電子文件歸檔PPT課件

1、1計算機基礎(chǔ)知識簡介基本結(jié)構(gòu) 運算器 存儲器 控制器 輸入設(shè)備 輸出設(shè)備&第1頁/共37頁2計算機基礎(chǔ)知識簡介常用軟件&.文字與表格處理軟件&.圖像瀏覽軟件 1)ACDSee 2)AERSee&.圖像處理加工軟件&.其它&第2頁/共37頁3計算機基礎(chǔ)知識簡介網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計缺陷病毒破壞&第3頁/共37頁4二、電子文件概述（一）基本概念 指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。&第4頁/共37頁5（二）電子文件生成方式計算機系統(tǒng)生成&.辦公系統(tǒng)

2、&.各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)第5頁/共37頁6電子文件生成方式數(shù)字加工設(shè)備生成&.掃描&.拍照&.采集&第6頁/共37頁7電子文件的種類、特點和格式電子文件的種類和特點&.文本文件&.數(shù)據(jù)文件&.圖形文件&.圖像文件&.聲音文件&.命令文件&.影像文件&.多媒體文件第7頁/共37頁8電子文件的格式 電子文件的格式必須統(tǒng)一。文本文件：通用格式為： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字處理工具，如 WORD 等。掃描型電子文件：通用格式為： JPEG 、 TIFF ，如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用

3、格式；當(dāng)無法轉(zhuǎn)換時，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。視頻、多媒體、超媒體文件，通用格式為： MPEG 、 AVI ，如為非通用格式，應(yīng)收集其壓縮算法和相關(guān)軟件。音頻文件，通用格式為： WAV 、 MP3 ，同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。&第8頁/共37頁9三、電子文件管理（一）電子文件管理原則 真實性原則 完整性原則 有效性原則 全程管理原則 優(yōu)化原則 效益原則 標(biāo)準(zhǔn)原則第9頁/共37頁10電子文件管理原則1、真實性原則 就是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。 第10頁/共37頁11電子文件管理原則 電子公文歸檔管理暫行辦法電子公文歸檔管理暫

4、行辦法, ,第七條：第七條： “電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)”&第11頁/共37頁12電子文件管理2、完整性原則 電子文件完整性包括兩個方面： 一是作為記錄社會活動真實面貌，并且數(shù)量齊全； 二是每一份電子文件的內(nèi)存、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。&第12頁/共37頁13電子文件管理3、有效性原則 是指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性，它主要包含信息的可識別性、儲存系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。&第13頁/共37頁14電子文件有效性規(guī)定： 1、遷移。將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進

5、行轉(zhuǎn)移存儲。 2、對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)連同專用軟件一并收集。第14頁/共37頁15電子文件管理4、全程管理原則 電子文件歸檔管理不是電子文件歸檔后的管理，而是按照文件的生命周期理論，對文件整個生命周期過程中各階段進行管理。第15頁/共37頁16（二）電子文件元數(shù)據(jù) 1、元數(shù)據(jù)定義 指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包含文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。第16頁/共37頁172、元數(shù)據(jù)的作用 電子文件元數(shù)據(jù)對電

6、子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)進行了全面描述。&第17頁/共37頁18電子文件管理 用于電子文件真實性保障 用于電子文件完整性保障 用于電子文件有效性保障 用于電子文件歸檔和數(shù)據(jù)共享 用于電子文件檢索利用&第18頁/共37頁193、元數(shù)據(jù)的的類型類型類型說明說明例舉例舉管理型用于控制和管理信息資源采集信息，權(quán)限和復(fù)制跟蹤信息，地址信息，版本控制和對比信息。描述型用于描述和標(biāo)識信息資源內(nèi)容信息，外部特征信息，環(huán)境信息，目錄索引，資源間的鏈接關(guān)系。維護型用于儲存和維護信息資源保存的物理環(huán)境，保存過程信息更新、復(fù)制、遷移記錄。技術(shù)型用于維護系統(tǒng)運作和元數(shù)據(jù)操作軟、硬件資料，數(shù)字格式、壓縮比等

7、，安全數(shù)據(jù)（如密碼等）利用型用于記錄信息資源利用情況用戶記錄，使用過程，用戶評價其它以上元數(shù)據(jù)的補充特殊情況記錄第19頁/共37頁20四、電子文件歸檔 1、歸檔時間與范圍 1）歸檔時間 應(yīng)在加工完結(jié)生成正式的電子文件時即收集歸檔。 2）歸檔范圍 參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。第20頁/共37頁21電子文件歸檔 2、歸檔格式 文字型：XML、RTF、TXT 圖像型：JPEG、TIFF 視頻和多媒體：MPEG、AVI 音頻：WAV、MP3&第21頁/共37頁22電子文件歸檔 3、歸檔方式 1）邏輯歸檔：是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原儲存方式和位置而實現(xiàn)將電子文件的管

8、理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 2）物理歸檔：是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。&第22頁/共37頁23電子文件歸檔 物理歸檔與邏輯歸檔的區(qū)別： 物理歸檔安全性高，是以定期方式把電子文件及其儲存載體一起移交歸檔；邏輯歸檔操作方便快捷，可以實現(xiàn)在線歸檔，但安全性較低。&第23頁/共37頁24五、歸檔電子文件保管保證電子文件安全性的措施： 物理隔離技術(shù)措施： 采取儲存與利用分離的技術(shù)措施。 數(shù)據(jù)管理安全措施： 將設(shè)置功能授權(quán)、數(shù)據(jù)審核和數(shù)據(jù)操作三權(quán)分開，防止修改數(shù)據(jù)。&第24頁/共37頁25歸檔電子文件保管電子文件儲存載體保管要求： a)歸檔載

9、體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 b)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 c)存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 d)環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定：35%45%。第25頁/共37頁26歸檔電子文件保管歸檔電子文件銷毀 鑒定： 銷毀： “銷毀前必須要進行編目造冊，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可進行銷毀”。&第26頁/共37頁27六、電子文件利用 電子文件利用比較方便、快捷。 電子文件信息資源可以共享 電子文件信息可以提供“一站式”服務(wù) 屬于政府信息公開范疇第27頁/共37頁28電子文件利用電子文件利用格式 （略）&第28頁/共37頁29七、檔案管理軟件介紹 1、DARMS文件檔案資料綜合管理系統(tǒng) 2、超越2000文件檔案資料綜合管理系統(tǒng) 3、DARMS電子文件數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)&第29頁/共37頁30超越2000管理系統(tǒng)界面第30頁/共37頁31DARMS2008系統(tǒng)界面第31頁/共37頁32DARMS電子文件數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)第32頁/共37頁33DARMS電子數(shù)據(jù)中心界面第33頁/共37頁34檔案管理軟件介紹檔案管理軟件使用中的部分問題： 1）數(shù)據(jù)質(zhì)量問題 輸入欠缺、差錯，出現(xiàn)檢測錯誤或漏檢。 2）檔案數(shù)據(jù)規(guī)范問題 單位簡稱輸入多樣化，影響查找效果。 3）主題詞標(biāo)引、著錄問題