中小學(xué)檔案管理信息化對(duì)策

1、  中小學(xué)檔案管理信息化對(duì)策   中小學(xué)檔案管理信息化對(duì)策檔案是歷史的見(jiàn)證，是人類智慧的結(jié)晶，是黨和國(guó)家寶貴的文化財(cái)富。學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也有一些其它檔案不具備的特性專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開(kāi)放，為學(xué)校的檔案管理開(kāi)啟了新的窗口。一、當(dāng)前中小學(xué)檔案工作普遍存在的問(wèn)題1.檔案意識(shí)淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門不能及時(shí)地提交各類檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，有很多教師對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)

2、不強(qiáng)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。2.檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。二、檔案信息化的內(nèi)涵所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實(shí)開(kāi)發(fā)價(jià)值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要提出的全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，在學(xué)校信

3、息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策。因此，不能簡(jiǎn)單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面入手促進(jìn)信息化建設(shè)。三、中小學(xué)校檔案管理信息化的意義1.教育發(fā)展表明，中小學(xué)檔案管理信息化對(duì)于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互

4、補(bǔ)越來(lái)越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無(wú)可替代的重要作用。2.中小學(xué)檔案管理信息化是學(xué)校其它各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)。因此，中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進(jìn)中小學(xué)校各項(xiàng)工作的改進(jìn)和提高，促進(jìn)教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。3.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經(jīng)驗(yàn)，而且可以逐步實(shí)現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和學(xué)校管理水平。四、中小學(xué)校檔案管理信息化的路徑和方法為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)盡快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。本文筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管

5、理信息化應(yīng)從以下途徑進(jìn)行：1.著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。2.抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從

6、總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。3.強(qiáng)化管理，不斷提高檔案管理工作水平。隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開(kāi)，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化。首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹(shù)立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠(yuǎn)工程”的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)?；蛎＝㈤L(zhǎng)期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。4.加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置，加快檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化，需要購(gòu)入設(shè)施設(shè)備。我們要爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，加大對(duì)檔案信息化的投入，盡