高校科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建與完善路徑研究

1、    高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)構(gòu)建與完善路徑研究    摘要：本文從簡單電子數(shù)據(jù)、mis系統(tǒng)、集成化系統(tǒng)、多元智能化等四個階段，回顧總結(jié)及預(yù)測了構(gòu)建科研管理信息系統(tǒng)的建設(shè)理念及特點(diǎn)。結(jié)合目前高校的科研管理現(xiàn)狀、建設(shè)要求和效果、順序和時序等三個關(guān)鍵問題分析，通過實(shí)際建設(shè)案例，提出了系統(tǒng)構(gòu)建流程、數(shù)據(jù)建設(shè)內(nèi)容的合理化操作，以及確保系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的三個條件；首次提出了未來從以科研項(xiàng)目為核心向以教師為核心的多元智能化科研服務(wù)平臺轉(zhuǎn)變的思考，利用社交、移動、云服務(wù)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，集成科研管理數(shù)據(jù)及其他科研資源大數(shù)據(jù)，變革和擴(kuò)容科研管理和服務(wù)理念。關(guān)鍵詞：高校，科研管理

2、，管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)構(gòu)建，完善路徑目前，科研管理的信息化建設(shè)已受到高校的普遍重視，尤其是在科研體量較大的國內(nèi)高校中發(fā)展較快。從整體上看，無論是系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、硬件配置，還是軟件開發(fā)乃至數(shù)據(jù)庫建設(shè)，高?；旧隙际歉鶕?jù)自身科研管理特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)實(shí)力單獨(dú)建設(shè)，所以高校間科研信息化水平不一，對提高科研管理效率帶來了極大不便。2012年底，教育部、財政部密集出臺了教監(jiān)20126號、教財20127號、教技201214號三個文件，強(qiáng)調(diào)要“完善科研信息系統(tǒng)，建立校內(nèi)科研、財務(wù)等部門和院系、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共享的信息平臺，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目從申報、評審、立項(xiàng)、執(zhí)行到驗(yàn)收的全過程數(shù)字化管理與服務(wù)，提高管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量”。201

3、3年，教育部組織開展直屬高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理情況檢查工作，檢查組高度重視高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理服務(wù)體系建設(shè)，要求建立科研項(xiàng)目與經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌管理的信息系統(tǒng)。隨著科研經(jīng)費(fèi)管理專項(xiàng)檢查的深入開展，高校科研管理部門將掀起一股科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)的熱潮。一、構(gòu)建科研管理信息系統(tǒng)的內(nèi)容和意義所謂構(gòu)建科研管理信息系統(tǒng)(science and research mis)，就目前而言，是指一個由人、計(jì)算機(jī)及其他外圍設(shè)備等組成，綜合了管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)功能，對科研管理過程中所產(chǎn)生的信息進(jìn)行收集、傳遞、存儲、加工、維護(hù)和使用，監(jiān)控、管理整個科研過程，實(shí)現(xiàn)學(xué)?？蒲泄芾硇畔⒒?，同時，通過對全校科研大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以幫助決

4、策者分析問題，提高決策水平和質(zhì)量的信息系統(tǒng)。簡言之，科研管理信息系統(tǒng)就是將全?？蒲泄芾淼母黜?xiàng)內(nèi)容、各個環(huán)節(jié)和階段的手工或獨(dú)立電子數(shù)據(jù)完成數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化的科研管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)內(nèi)容根據(jù)不同高?？蒲泄芾聿块T職責(zé)不同，分為基本管理服務(wù)內(nèi)容和拓展延伸服務(wù)內(nèi)容，因高校性質(zhì)(教學(xué)型、研究型等)、管理部門規(guī)模不同而不同。構(gòu)建科研管理信息系統(tǒng)的目的是梳理原有工作中落后的、不合理的環(huán)節(jié)，利用信息化手段，構(gòu)建一整套由研究人員(項(xiàng)目負(fù)責(zé)人)、學(xué)院(包括獨(dú)立系、所、實(shí)驗(yàn)室)和學(xué)校三級平臺組成的科學(xué)、規(guī)范的科研管理工作流程，改變使研究人員重復(fù)往返科研管理部門、填寫繁雜表格等低效率的工作形式，同時

5、也減輕科研管理人員的工作壓力，體現(xiàn)科研管理模式的改革和創(chuàng)新，是一種現(xiàn)代化的科研管理理念。二、系統(tǒng)發(fā)展的階段框架諾蘭(nolan)于1973年首次提出了信息系統(tǒng)發(fā)展的階段理論，被稱為諾蘭階段模型12。1980年，諾蘭進(jìn)一步完善模型，把信息系統(tǒng)的成長過程劃分為起步、擴(kuò)展、控制、集成、信息管理和成熟6個階段(如圖1所示)。諾蘭階段模型還指明了信息系統(tǒng)發(fā)展過程中的6種增長要素，即計(jì)算機(jī)硬軟件資源、應(yīng)用方式、計(jì)劃控制、管理信息系統(tǒng)在組織中的地位、領(lǐng)導(dǎo)模式、用戶意識。諾蘭階段模型總結(jié)了發(fā)達(dá)國家信息系統(tǒng)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律。一般認(rèn)為模型中的各階段都是不能跳越的。因此，無論是確定開發(fā)管理信息系統(tǒng)的策略，或者是制定

6、管理信息系統(tǒng)規(guī)劃，都應(yīng)首先明確本組織當(dāng)前處于哪一階段，進(jìn)而根據(jù)該階段特征來指導(dǎo)管理信息系統(tǒng)建設(shè)。圖1 管理信息系統(tǒng)建設(shè)的諾蘭模型圖2 米切的四階段連續(xù)發(fā)展模型表1 科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)的四階段劃分建設(shè)階段建設(shè)理念特點(diǎn)管理方式簡單電子數(shù)據(jù)階段簡單數(shù)據(jù)處理取代手工操作信息化起步期，理清數(shù)據(jù)條目，完成簡單數(shù)據(jù)處理科研管理部門mis系統(tǒng)階段完成局部數(shù)據(jù)管理、處理功能信息化增長期，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目、成果等各類數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研管理部門集成化系統(tǒng)階段管理、基礎(chǔ)決策支持信息系統(tǒng)信息化成熟期，規(guī)范科研數(shù)據(jù)內(nèi)部流程管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與人員、經(jīng)費(fèi)、成果等數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)引用，完成跨部門業(yè)務(wù)對接和數(shù)據(jù)共

7、享項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、二級單位、科研管理部門多元智能化階段科研協(xié)同、決策支持、數(shù)據(jù)挖掘信息化更新期，實(shí)現(xiàn)人員間、團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)間的協(xié)同，即時通訊交流等方式為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持，并進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，減輕教師業(yè)務(wù)管理負(fù)擔(dān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、團(tuán)隊(duì)、二級單位、科研管理部門、校領(lǐng)導(dǎo)在諾蘭模型基礎(chǔ)上，美國信息化專家米切(mische)于20世紀(jì)90年代初提出了具有“四階段、五特征”的企業(yè)綜合信息技術(shù)應(yīng)用連續(xù)發(fā)展的“米切模型”34。米切模型認(rèn)為，從總的情況看，綜合信息技術(shù)應(yīng)用的連續(xù)發(fā)展經(jīng)過了起步、增長、成熟和更新4個階段(如圖2所示)。揭示了信息系統(tǒng)整合與數(shù)據(jù)管理密不可分，系統(tǒng)整合期的重要特征就是搞好數(shù)據(jù)組織，或者說信息系統(tǒng)

8、整合的實(shí)質(zhì)就是數(shù)據(jù)整合或集成。其特征不僅限于數(shù)據(jù)處理工作的增長和管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，而是涉及知識、理念、信息技術(shù)的綜合水平及其在企業(yè)的經(jīng)營管理中的作用及地位，以及信息技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)提供成本效益和及時性都令人滿意的解決方案的能力。決定這些階段的特征有5個方面：技術(shù)狀況；代表性應(yīng)用和集成程度；數(shù)據(jù)庫和存取能力；信息技術(shù)融入企業(yè)文化；全員素質(zhì)、態(tài)度和信息技術(shù)視野。近年來，新媒體、社交網(wǎng)絡(luò)、移動網(wǎng)絡(luò)、智能終端、云服務(wù)5的發(fā)展改變了信息傳播方式、社交方式和協(xié)作方式，用戶體驗(yàn)成為信息化建設(shè)的重要方面，未來的系統(tǒng)將進(jìn)入以“面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)(soa)”等理念引領(lǐng)的以教師為核心的多元智能化科研服務(wù)環(huán)境建設(shè)的新階

9、段。參考管理信息系統(tǒng)發(fā)展的階段，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展實(shí)際，此處提出科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)的4個階段，即簡單電子數(shù)據(jù)處理階段、mis系統(tǒng)階段，集成化系統(tǒng)階段和多元智能化階段(見表1)。三、系統(tǒng)構(gòu)建的關(guān)鍵問題科研管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)龐大，建設(shè)工作牽涉面廣，國內(nèi)高校尚未有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)實(shí)情況是，各高?？蒲胁块T一般依據(jù)自身管理職責(zé)和高校自身的實(shí)際需求來建設(shè)，在建設(shè)現(xiàn)狀、建設(shè)順序和建設(shè)時序上各不相同。1.科研管理現(xiàn)狀分析。隨著國家科研經(jīng)費(fèi)的增長，高校科研管理部門的工作量和責(zé)任與日俱增，利用信息化技術(shù)提高科研管理工作水平的需求日益迫切。目前高校實(shí)現(xiàn)科研管理信息化，主要有兩種解決方案：購買現(xiàn)成商業(yè)科研管理軟件?，F(xiàn)在市

10、場上主要有易普拉格公司、北京銀通先達(dá)信息技術(shù)有限公司、東山管理軟件(emtech)等公司研發(fā)高校、企事業(yè)科研機(jī)構(gòu)等的科研管理系統(tǒng)。中國地質(zhì)大學(xué)(北京)、中國農(nóng)業(yè)大學(xué)、北京師范大學(xué)等高校普遍使用的是易普拉格科研管理軟件；浙江大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、華東理工大學(xué)等高校使用的則是其它商業(yè)軟件。高校自己開發(fā)科研管理軟件。清華大學(xué)、吉林大學(xué)、北京交通大學(xué)等高校，由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中心、信息化技術(shù)中心或科研管理等部門自己開發(fā)軟件，實(shí)現(xiàn)科研管理信息化。針對上述兩種情況，不同高校決策執(zhí)行部門也不同，一是由高校網(wǎng)絡(luò)計(jì)算中心牽頭決策執(zhí)行，決定自己研發(fā)或選擇購買哪家商業(yè)軟件；二是由科研管理部門決策執(zhí)行，決定自己聘人研發(fā)，或

11、選擇購買哪家商業(yè)軟件；三是由學(xué)校委托專業(yè)軟件公司決策執(zhí)行，決定自己研發(fā)或選擇購買哪家商業(yè)軟件。高校在啟動信息系統(tǒng)建設(shè)前對自身的條件要加以分析：一是管理現(xiàn)狀，目前是采用手工管理，或是單機(jī)簡單數(shù)據(jù)處理，或是已建小型局域網(wǎng)來處理簡單事務(wù)；二是資金投入力度，是學(xué)校統(tǒng)籌考慮建設(shè)綜合管理信息系統(tǒng)的一部分，還是科研管理部門自身投入建設(shè)；三是人力條件，科研管理人員的年齡結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)操作水平以及工作投入精力如何；四是信息化建設(shè)現(xiàn)狀，是否已有全校性的公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)編碼規(guī)范，是否已具備新上科研管理信息系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)庫軟件、服務(wù)器配置等等；五是科研項(xiàng)目要求，高校是否有保密科研項(xiàng)目。2.系統(tǒng)建設(shè)要求和效果。目前，有

12、的高校已啟用單機(jī)管理、小型局域網(wǎng)管理或者已建立信息化管理，但隨著時間的推移，暴露了由于歷史原因或者疏漏造成的管理死角，為了吻合上級管理部門對科研管理工作要求，需要進(jìn)行優(yōu)化和改造，主要有以下幾種情況：有的高校前期已經(jīng)購買商業(yè)科研管理軟件或者學(xué)校自己研發(fā)科研管理軟件，且使用效果可以，只是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷提高，需要在原有基礎(chǔ)上提升管理和服務(wù)水平，所以繼續(xù)和原有軟件公司合作，推動科研管理軟件的改造和升級，啟動二期或三期科研管理功能模塊的研發(fā)。有的高校前期已經(jīng)購買商業(yè)科研管理軟件或者學(xué)校自己研發(fā)科研管理軟件，但使用效果一般，面臨改造、升級或重新再建的選擇，這時需要評估改造和重建的成本投入，以及學(xué)校自身經(jīng)

13、濟(jì)實(shí)力。學(xué)校前期沒有使用科研管理軟件，只是用excel等將原手工作業(yè)進(jìn)行了簡單電子數(shù)據(jù)處理，則需要將原有簡單的信息記錄、存儲提升到智能化的分析、控制，首先要衡量自身的人力、物力、財力，選擇一套與之相適應(yīng)的科研管理信息系統(tǒng)軟件。不同類型的高校根據(jù)科研管理的內(nèi)容和要求不同，在科研管理信息系統(tǒng)的功能模塊上可以有所不同，體現(xiàn)個性化管理的內(nèi)容和特點(diǎn)。例如，綜合性研究型高校有較多的國際合作項(xiàng)目，就可以專設(shè)海外項(xiàng)目管理模塊；一些行業(yè)特色型高校有保密項(xiàng)目，科研管理信息系統(tǒng)就需要設(shè)專門的保密項(xiàng)目管理模塊；有的保密項(xiàng)目較多的高校，科研管理軟件只設(shè)科研管理部門一個平臺，不進(jìn)行學(xué)校、學(xué)院、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人三級平臺管理。構(gòu)建

14、完成的科研管理信息系統(tǒng)要具備對信息進(jìn)行加工分析、標(biāo)準(zhǔn)化的能力，也要具備智能化的分析決策能力，同時，還應(yīng)在系統(tǒng)中體現(xiàn)高效的一流管理理念和服務(wù)科研、營造科研氛圍的文化。例如，在項(xiàng)目立項(xiàng)或者合同生效，第一筆科研經(jīng)費(fèi)入賬時，補(bǔ)交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申請、學(xué)院初審，科研管理部門或者校級領(lǐng)導(dǎo)(項(xiàng)目金額大)最后簽字同意的審批表。有的高校為了體現(xiàn)“項(xiàng)目為牽引、平臺為支撐、團(tuán)隊(duì)為載體、產(chǎn)出大成果”，在系統(tǒng)中設(shè)立科技評價指標(biāo)體系功能模塊。這些都是系統(tǒng)建設(shè)所需要達(dá)到的效果和應(yīng)具備的特色。3.順序及時序分析。在分析高校自身現(xiàn)有條件的基礎(chǔ)上，來明確高校自身定位，是研究型大學(xué)還是行業(yè)特色高校。不同類型高校，建立科研管理信息系統(tǒng)的順序和時序可以不同。一般根據(jù)對科研管理的支撐作用、層次不同，分為三期建設(shè)：一期是建立基礎(chǔ)科研管理基礎(chǔ)功能。要確保學(xué)?？蒲泄芾砉ぷ骰疽螅瑧?yīng)構(gòu)建科研辦公系統(tǒng)、科研人員系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、成果登記管理系統(tǒng)、論文管理系統(tǒng)、獎勵管理系統(tǒng)、專利管理系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)、著作管理系統(tǒng)、后臺管理系統(tǒng)等完成基本