條件成立時(shí)的作業(yè)，反之則執(zhí)行條件不成立時(shí)的作業(yè)。 IF(判讀式，條件成立時(shí)的作業(yè)，條件不成立時(shí)的作業(yè)）當(dāng)年資小于1年的條件成立，沒(méi)有獎(jiǎng)金當(dāng)年資小于3年的條件成立，獎(jiǎng)金為5000；若條件不成立，就是滿3年以上，獎(jiǎng)金為8000在E2單元格中輸入” =IF(D21,0,IF(D2 “有效性“，打開(kāi)數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，設(shè)置有效性條件為“文本長(zhǎng)度”，選擇“數(shù)據(jù)”為“等于”，長(zhǎng)度欄根據(jù)需要填寫(xiě)，如身份證為“18”，手機(jī)號(hào)碼就填“11”，這樣在單元格

54、填寫(xiě)的號(hào)碼會(huì)以科學(xué)記數(shù)法的形式出現(xiàn)，要點(diǎn)擊“設(shè)置單元格式”-選擇“數(shù)據(jù)”中的文本。 通過(guò)數(shù)據(jù)有效性還可以設(shè)置下拉菜單選定要設(shè)定下拉菜單的列。選擇菜單欄里的“數(shù)據(jù)” - “有效性“，打開(kāi)數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，設(shè)置有效性條件為“序列”，在“來(lái)源”里輸入要限制輸入的值，逗號(hào)輸入時(shí)要切換到英文輸入模式。u 數(shù)據(jù)有效性還可以應(yīng)用于時(shí)間、日期、整數(shù)、小數(shù)等的檢查控制。u 數(shù)據(jù)有效性的出錯(cuò)信息 數(shù)據(jù)有效性的出錯(cuò)信息包括“停止”，“警告”，“信息”。5 建立圖表n 圖表類(lèi)型介紹n 建立圖表物件n 調(diào)整圖表物件的位置及大小n 認(rèn)識(shí)圖表的組成項(xiàng)目n 變更圖表類(lèi)型n 變更資料范圍5-1 5-1 圖表類(lèi)型介紹圖表類(lèi)型介紹

55、u 工作表中的數(shù)據(jù)若用圖表來(lái)表達(dá)，可讓數(shù)據(jù)更具體、更易于了解。Excel內(nèi)建了多達(dá)70余種的圖表樣式，你只要選擇適合的樣式，馬上就能制作出一張具專(zhuān)業(yè)水平的圖表。u 請(qǐng)切換到插入頁(yè)次，在圖表區(qū)中即可看到內(nèi)建的圖表類(lèi)型。按下各個(gè)圖表類(lèi)型鈕，可開(kāi)啟Excel內(nèi)建的圖表類(lèi)型進(jìn)一步選擇副圖表類(lèi)型，你可以參考5-5節(jié)的說(shuō)明來(lái)更換u 以下我們就簡(jiǎn)單為你說(shuō)明幾種常見(jiàn)的圖表類(lèi)型，當(dāng)你要建立圖表前，可以依自己的需求來(lái)選擇適當(dāng)?shù)膱D表。 直條圖：柱形圖是最普遍使用的圖表類(lèi)型，它很適合用來(lái)表現(xiàn)一段期間內(nèi)數(shù)量上的變化，或是比較不同項(xiàng)目之間的差異，各種項(xiàng)目放置于水平坐標(biāo)軸上，而其值則以垂直的長(zhǎng)條顯示。例如各項(xiàng)產(chǎn)品在第一季每

56、個(gè)月的銷(xiāo)售量：折線圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)的連續(xù)數(shù)據(jù)，適合用來(lái)顯示相等間隔（每月、每季、每年）的資料趨勢(shì)。例如某公司想查看各分公司每一季的銷(xiāo)售狀況，就可以利用折線圖來(lái)顯示： 圓形圖：餅圖只能有一組數(shù)列數(shù)據(jù)，每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)都有唯一的色彩或是圖樣，餅圖適合用來(lái)表現(xiàn)各個(gè)項(xiàng)目在全體數(shù)據(jù)中所占的比率。例如底下我們要查看流行時(shí)尚雜志中賣(mài)得最好的是哪一本，就可以使用餅圖來(lái)表示： 橫條圖：可以顯示每個(gè)項(xiàng)目之間的比較情形，Y軸表示類(lèi)別項(xiàng)目，X軸表示值，條形圖主要是強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)目之間的比較，不強(qiáng)調(diào)時(shí)間。例如你可以查看各地區(qū)的銷(xiāo)售額，或是像底下列出各項(xiàng)商品的人氣指數(shù)。 區(qū)域圖：強(qiáng)調(diào)一段時(shí)間的變動(dòng)程度，可由值看出不同時(shí)間或類(lèi)別的趨

57、勢(shì)。例如可用分區(qū)圖強(qiáng)調(diào)某個(gè)時(shí)間的利潤(rùn)數(shù)據(jù)，或是某個(gè)地區(qū)的銷(xiāo)售成長(zhǎng)狀況。底下以惠州近年來(lái)各縣市新生兒人口數(shù)為例來(lái)繪制分區(qū)圖。 散布圖：顯示2組或是多組資料數(shù)值之間的關(guān)聯(lián)。散布圖若包含2組坐標(biāo)軸，會(huì)在水平軸顯示一組數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，在垂直軸顯示另一組數(shù)據(jù)，圖表會(huì)將這些值合并成單一的數(shù)據(jù)點(diǎn)，并以不均勻間隔顯示這些值。散布圖通常用于科學(xué)、統(tǒng)計(jì)及工程數(shù)據(jù)，你也可以拿來(lái)做產(chǎn)品的比較，例如底下的冰熱兩種飲料會(huì)隨著氣溫變化而影響銷(xiāo)售量，氣溫愈高，冷飲的銷(xiāo)量愈好。 股票圖：股票圖顧名思義就是用在說(shuō)明股價(jià)的波動(dòng)，例如你可以依序輸入成交量、開(kāi)盤(pán)價(jià)、最高價(jià)、最低價(jià)、收盤(pán)價(jià)的數(shù)據(jù)，來(lái)當(dāng)做投資的趨勢(shì)分析圖。 環(huán)圈圖：與餅圖類(lèi)似，

58、不過(guò)環(huán)圈圖可以包含多個(gè)資料數(shù)列，而餅圖只能包含一組數(shù)列。例如右圖的例子，可以看出電器產(chǎn)品近三年的銷(xiāo)售狀況。 泡泡圖：泡泡圖和散布圖類(lèi)似，不過(guò)泡泡圖是比較3組數(shù)值，其數(shù)據(jù)在工作表中是以欄進(jìn)行排列，水平軸的數(shù)值(X軸)在第一欄中，而對(duì)應(yīng)的垂直軸數(shù)值(Y軸)及泡泡大小值則列在相鄰的欄中。例如底下的例子，X軸代表產(chǎn)品的銷(xiāo)售量，Y軸代表產(chǎn)品的銷(xiāo)售額，而泡泡的大小則是廣告費(fèi)。 雷達(dá)圖：可以用來(lái)做多個(gè)資料數(shù)列的比較。例如右圖的例子，我們可以雷達(dá)圖來(lái)了解每位學(xué)生最擅長(zhǎng)及最不擅長(zhǎng)的科目。5-2 5-2 建立圖表對(duì)象建立圖表對(duì)象u認(rèn)識(shí)Excel的圖表類(lèi)型后，現(xiàn)在我們就以實(shí)際的例子來(lái)學(xué)學(xué)如何在工作表中建立圖表對(duì)象，

59、將令人眼花的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成美觀、易于辨別高低趨勢(shì)變化的圖表，看起來(lái)也更為專(zhuān)業(yè)、有說(shuō)服力！5-2-1 5-2-1 建立銷(xiāo)售圖建立銷(xiāo)售圖 下面以房產(chǎn)銷(xiāo)售量為例子說(shuō)明建立銷(xiāo)售圖。 如下圖，選取A3：E7范圍，切換到插入頁(yè)次，在圖表區(qū)中如下操作：按下柱形圖按鈕選擇三維柱形圖下的三維簇狀柱形圖隨即在工作表中建立好圖表物件若是修改了圖表的來(lái)源資料，圖表會(huì)自動(dòng)重新修正內(nèi)容，不需重新繪制圖表 TIP：你也可以在選取源數(shù)據(jù)后，直接按下ALT十F1鍵，快速在工作表中建立圖表，不過(guò)所建立的圖表類(lèi)型則是預(yù)設(shè)的柱形圖，如果你有自行修改過(guò)默認(rèn)的圖表類(lèi)型，那么將以你設(shè)定的為主。5-2-2 5-2-2 認(rèn)識(shí)認(rèn)識(shí) 圖表工具圖表

60、工具 頁(yè)次頁(yè)次p 在建立圖表物件后，圖表會(huì)呈選取狀態(tài)，功能區(qū)還會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)圖表工具頁(yè)次，你可以在此頁(yè)次中進(jìn)行圖表的各項(xiàng)美化、編輯工作。圖表工具頁(yè)次圖表的周?chē)霈F(xiàn)框線，表示圖表目前為選取狀態(tài)5-2-3 5-2-3 將圖表建立在新工作表中將圖表建立在新工作表中 剛才建立的圖表對(duì)象和數(shù)據(jù)源放在同一個(gè)工作表中，最大的好處是可以對(duì)照數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，但若是圖表太大，反而容易遮住數(shù)據(jù)源，此時(shí)你可以將圖表單獨(dú)放在一份新的工作表中： 請(qǐng)?jiān)谶x取圖表對(duì)象后（在圖表上單擊即可選?。?，切換到圖表工具頁(yè)次下的設(shè)計(jì)頁(yè)次，并按下移動(dòng)圖表鈕。選擇此鈕 接著會(huì)開(kāi)啟移動(dòng)圖表交談窗，讓你選擇圖表要建立在新工作表或是移動(dòng)到其他工作表