ER-PUR-001-1.0 采購部系統(tǒng)作業(yè)指導書

1、采購部系統(tǒng)作業(yè)指導書29 / 29目錄一、采購與系統(tǒng)相關作業(yè)示意圖3二、系統(tǒng)作業(yè)流程圖32.1采購系統(tǒng)作業(yè)流程32.2工單系統(tǒng)作業(yè)流程3三、系統(tǒng)操作步驟43.1基礎操作43.1.1 保存方案43.1.2 格式調(diào)整43.1.3 工具選項卡4四、采購管理子系統(tǒng)操作指導64.1 請購單查詢64.1.1請購單的查詢方作業(yè)法64.2 維護請購信息74.2.1維護請購信息的查詢作業(yè)方法74.2.2請購單的指定結束94.3 從請購單生成采購單94.3.1 生成采購單的作業(yè)方法94.4采購單的錄入、查詢、打印、審核104.4.1 錄入采購單的作業(yè)方法104.4.2采購單的查詢作業(yè)方法114.4.3采購單的打印

2、作業(yè)方法124.4.4采購單的審核作業(yè)方法134.4.5 采購單指定結束作業(yè)134.5 錄入采購變更單作業(yè)144.5.1 采購單變更處理的方式144.5.2 錄入采購變更的作業(yè)方法144.6 送檢單的錄入、查詢、審核、打印154.6.1 錄入進貨單的作業(yè)方法154.6.2送檢單的查詢作業(yè)方法164.6.3送檢單的打印作業(yè)方法18五、工單/委外子系統(tǒng)185.1委外工單的查詢、審核185.1.1 工單操作界面及基本概念185.1.2工單的查詢作業(yè)方法195.1.3工單的審核作業(yè)方法195.2委外領料單錄入、打印、查詢205.2.1 委外領料單錄入作業(yè)方法205.2.2委外領料單打印作業(yè)方法215.

3、2.3委外領料單查詢作業(yè)方法215.3委外進貨單的錄入、查詢、打印、審核作業(yè)方法235.3.1委外進貨單的錄入作業(yè)方法235.3.2委外進貨單的查詢作業(yè)方法245.3.3委外進貨單的打印作業(yè)方法255.3.4委外進貨單的審核作業(yè)方法25六.相關報表266.1已請未購明細表266.2供應商預計進貨表27一、采購與系統(tǒng)相關作業(yè)示意圖二、系統(tǒng)作業(yè)流程圖2.1采購系統(tǒng)作業(yè)流程2.1 1請購作業(yè)流程（生產(chǎn)料件）（見附件資料ER-PUR-3-01）2.1 2請購作業(yè)流程（非生產(chǎn)料件）（見附件資料ER-PUR-3-02）2.1 3采購作業(yè)流程（見附件資料ER-PUR-3-03）2.1 4采購變更作業(yè)流程（見

4、附件資料ER-PUR-3-04）2.1 5進貨作業(yè)流程（見附件資料ER-PUR-3-05）2.1.6退貨作業(yè)流程（見附件資料ER-PUR-3-06）2.1.7采購核價作業(yè)流程（見附件資料ER-PUR-3-07）2.1.8采購核價變更作業(yè)流程（見附件資料ER-PUR-3-08）2.2工單系統(tǒng)作業(yè)流程2.2.1工單變更作業(yè)流程（見附件資料ER-MOC-5-04）2.2.2委外工單領料作業(yè)流程（見附件資料ER-MOC-5-06）2.2.3委外工單超領作業(yè)流程（見附件資料ER-MOC-5-08）2.2.4委外工單退料作業(yè)流程（見附件資料ER-MOC-5-11）2.2.5委外進貨作業(yè)流程（見附件資料ER

5、-MOC-5-13）2.2.6委外退貨作業(yè)流程（見附件資料ER-MOC-5-14）2.2.7工單指定結案作業(yè)流程（見附件資料ER-MOC-5-15）三、系統(tǒng)操作步驟3.1基礎操作3.1.1 保存方案為了提高系統(tǒng)操作效率，把常用的查詢方法保存起來，即建立一個方案。操作步驟：Step1 錄入查詢的條件，如工單別為5160，計劃批號包含1508028 Step2 保存方案 點擊保存方案 輸入方案名稱 點擊確定 方案結果顯示3.1.2 格式調(diào)整新帳號第一次使用，或系統(tǒng)重新安裝后，系統(tǒng)界面恢復默認狀態(tài)，不便于操作，可以根據(jù)自己的需求調(diào)整格式。操作步驟：Step1把常用字段拖到前面來，點擊要移動的字段，按

6、住鼠標左鍵往左邊拖調(diào)整前字段的順序：調(diào)整后字段的順序Step2 保存視圖點擊左上角 資料 選項卡，選擇保存視圖，下次登錄即為調(diào)整后的格式。3.1.3 工具選項卡新帳號第一次使用，或系統(tǒng)重新安裝后，系統(tǒng)默認單據(jù)保存后錄入下一筆，數(shù)值默認小數(shù)點后三位。操作步驟：Step1 打開任意一個操作界面，選擇工具選項卡，選擇選項 Step2 選擇常規(guī)選項卡，如右圖所示：前2項的勾去掉Step3 選擇顯示選項卡， 選擇數(shù)值 把小數(shù)位數(shù)自動補零的勾去掉設置前后效果對比圖：四、采購管理子系統(tǒng)操作指導4.1 請購單查詢4.1.1請購單的查詢方作業(yè)法請購單常用的查詢方法：按訂單號、單據(jù)日期、請購單號等查詢案例：查詢訂

7、單號為1601002的所有請購單操作步驟：Step1：打開錄入請購單路徑：【采購管理子系統(tǒng)】-> 【錄入請購單】Step2：輸入查詢條件 點擊查詢按鈕 選擇高級設置 把含單身篩選條件打上“” 單身設置里選擇訂單號 操作符選擇包含或等于都可以，”等于”是絕對的，”包含”范圍廣 條件欄輸入訂單號1601002 點擊添加按鈕 在上述7步后，重復-的步驟，添加后得到查詢條件Step3：點擊【確定】得到查詢結果，如下圖4.2 維護請購信息4.2.1維護請購信息的查詢作業(yè)方法請購單常用的查詢方法：按訂單號、請購單號、單據(jù)日期等查詢案例：維護訂單號為1601002的所有請購單操作步驟：Step1：打開

8、維護請購信息路徑：【采購管理子系統(tǒng)】-> 【維護請購信息】Step2：輸入查詢條件 點擊查詢按鈕 選擇”一般選項“ 查詢字段選擇訂單號 操作符選擇等于或包含 條件輸入1601002Step3：點擊【確定】得到查詢結果，如下圖Step4：雙擊左鍵進入維護信息界面 點擊更改按鈕 維護采購員信息 維護供應商信息，輸入供應商編碼 維護采購數(shù)量（在訂單有贈品則贈品物料無需購買時，請維護正確的數(shù)量） 維護預交貨日（根據(jù)計劃需求進行更改） 維護確定的單價（根據(jù)公司要求，如沒有進行核價的則無需維護單價信息） 當信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，采購員必須將鎖定碼（打“”）Step5：保存請購信息-按綠色的

9、“”保存；紅色的“×”舍棄。請購分購:（同一筆請購的物料可以多個供應商購買） 請購數(shù)量 采購總數(shù)量、總金額 各供應商的（數(shù)量之和等于請購總數(shù)量 各供應商的（比率比率之和等于100%）4.2.2請購單的指定結束對訂單取消或數(shù)量減少等，不要購買或請購錯誤的物料需要指定結束，路徑：【采購管理子系統(tǒng)】-> 【維護請購信息】雙擊左鍵進入單筆信息界面，直接點擊指定結束即可完成，如下圖4.3 從請購單生成采購單4.3.1 生成采購單的作業(yè)方法操作步驟：Step1：打開”從請購單生產(chǎn)采購單”路徑：【采購管理子系統(tǒng)】-> 【從請購單生產(chǎn)采購單】Step2：選擇生成采購單的條件 鎖定選項：系

10、統(tǒng)默認的是未鎖定，需選擇”已鎖定” 選擇采購員：點擊查詢窗口，選擇對應的采購員 采購單別：點擊查詢窗口選擇對應的采購單別 在生成采購單，把此項勾選，當采購數(shù)量<請購數(shù)量，請購單單身會自動指定結束 點擊”直接處理”就將鎖定的請購信息依供應商分別生成采購單4.4采購單的錄入、查詢、打印、審核4.4.1 錄入采購單的作業(yè)方法一般來說采購單是自動生成的，不需要手工錄入，特殊的如供應商錯誤無法變更采購時，可重新錄入采購單（注意：原采購單需指定結束，作業(yè)方法詳見4.4.5）作業(yè)步驟：Step1：打開錄入采購單路徑：【采購管理子系統(tǒng)】-> 【錄入采購單】Step2：點擊新增按鈕，進入采購單錄入界

11、面Step3：錄入采購單單頭信息 點擊藍色按鈕進入查詢窗口選擇對應的采購單 點擊藍色按鈕進入查詢窗口選擇對應供應商代碼，也可直接輸入供應代碼 采購人員信息是在錄入供應商信息時已維護上去的，如需更改直接進入查詢窗口選擇Step4：錄入采購單單身信息 輸入需要采購的物料品號 輸入需要采購的物料數(shù)量 輸入采購單價（在有核價的情況下） 輸入訂單號，訂單號不可空白Step5：保存采購單信息-按綠色的“”保存；紅色的“×”舍棄。4.4.2采購單的查詢作業(yè)方法采購單常用的查詢方法：按訂單號、單據(jù)日期、審核碼等案例：查詢訂單號為1601002的采購單作業(yè)步驟：Step1：打開錄入采購單路徑：【采購管

12、理子系統(tǒng)】-> 【錄入采購單】Step2：輸入查詢條件 點擊查詢按鈕 選擇高級設置 把含單身篩選條件打上“” 單身設置里選擇訂單號 操作符選擇包含或等于都可以，”等于”是絕對的，”包含”范圍廣 條件欄輸入訂單號1601002 點擊添加按鈕 在上述7步后，重復-的步驟，添加后得到查詢條件Step3：點擊【確定】得到查詢結果，如下圖4.4.3采購單的打印作業(yè)方法如需打印采購單給供應商，第一次打印需先設置憑證格式，打印時選擇打印預覽，格式正確后再打印作業(yè)步驟：Step1：設置憑證格式 選擇打印按鈕旁邊的倒三角號 單擊憑證格式 選擇A4采購單 Step2：憑證打印預覽-Step3：憑證打印機設置

13、選擇打印按鈕 選擇打印機Step4：憑證打印單擊【確定】按鈕，即可完成打印4.4.4采購單的審核作業(yè)方法采購單核對無誤后點擊審核 按鈕完成審核4.4.5 采購單指定結束作業(yè)采購人員應定期檢查交貨的需求性，過期未交的采購件確定不交貨時，應將采購單指定結束，避免產(chǎn)生收料單位進行收料作業(yè)或采購多余的情況，可通過供應商預計進貨表查詢（查詢方法見6.2）采購單結束狀態(tài)有3種N：未結束，已交數(shù)量<訂單數(shù)量 Y：已結束，已交數(shù)量>=訂單數(shù)量 Y：指定結束4.5 錄入采購變更單作業(yè)當采購數(shù)量增加或減少、訂單取消、未進貨完需結案等需錄入采購變更單4.5.1 采購單變更處理的方式 直接更改采購單（未進

14、貨的） 通過錄入采購變更單處理 將原采購單指定結案，另開一張新的采購單已確定的采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者，應保留變更信息且應由采購變更通知相關單位處理變更事宜4.5.2 錄入采購變更的作業(yè)方法案例：如未進貨完的物料不需要再進貨時通過采購變更單指定結束作業(yè)步驟：Step1：打開錄入采購變更單路徑：【采購管理子系統(tǒng)】-> 【錄入采購變更單】Step2：點擊新增按鈕，進入采購變更單錄入界面Step3：錄入采購變更單單頭信息 輸入需變更的采購單單別和原采購單單號 填寫變更原因，便于后續(xù)追溯Step4：錄入采購變更單單身信息 點擊藍色箭頭所指的按鈕進入查詢窗口，選擇需要指定結束的物料信息 把原來訂單采

15、購數(shù)量改為與原已交量一樣 把采購數(shù)量改為與已交量一樣，指定結束欄會自動打勾，表示指定結束。Step5：保存采購單信息-按綠色的“”保存；紅色的“×”舍棄。Step6：采購變更單核對無誤后點擊審核 按鈕完成審核4.6 送檢單的錄入、查詢、審核、打印4.6.1 錄入進貨單的作業(yè)方法作業(yè)步驟：Step1：打開錄入進貨單路徑：【采購管理子系統(tǒng)】-> 【錄入進貨單】Step2：點擊新增按鈕，進入進貨單錄入界面Step3：錄入進貨單單頭信息 點擊藍色箭頭所指的按鈕，開窗查詢進貨單別，選擇對應的單別名稱 供應商編號，可進入查詢窗口選擇，也可直接輸入Step4：錄入送檢單單身信息 點擊藍色箭頭

16、所指的按鈕進入查詢窗口， 查詢字段選擇訂單號 操作符選擇包含 條件選擇1601010 點擊查詢按鈕，查詢到這個單還沒進貨的物料 對需要進貨的物料進行選定打“”，點擊【確定】即可 輸入實際的進貨數(shù)量 如果是做批號管理的物料（如包材），則批號需輸入，配件、原材料等未做批號管理，則無需輸入Step5：保存進貨單信息-按綠色的“”保存；紅色的“×”舍棄。4.6.2送檢單的查詢作業(yè)方法送檢單常用的查詢方法：按進貨單號、單據(jù)日期、審核碼、訂單號等按進貨單號查詢法送檢單號查詢是最簡單最便捷的方法，直接按憑證上的單號輸入即可，查詢條件設置如下： 按單據(jù)日期查詢法單據(jù)日期查詢法可查詢指定日期的進貨單，

17、查詢條件設置如下：按審核碼查詢法用途：檢查單據(jù)審核的及時性，檢查有無漏審核的單據(jù)單據(jù)有4種審核狀態(tài)：N未審核、Y已審核、U審核失敗、V作廢，根據(jù)需要選擇，一般按未審核查詢，查詢條件設置如下：按訂單號查詢法操作步驟點擊查詢按鈕選擇高級設置 把含單身篩選條件打上“”單身設置選擇訂單號 單身設置操作符選擇包含 單身設置條件欄輸入訂單號1601010 點擊添加按鈕添加后得到查詢條件點擊【確定】得到查詢結果，如下圖4.6.3送檢單的打印作業(yè)方法作業(yè)步驟同【4.4.3】 注意憑證格式的選擇五、工單/委外子系統(tǒng)5.1委外工單的查詢、審核5.1.1 工單操作界面及基本概念 預計產(chǎn)量：生管安排的計劃數(shù)量； 已生

18、產(chǎn)量：該工單良品入庫且入庫單已審核的數(shù)量； 報廢數(shù)量：該工單報廢單已審核的數(shù)量； 需領用量：完成預計產(chǎn)量所需的材料數(shù)量 已領用量：該工單的領料單已審核的數(shù)量 未領用量：需領用量-已領用量，正數(shù)表示未領夠，負數(shù)表示已超領； 最少需領用量：嚴格按照BOM組成用量計算，是系統(tǒng)控制缺領的依據(jù)； 狀態(tài)碼：工單生產(chǎn)狀況，共5種狀態(tài)1. 未生產(chǎn) : 工單錄入或發(fā)放完畢后的默認值。 2. 已發(fā)料 : 工單生成第一張領料單且審核時更新，同時更新實際開工日 3. 生產(chǎn)中 : 工單己發(fā)料且已部分入庫 Y. 已完工 : 最后一批入庫使得生產(chǎn)量+報廢數(shù)量>=預計產(chǎn)量時 y. 指定完工:工單開工生產(chǎn)后，生產(chǎn)數(shù)量雖小

19、于預計產(chǎn)量，但已滿足訂單要求必須將此工單指定結案，并進行退料處理，以避免計劃誤差；工單平衡的條件：已領用量 = 已生產(chǎn)量 + 報廢數(shù)量 5.1.2工單的查詢作業(yè)方法工單常用的查詢方法：按計劃批號、產(chǎn)品品號、材料品號等查詢 5.1.2.1 按計劃批號查詢法計劃批號為計劃部門安排生產(chǎn)的制令單號，我司按訂單號作為批次管理，計劃批號一般等同于訂單單號。適應情形：查詢指定訂單號對應的工單信息使用時機：查詢工單生產(chǎn)進度：領料、入庫、報廢等數(shù)據(jù)信息案例4-1：查詢訂單號為1509055的外委工單 操作步驟：Step1：打開錄入工單路徑：【工單/委外管理子系統(tǒng)】-> 【錄入工單】Step2：設置查詢條件

20、 點擊查詢按鈕 在查詢字段選擇計劃批號 操作符選擇包含 條件欄輸入1509055Step3：點擊確定，得到查詢結果，如圖4-1所示圖4-1 工單查詢結果5.1.3工單的審核作業(yè)方法核對工單的供應商是否正確，訂單號是否完整且正確，預計產(chǎn)量是否正確，預交貨日是否正確，以上信息準確無誤后審核5.2委外領料單錄入、打印、查詢5.2.1 委外領料單錄入作業(yè)方法 供應商根據(jù)生產(chǎn)計劃依工單所需材料提出領料需求，要求先開領料單再領料。操作步驟：Step1：打開錄入領料單路徑：【工單/委外管理子系統(tǒng)】-> 【錄入領料單】Step2： 點擊新增按鈕，進入領料單錄入界面Step3： 錄入委外領料單單頭信息 點

21、擊藍色箭頭所指的按鈕，開窗查詢領料單別，選擇對應的領料單單別名稱 點擊藍色箭頭所指的按鈕，開窗查詢供應商，也可直接輸入供應商編碼 點擊按鈕進入查詢窗口選擇對應的部門Step4： 錄入領料單單身信息-選擇工單信息 點擊工單單別的開窗按鈕，自動切換另一個領料單錄入界面提示：一定要點工單單別的開窗，如果格式不正確，請先調(diào)整格式，作業(yè)方法參照4.1.2 點擊工單單別的開窗按鈕，如果已知工單單別和單號，也可直接錄入 查詢窗口的查詢字段選擇計劃批號 查詢窗口的操作符選擇包含 查詢窗口的條件輸入訂單號1507027 用鼠標單機查詢按鈕 在對應的工單信息前的選定框打“”Step5：錄入領料單單身信息-錄入領料

22、數(shù)量 單擊維護按鈕 單擊退出 輸入欲領數(shù)量Step6：保存領料單信息-按綠色的“”保存；紅色的“×”舍棄。5.2.2委外領料單打印作業(yè)方法到倉庫領料先把領料單打印出來，第一次打印需先設置憑證格式，打印時選擇打印預覽，格式正確后再打印。操作步驟同【4.4.3】注意憑證格式5.2.3委外領料單查詢作業(yè)方法委外領料單常用的查詢方法：按領料單號、單據(jù)日期、審核碼、訂單號等 5.2.4.1 按領料單號查詢法領料單號查詢是最簡單最便捷的方法，直接按憑證上的單號輸入即可，查詢條件設置如下：（注意：委外領料單單別為5599）5.2.4.2 按單據(jù)日期查詢法單據(jù)日期查詢法可查詢指定日期的領料單，或按日

23、期統(tǒng)計領料單的數(shù)量，查詢條件設置如下：（注意：委外領料單單別為5599）5.2.4.3 按審核碼查詢法 用途：檢查單據(jù)審核的及時性，檢查有無漏審核的單據(jù)單據(jù)有4種審核狀態(tài)：N未審核、Y已審核、U審核失敗、V作廢，根據(jù)需要選擇，一般按未審核查詢，查詢條件設置如下：（注意：委外領料單單別為5599）5.2.4.4 按訂單號查詢法思路：在單身設置中找到訂單號字段，如需查詢所有工單的領料單，則只需選擇訂單號，操作步驟： 點擊查詢按鈕 選擇高級設置 把含單身篩選條件打上“” 單身設置選擇訂單號 單身設置操作符選擇包含 單身設置條件欄輸入訂單號1512035 點擊添加按鈕如需查詢指定工單，需同時選擇工單單

24、別和訂單號字段。 在上述7步后，重復-的步驟，單身設置分別選擇工單單別等于5599，添加后得到查詢條件5.3委外進貨單的錄入、查詢、打印、審核作業(yè)方法5.3.1委外進貨單的錄入作業(yè)方法作業(yè)步驟：Step1：打開錄入委外進貨單路徑：【工單/委外子系統(tǒng)】->【錄入委外進貨單】Step2：點擊新增按鈕，進入錄入委外進貨單界面Step3：錄入委外進貨單單頭信息 點擊藍色箭頭所指的按鈕，開窗查詢進貨單別，選擇對應的單別名稱 委外供應商代碼可直接輸入，也可進入查詢窗口選擇Step4：錄入委外進貨單單身信息提示：一定要點工單單別的開窗，如果格式不正確，請先調(diào)整格式，作業(yè)方法參照3.1.2 點擊工單單別

25、的開窗按鈕，或直接輸訂單號，如果已知工單單別和單號，也可直接錄入 查詢窗口的查詢字段選擇訂單號 查詢窗口的操作符選擇包含 查詢窗口的條件輸入訂單號1410046 用鼠標單機查詢按鈕 在對應的工單信息前的選定框打“” 輸入正確進貨數(shù)量Step5：保存委外進貨單信息-按綠色的“”保存；紅色的“×”舍棄5.3.2委外進貨單的查詢作業(yè)方法委外進貨單常用的查詢方法：按委外進貨單號、單據(jù)日期、審核碼、訂單號等按委外進貨單號查詢法委外進貨單號查詢是最簡單最便捷的方法，直接按憑證上的單號輸入即可，查詢條件設置如下：（注意：委外進貨單單別為5999）按單據(jù)日期查詢法單據(jù)日期查詢法可查詢指定日期的委外進貨單，查詢條件設置如下：（注意：委外進貨單單別為5999）按審核碼查詢法用途：檢查單據(jù)審核的及時性，檢查有無漏審核的單據(jù)單據(jù)有4種審核