訂單管理流程

1、-作者xxxx-日期xxxx訂單管理流程【精品文檔】惠州*有限公司訂單管理流程文件編號(hào)版 本生效日期頁 次AO第 1頁共4 頁編制人評(píng)審員 審批人 NO變更日期 變更內(nèi)容版本編制/修改人確認(rèn)人 批準(zhǔn)人0公 司 機(jī) 密 不 準(zhǔn) 翻 印1、 目的：為確保公司產(chǎn)品銷售、發(fā)運(yùn)、安裝井然有序，準(zhǔn)確及時(shí)，職責(zé)分明，往來清楚，特制定本工作流程及相關(guān)規(guī)定；2、 適用范圍：本辦法適用于惠州酷彩廣告公司產(chǎn)品廣告配送、安裝作業(yè)中訂單接受與處理全過程；3、 職責(zé)：3.1 市場(chǎng)部全責(zé)訂單處理業(yè)務(wù)與訂單處理流程的改善與提升，包括訂單接收、訂單確認(rèn)、訂單信息內(nèi)部轉(zhuǎn)達(dá)、客戶回執(zhí)、訂單修改、訂單跟蹤、訂單結(jié)束再次確認(rèn)。3.2

2、市場(chǎng)部負(fù)責(zé)簽約客戶資料移交到設(shè)計(jì)部和總經(jīng)辦，便與設(shè)計(jì)部和總經(jīng)辦的訂單信息確認(rèn)；協(xié)同設(shè)計(jì)部的客戶信息、價(jià)格、產(chǎn)品要求、客戶溝通相關(guān)確認(rèn)。3.3 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)審核客戶訂單款項(xiàng)是否及時(shí)到賬，到賬數(shù)是否同訂單應(yīng)收款項(xiàng)一致，涉及安裝完畢后結(jié)算的，先確認(rèn)后結(jié)算。3.4 總經(jīng)辦按照訂單交期、產(chǎn)品要求及時(shí)回執(zhí)設(shè)計(jì)部計(jì)劃生產(chǎn)，并保證質(zhì)量完成訂單生產(chǎn)。3.5 工程部負(fù)責(zé)按照訂單交期、相關(guān)要求及時(shí)發(fā)貨、補(bǔ)貨。3.6 總經(jīng)辦主管負(fù)責(zé)訂單下單前批準(zhǔn)審核，協(xié)調(diào)各部門銜接。4、 術(shù)語/定義 無5、 程序 5.1 接收訂單接收訂單的方式，客戶訂單格式統(tǒng)一按照附件一客戶產(chǎn)品訂貨單表格；確認(rèn)所需貨品、數(shù)量、交期、樣圖/設(shè)計(jì)圖、規(guī)格

3、、特殊要求、價(jià)格等；通過總經(jīng)辦確認(rèn)應(yīng)收貨款是否到帳；5.3.1客戶名稱、編號(hào)、等級(jí)，開發(fā)負(fù)責(zé)此客戶的人員資料；，客戶銷售付款及折扣率條件； 安裝、配送區(qū)域，客戶的收貨地址；客戶配送路徑的順序，客戶點(diǎn)卸貨特點(diǎn)；5.3.4延遲訂單處理方式；訂單查詢與訂單分配；5.5依訂單排定出貨時(shí)間/順序，訂單信息經(jīng)過主管審核后將訂單信息轉(zhuǎn)至總經(jīng)辦審核應(yīng)收款項(xiàng)，再轉(zhuǎn)至工程部。5.6若公司產(chǎn)品不能立即滿足客戶需求時(shí)，客戶又不接受替代品，則按客戶的要求與公司規(guī)定有如下幾種方法處理;5.6.1重新調(diào)撥（若客戶不允許過期交貨，公司不愿失去訂單時(shí)，則有必要重新調(diào)撥分配訂單；）5.6.2補(bǔ)送（若客戶允許不足部份可以等有貨時(shí)再

4、過期交貨時(shí)，公司政策也允許，則采用補(bǔ)送處理；若客戶允許不足訂單額的部份或整張訂單留待下一次訂貨時(shí)配送的，也采用補(bǔ)送處理；）5.6.3延遲交貨（延遲交貨分兩種，一種有時(shí)限延遲交貨，客戶允許在一段時(shí)間內(nèi)過期交貨，且希望所有訂單一起送達(dá)，一種無限延遲交貨，客戶允許不論延遲多久交貨，希戶所有訂單一起送達(dá)，則等所有訂貨到后再一起配送；對(duì)延遲訂單需要有記錄存檔與看板；）5.6.4取消訂單（若客戶希望所有訂單一起到達(dá)，且不允許延期交貨，公司也無法再重新調(diào)撥，則取消訂單；）5.7訂單經(jīng)市場(chǎng)部、設(shè)計(jì)部和總經(jīng)辦審核后轉(zhuǎn)至工程部。各部在接到訂單后，應(yīng)及時(shí)明了訂單內(nèi)容，如對(duì)訂單存有質(zhì)疑，必須在1小時(shí)之內(nèi)反饋到市場(chǎng)部。

5、市場(chǎng)部應(yīng)對(duì)提出的問題及時(shí)澄清，做出解答，對(duì)引起誤解的部分予以文字補(bǔ)充說明。銷售訂單一旦確定下發(fā)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新問題造成不能滿足訂單要求或不能按時(shí)完成訂單時(shí)，應(yīng)在第一時(shí)間（即0.5小時(shí)內(nèi)）反饋至市場(chǎng)部協(xié)調(diào)解決。訂單資料輸出需要打印出的資料包括：出貨單（或貨單條碼）、缺貨資料，以及客戶的每批次發(fā)貨單和系統(tǒng)帳目備案，及時(shí)跟蹤發(fā)貨進(jìn)度；詳情見發(fā)貨單表格。5.9訂單處理過程中備案相關(guān)訂單資料歸檔，以便查詢；5.10完畢結(jié)束后，市場(chǎng)部應(yīng)該跟客戶最后驗(yàn)收產(chǎn)品并處理貨款。5.11關(guān)于客戶開發(fā)首次寄樣品處理流程，除免除總經(jīng)辦審核程序之外，其他沒有任何變更。6. 流程圖市場(chǎng)部責(zé)任人： 客戶 下單 安裝發(fā)貨（通知客戶安裝驗(yàn)收/確認(rèn)無誤） 信息確認(rèn) 接受/確認(rèn)/回執(zhí)訂單 資料移交 設(shè)計(jì)部訂單調(diào)撥/制單市場(chǎng)部/設(shè)