cop-0401文件記錄控制程序

1、1.目的通過對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件（包括適當(dāng)?shù)耐鈦砦募?，如適用的國(guó)家、行 業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、客戶技術(shù)文件等）的控制，確保其有嚴(yán)格的分類編號(hào)、編制、 審核、批準(zhǔn)、評(píng)審、發(fā)放、保管及更改得到有效控制，使公司的各項(xiàng)工作均能夠依拯正 確的指示進(jìn)行。2. 適用范圍適用于公司所有質(zhì)量管理體系文件和其它與質(zhì)量有關(guān)的文件的控制，文件可以是任 何媒介形式，如書而文件、電子文件等。3. 引用文件3.1質(zhì)量手冊(cè)qm4. 主要職責(zé)和權(quán)限4.1文控：負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件和其它相關(guān)文件的收集、分類編號(hào)、整理存 檔、保管、發(fā)放及其它相關(guān)工作，監(jiān)督執(zhí)行和公司所有記錄/表格的管理。4.2各部門：負(fù)責(zé)本部門文件

2、的控制，對(duì)本部門記錄的領(lǐng)用、收集、整理、標(biāo)識(shí)、 歸檔、貯存、保存。5. 程序5.1文件的編制、審核與批準(zhǔn)按下述規(guī)定執(zhí)行：文件類別編制批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)管理者代表總經(jīng)理程序文件部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理/管理者代表技術(shù)文件/作業(yè)指導(dǎo)書責(zé)任部門部門負(fù)責(zé)人5.2文件的分類和編號(hào)公司所冇已審批生效的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、技術(shù)文件/作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格由文文控統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)方法如下：2)cop-nn 該標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)的程序文件序號(hào)，如01iso標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào)（如4.章用04表示）公司程序文件3)wi-agg- 口該作業(yè)指導(dǎo)書在某部門序號(hào)部門代號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書4)qr-aaa-aaa該表格在某部門序號(hào)部門代號(hào)記錄5）部門代號(hào)如2eng p

3、rd工程部 制造部hr人力資源部pmcqcpmc部品管部6）各部門亦可根據(jù)需要自行制定文件的分類和編號(hào)工作指示。7）部門序號(hào)由各部門自行制定。5.3質(zhì)量管理體系文件的有效性控制5.3.1質(zhì)量管理體系文件分為受控原版、受控副本、非受控副本（參考文件）。1）受控原版為不加蓋印的簽字原件，僅作為復(fù)制用途。2）受控副本為受控原版的復(fù)卬件，加蓋紅色“文件受控”印章，作為公司使用 的合法文件。公司不允許使用“文件受控”印章變黑的非法復(fù)印件，以確保質(zhì) 量管理體系文件更新時(shí)能夠從發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出失效或作廢的文件。3）非受控文件副本為受控原版的復(fù)印件，加蓋紅色“參考”印章，作為提供給顧 客或公司以外人員使用的

4、合法文件。公司內(nèi)部不允許使用加蓋紅色“參考”印 章的文件。5.3.2為確保文件的有效性，公司采用版次控制最新冇效版次。版次采用字母加數(shù) 字方式，如ao、a1, bo、b1等，表示第一版a版未經(jīng)修改、a版第一次小改、b版 未經(jīng)修改，b版第一次修改，以此類推。版次超過5次轉(zhuǎn)換為下一個(gè)版本，如a5修訂 后轉(zhuǎn)換為b15.3.3文控應(yīng)制定質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的文件控制清單，確保各部門使用最新有 效的文件。當(dāng)質(zhì)量管理體系文件更新時(shí)，相應(yīng)的文件控制清單應(yīng)及時(shí)更新。5.4質(zhì)量管理體系文件發(fā)放5.4.1文件發(fā)放由文控將文件復(fù)印，加蓋紅色“文件受控”卬章，填寫文件發(fā) 放回收記錄統(tǒng)一發(fā)放，同時(shí)讓接收人在文件發(fā)放回收記

5、錄上簽字。5.4.2記錄空白表格作為規(guī)范填寫方式的文件，其發(fā)放由文控按質(zhì)量記錄一覽 表，進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制，不需要再加蓋印章。5.5質(zhì)量管理體系文件的保管和借閱5.5.1質(zhì)量管理體系文件的受控原版由文控負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管。質(zhì)量管理體系文 件的受控副本由各部門持有人負(fù)責(zé)保管。5.5.2如公司內(nèi)部員工需要暫時(shí)借閱某種質(zhì)量管理體系文件，填寫文件借閱屮 請(qǐng)表，經(jīng)管理代表批準(zhǔn)，到文控或相關(guān)部門辦理借閱和歸還手續(xù)。5.6質(zhì)量管理體系文件的更改5.6.1在公司質(zhì)量管理體系運(yùn)作過程中，各種因素均可導(dǎo)致質(zhì)量管理休系文件的更 改，其更改原因、更改內(nèi)容由相關(guān)人填寫文件更改申請(qǐng)單，交相關(guān)部門 會(huì)簽，管代或其授權(quán)人批準(zhǔn)，

6、部門負(fù)責(zé)人依據(jù)文件更改屮請(qǐng)單對(duì)原文件 進(jìn)行更改。5.6.2質(zhì)量管理體系文件的更改必須經(jīng)過審批，以保證修改之適宜性。5.6.3文控接到己審批的更改文件后，應(yīng)更新受控原版，復(fù)印更改的質(zhì)量管理體系 文件并加蓋紅色“文件受控”印章后，按文件發(fā)放回收記錄換回作廢舊 版，發(fā)放新版。5.6.4質(zhì)量管理體系文件的非受控副本不受管理體系文件修改的控制。5.7質(zhì)量管理體系文件的作廢對(duì)于己作廢的質(zhì)量管理體系文件原版，由文控統(tǒng)一保管，加蓋紅色“報(bào)廢”印章。 作廢的質(zhì)量管理體系文件受控副本由文控加蓋紅色“報(bào)廢”印章，統(tǒng)一銷毀。5.8外來文件的管理本公司外來文件指適用的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、客戶技術(shù)文件等。5.

7、8.1編號(hào)外來文件以原文件編號(hào)為準(zhǔn)，無編號(hào)時(shí)，由文控按接收時(shí)間先后為準(zhǔn)進(jìn)行登記。 編號(hào)原則為接收年份+流水號(hào)。5.8.2外來文件的冇效性控制1）外來文件如適用的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等，由相關(guān)人員確定其有 效性，文控加蓋紅色“文件受控”卬章，并登記有效外來文件的清單?？蛻艏夹g(shù) 文件，由工程部審查其冇效性，并分別登記文件控制清單。2）文控應(yīng)通過相關(guān)政府部門、圖書情報(bào)中心及互聯(lián)網(wǎng)等途徑每年至少跟蹤一次最新冇效版本的外來文件，及時(shí)獲取、更新和發(fā)放最新版本外來文件，確保公 司使用的外來文件為最新有效版木。5.8.3外來文件的發(fā)放原始外來文件由文控保管，并根據(jù)各部門需耍編制文件發(fā)放回收記錄表 發(fā)

8、放，同時(shí)讓接收人簽收。5.9電子文件的管理5.9.1質(zhì)量管理體系類電子文件由文控負(fù)責(zé)存盤、定期備份，加設(shè)密碼和權(quán)限，任 何人不得私自下載。5.9.2技術(shù)類電子文件由工程部負(fù)責(zé)存檔、定期備份、刻錄光盤，加設(shè)密碼和權(quán)限, 登記文件控制清單?？截悺⑾螺d受控的電了文件必須得到部門負(fù)責(zé)人或總 經(jīng)理及其授權(quán)人，任何人不得私自拷貝、下載。5.9.3其它類電子文件由各部門自行負(fù)責(zé)存盤、定期備份，加設(shè)密碼和權(quán)限。下載 受控的電子文件必須得到部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理及其授權(quán)人批準(zhǔn)，任何人不得 私自下載。5.9.4作廢的電了文件由文控或各部門確認(rèn)并更新，存放至有“作廢”標(biāo)識(shí)的文件 夾中，保留一定期限后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后刪

9、除。5.10記錄的標(biāo)識(shí)和編口5.10.1記錄/表格的名稱、編號(hào)由文控負(fù)責(zé)編制，確保每種表格均有唯一的名稱和編號(hào)。外購的空白表格采用原表格編號(hào)或不做表格編號(hào)要求。5.10.2公司所有記錄的空白表格由文控統(tǒng)一管理，并編制記錄一覽表，隨空白表格-起發(fā)給各部門，各部門必須按規(guī)定使用。5.11記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護(hù)5.11.1填好的記錄/表格由各部門按記錄一覽表中規(guī)定的歸檔時(shí)限，定期收集 并按類別分別裝訂成冊(cè)，并填寫部門檔案管理放在首頁，同時(shí)按編號(hào)或時(shí)間順序存放，以便檢索。5.11.2各部門在接收記錄吋，應(yīng)注意檢查表格項(xiàng)口填寫是否齊全，確保所接收的 記錄有效，否則有權(quán)拒收，退冋重填。5.11

10、.3各部門應(yīng)將記錄保存在適宜的環(huán)境屮，防止記錄被更改、丟失或破壞，并 三個(gè)月進(jìn)行檢查一次。必耍時(shí)應(yīng)采取防潮、防鼠措施，確保記錄的完好。5.12記錄的查閱、保存期限及過期的處理5.12.1文控負(fù)責(zé)編制記錄一覽表，規(guī)定保存期限和其它需注意事項(xiàng)。必要吋, 記錄一覽表應(yīng)予以更新。5.12.2原則上公司記錄保存期限為三年，有特別規(guī)定的記錄除外。5.12.3部門以外的人員需要查閱記錄時(shí)，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，由指定人員協(xié) 助查閱，防止記錄被損壞或更改。5.12.4當(dāng)記錄超過規(guī)定保存期限時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人與文控協(xié)商，決定是否繼續(xù) 保存或銷毀，并統(tǒng)一處理。5.13記錄空白表格的增加、更改5.13.1各部門可根據(jù)實(shí)際工作的需耍，增加或更改現(xiàn)有的記錄空白表格，由使 用部門提出申請(qǐng)，具體按照文件控制程序執(zhí)行。5.13.2文控在收到經(jīng)過審批的新的空白表格后，應(yīng)及吋撤回作廢i口有的記錄空 口表格，同時(shí)發(fā)放新的空口表格。5.13.3對(duì)新增或取消記錄空白表格的情況，文控述應(yīng)更改記錄一覽表。5.14其他要求5.14.1使用記錄空白表格的人員應(yīng)清楚地填寫表格中的各項(xiàng)內(nèi)容，需要簽名時(shí) 應(yīng)嚴(yán)格按要求執(zhí)行，確保記錄完整、準(zhǔn)確、清晰，如實(shí)反映實(shí)際情況, 如有空口需做標(biāo)識(shí)，公司所有記錄不可用鉛筆填寫。5.14.2文控應(yīng)利用各種機(jī)會(huì)，每月一次或不