淺談項(xiàng)目進(jìn)度管理的軟技巧

1、淺談項(xiàng)目進(jìn)度管理的軟技巧 項(xiàng)目進(jìn)度管理是指在項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)各階段的進(jìn)展程度和項(xiàng)目最終完成的期限所進(jìn)行的管理，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，擬定出合理且經(jīng)濟(jì)的進(jìn)度計(jì)劃。甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等作為進(jìn)度管理的硬技巧，受到普遍關(guān)注。 進(jìn)度是項(xiàng)目管理的重要目標(biāo)。進(jìn)度的加快，依靠于正確的思想和方法。但是，直接影響it項(xiàng)目進(jìn)度的還有很多軟技巧，其中的三個(gè)重要因素是：進(jìn)度要與it項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量、選購(gòu)的協(xié)調(diào);把握正確的需求調(diào)研方法;縮短團(tuán)隊(duì)的組建與磨合時(shí)間。本文以it項(xiàng)目管理為例，敘述進(jìn)度管理的軟技巧。 由于制定進(jìn)度計(jì)劃的工具，主要是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖(包括cpm/pert，即關(guān)鍵路徑法/計(jì)劃評(píng)審技術(shù))，所以許多人一想到進(jìn)度

2、管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，而忽視了影響項(xiàng)目進(jìn)度的其它軟技巧，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)、需求調(diào)研的方法、團(tuán)隊(duì)磨合時(shí)間等。 一、樹立綜合協(xié)調(diào)的觀念 從本質(zhì)上講，項(xiàng)目管理是從全局動(dòng)身，以項(xiàng)目整體利益最大化為目標(biāo)，以項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量等各專項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一為內(nèi)容，所開展的綜合性管理過程。因此，開展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目各要素及各專項(xiàng)管理，進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)的觀念。 首先，it項(xiàng)目的范圍會(huì)影響it項(xiàng)目的進(jìn)度。一般來(lái)講(指假設(shè)其他要素不變，下同)，項(xiàng)目范圍越大，項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多，項(xiàng)目耗時(shí)越長(zhǎng);反過來(lái)，項(xiàng)目范圍越少，項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少，項(xiàng)目耗時(shí)越短。因此，假如項(xiàng)目進(jìn)度很緊，或者進(jìn)度拖延特別嚴(yán)重，就可以考慮與客戶爭(zhēng)論

3、，是否能夠?qū)⒎秶M(jìn)行收縮。假如客戶同意縮小范圍，那么進(jìn)度能得到有效縮短。 同樣的，it項(xiàng)目的成本、質(zhì)量也會(huì)影響進(jìn)度。一般來(lái)講，追加成本，可以增加更多的資源，比如設(shè)備和人力，從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。 假如項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成，可以考慮有些原定任務(wù)是否可以外包出去，這是項(xiàng)目選購(gòu)管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。明顯，在縮減進(jìn)度時(shí)，可以考慮上述各專項(xiàng)管理之間的協(xié)調(diào)，即砍掉部分任務(wù)、降低部分任務(wù)的質(zhì)量、分包部分任務(wù)、追加部分任務(wù)的成本等。 二、把握正確的需求調(diào)研方法 許多項(xiàng)目組一提到需求調(diào)研，就立刻想到與用戶訪談。在項(xiàng)目一開頭，就與用戶面對(duì)面訪談，并不是一種好的需求調(diào)研方法。 一般來(lái)講，項(xiàng)目

4、實(shí)施方不一定非常了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)，這一點(diǎn)在it項(xiàng)目中尤為普遍。因此，在訪談過程中，用戶講到的一些術(shù)語(yǔ)有可能被忽視。只好開頭第二次調(diào)研，回過頭來(lái)再詢問前面提到的術(shù)語(yǔ)。有的項(xiàng)目組可能會(huì)重復(fù)兩、三遍。 在這種狀況下，差旅費(fèi)、顧問費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加，項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間相應(yīng)拉長(zhǎng)，客戶的信任感和協(xié)作程度也漸漸降低。 正確的方法應(yīng)當(dāng)首先請(qǐng)用戶供應(yīng)能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書籍，開頭文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過程中，就能夠搞清晰對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)，并且對(duì)用戶的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步熟悉。 其次，假如需要，請(qǐng)用戶帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程，從而對(duì)某些字面上不簡(jiǎn)單理解的術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，樹立一種感性熟悉。 第三，

5、在此基礎(chǔ)上，依據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)覺的問題，有針對(duì)性地列出訪談大綱，與用戶進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)提高，用戶也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問題很專業(yè)、有針對(duì)性，從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信任感。 有的項(xiàng)目組在訪談完后，就認(rèn)為得到了用戶的真實(shí)、完整的需求，從而開頭項(xiàng)目設(shè)計(jì)。事實(shí)上，有些it項(xiàng)目比較敏感，因?yàn)樵L談的結(jié)果是要記錄的，用戶為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”，會(huì)根據(jù)“官方”的口徑講話，這樣，需求就可能被扭曲。 正確的方法應(yīng)當(dāng)是在訪談后，連續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng)任務(wù)，即發(fā)放無(wú)記 名需求調(diào)查表。由于是無(wú)記名的，一般都能收集到比較真實(shí)的需求信息。 最終，由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門進(jìn)行的，每個(gè)詳細(xì)的用戶或部門對(duì)于自己的

6、業(yè)務(wù)特別清晰，而對(duì)于與其它崗位、其它部門的業(yè)務(wù)“接口”就不清晰。這時(shí)，一定要請(qǐng)用戶單位的高層業(yè)務(wù)主管，作一個(gè)全面的業(yè)務(wù)報(bào)告，這個(gè)報(bào)告應(yīng)當(dāng)是總括性的，既能使項(xiàng)目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌，也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。 把握了正確的需求調(diào)研方法的項(xiàng)目組，就能很快得到高質(zhì)量的需求信息，縮短調(diào)研時(shí)間，使設(shè)計(jì)和實(shí)施的時(shí)間比較富有，從而縮短進(jìn)度。 三、縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間 任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊(duì)解散，一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段：組建階段，磨合階段，正規(guī)階段，表現(xiàn)階段，解散階段。 組建階段(又叫形成階段)：項(xiàng)目組成員從各個(gè)方面抽調(diào)而來(lái)，每個(gè)人在這一階段都有很多疑問：我們的目的是什么?其他

7、團(tuán)隊(duì)成員的技術(shù)、人品都怎么樣?每個(gè)人都急于知道他們能否與其他成員合得來(lái)，擔(dān)憂他們?cè)陧?xiàng)目中的角色，是否會(huì)與他們的個(gè)人興趣及職業(yè)發(fā)展相全都。這一階段項(xiàng)目成員的心情特點(diǎn)包括感動(dòng)、期望、懷疑、著急和遲疑。 磨合階段(又叫震蕩階段)：項(xiàng)目成員開頭運(yùn)用技能著手執(zhí)行安排到的任務(wù)，開頭緩慢推進(jìn)工作。現(xiàn)實(shí)或許會(huì)與個(gè)人當(dāng)時(shí)的設(shè)想不全都。例如，任務(wù)比估計(jì)的更繁重或更困難，成本或進(jìn)度計(jì)劃的限制可能比估計(jì)的更緊急。成員們?cè)絹?lái)越不滿足項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)或命令。在工作過程中，每個(gè)成員依據(jù)其他成員的狀況，對(duì)自己的角色及職責(zé)產(chǎn)生更多的疑問。震蕩階段的特點(diǎn)是隊(duì)員有挫折、憤怨或者對(duì)立心情。 正規(guī)階段(又叫規(guī)范階段)：經(jīng)受了磨合階段的考

8、驗(yàn)后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就進(jìn)入了正規(guī)階段。團(tuán)隊(duì)成員之間、團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理之間的關(guān)系已確立好了。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)漸漸接受了現(xiàn)有的工作環(huán)境，項(xiàng)目規(guī)程得以改進(jìn)和規(guī)范化。掌握及決策權(quán)從項(xiàng)目經(jīng)理移交給了各活動(dòng)的負(fù)責(zé)人，團(tuán)隊(duì)的凝聚力開頭形成，每個(gè)人覺得他是團(tuán)隊(duì)的一員，他們也接受其他成員作為團(tuán)隊(duì)的一部分。 表現(xiàn)階段(又叫實(shí)干階段)：這時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)積極工作，急于實(shí)現(xiàn)it項(xiàng)目目標(biāo)。這一階段的工作績(jī)效很高，團(tuán)隊(duì)有集體感和榮譽(yù)感，信念十足。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能開放、坦誠(chéng)、準(zhǔn)時(shí)地進(jìn)行溝通。團(tuán)隊(duì)相互依靠度高，他們經(jīng)常合作，并盡力相互幫助。團(tuán)隊(duì)能感覺到高度授權(quán)，假如出現(xiàn)技術(shù)難題，就由適當(dāng)?shù)某蓡T組成臨時(shí)攻關(guān)小組，解決問題后，再將有關(guān)的學(xué)問或技巧在團(tuán)隊(duì)內(nèi)

9、部快速共享。隨著工作的進(jìn)展并得到表?yè)P(yáng)，團(tuán)隊(duì)獲得滿意感。個(gè)體成員會(huì)意識(shí)到為項(xiàng)目工作正在使他們獲得職業(yè)上的發(fā)展。 解散階段(又叫消亡階段)：隨著全部項(xiàng)目任務(wù)的完成，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)入解散階段，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員面臨著重新安排。 在這五個(gè)階段中，解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成，對(duì)于項(xiàng)目的影響不大。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講，一定要清晰，真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而，項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)，就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建和磨合階段的耗時(shí)盡量短，這樣，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長(zhǎng)，在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí)，就更加從容。 為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短，在這個(gè)階段，it項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)全部成員參與到it項(xiàng)目計(jì)劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的安排中來(lái)，同時(shí)要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問題。這樣，主動(dòng)參與對(duì)成員來(lái)講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)參與激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加簡(jiǎn)單接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及安排到的工作，團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化。 為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短，項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說明it項(xiàng)目的目標(biāo)，并設(shè)想出