文件檔案管理制度

1、文件檔案管理制度目的：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完好、齊全、有效利用。1、文件檔案定義及審批權(quán)限：1.1文件檔案：檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的，對(duì)企業(yè)和社會(huì)有利用與保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式與載體的歷史記錄。1.2借閱：本流程所指借閱為廣義借閱，包括查詢、借閱、復(fù)印等利用方式。1.3文件檔案管理部門：指行政人力部，工程公司辦公室1.4文件檔案分級(jí)定義：1.4.1一級(jí)文件檔案：保密等級(jí)為一級(jí)，對(duì)公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響重大的檔案資料1.4.2二級(jí)文件檔案：保密等級(jí)為二級(jí)，對(duì)公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響較大的檔案資料1.4.3三級(jí)文件檔案：保

2、密等級(jí)為三級(jí)，對(duì)公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響一般的檔案資料1.5文件檔案用法審批權(quán)限：1.5.1總經(jīng)理：審批一級(jí)文件檔案用法申請(qǐng)。1.5.2行政人力部：分管領(lǐng)導(dǎo)審批二級(jí)文件檔案用法申請(qǐng)及檔案的跨部門用法。工程公司經(jīng)理：審批工程公司保管的一級(jí)和二級(jí)文件檔案用法申請(qǐng)及檔案的跨部門用法。1.5.3申請(qǐng)人部門經(jīng)理：審批三級(jí)文件檔案用法申請(qǐng)。1.6行政人力部：負(fù)責(zé)編制公司文件檔案分類分級(jí)管理名目及檔案管理要求;負(fù)責(zé)文件檔案資料的分類、歸檔、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理，包含公司收發(fā)的各類文件、公司重要會(huì)議紀(jì)要等；監(jiān)視、檢查各類文件檔案的管理狀況，對(duì)各部門的文件檔案管理供應(yīng)指導(dǎo)。2.1文件檔案分類分

3、級(jí)2.1.1行政人力部提出文件檔案分類分級(jí)及歸檔管理要求，明確文件檔案的分類、保管方式、期限、移交責(zé)任部門和密級(jí)等，編制公司檔案分類分級(jí)管理名目，經(jīng)行政人力局部管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)各部門和工程公司執(zhí)行。2.1.2文件檔案種類包括，但不限于：2.1.2.1制度性文件：各項(xiàng)規(guī)章制度、管理方法等；2.1.2.2會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其他會(huì)議形成的材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；2.1.2.3方案性文件：企業(yè)總體方案或規(guī)劃、開發(fā)方案、工程方案、營銷方案、財(cái)務(wù)方案等；2.1.2.4證件性文書資料：法人營業(yè)執(zhí)照、土地答應(yīng)證、開發(fā)資質(zhì)證、施工答應(yīng)證、規(guī)劃答應(yīng)證、預(yù)售答應(yīng)證、企業(yè)和產(chǎn)品獲

4、得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等；2.1.2.5匯報(bào)性文書資料：企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)發(fā)言及匯報(bào)材料等；2.1.2.6聲像資料：外出學(xué)習(xí)、考察或外部門供應(yīng)的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；2.1.2.7題贈(zèng)性資料：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個(gè)人供應(yīng)的題詞、書畫、工藝制品等。2.1.2.8技術(shù)性資料：各類工程圖紙、開工資料、驗(yàn)收資料等。2.1.3公司檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)各自保管的檔案資料進(jìn)展編號(hào)。2.1.4保管期限：依據(jù)國家檔案局發(fā)布的關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，分為永久、長期、短期三種。永久為50年以上，長期為15-50年，

5、短期為15年以下。2.1.4.1永久：但凡反映公司主要職能活動(dòng)和根本歷史相貌，對(duì)本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.1.4.2長期：但凡反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。2.1.4.3短期：但凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。2.2檔案歸檔2.2.1各部門及各工程公司根據(jù)檔案分類分級(jí)管理名目，負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的檔案資料進(jìn)展搜集和管理，并編制部門部門檔案文件/合同管理記錄名目。2.2.2對(duì)于需要移交檔案管理部門的資料，各部門應(yīng)按要求進(jìn)展整理后，并編制檔案移交名目，按檔案分類分級(jí)管理名目的規(guī)定準(zhǔn)時(shí)

6、向行政人力部/工程辦公室檔案室移交。行政人力部/工程辦公室對(duì)檔案進(jìn)展審核后簽字，并按規(guī)定對(duì)檔案分類、編號(hào)、歸檔。各部門及工程公司辦公室須每月底將檔案名目備份至行政人力部。2.2.3工程公司解散前，工程辦公室須將工程全部檔案移交至公司行政人力部。2.2.4檔案移交要求：2.2.4.1移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份；2.2.4.2歸檔的文件資料必需完好、真實(shí)、精確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必需立放在一起；2.2.4.3立卷時(shí)應(yīng)概括而簡潔地寫好案卷標(biāo)題，編制好案卷名目，并裝訂整齊；2.2.4.4填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，制止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清晰、

7、精確；2.2.4.5各種實(shí)物檔案獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等歸檔必需有原件，并保持其完好無損；2.2.4.6聲像檔案的錄制必需具體記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版、原件、清楚、完好。2.2.5文件檔案管理部門應(yīng)對(duì)各部門檔案管理狀況進(jìn)展日常檢查、監(jiān)視。2.3檔案資料的日常管理2.3.1公司檔案管理人員須根據(jù)國家檔案管理規(guī)定對(duì)檔案資料進(jìn)展立卷、標(biāo)識(shí)和保管。2.3.2部門文件檔案資料要登記具體信息，并編制部門檔案文件/合同管理記錄名目，以便檢索利用。2.3.3文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)挨次存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在檔案柜中。2.3

8、.4行政人力部或工程辦公室負(fù)責(zé)除財(cái)務(wù)類各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。2.3.5財(cái)務(wù)類的檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔與保管。2.3.6其他部門負(fù)責(zé)相關(guān)檔案資料的臨時(shí)保管并準(zhǔn)時(shí)移交行政人力部或項(xiàng)目公司辦公室。2.4文件檔案的用法與保密2.4.1借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，檔案外借原那么上只借復(fù)印件，檔案用法申請(qǐng)部門須填寫檔案借閱審批單，按權(quán)限完成審批程序后，檔案管理部門檔案管理人員填寫檔案借閱登記表。2.4.2借閱的檔案交還時(shí)，必需當(dāng)面點(diǎn)交清晰，如發(fā)覺遺失或損壞，應(yīng)馬上報(bào)告挺直上級(jí)。2.4.3借閱檔案用完后，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手

9、續(xù)。2.4.4借檔人必需愛惜檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。2.4.5外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級(jí)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。2.4.6外單位摘抄檔案的1-2級(jí)檔案不允許復(fù)印或摘抄，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)展審查、簽章。2.4.7外單位摘抄檔案的1-2級(jí)檔案不允許復(fù)印或摘抄，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)展審查、簽章。2.4.8檔案管理員和借閱人員，要負(fù)責(zé)做好檔案的保密工作。2.4.9對(duì)已到保密期限的檔案，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或工程辦公室主任同意后解密，并對(duì)解密檔案作一般檔案管理。2.4.10員工離任時(shí)，對(duì)已形成的檔案資料或所借閱的檔案應(yīng)辦理移交手續(xù)，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或工程辦公室審查無誤簽字后，才能離任。2.5檔案銷毀2.5.1工程公司辦公室對(duì)保存的記錄和檔案在工程公司解散后進(jìn)展系統(tǒng)清理，移交公司行政人力部存檔。2.5.2行政人力部對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，申請(qǐng)銷毀，銷毀時(shí)，行政人力部必需寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制檔案文件銷毀審批清單，經(jīng)