辦公用品管理制度(整套)

1、辦公用品管理制度目錄一、宗旨2二、適用范圍2三、管理部門2四、日常管理2五、固定資產管理31、復印件管理規(guī)定 32、打印機使用管理規(guī)定33、計算機管理規(guī)定 44、傳真機管理規(guī)定45、辦公電話管理規(guī)定46、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等管理規(guī)定57、空調使用規(guī)定5六、采購管理6七、用品入庫7八、辦公用品的領用7九、辦公用品的保管8十、辦公用品的使用8十一、用品轉移9十二、物品維修9十三、遺失物品管理10十三、附則10一、宗旨為規(guī)范公司辦公用品的采購與使用，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。二、適用范圍公司內部所有部門及公司辦公用品的采購。三、管理部門辦公用品的管理

2、部門是行政辦公室，由行政人員監(jiān)管執(zhí)行，采購由采購部實施采購。四、日常管理1、用品分為固定資產、管理消耗品、消耗品三大類。固定資產主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等。管理消耗品主要指：剪刀、透明膠、固體膠、雙面膠、長尾夾、橡皮擦、回形針、簽字筆、鉛筆、印泥、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊、檔案袋（盒）、文件夾、文件框、美工刀、剪刀、筆筒、電池等。消耗品主要指：打印紙、復印紙、復寫紙、釘書針、紙杯、垃圾袋以及各種單據等。2、辦公用品如分配為個人使用的，由個人自己負責管理，如計算機、筆類、尺類、橡皮等；如為部門業(yè)務共同使用的，由部

3、門負責人指定專人管理，如打印機、復印機等。3、公共財產發(fā)生損壞時，使用人或責任人需負相應的責任。4、員工要愛護所有公司的公共設備，離開辦公室，要檢查關閉設備電源及容易發(fā)生危險的器具，保證安全。5、任何人未經領導批準，不能將專用辦公設備帶出辦公地點，否則一切后果自負。五、固定資產管理1、復印機管理規(guī)定 1.1、復印機作為公司內部辦公設備，不得對外開放，更不允許復印與工作無關的資料、文件。1.2、復印機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理（詳見附表<一>）。1.3、復印機的復印權限：由行政部門人員操作，1.4、若發(fā)現(xiàn)復印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人，并做

4、好記錄。1.5、復印機故障報修或其相關耗材的更換，由指定管理員負責上報行政部；若因管理員管理不當出現(xiàn)故障、報修不及時或者登記管理不嚴格，導致紙張及耗材消耗過大，將承擔相應的責任。1.6、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權拒絕。2、 打印機使用管理規(guī)定2.1、打印機作為內部辦公設備，不得對外開放，更不允許打印與工作無關的資料、文件。2.2、與打印機直接相連的電腦使用者為該打印機管理員，負責該打印機的管理（詳見附表<一>）。2.3、若發(fā)現(xiàn)打印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人，并做好記錄。2.5、打印機故障報修或其相關耗材的更換

5、，由其管理員負責上報綜合行政部；若因管理員管理不當出現(xiàn)故障、報修不及時或者登記管理不嚴格，導致紙張及耗材消耗過大，將承擔相應的責任。2.6、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權拒絕。3、計算機管理規(guī)定3.1、計算機使用人員必須掌握計算機操作技能，嚴格遵守計算機操作規(guī)程，注意安全操作，以防設備損壞，嚴禁私自拆卸其配置。3.2、嚴禁使用公司計算機玩任何形式的網絡游戲、瀏覽圖片、傾聽音樂、上網聊天等各種與工作無關的內容。3.3、嚴禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網絡的正常運行。3.4、未經許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用3.5、計算機使用人員要愛護

6、機器設備，發(fā)生故障及時報修。3.6、網絡管理員建立公司計算機檔案，對計算機的相關軟硬件設備的配置、使用及維護等進行統(tǒng)計和登記。3.7、注意防止計算機病毒感染，定期用病毒殺毒軟件進行檢測，一旦發(fā)現(xiàn)病毒要馬上進行清理，若不能達到清理效果，應及時向網絡管理員報告。3.8、凡涉秘材料的存貯和計算機操作系統(tǒng)中的有關密碼均應采取相應的保密措施，任何人員不得竊取和泄露有關密碼、涉秘材料等。3.9、下班或者外出不回公司者，必須關掉電腦主機和顯示器，并務必關閉電源。4、傳真機管理規(guī)定4.1、公司傳真機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理。4.2、外單位人員，未經許可，不得使用本公司傳真機設備。4.3、發(fā)傳真時，

7、準發(fā)與工作無關的文件、資料。若發(fā)現(xiàn)傳真與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人。4.4、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權拒絕。·5、辦公電話管理規(guī)定5.1、辦公室電話是為方便工作，處理公務之用，私事一律不得使用。5.2、外單位人員，未經許可，不得使用本公司電話。5.3、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊設備，不準隨意拆卸和移位通訊設備，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應照價賠償。6、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等管理規(guī)定6.1、掃描儀由公司指定人員進行管理，不得掃描與工作無關的文件、資料。6.2、投影儀由公司網絡管理員負

8、責管理。6.3、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機由公司網絡管理員統(tǒng)一保管。6.4、優(yōu)盤、移動硬盤、筆記本電腦由領用者保管，應愛惜公司財物，如果丟失或者損毀，自行承擔責任。7、空調使用規(guī)定7.1 相關術語（名詞定義） 7.1.1 空調管理現(xiàn)場責任人（以下簡稱為現(xiàn)場責任人），是指公共區(qū)域、 獨立辦公室、生產車間等空調配置區(qū)域的使用者或最高行政職務管理者。 1） 每個辦公室指定一名空調管理責任人。 2） 空調管理責任人因故不在工作場所時，應指定代理責任人。 7.1.2 空調遙控器操作和保管人（以下簡稱為遙控器保管人），是指被 部門負責人專門指定按本制度執(zhí)行空調的開啟、設溫、關機及保管者。 1） 空調遙控器不得轉

9、借他人或人為損毀。 2） 當空調遙控器保管人離職或換崗，應及時辦理空調遙控器移交手 續(xù)，由最高職位人監(jiān)交并指定新的保管人。 3）未指定專人為遙控器保管人的，由現(xiàn)場責任人兼職全權承擔相應的責任。 7.2 責任劃分 7.2.1 空調使用實行“專人負責制”，由部門指定現(xiàn)場責任人全權管理，并承擔相應的責任。有關責任人和員工應根據本制度規(guī)定使用、管理好空調，切實保障空調能發(fā)揮應有的作用，并避免能源浪費。 7.2.2 行政部門應經常派遣設備維修專業(yè)人員對辦公區(qū)域的空調線路、開關、接線盒以及空調的使用狀況進行檢查，空調的清潔由各部門自行負責，維修、保養(yǎng)工作由設備維修部門負責。 7.2.3 空調一旦出現(xiàn)故障，

10、有關現(xiàn)場責任人應及時向公司行政部報告，由公司行政部統(tǒng)一聯(lián)系維修。7.3 空調使用條件 7.3.1 空調作為辦公設施，僅限于各辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用空調。 7.3.2 空調的使用由指定責任人統(tǒng)一管理，其他人員不得隨意開關，違者罰款20元/次7.3.3 使用空調時，應先關閉門窗，如需通風換氣要先關閉空調。下班要提前15分鐘關閉空調，堅決杜絕開窗使用空調現(xiàn)象。7.3.4 辦公室在夏季室內最高氣溫達到25以上，方可開啟空調制冷，制冷溫度設置不應低于20，其余時間（晚間、陰雨天等）不得開啟空調；冬季室外氣溫達到5以下的，方可開啟空調制熱，室內溫度不得高于20（以溫度計為準）。 7.3.5辦

11、公室人員離開辦公室，應即刻關閉空調，嚴禁室內無人情況下開啟空調。 7.3.6 夏季雷雨天氣應立即關閉空調，切斷電源，以免遭受雷擊。 7.4 空調使用注意事項7.4.1 全體員工必須增強節(jié)約用電，安全用電意識。任何人不得隨意開啟空調外殼，不得私自拆裝空調開關，也不得在空調線路上亂接線。更不得讓部門以外其他任何人員進入辦公區(qū)域開啟空調（專職維修人員除外）。 7.4.2 空調需要按照使用說明規(guī)定進行操作，如發(fā)生故障應及時向行政部門報修，不得自行拆卸，否則責任自負。7.5.3 空調使用中不得隨意改變風葉方向，因為人為因素造成空調設備或遙控器損壞的，所發(fā)生的維修費用由損壞人承擔。7.5 違規(guī)責任 7.5

12、.1 凡違反上述“空調使用條件”開啟空調的（特殊情況事先經批準的除外），給與現(xiàn)場人員罰款30元/次。 7.5.2 凡空調遙控器造成丟失或損壞的，由遙控器保管人照價賠償，賠償金額直接從工資中扣除。 7.5.3 如涉及使用不當或者故意損壞，由使用部門或故意損壞者負責修理或賠償?shù)呢熑?，行政部將視設備損壞情況會同設備保養(yǎng)部對故意損壞者做出相應的處理，并處以罰款。7.5.4 凡違反本制度規(guī)定的，由行政部就處理情況通告全公司，罰款金額從當月工資中扣除。六、采購管理1、辦公室所有辦公用品的采購工作，統(tǒng)一由采購部進行。2、各部門應于每月25日至30日根據工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，由行政部填寫物品采購

13、申請單，交采購部進行審核及采購，具體物品發(fā)放依據實際采購情況而定。3、辦公用品采購的一般程序為：A、行政部定期向各個部門統(tǒng)計需采購物料，填寫物品采購申請單（附表一）；B、采購部確認庫存無可用或可替代的物品后，按照規(guī)定權限辦理審批，并報告采購人員；超出辦理權限（即大件物品），即由總經理審批；C、得到采購許可簽字后，一般辦公用品由公司制定配送公司送貨上門或直接外出采購，驗收完畢后簽字確認，即可在財務部核銷賬目；大件物品則需經過詢價、議價、確定、采購、入庫、發(fā)放程序，購買后憑簽字簽呈核銷費用。七、用品入庫1、辦公用品入庫前須進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，由行政人員登記入庫；對不符合要求的，由采購人員

14、負責辦理調換或退貨手續(xù)。2、行政人員須對辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。3、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，要建立辦公用品管理臺帳，做到記錄詳細、發(fā)放有登記。八、辦公用品的領用1、一般辦公用品的發(fā)放，由行政人員依據辦公用品領用標準表（附表四），在登記好辦公用品領用登記表（附表三）后，直接發(fā)放給使用部門或個人。2、領取時，領取人須在辦公用品領取登記表（附表三）上寫明日期、領取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項并簽字。領取接待用品(如水果、煙、茶、紙杯等)時應由接待承辦部門或接收此物的人員在辦公用品領用登記表（附表三）上簽字。3、員工領用單價在100元以上的物品，須經部門主管核準同

15、意。4、領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、臺歷架等)應列入移交，如重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。5、特殊辦公用品的發(fā)放，應由采購部指定專人負責。6、領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確，一次一領，隨用隨領，用多少領多少，專領專用。7、辦公用品管理人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對于消耗品，可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準。明顯超出常規(guī)的申領，領取人應作出解釋，否則保管員有權拒付。九、辦公用品的保管1、辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。2、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便于保管

16、和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。3、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管，隨時待用；替換下的各類辦公設備交由行政部部統(tǒng)一保管，要及時回收。登記造冊，修舊利廢，充分利用。5、定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。十、辦公用品的使用1、使用辦公用品應以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。2、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不得用辦

17、公設備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。3、精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程，及時關閉電源。定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復印紙應用于復印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。5、印制文件材料要有科學性和計劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪費。6、對于高檔耐用辦公用品，各部門應盡量協(xié)調相互借用，一般不得重復購置。使用中辦公設備出現(xiàn)故障，由原采購人員負責協(xié)調和聯(lián)系退換、保修、維

18、修、配件事宜；因使用不當，人為造成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。十一、用品轉移1、員工離職時應將所領物品一并退回（消耗品除外），由辦公人員填寫辦公用品移交表，離職員工簽字確認。2、辦公事務用品如桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機等的遷移，需辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。十二、物品維修1、電腦、打印機、傳真機、復印機等辦公用品出現(xiàn)故障及需維護（加碳粉）時由使用部門向行政部提出維修申請。 2、行政部若發(fā)現(xiàn)用品為人為故障，應追究使用人或責任人的責任。3、如無法維修，可聯(lián)系供應商或外部維修機構進行維修，并填寫辦公用品維修記錄單。4、維修經行政和使用部門驗收后在維修單上簽字作為報銷憑證，相關費用由行政部按規(guī)定報銷。5、如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費用較高，需淘汰或新品替換，則需對于該物品進行報廢處理，填寫辦公用品報廢憑證說明情況，并說明是直接淘汰還是需要購置新設備，該表將提交行政部，由決定是否需進行報廢處理。十三、遺失物品管理1、公司員工應愛護和節(jié)約的辦公用品，同時應承擔良好保管的義務。2、如辦公物品出現(xiàn)人為遺失，應由保管人員、使用人員及其部門負責人共同承擔相應責任。3、如