企業(yè)辦公管理系統(tǒng)概要設計說明

1、廣東移動通信有限責任公司企業(yè)辦公管理系統(tǒng)（GMCC EOAS）概要設計說明書 設計單位：廣東移動通信有限責任公司 Modern Devices (China) Ltd 設計日期：1999年5月10日1.引 言31.1.編寫目的31.2.文檔版本31.3.項目背景41.4.定義41.5.參考資料42.總體設計42.1.需求概述42.2.運行環(huán)境52.3.基本設計概念和處理流程52.3.1.系統(tǒng)建設的原則52.3.2.系統(tǒng)建設的目標52.3.3.系統(tǒng)中的技術(shù)應用62.3.4.系統(tǒng)平臺的選擇62.3.5.設計的基本概念和方法82.4.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系92.4.1.軟件功能體系92.4.2.系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)1

2、02.5.功能需求與程序結(jié)構(gòu)的關系112.6.人工處理過程122.7.尚未解決的問題123.接口設計123.1.用戶接口123.2.外部接口173.3.內(nèi)部接口174.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計194.1.邏輯結(jié)構(gòu)設計194.2.物理結(jié)構(gòu)設計604.3.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與程序的關系605.系統(tǒng)出錯處理設計615.1.出錯輸出信息615.2.出錯處理對策616.安全保密設計617.維護設計618.附錄1：處理流程629.附錄2：文件樣張691. 引 言1.1. 編寫目的為了促進廣東省移動通信實現(xiàn)全面企業(yè)信息化，廣東省移動通信有限公司(以下簡稱GMCC)制定了管理信息系統(tǒng)（廣義）技術(shù)規(guī)范書。該規(guī)范全面闡述了廣東省移動通

3、信有限公司信息化建設的原則、目標、周期、概預算方面的問題，是信息化建設的綱要。Modern Devices (China) Ltd.（以下簡稱MDCL公司）受廣東省移動通信有限公司的委托，根據(jù)廣東省移動通信有限公司管理信息系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范的要求和需求分析報告，編制此概要設計報告，供詳細設計人員和軟件開發(fā)人員使用。1.2. 文檔版本版本號完成日期參與人員陳曉東、孫勖、魏江都、冷宏俊、周偉、陳芃芃、廖晶、吳樹新陳曉東、孫勖、魏江都、冷宏俊、周偉、陳芃芃、廖晶、吳樹新陳曉東、孫勖、魏江都、冷宏俊、周偉、陳芃芃、廖晶、吳樹新陳曉東、孫勖、魏江都、冷宏俊、周偉、陳芃芃、廖晶、吳樹新1.3. 項目背景1998

4、年9月MDCL公司通過競標方式承攬廣東移動通信有限責任公司的“信息系統(tǒng)(GMCCIS)技術(shù)咨詢與系統(tǒng)集成”項目。其中“企業(yè)辦公管理系統(tǒng)”軟件開發(fā)及推廣是整體項目的一部分，是建立在廣東移動通信有限責任公司廣域網(wǎng)基礎上的辦公應用平臺。1 軟件產(chǎn)品軟件名稱： GMCC企業(yè)辦公管理系統(tǒng)軟件代號： GMCC EOAS2 有關單位及人員委托單位： 廣東移動通信有限責任公司軟件用戶： 廣東移動通信有限責任公司用戶方項目負責人：朱國勝、周實奇開發(fā)單位： Modern Devices (China) Ltd.開發(fā)方項目負責人：陳曉東項目成員： 孫勖、魏江都、冷宏俊、周偉、陳芃芃、廖晶、吳樹新1.4. 定義辦公自

5、動化系統(tǒng)（OA）、Internet、Intranet、防火墻、信息共享、電子郵件、公文流轉(zhuǎn)、電子簽名、Lotus Notes、Solaris、Win95、Win98、視圖、表單、導航器、域1.5. 參考資料Ø 信息系統(tǒng)(GMCCIS)技術(shù)咨詢與系統(tǒng)集成任務書Ø 實用軟件工程-清華大學出版社Ø 軟件工程導論-清華大學出版社Ø 軟件工程 -電子工業(yè)出版社Ø 概要設計說明書內(nèi)部規(guī)范-MDCL公司Ø GMCC EOAS需求分析說明書-MDCL公司Ø GMCC EOAS基礎平臺和操作管理- MDCL公司Ø 網(wǎng)絡設計方案- M

6、DCL公司2. 總體設計2.1. 需求概述GMCC企業(yè)辦公管理系統(tǒng)（GMCC EOAS）旨在全公司范圍內(nèi)實現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和管理科學化，充分發(fā)揮單位的通信優(yōu)勢，建成高質(zhì)量、高效率的信息服務系統(tǒng)，為公司領導和單位辦公提供服務。辦公自動化系統(tǒng)的主要內(nèi)容應該包括：公文管理(收文、發(fā)文和呈批件)、檔案管理、會議管理、公共信息(通信錄、列車航班等)、個人事務管理(名片夾、日程安排等)、電子論壇、電子郵件、電子傳真、電子期刊、企業(yè)文化宣傳等模塊。尤其增加企業(yè)文化功能，包括企業(yè)介紹、歷史回顧、重大新聞及事件。(詳見GMCC EOAS需求分析說明書)2.2. 運行環(huán)境本系統(tǒng)開發(fā)和運行平

7、臺為IBM Lotes公司的Domino/?？蛻舳诉\行Windows平臺和Lotus Notes 客戶端軟件，服務器為運行在SUN Solaris和WINDOWS NT（部分應用）平臺上Domino。所有的應用數(shù)據(jù)庫運行在Domino服務器上。2.3. 基本設計概念和處理流程2.3.1. 系統(tǒng)建設的原則辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，辦公信息在管理信息系統(tǒng)中占相當大比重，辦公信息的有效管理、控制和使用，能大大地提高辦公效率，解決我國目前存在的辦公效率低的狀況。辦公信息和業(yè)務信息之間是相互關聯(lián)不可分割的，二者的有機結(jié)合能充分發(fā)揮出各方面信息的價值，有效地為各項業(yè)務及決策服務，使管理信

8、息系統(tǒng)的應用效果得到充分發(fā)揮。辦公自動化的發(fā)展經(jīng)過以下幾個發(fā)展階段：最初是先進的辦公設備的（如傳真機、打字機、復印機等）使用，解放辦公人員的手工勞動。隨后計算機進入辦公室使辦公自動化技術(shù)得到迅速的提高，計算機自動排版、電子表格技術(shù)等減少了工作人員大量的排版和數(shù)字核算工作。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展給計算機在各方面的應用帶來了無限的生機，同樣也為辦公自動化帶來了新的概念，人們可以通過網(wǎng)絡、電子郵件和其他人員進行信息交換、協(xié)同工作，這是由個人辦公到協(xié)同工作的質(zhì)的飛躍。Internet技術(shù)的迅猛發(fā)展使人們可以在世界任意地方進行交流、協(xié)作，徹底改變了人們對辦公自動化的認識。目前，辦公自動化技術(shù)的內(nèi)涵及外延都

9、發(fā)生了徹底地改變，在企業(yè)信息系統(tǒng)中各種綜合技術(shù)的引用使辦公人員可以綜合處理業(yè)務和辦公信息，根據(jù)業(yè)務分析形成公文文檔和報告或根據(jù)辦公流程中的公文信息形成或修改業(yè)務系統(tǒng)信息。因此，在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設過程中，要改變以往以業(yè)務數(shù)據(jù)為主的管理信息系統(tǒng)(MIS)的觀念及陳舊的辦公自動化的概念，應用先進的網(wǎng)絡計算技術(shù)，群件及工作流技術(shù)，構(gòu)造一個在企業(yè)信息系統(tǒng)中不可或缺的高效的辦公自動化系統(tǒng)。2.3.2. 系統(tǒng)建設的目標辦公自動化系統(tǒng)建設要達到如下目標：l 建立穩(wěn)固、強大的企業(yè)級通訊基礎設施；l 利用信息技術(shù)發(fā)展的契機，加強企業(yè)文化建設；l 迎接知識經(jīng)濟時代的到來，加強知識管理；l 行政指令上傳下達暢通，響

10、應迅速；l 加強協(xié)作，提高企業(yè)整體工作效率，增加企業(yè)在市場競爭中的活力；l 充分利用信息資源，提高決策效率和準確度；l 加強與外界交流，把握市場動態(tài)，提高企業(yè)應變能力；2.3.3. 系統(tǒng)中的技術(shù)應用辦公自動化系統(tǒng)有其自身的特點，它的信息量大、信息種類繁多、參與人員多，需要不同層次的協(xié)作，更有一些信息代表著指令和命令，需要有安全、保密的保障和可認證性。因此，辦公自動化系統(tǒng)的建設中需要采用一些先進的技術(shù)來保證。群件技術(shù)：辦公自動化系統(tǒng)中的信息種類多，可能包括文字、表格，圖形圖象，甚至包括聲音動畫等多媒體信息，需要多種軟件進行協(xié)調(diào)處理，辦公自動化系統(tǒng)的文檔多為復合的文檔，在處理時需要功能強大的對象連

11、接嵌入（OLE）技術(shù)，信息的傳遞更需要與功能強大的電子郵件技術(shù)結(jié)合。群件技術(shù)不同于單個軟件的集合，它能使不同的信息的處理協(xié)調(diào)進行，使人們在不同的地域和時間協(xié)同工作，促進群體交流和資源共享，充分提高群體工作效率。工作流技術(shù)：辦公自動化系統(tǒng)中，一個工作的完成需要多個人員參與，參與的角色、時間、階段和方式也各不相同，因此需要有強有力的工作流技術(shù)做保證。要能自動尋找路由傳遞文檔，供相應人員進行批閱；跟蹤傳遞中文檔的狀態(tài)，對工作進行統(tǒng)計和督辦；企業(yè)級與跨企業(yè)級的文檔分發(fā)；文檔的組織與鏈接等。安全機制：辦公自動化系統(tǒng)中的信息既有上傳下達的指令與命令，又有不同人員的個人信息。因此在傳送和保存中要有嚴格的安全

12、機制做保證。數(shù)字簽名：確保信息來自發(fā)出信息的人，以防信息被仿冒和篡改；私人密鑰加密：保證信息傳輸和到達后只有指定的人員才能看到；存取權(quán)限控制：從數(shù)據(jù)庫、文檔、乃至區(qū)段字段級的加密，使有存取權(quán)限的人員才能閱讀或修改相應的內(nèi)容。移動計算：移動計算技術(shù)使人們離開辦公室時，如：出差、在家中，同樣可以連入企業(yè)網(wǎng)絡進行辦公，如同在辦公室一樣，可以大大地提高工作效率，提供企業(yè)競爭能力。支持SQL標準：使OA系統(tǒng)能對關系數(shù)據(jù)庫進行訪問，使OA系統(tǒng)與MIS系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，例如：從生產(chǎn)、經(jīng)營數(shù)據(jù)中統(tǒng)計分析，形成計劃報表，進入審批執(zhí)行的流程；另外從OA審批流程中的數(shù)據(jù)記入管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。與Internet的

13、互連：信息技術(shù)的發(fā)展使人們可以通過Internet進行信息交流、信息發(fā)布和電子商務。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡不再是孤立的、封閉的系統(tǒng)，通過防火墻與Internet互連，使企業(yè)與外界能及時地交流信息，使企業(yè)在市場中立于不敗之地。2.3.4. 系統(tǒng)平臺的選擇根據(jù)對廣東移動通訊有限公司的辦公系統(tǒng)的需求分析和其對實現(xiàn)技術(shù)的要求，本系統(tǒng)選定IBM Lotus 公司的Lotus Domino/Notes為開發(fā)設計和運行平臺。Lotus Notes/Domino是業(yè)界公認的群件“鼻祖”和事實標準。自1989年12月發(fā)布第版以來，已具備8年的發(fā)展歷史，積累了豐富的經(jīng)驗。在電子郵件與群件市場，擁有最大的客戶群和最大的市場份

14、額。累計到1997年第一季度末，全世界已有一千二百萬個客戶使用Lotus Notes/Domino，與去年同期比較，增長率是120%。預計到本年度末，Notes/Domino的用戶數(shù)將達到兩千萬。Lotus公司在電子郵件市場擁有豐富的經(jīng)驗，其擁有的另外一項著名產(chǎn)品是Lotus cc:Mail。cc:Mail在全球的用戶數(shù)達到一千一百萬，是基于局域網(wǎng)的電子郵件系統(tǒng)產(chǎn)品之冠。Lotus正在將其在優(yōu)點推廣到基于廣域網(wǎng)的郵件、群件產(chǎn)品的開發(fā)與推廣之中，其中以Lotus Notes/Domino為代表，繼續(xù)保持了在這一領域的領先地位。Lotus Notes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應用開

15、發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的電子郵件與群件平臺。其目的是跨越地域、部門之間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識，從而提高群組的工作效率。Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述為：電子郵件與報文傳遞: Lotus Domino/Notes是客戶機/服務器結(jié)構(gòu)的報文傳遞系統(tǒng)。Notes/Domino的電子郵件與報文傳遞功能通常被稱為Notes Mail。Notes Mail提供最終用戶一個非常簡單易學的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時還提供可以與應用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應用為特點的群件應用開發(fā)能力。文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng): Lotus Domino/Note

16、s是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。Notes的數(shù)據(jù)庫不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲、管理關系型數(shù)據(jù)庫或者其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。對于這些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理，Lotus Domino/Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。交互式的Web服務器: Lotus Domino/Notes完全支持Internet標準，可以發(fā)布或瀏覽Web 信息。所有的應用系統(tǒng)信息都可以在安全機制的控制下，動態(tài)發(fā)布給Internet 或Intranet用戶，同時通過Internet/Intranet收集信息。網(wǎng)絡應用開發(fā)工具與實施工

17、具: Lotus Domino/Notes提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡應用的開發(fā)工具。它包含有多個層次的開發(fā)手段，提供初學者到專業(yè)編程人員適應不同應用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與LotusScript。通過這些編程開發(fā)工具以及相關的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過ODBC標準或Notespump產(chǎn)品與關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。需要特別提出的是，開發(fā)出來的Domino/Notes應用是通過Domino/Notes本身的手段通過網(wǎng)絡安裝到每一個服務器上的，客戶端基本不需要相應修改什么，因此Domino/Notes解決了困擾應用系統(tǒng)管理員的項目實施、管理問題。利用Dom

18、ino/Notes建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合本系統(tǒng)對郵件與群件平臺的要求。具有以下鮮明的特點：集成性。最終用戶使用的郵件與群件應用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應用系統(tǒng)，使用同一套應用軟件。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應用信息、關系數(shù)據(jù)庫信息、Internet信息等各個方面的信息。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強加”上去的。 這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應用系統(tǒng)的可靠性。而且對最終用戶來說，不需要在幾個客戶端軟件或是應用程序之間、幾個服務器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。開發(fā)快捷、實施容易。應用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關鍵。電子郵件功能是D

19、omino/Notes的基本功能，珠海電信局在開始系統(tǒng)實施的很短時間內(nèi)，就可以在全企業(yè)的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。而群件系統(tǒng)的應用或者辦公自動化應用則可以利用Notes/Domino的快速開發(fā)、實施能力在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)。這非常適應辦公自動化需求多變、繁雜的特點。管理容易、機制完整。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護工作集中在應用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。如果管理人員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Do

20、mino提供這樣的手段和接口，如基于SNMP網(wǎng)管協(xié)議的Notes View軟件；或者使用Windows NT的用戶管理手段。保有費用低。應用系統(tǒng)的保有費用包含了購買費用、管理維護費用、應用開發(fā)實施費用、系統(tǒng)集成費用等等。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。同時由于Notes/Domino的可開發(fā)特點，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。適應企業(yè)級、跨企業(yè)級的應用。建立在Notes/Domino之上的企業(yè)信息系統(tǒng)，是一個分布式的客戶機服務器系統(tǒng)。可以根據(jù)業(yè)務量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務器系統(tǒng)（如UNIX或PC，SMP或單CPU的服務器），同時還可以利用Notes/Domi

21、no群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性。開放性。Lotus積極參加Internet/Intranet標準的制定，同時在自己的產(chǎn)品中遵循支持標準的原則。Notes/Domino支持幾乎所有的網(wǎng)絡協(xié)議標準、郵件與報文傳送標準、安全性標準、編程開發(fā)標準。本系統(tǒng)是一個內(nèi)部互連的，又是一個可以與Internet互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新，本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。可以獲得廠商的豐富經(jīng)驗與支持。Notes/Domino是一個成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領域始終居于領先地位，Lotus以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗。2.3.5. 設計的基本概念和方法廣東移動通訊有限公司企業(yè)

22、辦公管理系統(tǒng)（GMCC EOAS）是一個廣東全省移動企業(yè)辦公和企業(yè)運作平臺。根據(jù)系統(tǒng)建設的原則和技術(shù)要求，該系統(tǒng)遵循軟件工程的原理以及平臺的特點進行設計。設計最終要滿足系統(tǒng)的建設的目標，保證系統(tǒng)的高可用性、高可靠性和可擴展性。系統(tǒng)的功能體系的設計是在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查和需求分析的基礎上進行，對系統(tǒng)的業(yè)務過程和信息進行分解、歸類和抽象，形成過程類和信息類，分析二者之間的作用關系，進行模塊化劃分。模塊的劃分遵循軟件工程學中的模塊獨立性原則，保證模塊的高內(nèi)聚性和模塊之間的低耦合性。Lotus Domino /Notes 是一個非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)和程序共同存在與一個數(shù)據(jù)庫實體內(nèi)，程序的設計又具有面向?qū)?/p>

23、象的特征。數(shù)據(jù)流和信息的傳遞又一郵件和網(wǎng)絡技術(shù)為基礎。因此基于Lotus Domino /Notes的設計有一定的特殊性。該系統(tǒng)在進行設計是，功能體系的劃分遵守結(jié)構(gòu)化設計方法和數(shù)據(jù)庫設計原理，內(nèi)部程序設計參考面向?qū)ο笤O計原理。GMCC EOAS 的設計分為兩個部分其中概要設計和詳細設計。概要設計為詳細設計提供總體架構(gòu)的依據(jù)。概要設計從系統(tǒng)功能體系結(jié)構(gòu)劃分，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)間的控制關系等方面。其中數(shù)據(jù)庫設計根據(jù)Lotus Domino /Notes數(shù)據(jù)庫的特殊性，概要設計對其數(shù)據(jù)庫（DataBase）的劃分、視圖（VIEW）、表單（FORM）、數(shù)據(jù)項（FIELD）進行設計，其中數(shù)據(jù)項僅對用戶可視

24、的信息項和和系統(tǒng)間公共的數(shù)據(jù)項（也許為隱藏屬性）進行設計，該類數(shù)據(jù)項在本系統(tǒng)中稱為“表現(xiàn)域”，而那些用于程序過程的狀態(tài)量、控制項在本系統(tǒng)中稱為“控制域”，列為程序設計的內(nèi)容，在詳細設計中給予描述。詳細設計描述程序?qū)崿F(xiàn)的設計，涉及到功能系統(tǒng)和子系統(tǒng)的實現(xiàn)對象類的屬性（包括數(shù)據(jù)類：數(shù)據(jù)庫、視圖、表單、域）和時間，程序的流程和輸入輸出控制等。2.4. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系2.4.1. 軟件功能體系今日工作傳真服務電子郵件通訊平臺公告與通知談天說地常用信息檔案管理規(guī)章制度電子期刊個人文檔通 訊錄日程安排任務指派新聞簡報技術(shù)交流收文管理發(fā)文管理呈批件會議管理企業(yè)形象個人事務部門辦公辦公管理企業(yè)文化GMCC企業(yè)辦

25、公管理系統(tǒng)部門辦公其中： 不包含在任務書和需求說明書中，但從系統(tǒng)架構(gòu)的完整性，把它列在系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)中，但本文未作設計。未來的“部門辦公”主要包含各部門的日常辦公需求，可能涉及到與企業(yè)管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互和協(xié)同處理。各功能的處理流程見附錄1。2.4.2. 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)GMCC EOAS 系統(tǒng)運行于基于Lotus Domino 的全省互連的INTRANET 平臺上，底層網(wǎng)絡為GMCC 的MDCN（Mobile Data Communication Network），該網(wǎng)絡是連接GMCC總部和27個地市分公司的寬帶ATM網(wǎng)絡，各地市分公司的局域網(wǎng)（LAN）為快速以太網(wǎng)，廣域網(wǎng)連接示意圖如下：

26、Ø Domino 服務器的部署：包括省公司和27個地市分公司共有28個點部署DOMINO 系統(tǒng)和EOAS 系統(tǒng)。各點均配置一臺DOMINO 群件服務器和一臺DOMINO郵件服務器，用于運行GMCC EOAS 和企業(yè)的內(nèi)部電子郵件，另外在省公司配置兩臺Domino服務器用于SMTP MTA 網(wǎng)關，使內(nèi)部郵件域INTERNET系統(tǒng)相連，服務器部署和連接如下圖所示：2.5. 功能需求與程序結(jié)構(gòu)的關系根據(jù)GMCC辦公管理的功能需求，本系統(tǒng)建立20個應用程序模塊完成相應的需求。序號 程序需求企業(yè)形象新聞簡報規(guī)章制度電子期刊技術(shù)交流談天說地常用信息收文管理發(fā)文管理呈批件會議管理檔案管理公告通知今

27、日工作電子郵件個人文檔日程安排通訊錄任務指派系統(tǒng)設置1.企業(yè)形象宣傳üüü2.規(guī)章制度üü3.電子期刊üü4.電子論壇üüü5.常用信息查詢üü6.收文管理üü7.發(fā)文管理üü8.呈批件管理üü9.會議管理üü10.檔案管理üü11.公告與通知üü12.電子郵件üü13.個人文檔ü14.日程安排ü15.名片夾ü

28、;16.任務指派üü2.6. 人工處理過程由于本系統(tǒng)的邊界關系(見需求說明書41頁)的限制，文件傳遞、交流只能在GMCC廣東省內(nèi)的移動企業(yè)進行，對于省電信管理局、其他省市移動企業(yè)和外部其他單位的文件將無法直接進入本系統(tǒng)處理。對于接收的外部文件，可通過文件登記秘書手工錄入或掃描錄入到本系統(tǒng)中，傳真文件可通過傳真服務器接收，自動轉(zhuǎn)成電子文件，傳入本系統(tǒng)處理；對于輸出的文件，本系統(tǒng)提供完善的打印功能，將電子文件打印輸出，也可通過傳真服務器直接將電子文件通過傳真發(fā)送外部單位。2.7. 尚未解決的問題原始的手工日常辦公中，發(fā)布的文件要求加蓋發(fā)布單位的公章和真跡簽名，但在電子文件傳遞中

29、公章和真跡簽名在法律上暫無規(guī)定，無法保證公章和真跡簽名的法律效力，為安全起見，在本系統(tǒng)中不使用公章和真跡簽名。3. 接口設計3.1. 用戶接口用戶使用的平臺為Lotus Notes客戶端，用戶界面設計也遵循Lotus Notes風格，用戶首先通過導航器登錄本系統(tǒng)的不同功能模塊(本節(jié)介紹用戶界面的設計風格，公文的樣張格式見附錄2)。Ø 進入各功能模塊后，界面如下：Ø 用戶新建、編輯文檔時界面如下：Ø 提示信息規(guī)范：1.提醒信息：采用提醒對話框。提示的標題統(tǒng)一為“提示”；內(nèi)容應敘述簡練、準確，尾部加中文的感嘆號；選用如上圖所示的圖標。語氣委婉，多使用“請、您”等，不使

30、用“你、警告”等字眼。2.確認信息：當用戶的操作將產(chǎn)生不可恢復的影響和后果時，應使用確認提示。確認提示采用是否判斷對話框；標題為“提示”；提示內(nèi)容和圖標如上圖所示。Ø 表單中的規(guī)范隱藏域：隱藏域的字體:紅色 宋體 10號 隱藏域的后面要加上對該域的注釋,如: 歸檔標志： 1表示未歸檔 2表示已歸檔 表單標題域： 字體：宋體 字號：18 顏色：黑 樣式：正常體 對齊方式：居中表單窗口標題：窗口標題使用與表單標題相同的文本,當文檔為創(chuàng)建狀態(tài)時顯示“新建”加表單標題。Ø 視圖設計規(guī)范：1.視圖屬性：1.1 “S”標簽：背景顏色：北極藍列總計的顏色：暗紅未讀行的顏色：紅交替顯示：選

31、擇；顏色：白顯示左邊空：選擇最后一列延伸到窗口右端：選擇顯示標題條：選擇；樣式：立體標題條標題條高度：1文檔行高度：1行間距：單倍標題屬性（位域列屬性的“標題”標簽中）：字體：宋體字號：9樣式：正常體文本顏色：暗藍對齊方式：居中列屬性：當列為分類列且位于其它列左側(cè)時：基本標簽：選擇“當列可展開時顯示展開標記”。字體設置：宋體、9號字、粗體、斜體。對齊方式：左對齊文本顏色：第一個分類列的顏色為暗綠，以下的分類列顏色依次為暗紅、深藍綠、暗洋紅，隱藏列不計算在內(nèi)。不推薦使用超過四列的分類層次。列的其它屬性根據(jù)具體需要進行設定。普通非分類列：字體設置：宋體、9號字、正常體。文本顏色：藍列的數(shù)值為金額時

32、：數(shù)值類型為定點、2位小數(shù)位數(shù)、每千位加標點。其它設置根據(jù)需要設定。3.2. 外部接口目前本系統(tǒng)除電子郵件外與外部應用無信息傳遞和共享，但隨著系統(tǒng)推廣和應用的范圍不斷擴大，用戶要求的不斷增加，勢必要將目前本系統(tǒng)處理的日常行政辦公和日常的業(yè)務辦公結(jié)合起來。軟件開發(fā)人員可通過ODBC標準或Notespump產(chǎn)品與企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)企業(yè)的現(xiàn)有的信息系統(tǒng)（MIS、ERP、DSS、INTERNET）與企業(yè)辦公管理系統(tǒng)（EOAS）系統(tǒng)面向的使用人員和信息有所不同，但二者是相互關聯(lián)，兩個系統(tǒng)的有機互連能更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的價值，充分利用信息資源。兩個系統(tǒng)之間的關系表現(xiàn)在兩個方面：1 通過EOAS對M

33、IS系統(tǒng)數(shù)據(jù)的查詢訪問：在辦公自動化系統(tǒng)中的經(jīng)常要用到來自經(jīng)營、管理等方面的業(yè)務數(shù)據(jù)和統(tǒng)計分析結(jié)果。以往均有行政辦公人員從有關部門得到相應數(shù)據(jù)，經(jīng)分析處理進入辦公文檔中。EOAS與 MIS通過Domino.Connect互連，根據(jù)設置的數(shù)據(jù)模型對MIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行抽取分析，實時進行處理，提高辦公決策效率。例如：年、季、月的生產(chǎn)經(jīng)營計劃的形成和執(zhí)行；報送有關部門的統(tǒng)計報表等。2 MIS和EOAS對審批類流程的協(xié)同處理：在MIS系統(tǒng)中的一些業(yè)務和管理的流程需要不同的人員和部門進行審批，流程有一定的不確定性，數(shù)據(jù)可能包括非關系化的文檔和圖、表等，由關系數(shù)據(jù)庫完成這些流程處理，靈活性差，流程難于定義

34、。結(jié)合NOTES的工作流技術(shù)，進行流程審批，在最后形成確定性結(jié)果后，通過Domino.Connect寫入MIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)為以后的流程共享。例如：工程項目管理的審批過程，涉及到申請報告、圖紙、報表等，需要有關部門審批或修改，經(jīng)過OA審批流程后，形成的工程項目檔案寫入工程項目管理的數(shù)據(jù)庫，為工程項目的執(zhí)行和分析服務。3 與INTERNET網(wǎng)上應用及電子商務的集成：隨著INTERNET技術(shù)的發(fā)展，也為企業(yè)的經(jīng)營與服務模式提供了新的形式。通過INTERNET網(wǎng)絡的經(jīng)營方式電子商務（如網(wǎng)上付費、網(wǎng)上購機等），為企業(yè)贏得市場提高競爭力提供了新的機遇；通過網(wǎng)絡提供的客戶服務（如費用查詢、網(wǎng)上投訴等）

35、為企業(yè)贏得更多客戶的信賴。OA 與INTERNET網(wǎng)上應用及電子商務的集成，使企業(yè)經(jīng)營管理人員相互協(xié)作能更快地了解市場需求并作出反映。4 與企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）和決策支持系統(tǒng)（DSS）的集成：可以通過Lotus Notes 的數(shù)據(jù)接口技術(shù)與企業(yè)的資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）和決策支持系統(tǒng)（DSS）進行集成，數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)信息的利用價值。3.3. 內(nèi)部接口Ø 系統(tǒng)設置庫用于創(chuàng)建企業(yè)的組織機構(gòu)及人員信息，并為NOTES用戶賦予權(quán)限（角色）。只有正確地為其他數(shù)據(jù)庫分配存取權(quán)限和角色，才能保證系統(tǒng)地正常運行。Ø 收文數(shù)據(jù)庫與發(fā)文數(shù)據(jù)庫，發(fā)文數(shù)據(jù)庫中公司級的發(fā)文在公司領導批示后，

36、分發(fā)各科室處理時，各科室秘書登記后，應轉(zhuǎn)換為科收文，存儲在收文數(shù)據(jù)庫。Ø 公司間發(fā)件傳遞時，首先將發(fā)文存儲到對方公司服務器上的公文郵件數(shù)據(jù)庫中，再由相關的文件登記人員將公文郵件數(shù)據(jù)庫中的文件登記，存儲到收文數(shù)據(jù)庫中。Ø 消息傳遞規(guī)范：1.消息傳遞統(tǒng)一使用Notes Mail實現(xiàn)。2.待辦工作采用書簽形式，表單為“BookMark”；使用文檔鏈接，樣式見下面的樣例。3.在發(fā)送書簽時需增加四個條目：<GmccTitle>、<GmccDb>、<GmccDbName>、<GmccStat>，文本域值。 <GmccTitle>

37、;表示消息類別，屬于公文流轉(zhuǎn)類的模塊此域值為“公文”，例如：收文、發(fā)文、呈批件等；屬于公告類的模塊此域值為“公告”，例如：新聞簡報、公告欄、規(guī)章制度等； <GmccDb>表示文檔來源，例如：“公告欄”； <GmccDbName>表示數(shù)據(jù)庫文件名，例如：“” <GmccStat>文本類型，表示鏈接文檔當前所處的流程步驟的順序號，例如“3”-表示第三步。4.在所有涉及審批流程的表單中增加一個多值域：<GmccFlow>，用于流程跟蹤。流程每完成一步需將操作者和所做的工作以如下形式給該域賦值：“CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O

38、=mdcl-核稿”并隨著流程的流轉(zhuǎn)依次添加新值。其中操作者名用全名（從UserName函數(shù)獲得）；連字符使用“-”（減號）；工作名應與發(fā)送書簽中的<GmccStat>賦值規(guī)格相同。標準見“公告欄”庫的“全局”表單。5.涉及審批流程的表單中增加一個多值域：<GmccStep>,用于傳遞流程狀態(tài)信息。流程每完成一步需將操作者和所做工作的步驟順序號以如下形式給該域賦值：“CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O=mdcl-2”并隨著流程的流轉(zhuǎn)依次添加新值。其中操作者名用全名（從UserName函數(shù)獲得）；連字符用“-”（減號）；步驟順序號與發(fā)送書簽中的<

39、;GmccStat>賦值規(guī)則相同。標準見“公告欄”庫的“全局”表單。6.在個人日常辦公模塊中“我的工作”中使用<GmccTitle>、<GmccDb>、<GmccDbName>域進行文檔和工作分類；使用<GmccStat>、<GmccStep>域進行辦理狀態(tài)的區(qū)分。7.待閱文件采用便簽形式，表單為“Memo”；使用文檔鏈接，在發(fā)送便簽時需增加三個條目：<GmccTitle>、<GmccDb>、<GmccDbName>，文本域值。 <GmccTitle>表示消息類別，屬于公文流轉(zhuǎn)類的

40、模塊此域值為“公文”，例如：收文、發(fā)文、呈批件等；屬于公告類的模塊此域值為“公告”，例如：新聞簡報、公告欄、規(guī)章制度等； <GmccDb>表示文檔來源，例如：“公告欄”； <GmccDbName>表示數(shù)據(jù)庫文件名，例如：“”Ø 文檔加鎖標準：當對文檔具有編輯權(quán)限的用戶打開文檔時,如文檔的當前處理人,能對文檔進行收回操作的用戶,能夠?qū)α鞒踢M行疏導的流程管理員,文檔的閱知者,收文的登記者等,首先判斷是否有別的可對文檔進行編輯的用戶打開該文檔,如果有,將該文檔的SaveOptions置為0,否則置為1.當對文檔不具有編輯權(quán)限的用戶打開該文檔時,將該文檔的SaveOp

41、tions置為0.如果文檔的SaveOptions的值為0,則所有能對文檔進行實質(zhì)性編輯的操作,如"提交下一處理","收回","退回"等,都將隱藏.4. 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計4.1. 邏輯結(jié)構(gòu)設計本系統(tǒng)根據(jù)功能需求分析結(jié)果建立20個Notes數(shù)據(jù)庫，每個數(shù)據(jù)庫完成相應的文件處理功能，存儲相應的數(shù)據(jù)文檔。數(shù)據(jù)庫名稱功能描述啟動數(shù)據(jù)庫所有應用的啟動入口。企業(yè)形象數(shù)據(jù)庫是企業(yè)文化的重要組成部分，它包括“企業(yè)介紹”、“企業(yè)發(fā)展史”、“企業(yè)業(yè)績”、“企業(yè)精英”、“合作伙伴”、“重大新聞”等內(nèi)容。新聞簡報數(shù)據(jù)庫用于發(fā)布企業(yè)普通新聞(科技信息、信息快報等)

42、。規(guī)章制度數(shù)據(jù)庫將企業(yè)的人事、勞資、財務、工作準則等各項規(guī)章制度和國頒、部頒的行業(yè)標準及制度在企業(yè)范圍內(nèi)發(fā)布，供員工隨時查閱，以規(guī)范自己的工作。制度按發(fā)布的范圍分為全公司制度和本公司制度。按用途分為專業(yè)制度和通用制度。電子期刊數(shù)據(jù)庫是企業(yè)員工抒發(fā)情懷，展現(xiàn)自己才華的園地；是外界了解企業(yè)文化的窗口。廣大的GMCC員工可以在網(wǎng)上閱讀期刊，并且可以踴躍為刊物投稿。技術(shù)交流數(shù)據(jù)庫用于企業(yè)內(nèi)部就專業(yè)和技術(shù)問題在員工之間展開交流和討論。談天說地數(shù)據(jù)庫企業(yè)內(nèi)部聊天室，讓大家針對某些話題進行討論，發(fā)表自己的觀點。常用信息數(shù)據(jù)庫常用信息數(shù)據(jù)庫管理員增加除列車、航班外信息時，可自主編輯修改此數(shù)據(jù)庫達到需求。列車時

43、刻數(shù)據(jù)庫查詢、修改列車時刻表航班時刻數(shù)據(jù)庫查詢、修改航班時刻表收文管理數(shù)據(jù)庫收文管理是指GMCC對本公司、上級單位、下級公司、電信管理部門以及其它外單位的正式公文、傳真電報、信函、通知等進行登記、批示、閱辦、閱處、閱知、歸檔等處理的整個過程。收文根據(jù)收文級別和收文處理流程的不同，分為公司級收文和科室級收文。發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫發(fā)文管理是指移動通信局對公文從擬稿、審核、簽發(fā)到發(fā)文、歸檔的整個處理過程。移動通信局的發(fā)文分為正式的紅頭文件、傳真電報、呈批件、內(nèi)部通知等幾種類型。呈批件數(shù)據(jù)庫公司內(nèi)部日常辦公中，下級請示、報告的一種文件類型。會議管理數(shù)據(jù)庫會議管理是指GMCC內(nèi)從起草會議通知、部門經(jīng)理審核、公

44、司領導審批到最后發(fā)會議通知，會議結(jié)束后填寫會議紀要以及歸檔的整個過程。公告通知數(shù)據(jù)庫公告和通知是向全公司和本公司發(fā)布的一般性和專業(yè)性的通知等。處理流程為起草、審核、簽發(fā)。檔案管理數(shù)據(jù)庫模塊實現(xiàn)需歸檔文件從收集、整理到立卷、組卷等歸檔處理全過程的電子化、自動化，同時提供豐富的打印和查詢功能。個人郵件數(shù)據(jù)庫日常待辦理(登記、審核、簽發(fā)、發(fā)布等)和待閱的文件。在此模塊中進行私人郵件的傳遞和處理。提供一個創(chuàng)建、編輯和管理個人文件的場所?？梢怨芾砟乃饺嗣Ｓ涗浛蛻?、朋友、同事等的電話、地址等信息，為您的日常工作帶來方便。您可在此計劃、安排您的日常工作。制訂工作安排、設置鬧鐘提醒。任務指派數(shù)據(jù)庫公司各

45、級領導向下屬分配工作的方法，可實現(xiàn)工作任務的登記、指派和催辦，并監(jiān)督和管理任務的辦理和完成情況。促進工作組成員間的交流、提高工作效率，是自動化辦公的得力助手。系統(tǒng)設置數(shù)據(jù)庫用于創(chuàng)建企業(yè)的組織機構(gòu)及人員信息，并為NOTES用戶賦予權(quán)限（角色）。公文郵件數(shù)據(jù)庫公司間文件傳遞的臨時存儲數(shù)據(jù)庫，也可用于與外單位系統(tǒng)聯(lián)系時，文件傳遞的臨時存儲數(shù)據(jù)庫。Ø 公告通知數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設計：數(shù)據(jù)庫對象類名稱說明公告欄表單本地|Local用于創(chuàng)建本公司公告與通知全局|Global用于創(chuàng)建全公司公告與通知視圖起草公告顯示起草時期，還未進入審批流程的公告。本地公告顯示已經(jīng)在本公司內(nèi)發(fā)布的公告與通知。全局公告顯示已

46、經(jīng)在全公司內(nèi)發(fā)布的公告與通知。狀態(tài)跟蹤顯示處于審批中的公告當前所處的狀態(tài)。導航器Gg1用于沒有擬稿、核稿、簽發(fā)角色的人員，對應“全公司公告”視圖。Gg2用于沒有擬稿、核稿、簽發(fā)角色的人員，對應“本公司公告”視圖。Gg3用于具有擬稿、核稿、簽發(fā)角色的人員，對應“全公司公告”視圖。Gg4用于具有擬稿、核稿、簽發(fā)角色的人員，對應“本公司公告”視圖。Gg5用于具有擬稿、核稿、簽發(fā)角色的人員，對應“起草公告”視圖。Gg6用于具有擬稿、核稿、簽發(fā)角色的人員，對應“流程跟蹤”視圖。數(shù)據(jù)庫Script PostOpen打開數(shù)據(jù)庫時判斷當前用戶身份，根據(jù)其存取控制權(quán)限打開不同的導航器。Querydocument

47、delete根據(jù)當前用戶的權(quán)限刪除不同的文檔。l 本地表單域的名稱中文提示類型備注SaveOptions無文本缺省為“0”CheckerList核稿者列表文本根據(jù)角色得出SenderList簽發(fā)者列表文本根據(jù)角色得出DocStatus當前文檔狀態(tài)數(shù)字0擬稿，1核稿，2簽發(fā)，3已發(fā)送，4核稿退稿，5簽發(fā)退稿BackStatus文檔退稿狀態(tài)文本0未退稿,1核稿退稿,2簽發(fā)退稿ShowStatus文檔顯示狀態(tài)數(shù)字1顯示審批流程,2顯示公告內(nèi)容IsDraft是否存為草稿數(shù)字0否，1是Readers文檔讀者文本文檔所有讀者CurrentReader文檔當前讀者文本當前可以編輯該文檔的人StepCount

48、er流程計數(shù)器數(shù)字記錄該文檔共走過的結(jié)點數(shù)GmccStep流程跟蹤文本文檔處理者+文檔在該處的結(jié)點數(shù)提供給今日工作數(shù)據(jù)庫type_o公告類型比較文本用于今日工作數(shù)據(jù)庫Superman超級用戶文本，創(chuàng)建時計算管理員aclroles文本，創(chuàng)建時計算本數(shù)據(jù)庫中的角色列表，不包含“擬稿”、“核稿”、“簽發(fā)”等角色TypeForView公告類型文本，計算顯示Type中的內(nèi)容，當Type隱藏時顯示Type公告類型文本，可編輯在深圳公司一直為普通公告，暫不顯示Roles發(fā)布范圍文本，計算內(nèi)容從的“人員”視圖中得到Writer擬稿文本，創(chuàng)建時計算創(chuàng)建者Checker核稿文本，可編輯審核人CheckerForV

49、iew無文本，計算顯示Checker中的內(nèi)容，當Checker隱藏時顯示Sender簽發(fā)文本，可編輯簽發(fā)人SenderForView無文本，計算顯示Sender中的內(nèi)容，當Sender隱藏時顯示CheckerComment核稿意見文本，可編輯SenderComment簽發(fā)意見文本，可編輯Title無文本，可編輯公告標題PublishOrg發(fā)布單位文本，可編輯PublishOrg_1發(fā)布單位文本，計算當PublishOrg隱藏時顯示其內(nèi)容CreatedDate創(chuàng)建日期時間，可編輯PublishDate發(fā)布日期時間，創(chuàng)建時計算當CreatedDate隱藏時顯示其內(nèi)容Body無RTF文本，可編輯公告

50、內(nèi)容元素名稱類型包括的域備注EditSection控制存取區(qū)段TypeForView, Type, Roles當前擬稿人可編輯，文檔被退回后不能再編輯。EditSection0控制存取區(qū)段Writer, Checker, CheckerForView, Sender, SenderForView當前核稿人和當前簽發(fā)人可編輯，文檔被退回后不能再編輯。EditSection1控制存取區(qū)段Title,PublishOrg,PublishDate,Body發(fā)布后不能再編輯。EditSection2控制存取區(qū)段CheckerComment當前核稿人可編輯。EditSection3控制存取區(qū)段Sender

51、Comment當前簽發(fā)人可編輯。操作名稱說明關閉關閉當前文檔，不保存。存為草稿將IsDraft的狀態(tài)置為2，將CurrentReader置為擬稿人。文檔將放入“起草公告”視圖。發(fā)送核稿將DocStatus的狀態(tài)置為1，并將CurrentReader置為核稿人。向核稿人“今日工作”發(fā)送文檔鏈接。文檔將進入“狀態(tài)跟蹤”視圖。發(fā)送簽發(fā)將DocStatus的狀態(tài)置為2，并將CurrentReader置為簽發(fā)人。向簽發(fā)人“今日工作”發(fā)送文檔鏈接。發(fā)布將DocStatus的狀態(tài)置為3，并將Readers按username置為所有能看到的人。文檔進入“本地公告”視圖。核稿退回將DocStatus的狀態(tài)置為4

52、，并將CurrentReader置為擬稿人。向擬稿人“今日工作”發(fā)送文檔鏈接。簽發(fā)退回將DocStatus的狀態(tài)置為5，并將CurrentReader置為擬稿人。向擬稿人“今日工作”發(fā)送文檔鏈接，同時向核稿人“今日工作”發(fā)送文檔拷貝。l 全局表單與本地表單基本相同，所不同的是域的名稱中文提示類型備注TypeForView公告類型文本，計算顯示Type中的內(nèi)容，當Type隱藏時顯示Type公告類型文本，可編輯Roles發(fā)布范圍文本，計算內(nèi)容從當前數(shù)據(jù)庫所擁有的角色中得到。操作名稱說明創(chuàng)建本公司公告創(chuàng)建新的“本地”表單創(chuàng)建全公司公告創(chuàng)建新的“全局”表單全部展開將所有分類展開全部折疊將所有分類折疊l 導航器導航器名稱包含內(nèi)容Gg1,gg2全公司，本公司，返回Gg3,gg4,gg5,gg6全公司，本公司，起草公告，狀態(tài)跟蹤，返回熱點說明全公司打開“全公司”視圖。本公司打開“本公司”視圖。起草公告打開“起草公告”視圖。狀態(tài)跟蹤打開“狀態(tài)跟蹤”視圖。返回關閉當前窗口。Ø