太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)提升企業(yè)信息化管理

1、【IT168資訊】一、 用戶背景太平保險(xiǎn)有限公司創(chuàng)立于1929年，1951年與15家保險(xiǎn)公司合并重組為公私合營(yíng)的太平保險(xiǎn)公司，1956年，作為中國(guó)人民保險(xiǎn)公司的全資海 外子公司專營(yíng)境外業(yè)務(wù)。2001年12月20日，經(jīng)中國(guó)保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)批準(zhǔn)，太平保險(xiǎn)在中國(guó)境內(nèi)全面恢復(fù)經(jīng)營(yíng)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，成為由中國(guó)保險(xiǎn)（控股）有 限公司、中保國(guó)際控股有限公司及中國(guó)工商銀行（亞洲）有限公司持股的全國(guó)性專業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司，總部設(shè)在深圳。公司現(xiàn)設(shè)深圳、廣州、上海、北京等十九家分公 司，基本形成全國(guó)性的機(jī)構(gòu)布局。二、 信息化動(dòng)因及目標(biāo)太平保險(xiǎn)的管理者一直十分重視信息化建設(shè)工作，隨著公司業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展，

2、組織機(jī)構(gòu)不斷壯大，對(duì)公司內(nèi)部各級(jí)機(jī)構(gòu)內(nèi)及組織間的信息溝通提出了更高 的管理要求，為適應(yīng)公司一級(jí)法人、授權(quán)經(jīng)營(yíng)的管理模式，促進(jìn)信息和知識(shí)的上傳下達(dá)，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學(xué)化、數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，公司決定選擇 一套適合其發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)的實(shí)施達(dá)到：（1）各級(jí)組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化；（2）組織間公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)連接；（3）提供各級(jí)組織的信息發(fā)布渠道；（4）促進(jìn)組織知識(shí)的收集、共享和利用；（5）促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)（6）支持員工移動(dòng)辦公三、 關(guān)鍵需求根據(jù)太平保險(xiǎn)信息化的整體目標(biāo)，其關(guān)鍵需求主要體現(xiàn)在：1、 配合公司 “一級(jí)法人，授權(quán)經(jīng)營(yíng)”的管理模式，協(xié)同辦

3、公OA系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上既要保證整個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)一性，又要考慮各級(jí)組織的管理差異，在保證信息可以在組織內(nèi)各層級(jí)縱向、橫向快捷流轉(zhuǎn)的前提下，實(shí)現(xiàn)多級(jí)授權(quán)的管理維護(hù)模式。2、 總、分公司有各自的主界面，并可以相互進(jìn)入，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶的偏好，提供個(gè)性化設(shè)置功能。同時(shí)對(duì)個(gè)人信息要提供自助管理功能。3、 協(xié)同辦公OA系統(tǒng)完善的工作流引擎，可實(shí)現(xiàn)多種流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用相關(guān)聯(lián)。應(yīng)用中所用到的各種表單格式可以快速定義和配置，提升辦公效率。4、 通過協(xié)同辦公將業(yè)務(wù)流程的處理也納入其中，如：保單審核、理賠審批等，實(shí)現(xiàn)了高效、快速、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)處理

4、能力。5、 借助協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立完善的信息發(fā)布及知識(shí)沉淀機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息不同的知識(shí)組織和共享方式。6、 通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的公文管理代替紙質(zhì)公文的流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)各組織內(nèi)公文流轉(zhuǎn)的電子化，規(guī)范公司內(nèi)公文管理的相關(guān)流程和制度，提高公文流轉(zhuǎn)的效率和效果。7、 通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部不同組織間公文交換的電子化，并達(dá)到公文流轉(zhuǎn)的一體化即組織間公文往來要和內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)流程相關(guān)聯(lián)，提升組織間公文交換的實(shí)效性、安全性和可跟蹤性。8、 對(duì)于公司文書檔案，實(shí)現(xiàn)公文檔案一體化管理，其管理的文書檔案來自于公文管理和手工補(bǔ)錄的文件，實(shí)現(xiàn)電子化標(biāo)準(zhǔn)的歸檔文件整

5、理。9、 整個(gè)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)和郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊系統(tǒng)、FAX系統(tǒng)的用戶及應(yīng)用集成，可以通過手機(jī)短信實(shí)現(xiàn)用戶待辦事宜的提醒及簡(jiǎn)單批復(fù)。10、 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)資產(chǎn)統(tǒng)一管理，并對(duì)采購(gòu)實(shí)行流程化管理和預(yù)算管理。四、 解決方案管理軟件不單單是軟件與技術(shù)的問題，很重要的從企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)與管理方法上去完善。泛微在太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA平臺(tái)解決方案中仔細(xì)考慮到如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應(yīng)用基礎(chǔ)，保證太平保險(xiǎn)公司的信息化順利實(shí)施和達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。基于泛微協(xié)同管理平臺(tái)( e-cology)的協(xié)同辦公（OA）系統(tǒng)解決方案，通過七個(gè)關(guān)聯(lián)模塊搭建了虛擬化的企業(yè)組織，以人力資源為核心

6、，工作流程為血脈帶動(dòng)整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、 功能應(yīng)用的協(xié)同運(yùn)作，針對(duì)太平保險(xiǎn)信息化發(fā)展戰(zhàn)略和目前規(guī)劃的目標(biāo)，搭建出融合企業(yè)制度與文化的高效信息化辦公系統(tǒng)，解決企業(yè)實(shí)際辦公過程中出現(xiàn)的各種問 題，提升公司整體辦公效率。泛微協(xié)同辦公（OA）平臺(tái)解決方案：在信息化的輔助下企業(yè)組織模式應(yīng)該是一種適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要以業(yè)務(wù)過程為中心、適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展變化、滿足迅速?zèng)Q策需要（以敏捷為特點(diǎn)）和內(nèi)部與外部自由交流的一種網(wǎng)絡(luò)化 的組織，這種組織結(jié)構(gòu)可以使各個(gè)部門之間根據(jù)業(yè)務(wù)過程的需要進(jìn)行自由交流。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有市場(chǎng)適應(yīng)能力，而且還有自我發(fā)展和自我完善能力。而要實(shí)現(xiàn) 組織結(jié)構(gòu)由職能部門性向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，必須實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織的

7、“EAI”，進(jìn)行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部門之間的三維障礙橫向障礙、縱向障 礙、外部障礙。1、橫向的企業(yè)集成橫向的企業(yè)集成是指支持業(yè)務(wù)過程的不同功能領(lǐng)域的部門和應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，消除職能之間、部門之間、產(chǎn)品線之間或地理位置之間的界限。這種橫向集成可以看作是“煙囪式”的企業(yè)部門之間的橫向連接，橫向集成就是要消除部門之間的障礙，各個(gè)部門之間自由通信，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)過程的支持。2、縱向的企業(yè)集成縱向的企業(yè)職能部門集成是指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級(jí)之間的交流障礙。由于以前很多組織領(lǐng)導(dǎo)層次劃分成一種金字塔 形，上下級(jí)之間具有明顯的等級(jí)關(guān)系，縱向集成的目的就是為了實(shí)現(xiàn)

8、上下級(jí)系統(tǒng)之間的關(guān)系和諧和交流暢通，以便共同分享企業(yè)信息，對(duì)業(yè)務(wù)過程中的一些問題迅速 作出決策。橫向集成和縱向集成使企業(yè)內(nèi)部組織變成一個(gè)開放的“魔方”式結(jié)構(gòu)，企業(yè)的各個(gè)面向面向過程的職能部門通過業(yè)務(wù)過程貫穿起來。3、與外部的集成太平保險(xiǎn)公司由于客戶比較多的是一些商戶，考慮將外部資源（合作伙伴、供應(yīng)商、商戶等）通過門戶的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。通過企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結(jié)構(gòu)扁平化、網(wǎng)絡(luò)化，決策方面實(shí)現(xiàn)分散化、實(shí)時(shí)化，部門之間和上下級(jí)關(guān)系緊 密化和協(xié)調(diào)化，與供應(yīng)商、合作伙伴和商戶的關(guān)系開放化。這樣的組織將是一個(gè)有生命的能夠自我適應(yīng)外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的生態(tài)

9、型的組織，同時(shí)也是泛微協(xié)同管理平 臺(tái)（e-cology）的價(jià)值所在。太平保險(xiǎn)公司協(xié)同管理平臺(tái)總體框架圖如下： 在基于e-cology的太平保險(xiǎn)辦公信息系統(tǒng)中，具體的一個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)都是通過若干基礎(chǔ)模塊的組合應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)，如：新聞公告，相應(yīng)的文檔通 過“知識(shí)文檔模塊(e-document)”來保存，審批通過“工作流模塊(e-workflow)”來實(shí)現(xiàn)，相關(guān)的作者的信息可以通過“人力資源模塊 (e-hrm)”來管理。具體實(shí)現(xiàn)方案：一、系統(tǒng)權(quán)限分級(jí)管理太平保險(xiǎn)屬于大型企業(yè)管理集團(tuán)，“一級(jí)法人，授權(quán)經(jīng)營(yíng)”決定了太平保險(xiǎn)對(duì)“集中管理、分散經(jīng)營(yíng)”管理模式的認(rèn)同，所以也正使得公司的協(xié)同辦公 （OA）系統(tǒng)建設(shè)必

10、須滿足上述需求：采用分布集中的架構(gòu)是很好的方式，集團(tuán)每一個(gè)下屬單位都是很大的公司而且獨(dú)立性也比較強(qiáng)，采用此種方式就需要讓下屬 公司像管理好自己的業(yè)務(wù)一樣能夠自己管理好自己的系統(tǒng)，同時(shí)又可以減少對(duì)公司之間帶寬的壓力。對(duì)于多個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理，主要集中在上級(jí)單位下發(fā)文件， 系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別和判斷數(shù)據(jù)發(fā)送的目的系統(tǒng)，以及響應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢處理權(quán)限。在采用“集中管理、分散經(jīng)營(yíng)”管理模式的同時(shí)，意味著必須給下屬公司足夠的權(quán)限來管理自己的系統(tǒng)。因此分級(jí)管理在企業(yè)中也占有非常重要的地位， 通過分級(jí)管理，可以方便和允許下屬公司機(jī)構(gòu)管理員來管理自己的系統(tǒng)數(shù)據(jù)；分級(jí)管理從大的方面來看應(yīng)該包括：系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)、人員、角

11、色、權(quán)限等系統(tǒng)層面的權(quán) 限分級(jí)；流程維護(hù)的權(quán)限分級(jí)；知識(shí)文檔維護(hù)的權(quán)限分級(jí)；項(xiàng)目管理的權(quán)限分級(jí)；資產(chǎn)管理的權(quán)限分級(jí)。但是整個(gè)分級(jí)管理應(yīng)該是一個(gè)很復(fù)雜的功能，權(quán)限的分發(fā)和 回收必須要做到精準(zhǔn)和安全。二、訪問統(tǒng)一及個(gè)性化以信息門戶的形式，提供給太平保險(xiǎn)公司一個(gè)集成了企業(yè)內(nèi)、外部的信息、資源和應(yīng)用的“窗口”，使員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的個(gè)性化信息，以及個(gè)性化的應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)。它滿足不同用戶群的需求，用戶群可以分級(jí)別、分權(quán)限，從任何地方、任何時(shí)間進(jìn)入系統(tǒng)。并根據(jù)自己相關(guān)的應(yīng)用和信息，將門戶信息個(gè)性化定義，迅速獲取和自身相關(guān)的信息并執(zhí)行權(quán)限允

12、許范圍內(nèi)的操作。三、工作流程管理泛微協(xié)同管理平臺(tái)（e-cology）提供一個(gè)獨(dú)立的工作流程引擎，實(shí)現(xiàn)工作流程與其他模塊之間的協(xié)助和交流。作為一個(gè)單獨(dú)的工具，可以與其他模塊可以進(jìn)行互動(dòng)，為其它模塊的信息載入和載出并保持不同功能塊之間信息的協(xié)同。通過工作流的方式將企業(yè)的整個(gè)管理工作全部帶動(dòng)起來，形成一個(gè)整體。通過工作流的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)企業(yè)的無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)對(duì)外部分支機(jī)構(gòu)的信息共享以及協(xié)同的工作。流程的自定義實(shí)現(xiàn)：1）、 工作流的類型太平保險(xiǎn)公司的工作流類型主要是三個(gè)方面的內(nèi)容，泛微也按照三個(gè)方面的內(nèi)容建設(shè)太平保險(xiǎn)公司的內(nèi)部審批流程： 單純的企業(yè)行政管理上的流程。主要表現(xiàn)在綜合人事類的

13、如收發(fā)文管理、檔案方面的流程、人事方面的調(diào)動(dòng)、招聘、培訓(xùn)方面的流程。此類流程注重這個(gè)過程本身，而不是流程結(jié)束之后 的數(shù)據(jù)結(jié)果而且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有必然的聯(lián)系。因此，泛微針對(duì)此類流程非常靈活的流程設(shè)置，具有平行會(huì)簽、二次加簽、傳閱、流程的重定義等。完善這個(gè)流程的過 程管理。 作為企業(yè)的核心的流程。此類流程是有企業(yè)業(yè)務(wù)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)，因此，流程的關(guān)聯(lián)性就很強(qiáng)了。例如，當(dāng)太平保險(xiǎn)公司市場(chǎng)管理一旦簽定合同，那他就會(huì)觸發(fā)其他相關(guān)的采 購(gòu)、設(shè)計(jì)、與質(zhì)量等。因此，泛微加強(qiáng)了流程的關(guān)聯(lián)性與數(shù)據(jù)的連續(xù)性。無形中也需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)同工作，通過工作的流程讓相關(guān)的部門與人圍繞項(xiàng)目或 業(yè)務(wù)展開。在流程

14、定義的時(shí)候就可以建立流程與那些功能或信息有關(guān)，與那些流程有關(guān)聯(lián)。例如當(dāng)你找到一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，與這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的合同的審批流程、與這 個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)研發(fā)過程中的審批流程、與這個(gè)項(xiàng)目有的采購(gòu)的流程都可以被迅速的找出。而且所有這些與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)都是最后歸結(jié)到這個(gè)項(xiàng)目上去。 作為輔助或支撐核心流程的流程這類流程兼顧有以上兩類流程的特色。2）、 流程表單的字段定義：太平保險(xiǎn)公司可以根據(jù)自己的需要來增加或編輯流程中各種表單所需的字段；3）、 流程表單的定義表單的定義將分開三個(gè)部分構(gòu)件 表單的樣式在工作流設(shè)置功能中可以定義根據(jù)太平保險(xiǎn)公司自身的流程表單樣式。而且不需要任

15、何的代碼編寫。 表單內(nèi)容的自定義提供了龐大的字段庫(kù)（字段庫(kù)可以根據(jù)太平保險(xiǎn)公司來定義），完全可以滿足太平保險(xiǎn)公司的定義要求。 對(duì)表單本身的安全控制。由于太平保險(xiǎn)公司的特殊企業(yè)性質(zhì)，因此，泛微將安全控制到了字段一級(jí)，所有的表單權(quán)限可以定義到表單一級(jí)，在不同的審批接點(diǎn)上表單展現(xiàn)的內(nèi)容都是不一樣的。4）、 流程的定義運(yùn)用工作流定義工具完成圖形化的流程編輯，包括流程的監(jiān)控。5）、 流程的統(tǒng)計(jì)工作流程模塊可以為所有流程靈活定制各類數(shù)據(jù)報(bào)表。6）、 流程的監(jiān)控流程監(jiān)控模式比較完善，不但可以查看整個(gè)文件流轉(zhuǎn)的信息，也可以查看目前流程的處理信息，如流程處理人員

16、時(shí)候看過、是否處理、或則是否既沒有看過也沒有處理過。7）、 圖形化的流程設(shè)置在工作流中用戶可以通過圖形化的流程設(shè)置。四、知識(shí)管理根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)不同，建立分類的企業(yè)知識(shí)庫(kù)，形成企業(yè)的知識(shí)地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識(shí)緊密集成在一起。知識(shí)庫(kù)在文檔分類、文檔屬性定義等方面有比較強(qiáng)的功能。建立太平保險(xiǎn)公司知識(shí)庫(kù)： 按業(yè)務(wù)分類的共享知識(shí)庫(kù)（主要是管理信息和相關(guān)的參考信息） 合同管理（和工作流結(jié)合） 規(guī)章制度，包括員工手冊(cè)、制度、公文、公司的歷史、福利政策 公告新聞，包括內(nèi)部公告、通知及內(nèi)部新聞、外部新聞 公司大事記、公司介紹 知識(shí)地圖&

17、#160;賀卡庫(kù) 培訓(xùn)課件共享，建立完善的企業(yè)員工自助培訓(xùn)功能 員工天地、在線培訓(xùn) 資料共享 電子刊物：管理由內(nèi)部和外部信息組成的企業(yè)內(nèi)部電子刊物的管理和查詢；  外部公共信息：提供郵政編碼、國(guó)家/地區(qū)電話區(qū)號(hào)、列車時(shí)刻表、航班信息、公共交通等方面信息的查詢，支持從指定網(wǎng)址下載相關(guān)指定信息并移植到Portal中的功能；五、行政辦公管理結(jié)合e-cology的知識(shí)管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理、工作流程管理、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、報(bào)表中心來實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司的行政辦公需求。所 有在辦公自動(dòng)化中的收、發(fā)文、合同管理、預(yù)結(jié)算管理、采購(gòu)管理、檔案管理、日程管理

18、、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、短消息管理、郵件管理、各類報(bào)表等都可通過e- cology的相應(yīng)模塊協(xié)同完成。 收、發(fā)文、合同管理、內(nèi)部文件管理、檔案管理在運(yùn)用了知識(shí)管理、客戶管理以及工作流程管理； 預(yù)結(jié)算管理、采購(gòu)管理可通過財(cái)務(wù)管理模塊實(shí)現(xiàn)，對(duì)部門及個(gè)人可進(jìn)行部門預(yù)結(jié)算、結(jié)合工作流程實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷、借款及采購(gòu)管理。 日程安排、工作計(jì)劃、總結(jié)與泛微的人力資源、項(xiàng)目管理、工作流以及與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理中的項(xiàng)目管理，進(jìn)行互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多源化； 短消息與郵件都是結(jié)合在工作流程中，也可以單獨(dú)使用； 在行政辦公管理中還包括會(huì)議管理、培訓(xùn)管理。其中會(huì)議管理以及培訓(xùn)管理又與

19、人力資源以及知識(shí)管理來互動(dòng)完成； 資產(chǎn)管理也歸結(jié)到行政辦公管理功能中，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公設(shè)備以及太平保險(xiǎn)公司固定資產(chǎn)以及會(huì)議、車輛的管理、圖書資料、證照管理、辦公用品管理等；六、公文管理作為現(xiàn)代辦公的其本功能，為用戶提供了較為完整的一套辦公室常用的公文處理流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。行政辦公按文檔類別可分為收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、簽報(bào)管理、用印管理和任務(wù)督辦。因此太平保險(xiǎn)公司的收發(fā)文、檔案管理、公告等都?xì)w結(jié)到行政辦公中。用戶可在系統(tǒng)的工作流中進(jìn)行公文的起草、流轉(zhuǎn)、編輯、簽發(fā)、登記、歸檔、等操作，從而實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司辦文的自動(dòng)化。收文管理、發(fā)文管理和檔案管理的協(xié)同運(yùn)作，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。

20、0;收文管理收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記載上級(jí)公文、平級(jí)來文等公文，然后通過e-cology系統(tǒng)來代替以前的辦理模式。從而提高了辦 文的運(yùn)轉(zhuǎn)速度、公文辦理信息的完整性，用戶可根據(jù)公文的登記日期、緩急程度、當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)、當(dāng)前處理人員快速有效地找到相關(guān)文檔做相應(yīng)操作。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予“收文登記員”的角色或人員可以將來文掃描或直接手工輸入。收文登記的內(nèi)容包括收文主題、收文來源、收文分類、收文編號(hào)（系統(tǒng)根據(jù)分類自動(dòng)生成）、緩急程度、密級(jí)性、登記員、起草時(shí)間、文件內(nèi)容和附件，以及收文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。在收文登記時(shí)，有些登記項(xiàng)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成，有些登記項(xiàng)已經(jīng)提供了標(biāo)準(zhǔn)信息供您選擇，有些

21、登記項(xiàng)系統(tǒng)會(huì)提供一些智能化的提示，這樣就提供用戶使用方便，遵循本系統(tǒng)處處從用戶角度出發(fā)的原則。流程管理員可根據(jù)需要，將流轉(zhuǎn)中的文檔重置到流程的任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)，再進(jìn)行流轉(zhuǎn)，從而提高了流程的應(yīng)變能力。若收文流轉(zhuǎn)過程中超過了設(shè)定的辦文時(shí)限，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將催辦信息發(fā)送到當(dāng)前處理人員的待辦事宜，提醒用戶及時(shí)辦理公文。具有發(fā)布權(quán)限的用戶，可把有些已辦理完成的收文發(fā)布到“信息發(fā)布”模塊中，并設(shè)定有權(quán)限查看該文件的用戶，使文件發(fā)揮它應(yīng)有的作用。在整個(gè)收文流轉(zhuǎn)過程中，收文每經(jīng)過一個(gè)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人員，處理時(shí)間，處理信息等，讓用戶更清晰地了解當(dāng)前收文的日志信息。有“收文歸檔員”權(quán)限的用戶可把已流轉(zhuǎn)

22、結(jié)束的收文歸檔到“檔案管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔員可以單個(gè)歸檔，也可以批量歸檔，一次性處理多個(gè)文檔。 發(fā)文管理發(fā)文管理主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文，起草的電子文件一般需逐級(jí)通過各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批和修改，最后提交相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并登記歸檔。真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦工，將傳統(tǒng)手工的、繁瑣的公文處理轉(zhuǎn)為輕松的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)辦公，安全、可靠、省時(shí)、省力，使辦公人員徹底從傳統(tǒng)辦公模式中解脫出來。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予“發(fā)文起草員”的角色或人員有起草發(fā)文的權(quán)限。起草的內(nèi)容大致有發(fā)文主題、發(fā)文分類、發(fā)文編號(hào)（系統(tǒng)根據(jù)分類自動(dòng)生成）、起草人、起草時(shí)間、發(fā)文正文和附件，以及發(fā)文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。起草員確認(rèn)文件起

23、草完成后，進(jìn)入審批，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)審批的流程把發(fā)文自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的處理人員處。發(fā)文審批過程中的人員可以從待辦事宜獲悉待審批信息，并直接打開文檔。根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限，進(jìn)行修改正文，添加意見，繼續(xù)流轉(zhuǎn)，結(jié)束流 轉(zhuǎn)，傳閱文檔、電子簽名等操作。編輯文件時(shí)，系統(tǒng)可記錄并區(qū)別多個(gè)不同的人對(duì)文件的修改印記。系統(tǒng)提供電子簽名以提高審批文件的安全性。系統(tǒng)將權(quán)限設(shè)置細(xì)化，所有發(fā)文的登記也可以定義在流程中的任意一個(gè)節(jié)點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)了流程的自定義。發(fā)文登記員可對(duì)已流轉(zhuǎn)完畢的發(fā)文進(jìn)行意見匯總，匯總后的意見獨(dú)立成文，查看方便。 檔案管理太平保險(xiǎn)公司可以根據(jù)案卷類別的不同，在知識(shí)管理庫(kù)建立需要的案卷庫(kù)。并可供普通

24、用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱，實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱的模式。還不僅提供用戶以案卷為單位進(jìn)行借閱，也可以只借閱案卷中的一個(gè)或多個(gè)文件。所有收、發(fā)文管理模塊中的文檔經(jīng)歸檔員歸檔后都會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)移到檔案管理的已歸檔文件中，并根據(jù)來源進(jìn)行自動(dòng)分類。檔案管理員也可在以歸檔文件窗口中，進(jìn)行獨(dú)立歸檔（如，將以前的文件錄入系統(tǒng)）。檔案管理員可對(duì)各案卷中的文件進(jìn)行調(diào)整（如，將案卷中的文件移出），還可決定每個(gè)案卷在封卷后的借閱情況（如，是否可對(duì)外借閱；借閱到案卷一級(jí)還是案卷中的文檔一級(jí)；借閱對(duì)象是系統(tǒng)中的所有人員還是部分人員等）。檔案管理員還有權(quán)設(shè)定案卷可借閱的范圍，即可以指定案卷可借閱的人員/角色/部門。案卷管理員可將案卷中的一個(gè)或

25、多個(gè)文件發(fā)布到信息發(fā)布數(shù)據(jù)庫(kù)中。案卷管理員的發(fā)布權(quán)限，可在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置發(fā)布員及其權(quán)限時(shí)設(shè)定。系統(tǒng)提供借閱管理的窗口，在此檔案管理員可查看普通用戶提交的借閱申請(qǐng)，并執(zhí)行審批（如，同意、拒絕等相關(guān)操作），同時(shí)也可添加個(gè)人意見（如，關(guān)于借閱時(shí)間的長(zhǎng)短可協(xié)商后再?zèng)Q定）。提供一般用戶借閱案卷或文件的列表（列表分案卷一級(jí)和文檔一級(jí)），用戶在未提出借閱申請(qǐng)前，只能看到案卷或文檔的標(biāo)題，只有在提出借閱申請(qǐng)并得到管理員同意后，才有權(quán)限查看到案卷或文件的具體內(nèi)容。用戶在借閱期限內(nèi)，查看完相關(guān)的案卷或文件后，可自行歸還。若用戶未及時(shí)歸還，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出提示郵件，催促用戶歸還，并可設(shè)定催還的間隔期限，如每2天發(fā)送一

26、封郵件。系統(tǒng)管理員也可主動(dòng)收回借閱權(quán)限。若用戶到時(shí)仍想借閱，可填寫續(xù)借申請(qǐng)單。申請(qǐng)續(xù)借該案卷或文件，需經(jīng)管理員審批通過后才有繼續(xù)借閱的權(quán)限。 合同管理對(duì)草擬的合同的專門管理，利用工作流定義功能，定義“草擬”等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動(dòng)傳至有關(guān)員工的“待辦事宜”中審批處理、編號(hào)、打印正本（標(biāo)準(zhǔn)文本 則直接填制）、對(duì)方蓋章、公司蓋章、分發(fā)、辦結(jié)后自動(dòng)電子歸檔（歸入檔案管理中），并做到對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)控（如付款、對(duì)合同對(duì)方的評(píng)價(jià)、到期前的續(xù)約提 醒、續(xù)約情況等等），有提示功能。七、預(yù)、結(jié)算及報(bào)銷e-cology系統(tǒng)預(yù)、結(jié)算及包銷功能是以“財(cái)務(wù)管理模塊(e-Financials)”為主線，協(xié)同“工作流模塊

27、(e- Workflow)”、“知識(shí)文檔模塊(e-Docuument)”、“人力資源模塊(e-HRM)”提供下屬和財(cái)務(wù)、審批人可查詢借款及支付情況查詢， 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算的電子化審批。包括： 對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理 獲得對(duì)企業(yè)績(jī)效宏觀和微觀上的認(rèn)識(shí) 預(yù)算和實(shí)際支出的比較 提供各類固定及自定義之財(cái)務(wù)報(bào)告 集成其它的財(cái)務(wù)系統(tǒng)向管理層展現(xiàn)公司情況 協(xié)同性:找到某個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),就能找到與這個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的所有信息(客戶/其它財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)/項(xiàng)目/資產(chǎn)/計(jì)劃/流程/文檔/人員)具體表現(xiàn)為：通過工作流管理實(shí)現(xiàn)所有的財(cái)務(wù)相關(guān)流程都可以可以通過工作流的方式進(jìn)行流

28、轉(zhuǎn)，包括：預(yù)算審批、借款、商戶結(jié)算等；通過知識(shí)管理功能，管理人員相關(guān)的合同，客戶相關(guān)資料；通過人力資源管理結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)和相關(guān)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。八、郵件、短消息、即時(shí)通信以及傳真系統(tǒng)的運(yùn)用 郵件協(xié)同管理平臺(tái)(e-cology)運(yùn)用所有遵循POP3/SMT協(xié)議的郵件服務(wù)器，與主流的Exchange、Lotus notes等結(jié)合在一起。直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵件，不需要再次進(jìn)行客戶的端的安裝，直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵件。 短消息、即時(shí)通信工具短消息功能將郵件系統(tǒng)和e-cology系統(tǒng)的功能和應(yīng)用擴(kuò)展到員工以及客戶的手機(jī)上， 滿足了廣大用戶對(duì)移動(dòng)辦公的需求。例如：?jiǎn)T工可以通

29、過系統(tǒng)與同事或者客戶進(jìn)行手機(jī)短消息通信；也可以通過手機(jī)發(fā)送、接收和回復(fù)短信到接收者的郵件系統(tǒng)；通 過郵件和手機(jī)短信的互通實(shí)現(xiàn)移動(dòng)狀態(tài)下的工作流程通知和待辦事宜提醒。目前并已實(shí)現(xiàn)與騰迅RTX集成，實(shí)現(xiàn)即時(shí)通信、在線信息提醒、傳輸文件、以及視頻會(huì)議等功能。       與傳真系統(tǒng)集成，可以直接在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)上收、發(fā)傳真。九、資產(chǎn)管理以e-cology的“資產(chǎn)管理(e-Logistics)”為主線，協(xié)同“工作流管理”“知識(shí)文檔管理”“人力資源管理”來實(shí)現(xiàn)資源利用的管 理，所有的借用、維修、各種申請(qǐng)都可以通過工作流的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)；通過知識(shí)

30、管理功能，管理資源相關(guān)的原始資料，如：發(fā)票、采購(gòu)合同、維修卡等；結(jié)合人力資 源實(shí)現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)。十、企業(yè)文化制度、人與組織的協(xié)同發(fā)展企業(yè)文化的管理要關(guān)注人、規(guī)章制度兩個(gè)方面的內(nèi)容，泛微根據(jù)對(duì)“企業(yè)文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知識(shí)文檔模塊”實(shí)現(xiàn)，與“工作流模塊”和“人力資源模塊”協(xié)同。 為知識(shí)搜集和沉淀、積累、傳遞為主要目標(biāo)的過程。建立知識(shí)管理模塊，將太平保險(xiǎn)公司內(nèi)部所有已經(jīng)沉淀下來的文檔按照一定的組織或類別按照一定的權(quán)限控制進(jìn)行整理和規(guī)范使用。在管理上太平保險(xiǎn)公司的管理層應(yīng)該從管理方式上做出制定，要求所有的員工將所有有用的文檔按照一定的目錄或類別進(jìn)行存儲(chǔ)。不但提

31、供自定義的文檔存放，還允許用戶將文檔在一定的權(quán)限泛微內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享與文件的流動(dòng)。 擴(kuò)大知識(shí)采集范圍和發(fā)布方式方法，建立部門信息門戶，和企業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成。知識(shí)的來源可以限于現(xiàn)有的電子形式的文檔，系統(tǒng)提供的知識(shí)管理功能還可以MAIL或項(xiàng)目管理、流程管理、人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行集成。 實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)流程管理引進(jìn)流程方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、個(gè)性化服務(wù)的知識(shí)傳播和發(fā)布，初步實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息門戶，讓企業(yè)知識(shí)信息圍繞人的工作性質(zhì)和階段任務(wù)，主動(dòng)發(fā)布和呈 現(xiàn)，初步實(shí)現(xiàn)信息圍著個(gè)人轉(zhuǎn)的信息流體系。在這部分的話就是需要與人力資源功和工作流能相結(jié)合，通過在人力資源中的組織與崗位的分布，實(shí)現(xiàn)知識(shí)與職責(zé)的互

32、動(dòng)，形成個(gè)性化的信息與知識(shí)服務(wù)。通過工作流程的使用，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的再次利用與創(chuàng)新，對(duì)文檔進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理。 建立知識(shí)地圖。開始專家知識(shí)發(fā)現(xiàn)機(jī)理建設(shè)。提高知識(shí)關(guān)聯(lián)度，和知識(shí)的參考價(jià)值。 整合的業(yè)務(wù)系統(tǒng)使業(yè)務(wù)系統(tǒng)和事物系統(tǒng)緊密整和互操作，使企業(yè)內(nèi)個(gè)人的知識(shí)獲取和業(yè)務(wù)動(dòng)作整合一體，而把業(yè)務(wù)動(dòng)作過程中的知識(shí)自動(dòng)搜集歸納的真正的知識(shí)循環(huán)系 統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理為企業(yè)員工經(jīng)營(yíng)行為提供有效知識(shí)支持。深入挖掘整理企業(yè)內(nèi)部分散的知識(shí)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為決策提供有價(jià)值關(guān)聯(lián)性知識(shí)參考，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理為決策 服務(wù)的主要目的。 員工檔案記錄員工的檔案記錄功能是在專門的人力資源模塊下進(jìn)行管理。 規(guī)章

33、制度，包括員工手冊(cè)、制度、公文知識(shí)管理庫(kù)中建立各種形式的制度文件，格式內(nèi)容沒有限制。制度文件可以建立版本控制，滿足企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。每一個(gè)階段的規(guī)章制度都可以保留。 制度文件的權(quán)限控制，根據(jù)不同的制度內(nèi)容，可以根據(jù)角色、用戶、部門以及安全級(jí)別來確立查看范圍。另外，在制度的建立過程中，可以通過系統(tǒng)的工作流實(shí)現(xiàn)對(duì)制度的建立、修改、制定的過程管理，最后可以發(fā)布到規(guī)章制度庫(kù)中。 公告新聞，包括內(nèi)部公告、內(nèi)部新聞在系統(tǒng)中，不僅有專門的公告管理還有內(nèi)部的新聞管理。任何的一個(gè)新聞與公告都可以在工作流中進(jìn)行提交，通過一定的流程進(jìn)行審批之后，公告的話直接可以發(fā)布到首頁(yè)上的公告欄，而新聞的話可以

34、按照發(fā)布到部門的新聞頁(yè)或以類型為主的新聞頁(yè)，還可以是內(nèi)部或外部網(wǎng)站。在顯示時(shí)間上，用戶可以在發(fā)布該公告或新聞的時(shí)候設(shè)定它在公告欄或新聞頁(yè)的顯示時(shí)間，一旦超過時(shí)間，他會(huì)自動(dòng)從各個(gè)欄位撤消。而所有的文件其實(shí)都保存在知識(shí)管理庫(kù)中的公告或新聞目錄中。公告也可以進(jìn)行手動(dòng)的刪除。 培訓(xùn)課件共享培訓(xùn)課件是與人力資源一起共同完成的，其中還包含工作流的運(yùn)用。太平保險(xiǎn)公司通過提交各個(gè)部門的培訓(xùn)請(qǐng)求與計(jì)劃之后，人力資源部門在人力資源模 塊中制定詳盡的培訓(xùn)安排，培訓(xùn)所產(chǎn)生的文件都可以歸結(jié)到在知識(shí)管理中的課件文件中。因此，整個(gè)員工的培訓(xùn)過程是由三方面協(xié)同工作完成。課件的共享范圍也是 有權(quán)限控制的。課件或人力資

35、源部的管理員可以隨時(shí)調(diào)整課件的安全性選項(xiàng)。 員工考評(píng)數(shù)據(jù)管理考評(píng)數(shù)據(jù)管理也由三方面完成，工作流、知識(shí)管理、人力資源。通過工作流提供員工的各個(gè)考評(píng)數(shù)據(jù)，經(jīng)過匯總與審批最后歸結(jié)到知識(shí)管理中，人力資源部根據(jù)每個(gè)員工的考評(píng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有針對(duì)性的工作效率評(píng)估。 電子刊物：管理由內(nèi)部和外部信息組成的企業(yè)內(nèi)部電子刊物的管理和查詢；通過知識(shí)管理中的電子刊物功能，建立分部門、分信息類別的電子刊物。由于太平保險(xiǎn)公司的內(nèi)部網(wǎng)與外部是隔離的，因此，對(duì)于外部的信息接受存在一 定的困難，但是e-cology平臺(tái)可以通過電子刊物或內(nèi)部新聞網(wǎng)站的功能或形式將外部信息引入到內(nèi)部。在知識(shí)管理中建立電子刊物目錄，根

36、據(jù)不同的刊物內(nèi) 容或形式，通過門戶的權(quán)限，將個(gè)性化的信息提供給相應(yīng)的內(nèi)部員工。五、 應(yīng)用成果通過對(duì)泛微協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的成功實(shí)施運(yùn)用，太平保險(xiǎn)的辦公自動(dòng)化水平和操作規(guī)范得到了很大的提升，工作流程得到廣泛應(yīng)用，從行政事務(wù)處理、公 文流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批，都實(shí)現(xiàn)了全公司電子化審批統(tǒng)一運(yùn)作管理，大大提升了公司統(tǒng)一的監(jiān)管能力和各職能部門及人員辦事效率；公司知識(shí)管理成功推廣，為公司人員 整體素質(zhì)的提升帶來幫助，公司的各種知識(shí)文檔資源在系統(tǒng)得到很好的有效管理，非常方便的實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的積累、共享、利用、創(chuàng)新，為太平的發(fā)展和打造知識(shí)型企 業(yè)注入新的活力；系統(tǒng)溝通協(xié)作的良好應(yīng)用，使企業(yè)溝通交流、信息傳達(dá)變得隨

37、順暢；資產(chǎn)管理獲得很好的管理，使公司資產(chǎn)透明化，能夠讓公司資產(chǎn)的使用為企業(yè) 發(fā)揮最大效應(yīng)。 點(diǎn)此發(fā)表你的看法>>【已有0位網(wǎng)友發(fā)表了看法】 收藏到： 【內(nèi)容導(dǎo)航】 · 第1頁(yè)：查看更多評(píng)論發(fā)表我的評(píng)論（評(píng)論0條 共0人參與）登錄|注冊(cè)窗體頂端驗(yàn)證碼： 看不清？ 窗體底端本文歡迎轉(zhuǎn)載，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明：轉(zhuǎn)載自IT168 本文鏈接： 查看信息化全部文章>>信息化最新文章  · 以人為本 揭開信息化建設(shè)新篇章· 百年IBM引領(lǐng)信息科技:專利與創(chuàng)新· 百年IBM引領(lǐng)信息科技:全球鐵路的優(yōu)化· 百年IBM引

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39、務(wù)業(yè)務(wù)高管的信息化領(lǐng)導(dǎo)力為何如此重要？信息化熱評(píng)文章中國(guó)政府網(wǎng)站績(jī)效評(píng)估大會(huì)即將開幕國(guó)內(nèi)首個(gè)應(yīng)用服務(wù)器虛擬化成功案例擁抱云計(jì)算阿里巴巴技術(shù)總監(jiān)解析阿里云SaaS成為禮品公司銷售拓展的引擎移動(dòng)欲涉足電子商務(wù) 借智能機(jī)擴(kuò)大營(yíng)收iPad能否將BI帶到一個(gè)全新的國(guó)度？大田物流CIO：睿智決斷IT戰(zhàn)略從業(yè)務(wù)分析應(yīng)用軟件看BI行業(yè)化趨勢(shì)世紀(jì)互聯(lián)云立方一體化集裝箱數(shù)據(jù)中心CNTV用戶中心社交化轉(zhuǎn)型 SNS軍團(tuán)添新秀更多>>裝機(jī)必備軟件主頁(yè)瀏覽· IE 7.0· Maxthon· Firefox· 騰訊TT· 世界之窗下載工具· 快車· 迅雷· 電驢· 超級(jí)旋風(fēng)· Bitcomet聊天通訊· MSN· Skyp