02文件體系管理規(guī)定

1、編制審核會簽批準(zhǔn)第一章總 則第一條為保證公司文件和資料管理實施分類、歸口管理，保證文件 和資料在所有使用場所均為唯一的有效版本，保證公司文件資料的編 制與批準(zhǔn)、使用與執(zhí)行、修訂與發(fā)布等各項工作的正常開展，特制定 本管理規(guī)定。第二條公司的文件體系分為行政管理體系類文件和質(zhì)量管理體系文 件兩大類。公司按此兩類文件的分口進(jìn)行歸類管理。公司所有的文件 均在此兩類文件系統(tǒng)內(nèi)存在，獨立于此兩類文件之外發(fā)布的任何管理 規(guī)定、實施細(xì)則均屬無效。第二章行政管理體系類文件的分類與管理第三條行政管理體系類文件是指各種組織職能分配及員工入職、激 勵、福利等進(jìn)行管理的制度、文件、細(xì)則、公文、通知等各類文件。 具體包含以

2、下幾類：一、管理體系文件：各類經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的行政類管理制度合集。包含公 司各項行政類的管理規(guī)章、規(guī)定、辦法、制度。二、公文：任命文件、通告、通報等。三、人事資料：勞動合同、保密合同、員工檔案、薪資記錄等。四、財務(wù)資料：各類財務(wù)報表、帳本、銀行借貸與擔(dān)保合同等。五、公司宣傳文件資料，包括視頻、圖片等。第四條 上述管理體系類文件的職責(zé)由人事行政副總經(jīng)理進(jìn)行總負(fù) 責(zé)，其中第一項由人事行政副總經(jīng)理負(fù)責(zé)歸口管理，負(fù)責(zé)定期修訂與 完善；第二項、第三項由人力資源部經(jīng)理歸口管理；第四項由財務(wù)部 經(jīng)理負(fù)責(zé)歸口管理；第五項由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)歸口管理。第五條行政類管理制度從層級設(shè)置、覆蓋范圍上分成管理規(guī)定及實 施細(xì)則兩

3、大類。具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下：一、管理規(guī)定為全公司的通用類文件。如公司招聘管理規(guī)定、信 息技術(shù)與安全管理規(guī)定，其統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)適合于全體員工通用；二、實施細(xì)則為某一個部門為執(zhí)行公司的某一項制度或政策，而依據(jù) 公司的相關(guān)管理規(guī)定而制定的相應(yīng)實施細(xì)則。如事業(yè)部根據(jù)公司員 工激勵管理規(guī)定而制定的事業(yè)部員工激勵管理實施細(xì)則。各部 門在制定實施細(xì)則時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司管理規(guī)定的框架，在此基礎(chǔ)上, 結(jié)合各部門的自身特點，制定出相應(yīng)的實施細(xì)則。第六條 行政管理體系類文件的編制程序由各部門根據(jù)對部門職能、 員工管理的需要，進(jìn)行編制，按以下審批權(quán)限進(jìn)行編制。編制審核會簽批準(zhǔn)管理規(guī)定各部門經(jīng)理主管副總?cè)耸滦姓笨偪偨?jīng)理實施細(xì)

4、則各部門經(jīng)理主管副總相關(guān)部門經(jīng)理或副總?cè)耸滦姓?總上述管理規(guī)定與實施細(xì)則經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)布、更新。 第七條 各部門在編制行政類管理文件時，應(yīng)首先查閱公司的管理制 度合集（綠皮本），再根據(jù)公司管理制度合集中相對應(yīng)的管理規(guī)定去 編制相應(yīng)的管理規(guī)定或?qū)嵤┘?xì)則，具體流程如下：各部門編制行政類管理文件 查詢現(xiàn)在行政類管理文件體系 f現(xiàn)有管理規(guī)定不支持一 重新編制新管理規(guī)定或?qū)嵤┘?xì)則一按流程審核、 批準(zhǔn)后，受控發(fā)布。-現(xiàn)有管理規(guī)定支持一不需要編制。-現(xiàn)有管理規(guī)定部份支持一加入修訂內(nèi)容一按流程審核、批準(zhǔn)后，受控 發(fā)布。第八條行政管理類文件編碼規(guī)則：一、管理規(guī)定類按zdxx,依次編寫延續(xù)。實施細(xì)

5、則類按zdxx號一xx 實施細(xì)則進(jìn)行編碼。二、公文類按公司可以發(fā)布統(tǒng)一公文的三個部門，即人力資源部、運(yùn) 營與信息管理部、行政部，分別按振司人（年號）xx、振司運(yùn)營（年 號）一xx、振司行（年號）一xx按年號進(jìn)行依次編碼。第九條 行政類管理文件的歸口受控部門為行政部。由行政部文員負(fù) 責(zé)文件和資料的收集、整理、受控、發(fā)布及及時更新工作。第十條 行政部應(yīng)同時承擔(dān)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查其他相關(guān)部門對文件 資料的管理工作。第十一條文件和資料的收集一、對第七條規(guī)定的文件和資料均在收集范圍內(nèi)，所有的文件和資料 應(yīng)作有效標(biāo)識與格式：有編碼、有資格的批準(zhǔn)人、修改狀態(tài)及時間（包 括更改時間）、蓋上受控章或公司章或部門章

6、或總經(jīng)理簽字、發(fā)放或 抄送部門、標(biāo)準(zhǔn)的文件格式和a4紙、必要時還應(yīng)標(biāo)識密級。二、所有文件和資料除其管理部門以外均不得擅自涂改和復(fù)印，電子 轉(zhuǎn)發(fā)受控方式件是應(yīng)用pdf格式，否則，均視為無效文件和資料。三、文件和資料收集后均編制索引，以便查找。四、文件和資料應(yīng)每年進(jìn)行一次審核整理，由相關(guān)部門組織。五、文件和資料收集完畢后，應(yīng)分類歸檔，并作好標(biāo)識，應(yīng)確保文件 和資料的完整性，保證可存檔的長久性。第三章質(zhì)量管理體系類文件的分類與管理第十二條質(zhì)量管理體系類文件的分類質(zhì)量管理體系類文件是指質(zhì)量管理體系正常運(yùn)行時所覆蓋到的相 關(guān)支持性文件。具體可分為：一、質(zhì)量手冊：為體系第一層次文件，闡明本公司的質(zhì)量方針與

7、目標(biāo) 和描述質(zhì)量管理體系要素基本要求的綱領(lǐng)性質(zhì)量體系文件；二、程序文件：為體系第二層次文件，為實施質(zhì)量管理體系要素而開 展的質(zhì)量活動所規(guī)定的方法；三、作業(yè)指導(dǎo)書：為體系第三層次文件，為實施質(zhì)量管理體系要素而 開展活動的方法的具體操作指導(dǎo)。分為生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗作業(yè)指 導(dǎo)書、職能部門作業(yè)指導(dǎo)書。（一）生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書包括對生產(chǎn)部門各個工序如何進(jìn)行操作進(jìn)行規(guī) 定的工序作業(yè)指導(dǎo)書，對機(jī)器如何操作、如何維護(hù)保養(yǎng)、如何安全防 護(hù)的設(shè)備操作指導(dǎo)書，對過程生產(chǎn)控制的工藝參數(shù)表等。（二）檢驗作業(yè)指導(dǎo)書包括品管各個檢驗項目的檢驗方法，各項檢驗 設(shè)備的操作指導(dǎo)書、各個物料、產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)。（三）職能部門作業(yè)指導(dǎo)書是各

8、個職能部門開展質(zhì)量管理活動進(jìn)行控 制而制定的作業(yè)指導(dǎo)書四、質(zhì)量記錄：為開展質(zhì)量活動提供證據(jù)的質(zhì)量記錄；五、產(chǎn)品技術(shù)文件（包括產(chǎn)品主文檔九為體系第三層次文件，反映 本公司主要產(chǎn)品工藝流程，技術(shù)圖作業(yè)要求、原輔材料組合、采購要 求、檢驗、驗收準(zhǔn)則、產(chǎn)品風(fēng)險分析等技術(shù)文件。六、管理流程：為體系第二層次文件，指各類使過程實現(xiàn)而制作的流 程性文件。第十三條質(zhì)量管理體系類文件的起草，審核和批準(zhǔn)質(zhì)量管理體系類文件的編制程序由各部門根據(jù)對過程控制的需要，進(jìn)行編制，按以下審批權(quán)限進(jìn)行編制。編制審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊管理者代表總經(jīng)理程序文件管理者代表指定部門主管副總管理者代表流程文件管理者代表指定部門主管副總管理者代表

9、工序作業(yè)指導(dǎo)書工程科車間主任部門經(jīng)理設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)書設(shè)備管理科設(shè)備管理科長主管副總工藝參數(shù)表工程科/驗證科工程科長/驗證科長主管副總檢驗作業(yè)指導(dǎo)書質(zhì)量工程科品管科長部門經(jīng)理職能部門作業(yè)指導(dǎo)書職能部門部門經(jīng)理主管副總企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量工程科質(zhì)量工程科長質(zhì)量總監(jiān)客戶產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量工程科質(zhì)量工程科長質(zhì)量總監(jiān)產(chǎn)品技術(shù)文件工程科/研發(fā)中心部門經(jīng)理技術(shù)副總第十四條質(zhì)量管理體系類文件的發(fā)放一、文件和資料發(fā)放：由文控中心負(fù)責(zé)文件和資料的發(fā)放。二、文件的形式：文件有紙版本與電子版本兩種。兩種版本可以同時 存在。由文件編寫者指明文件發(fā)放范圍。文控中心應(yīng)填寫文件發(fā)放 登記冊,說明紙版本文件與電子版本的發(fā)放范圍。電子版本通過公 司的0a系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)放。第十五條質(zhì)量管理體系類文件的更新質(zhì)量管理體系類文件的更新一般由經(jīng)原審批者進(jìn)行審批，若由其他部 門審批，審批者需要了解原文件的歷史。第十六條質(zhì)量管理體系類文件的報廢質(zhì)量管理體系類文件因換版或其他原因作廢、失效、更改，文控中心 根據(jù)文件發(fā)放登記冊將舊文件收回銷毀，但至少保存一份作廢文件， 并予以標(biāo)識，保存期限為最后一批產(chǎn)品發(fā)出后五年。第