規(guī)范化管理學(xué)校檔案工作探析

1、規(guī)范化管理學(xué)校檔案工作探析【摘要】本文介紹了該單位 規(guī)范化管理學(xué)校檔案工作的做法和經(jīng)驗。【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化每學(xué)期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部 門，對我校文書檔案和人事檔案的督導(dǎo)評估檢查，每次的檢查過程中，我 校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級領(lǐng)導(dǎo)好評。根據(jù)在上級檢查的 過程中提到的問題，筆者認真地總結(jié)、體會和認識后，就如何做好學(xué)校文 書檔案和人事檔案工作體會如下。一、了解兩個概念(-)文書檔案和人事檔案。由于受學(xué)校辦公條件限制，我校文書檔 案和人事檔案一體化管理。是學(xué)校集體或個人在人事管理、教育、教學(xué)和 教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像

2、、聲音等材料，它 是真實、完整、系統(tǒng)地反映學(xué)校各項工作活動的歷史記錄，是學(xué)校一切工 作的真實體現(xiàn)，是體現(xiàn)全校教職工工作和智慧的結(jié)晶。它既是一個學(xué)校長 期教育教學(xué)活動中各個方面的實踐經(jīng)驗的總結(jié)，乂是促進學(xué)校教師成和不 斷繼續(xù)進度的重要依據(jù)。(%1) 檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價值的材 料，進一步梳理的檔案資料，進行基本的分類、組卷和編冃，使其系統(tǒng)化、 科學(xué)化，有利于學(xué)校工作的保管和使用。二、對學(xué)校檔案工作檢查的目的意義每年都要多次接受上級市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門檢查，涉及到學(xué)校的方方面面。督導(dǎo)檢查組到校后，一般就是聽匯報， 查看材料，開座談。每一項內(nèi)容查得都

3、非常認真，特別是看材料，更是成 為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現(xiàn)的， 檢查、驗收、考評指標也都在檔案屮得到充分體現(xiàn)。教育主管部門對學(xué)校工作的檢查主要目的就是督促、指導(dǎo)學(xué)校全面貫 徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉(zhuǎn)變教育觀念，優(yōu)化學(xué) 校的管理，改善教學(xué)內(nèi)容和方法，全面提升辦學(xué)水平和質(zhì)量，為國家培養(yǎng) 人才，使學(xué)校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標；引導(dǎo)社會、家長止確評價學(xué)校， 關(guān)心和支持學(xué)校建設(shè)；促進教育事業(yè)的改革和發(fā)展，推進和諧校園。三、掌握工作標準扎扎實實工作根據(jù)多年來的工作經(jīng)驗，我認為，無論干什么工作，只有扎扎實實做 好平常工作，平時注重常規(guī)材料積累，檔案資料的收

4、集、整理、立卷、歸 檔，才能做到輕松迎接上級主管部門對檔案工作的檢查和驗收。(-)加強領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納學(xué)校日常管理日程。各部門高度重視 本部門檔案管理工作，針對本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名干事兼職 檔案員，負責(zé)木部門日常檔案整理。(-)認真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案室檔案員應(yīng)定期 對各處室的兼職檔案員召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)會，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸 檔文件整理方法，增強工作人員的檔案管理素質(zhì)；根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情 況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學(xué)、學(xué)中干， 慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學(xué)、 更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打牢基礎(chǔ)。（三

5、）抓住重點，細致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”, 檔案工作的一個非常重要的重點就是真實、完整反映學(xué)校在教育、教學(xué)過 程中形成的各種教育活動資料。平時各處室人員注重對文件、活動材料進 行收集和積累。對開展的重要活動給予關(guān)注，及時收集紙質(zhì)、音像、圖片 等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細做實工作匯報，爭取得 到領(lǐng)導(dǎo)的支持。（四）克服難點，認真系統(tǒng)進行整理。每個部門每學(xué)期新形成的檔案 都很多，我們應(yīng)對教育、教學(xué)、人事管理工作中形成的各種文件資料進行 系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料z間的聯(lián)系，把不同一事由且有著密切關(guān)聯(lián) 的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案 材

6、料。對于需要經(jīng)過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累, 等活動一結(jié)朿，就立即整理裝訂成冊。（五）注重細節(jié)，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、 裝訂、排序等各個環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質(zhì)量和 使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個工作細節(jié)，認真編號， 用統(tǒng)一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷、整理一卷 的好習(xí)慣。四、常規(guī)檔案整理（-）計劃總結(jié)類。開學(xué)初，學(xué)校各處室和各部門均按照學(xué)校的整體 工作計劃，制定了各部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工 作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時 與期末的各項工作、

7、活動總結(jié)收集、分類進行裝訂。（二）教育教學(xué)活動類。學(xué)校教育教學(xué)工作中，常常開展多項活動， 實施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：1教學(xué)活動類：（1）公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評 分標準及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標準、結(jié)果統(tǒng)計表、評選等次等。（3）學(xué) 校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、 取得名次、獲獎?wù)掌?、總結(jié)、新聞報道的雜志和有關(guān)報道的報紙等。（下 轉(zhuǎn)第68頁）（上接第78頁）2黨、團委活動類：（1）學(xué)生安全知識競賽：我們收集參加班級、參 賽形式、知識內(nèi)容、打分表、獲獎

8、情況、小結(jié)、照片、新聞報道等。（2） 升旗儀式：我們要收集開學(xué)初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主 持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關(guān)照片及新聞報道等資料。（3）黨、 團日活動（我校常利用周六、周日外出活動）：我們收集活動方案、活動 內(nèi)容、活動小結(jié)、照片、新聞稿件等。3工會活動類：（1）我們收集的材料有評選通知、各部門上報的工會 材料、評選結(jié)果通報、獎勵情況及新聞報道。（2）排球比賽：我們收集的 有競賽方案、比賽日程安排、比賽成績記錄、表彰決定、獎勵情況、新聞 報道，入選上級國家隊情況，高考后大學(xué)錄取情況?！俺Ｒ?guī)檔案資料是對學(xué)校丿力史腳印真實記錄”，學(xué)校的檔案資料管理 人員積極、主動、科學(xué)地做好檔案資料的收集、整理與管理工作，是對學(xué) 校的歷史負責(zé)。在平時的資料收集方面我們應(yīng)做到：制度化、部門化和細 致化；在檔案的裝訂方面應(yīng)科學(xué)化、規(guī)范化。我們只有在日常工作中及時 收集、整理、立卷、歸檔，無論遇到什么