2文件管理辦法(修訂)

1、2文件管理辦法(修訂)山東金寶山機(jī)械有限公司文件管理制度文件編號(hào)：sj-002版本號(hào)： a修訂次數(shù)：0編制：文編小組審核：批準(zhǔn)：2013-09-01 發(fā)布 2013-09-01 施行 2017-09-25 修訂文件管理制度1、根本原那么1.1標(biāo)準(zhǔn)公司的各項(xiàng)文件收、發(fā)擬稿、會(huì)簽、審批、簽發(fā)及施行工作，確保文件準(zhǔn)時(shí)傳遞到相關(guān)部門(mén)，并得到有效落實(shí)。1.2文件管理涵蓋公司全部文件含外來(lái)文件的收、發(fā)擬稿、會(huì)簽、審批、簽發(fā)、施行以及回收、作廢等管理工作。1.3公司員工調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的文件根據(jù)有關(guān)規(guī)定移交、清退。1.4擬制、修改和簽批文件，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必需符合存檔要求。2、

2、總體程序和要求2.1內(nèi)部文件的起草、審核、批準(zhǔn)的職責(zé)權(quán)限：2.1.1質(zhì)量方針和目的、質(zhì)量手冊(cè)等公司級(jí)文件，由人力資源行政部組織各部門(mén)起草、審核、組織會(huì)審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。2.1.2公司管理制度，由人力資源行政部指定部門(mén)組織起草，部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審，人力資源行政部負(fù)責(zé)復(fù)核和組織會(huì)審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批受權(quán)審批。2.1.3技術(shù)專(zhuān)業(yè)類(lèi)文件由技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織編制，各相關(guān)部門(mén)幫助會(huì)簽，部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核，分管副總負(fù)責(zé)審批、簽發(fā)。2.1.4文件的批準(zhǔn)簽發(fā)權(quán)，屬于條款1.1、1.2的文件，由總經(jīng)理簽發(fā)。人力資源行政部負(fù)責(zé)簽發(fā)后的文件校對(duì)，并送擬稿人、核稿人審查合格后，方能復(fù)印、蓋章、轉(zhuǎn)發(fā)送、執(zhí)行和歸檔。2.2外

3、來(lái)文件的管理2.2.1人力資源行政部是外來(lái)文件的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)由公司名義接收外來(lái)文件的簽收、保管和經(jīng)受權(quán)后的發(fā)放。2.2.2其他部門(mén)收到外來(lái)文件的，屬于以公司名義簽收的要轉(zhuǎn)人力資源行政部，業(yè)務(wù)針對(duì)性比擬強(qiáng)的例如平安等文件由對(duì)口部門(mén)保管。2.2.3簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得滯留遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。文件收發(fā)部門(mén)應(yīng)在文件登記簿中填寫(xiě)清晰交接事項(xiàng)。2.3文件處理流程2.3.1文件管理業(yè)務(wù)流程分為收文和發(fā)文2.3.1.1收文一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。2.3.1.2發(fā)文指以公司或部門(mén)名義制發(fā)文件的過(guò)程，一般包括擬稿、會(huì)

4、簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、分發(fā)等程序。2.3.2發(fā)文程序與要求屬于上述條款2.1.1、2.1.2的文件發(fā)文管理流程圖： 2.3.2.1擬稿起草部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人 人力行政部 總經(jīng)理或授權(quán)人蓋章/發(fā)文各部門(mén)需要發(fā)文的,應(yīng)事先以公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。比擬重要冗雜的文件，必需由部門(mén)負(fù)責(zé)人親自草擬，或經(jīng)集體討論提出方案后，指定專(zhuān)人草擬。草擬文稿必需做到狀況屬實(shí)、條理清晰、層次清楚、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文稿擬就后,擬稿人應(yīng)附內(nèi)部文件處理單協(xié)議合同類(lèi)應(yīng)填附合同協(xié)議會(huì)簽單具體寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿部門(mén)與擬稿人,并簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)。2.3.2.2審核主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人依據(jù)有關(guān)文

5、件規(guī)定，對(duì)文稿是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實(shí)際需要進(jìn)展審查和修改，對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)峻、內(nèi)容不妥、格式不符的文件應(yīng)退回?cái)M稿人重新擬稿。人力資源行政部復(fù)核的重點(diǎn)是：是否需要行文、行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)章和擬制文件的有關(guān)要求，文件是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實(shí)際需要。在不轉(zhuǎn)變?cè)獾臓顩r下，審核人員有權(quán)對(duì)文件進(jìn)展刪節(jié)和文字加工。內(nèi)容紊亂、文字冗長(zhǎng)、需做較大修改的文稿，可提出修改看法，由擬稿人進(jìn)展修改。2.3.2.3會(huì)簽需經(jīng)會(huì)簽的文件,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽，對(duì)文件涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商并走會(huì)簽程序，獲得全都看法前

6、方可行文。會(huì)簽文稿以會(huì)簽部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字為有效。2.3.2.4簽發(fā)文稿經(jīng)審核須經(jīng)會(huì)簽后,送總經(jīng)理或授權(quán)人審定。如批準(zhǔn)那么進(jìn)展簽發(fā)，如有不妥那么由人力資源行政部返回?cái)M稿部門(mén)進(jìn)展修訂，再次會(huì)簽后送總經(jīng)理或授權(quán)人審定。屬于條款2.1.1、2.1.2的文件正式印刷打印前，人力資源行政部應(yīng)進(jìn)展復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)等。屬于條款1.3的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核。文件編碼格式的統(tǒng)一規(guī)定：采納漢語(yǔ)拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一進(jìn)展編制，詳細(xì)編號(hào)方法分別規(guī)定如下：1屬于2.1.2文件，公司通知、通報(bào)的編號(hào)方法。魯金發(fā)【x x x x】x x號(hào)挨次代碼年份代碼公司2屬于條款

7、2.1.1文件的編寫(xiě)方法:s j - 4.2 - 001號(hào)挨次號(hào)iso9001標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)j=金寶山(jinbaoshan)s=山東shandong3屬于條款2.1.3技術(shù)文件的編寫(xiě)方法，詳見(jiàn)技術(shù)文件管理制度。2.3.2.5印刷打印、用印、分發(fā)簽發(fā)后的文件由人力資源行政部對(duì)文件正式編號(hào)、印刷打印。印刷打印必需符合規(guī)定格式，字跡清晰無(wú)誤，干凈美觀，份數(shù)精確。印刷打印文件均由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。重要文件應(yīng)進(jìn)展兩次或?qū)掖涡?duì)，以確保質(zhì)量。文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì).校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;公文蓋章只限于發(fā)出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端正、清楚，嚴(yán)防錯(cuò)蓋、漏蓋。上報(bào)的文件嚴(yán)密裝封，并

8、嚴(yán)格執(zhí)行文件傳遞簽收手續(xù)。凡屬于條款2.1.1、2.1.2的文件，一律不得托人代簽、代捎。以公司名義發(fā)出的文件，底稿與正本各1份由人力資源行政部收存?zhèn)洳?。文件打印?由人力資源行政部負(fù)責(zé)分發(fā)并檢查落實(shí)狀況。文件分發(fā)必需做到發(fā)放流向明確可查，需依據(jù)以下文件分發(fā)號(hào)對(duì)文件進(jìn)展編號(hào)進(jìn)展分發(fā)，并做好記錄。2.3.3收文程序與要求公司內(nèi)部文件的收文管理流程圖：2.3.3.1文件簽收凡公司外來(lái)公啟文件除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的外均由人力資源行政部登記簽收，后分別交部門(mén)負(fù)責(zé)人拆封。在簽收和拆封時(shí)，接收人員應(yīng)留意檢查文件包裝是否完好，對(duì)于封口或郵票撕毀函件應(yīng)查明緣由，并有權(quán)回絕簽收。2.3.3.2文件登記收文部門(mén) 收文部

9、門(mén)負(fù)責(zé)批辦部門(mén)/人 公司領(lǐng)導(dǎo) 承辦部門(mén) 發(fā)文部門(mén)收到上級(jí)或平級(jí)文件后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)分類(lèi)、登記文件發(fā)/收記錄表,送部門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，領(lǐng)導(dǎo)簽批處理看法后進(jìn)入批轉(zhuǎn)或歸檔流程。本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)準(zhǔn)時(shí)分別送部門(mén)或人力資源行政部進(jìn)展登記文件發(fā)/收記錄表、保管，不得個(gè)人保存。收到的文件應(yīng)按本方法逐項(xiàng)登記文件標(biāo)題、份數(shù)、制發(fā)部門(mén)、日期、密級(jí)、內(nèi)容概要等項(xiàng)內(nèi)容。2.3.3.3審核各部門(mén)凡收到需要辦理的正式文件，均需由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)展審核。審核重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本部門(mén)辦理；是否符合相應(yīng)公司規(guī)定。涉及上報(bào)總經(jīng)理事項(xiàng)，人力資源行政部還應(yīng)審核其他部門(mén)職權(quán)內(nèi)辦理的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種用法、公文格式是否標(biāo)準(zhǔn)；

10、不符合規(guī)定的公文，可退回呈報(bào)部門(mén)并說(shuō)明理由。2.3.3.4擬辦凡正式文件，收文部門(mén)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)審核閱簽后，提出擬辦看法，送批轉(zhuǎn)部門(mén)辦理，重要文件應(yīng)呈送上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。一般函、文件、單據(jù)、傳真等，由部門(mén)挺直分轉(zhuǎn)處理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限；如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì)辦的文件，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)，協(xié)辦部門(mén)，協(xié)調(diào)后再分轉(zhuǎn)處理。為避開(kāi)文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2.3.3.5批辦為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，各部門(mén)應(yīng)在當(dāng)天或其次天將文件送到批轉(zhuǎn)部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天特別狀況例外。審批文件時(shí)，對(duì)有詳細(xì)處理事項(xiàng)的，

11、主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署看法、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有詳細(xì)事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。2.3.3.6承辦承辦部門(mén)收到交辦的文件后應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急文件應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)予以說(shuō)明。不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或者不宜由本部門(mén)辦理的，應(yīng)馬上退回批轉(zhuǎn)部門(mén)，并說(shuō)明理由，不得橫向傳遞。文件辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商；如有分歧，主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能獲得全都，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)協(xié)調(diào)或裁定。2.3.3.7催辦經(jīng)過(guò)人力資源行政部送公司總經(jīng)理批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的文件，人力資源行政部負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點(diǎn)催辦

12、，一般文件定期催辦。分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查催促的責(zé)任。由發(fā)起部門(mén)傳送的文件，發(fā)起部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人跟蹤催辦，承辦部門(mén)接到文件、應(yīng)馬上指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門(mén)同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)周轉(zhuǎn)或歸檔。2.4文件辦完后，應(yīng)根據(jù)公司有關(guān)檔案管理規(guī)定，準(zhǔn)時(shí)整理立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的文件。不具備歸檔和存查價(jià)值的文件，經(jīng)人力資源行政部鑒別并經(jīng)文件起草部門(mén)及行政人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀。2.5歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)依據(jù)其互相聯(lián)絡(luò)、特征和保存價(jià)值等整理立卷，要保證歸檔文件的齊全、完好，能正確反映該項(xiàng)工作的主要狀況，便于保管和利用。3、文件管理職責(zé)

13、3.1人力資源行政部是公司制度梳理、文件審核、存檔保管的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司文件發(fā)放的審核、復(fù)核、校稿、組織會(huì)審、正式下發(fā)、歸檔及銷(xiāo)毀處理。3.2凡以下文件統(tǒng)一由人力資源行政部負(fù)責(zé)歸檔。3.2.1上級(jí)主管部門(mén)來(lái)文，包括上級(jí)主管部門(mén)對(duì)公司的報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)、通知等。3.2.2公司發(fā)出的報(bào)告、指示、打算、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作報(bào)告、方案統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。3.2.3中層及以上管理人員會(huì)議及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)紀(jì)要。3.2.4公司組織召開(kāi)的會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。3.2.5參與溝通、洽談?wù)匍_(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言

14、材料等。3.2.6上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查、視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司進(jìn)展匯報(bào)的提綱和材料。3.2.7反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作、團(tuán)體活動(dòng)等的音像攝制品。3.2.8公司向上級(jí)懇求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。3.3其他各部門(mén)的工作職責(zé)包括：3.3.1組織職責(zé)范圍內(nèi)文件的擬稿、審核和報(bào)批。各部門(mén)制作的內(nèi)部用法文件，在本部門(mén)內(nèi)用法的不需要總經(jīng)理審批。3.3.2接收和保管公司發(fā)放的文件，并按照文件要求落實(shí)工作。3.3.3技術(shù)性文件，由相關(guān)部門(mén)按本文件管理要求執(zhí)行。3.3.4各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)進(jìn)展文件發(fā)文審核、打算文件的歸類(lèi)、總經(jīng)理受權(quán)后的審批。3.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件的審批和

15、受權(quán)審批。3.4業(yè)務(wù)部門(mén)日常工作中形成的工程活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔，每年定期移交人力資源行政部歸檔。3.5結(jié)合辦理的文件，原件由主辦部門(mén)整理立卷、歸檔，其他部門(mén)保存復(fù)制件或其他形式的文件副本，每年定期移交人力資源行政部歸檔。4、文件的擬辦、傳閱、批閱規(guī)定4.1由各部門(mén)辦理的文件，最遲不超過(guò)2天辦理，緊急文件應(yīng)于當(dāng)日辦理。4.2對(duì)重要文件，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)跟進(jìn)理解和準(zhǔn)時(shí)反應(yīng)施行狀況。4.3跨部門(mén)公司級(jí)文件傳遞要以人力資源行政部門(mén)為樞紐，各承辦部門(mén)收、發(fā)文件均挺直與人力資源行政部交接，不得橫向傳遞。文件閱完后，應(yīng)送交人力資源行政部，切忌橫傳。4.4傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其別人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。4.5閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止喪失泄密。4.6批閱文件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)，當(dāng)天閱