有效授權技巧

1、.有效授權技巧（上）  為什么要學習授權 1.授權是新時代提出的新課題時代的變遷使管理者在職能和定位上發(fā)生了很大的變化。20世紀的管理者更像是監(jiān)督者，他們的工作圍繞PDCA（計劃、執(zhí)行、控制、行動）展開。但到了21世紀，管理者的這些職能已經遠不能適應時代的發(fā)展。管理者的職能逐漸由PDCA轉變?yōu)槭跈?、激勵、團隊建設、員工培育。職能的轉變也使管理者的角色轉變成教練型領導。所以，今天的管理者、經理人需要學習更多的授權的技巧、員工激勵和培育的技巧。Æ 授權是企業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)；Æ 授權是主管必須掌握的必要管理技巧；Æ 只有通過授權，才能將有關責任和

2、任務有效地分配給不同的下屬，使任務順利完成，導致團隊績效提高；Æ 主管應該處理更重要更有價值的事務。 2.忙碌的主管Æ 誤區(qū)：職位越高越忙碌職位越高越忙碌是國內企業(yè)普遍存在的現(xiàn)象。很多高層領導每日奔波不停，到了下班的時候回頭想想，才發(fā)現(xiàn)全部是瑣碎的小事，整體工作沒有很大提升。這就是一個誤區(qū)，一個凡事都要親力親為，包攬一切的誤區(qū)。Æ 考慮：您是忙碌的主管嗎？ 我們的管理工作忙嗎？如果您感到很忙的話，就需要引起注意了。 我們在忙什么事情？想一想您花大力氣處理的事情重要嗎？是有價值的工作嗎？ 為什么總是忙不完，而且越來越忙？ 大多數(shù)的員工都有依賴性，如果領導不

3、懂得授權，下屬就會事無巨細都向領導反映，找領導解決。領導自己的工作不斷被打斷，變得越來越忙，工作越積越多。造成這種結果的原因不是下屬素質太差，而是領導能力不強，不懂得授權。 【案例】曾經有人做過一個試驗，假如寫一篇文章，每8分鐘打斷一次的話，寫多少年都寫不完。因為當人坐下來，開始思考、醞釀，再準備動筆正好是8分鐘。每8分鐘被瑣碎的事情騷擾一下，思路永遠是混亂的。對主管來說也是一樣，自己正常的工作不斷被打斷，結果就是工作越積越多，忙也忙不完。 您是團隊中不可或缺的人物嗎？為什么？如果您覺得您是團隊里不可或缺的人物，或者只要您離開幾天，您的團隊就無法順利工作，那您非常有必要學習授權的技巧

4、。它能幫助您擺脫保姆型領導的身份，使您的工作更輕松，更有效。 3.歷史的反思諸葛亮是歷史上赫赫有名的人物，用現(xiàn)在的觀點來看，他也是優(yōu)秀的管理者，可以“運籌帷幄，決勝千里”。但他不懂得授權，事必躬親，對別人不信任、不放心，以至于“鞠躬盡瘁，死而后已”。他也不懂得培養(yǎng)人才，三國初期，蜀國有“五虎上將”，可劉備死后，到了三國鼎立的后期卻形成了“蜀中無大將，廖化當先鋒”的局面。 4.自我評估表6-1自我評估表自我評估：我需要授權嗎？是否我是否百務纏身，經常加班？  我是否無暇考慮組織的發(fā)展戰(zhàn)略？  我是否相信只有我才能做好這份工作？ 

5、; 我是否很難找得出可以授權代辦的工作？  我是否很難相信別人也能把工作做得很好？  我是否害怕下屬捅婁子，最后由自己承擔責任？  我不愿意授權，是否因為我很害怕失去控制？  如果測試結果以“是”居多，說明您的工作急需授權，現(xiàn)在就好好學習授權的技巧吧。 授權的好處 1.授權的好處授權的好處主要體現(xiàn)在以下幾個方面：Æ 節(jié)省精力:使經理人、主管減少瑣碎的、重復性的例行工作，以便有更多的時間和精力處理重要的事情。Æ 減少瓶頸:避免工作在主管層面的堆積，讓部門內部的流程更加

6、順暢。Æ 激勵員工:給下屬一個獨立自主的空間，讓他們獨立完成工作，可以增加下屬的自信心和成就感。Æ 發(fā)展員工:通過授權讓員工嘗試新工作、解決新問題，促進員工成長，增加員工的自信心；同時也能挖掘人才，培養(yǎng)后備經理人。 2.正確理解授權學習授權的技巧，首先要正確理解授權。Æ 授權不是參與授權之后，領導不要過多地干涉員工的工作。Æ 授權不是棄權授權是將完成任務所需要的權力、資源分配下去，再做適當?shù)谋O(jiān)督、幫助和支持。Æ 授權不是授責雖然把工作內容和資源分配給下屬，但責任還在主管肩上。Æ 授權不是代理職務授權不是全權委托。Æ

7、 授權不是助理授權不是讓下屬打雜，而是要他獨立完成一項工作。Æ 授權不是分工工作分工在原來的崗位里已經形成了，每個員工都有各自的工作職責。而授權是將一個具體工作任務和相對應的資源分配給某個員工，這項工作可能在他的崗位之內，也可能在他的崗位之外。 3.授權的兩個元素Æ 任務本身即分配給下屬需要完成的某項工作。Æ 相應的權力和資源要想授權成功，必須授予下屬相應的權力，使他能調度相應的人、財、物，并視其工作能力，允許他決定完成工作所使用的方法，放手讓他獨立完成工作任務。  4.三星管理變革的啟示 【案例】三星集團總裁李健熙上任后發(fā)現(xiàn)集團所有

8、的工作都是由總裁辦決策。但公司如此龐大，涉及多個行業(yè)，凡事都由總裁辦決策必然會導致反應速度慢，辦事效率低。于是，李健熙調整策略將整個集團劃分成電子、機械、化學和金融保險四個事業(yè)部，再把相應的權力分配給它們，再由每個事業(yè)部的負責人組成集團經營委員會，和總裁辦一起負責最高決策。這就形成了多元化經營，專業(yè)化管理。通過三星的管理變革，我們要思考管理者的職責到底是什么。在這里，我們有一個很土但很實在的定義：管理是通過他人完成工作的一種程序或藝術?！八恕本褪侵鞴艿南聦?，通過下屬的努力和工作，去完成我們的工作目標。如果是自己親自完成的，那不能叫管理，只能叫作業(yè)員?？梢姡芾聿皇亲鍪虑?，而是如何讓別人做事情

9、。 權力下放的四個層次 1.授權的四個層次我們可以用四個層次說明授權時權力下放的程度，即主管的權力是如何逐步下降的，下屬的權力又是如何逐步上升的。Æ 第一個層次：主管保留絕大多數(shù)的權力在這一層次上，主管分配工作，下屬無任何自決權力，必須按照主管批示行事，不能偏差，遇到困難時也要請示主管。Æ 第二個層次：下屬行動前應該得到主管的批準在這一層次上，下屬思考及討論如何完成工作，最后由主管修正、決定和批準。Æ 第三個層次：下屬可以自取方法，定期向主管報告這時下屬的權力越來越大，他可以自己設定目標，采取方法，但是必須定期向主管報告工作進度。這個層次是支持

10、式的，在作決策之前經常采用民主集中制進行廣泛、充分地討論，討論后再由下屬執(zhí)行，但需要定期向主管匯報，不能完全失控。Æ 第四個層次：下屬不經常向主管報告這一層次的授權更充分。主管給予下屬全部權力，自己退居幕后，放手讓下屬完成工作。所以這個層次是授權式的。圖 6-1權力下放層次示意圖 2.根據企業(yè)、團隊的發(fā)展授權對于不同發(fā)展階段的企業(yè)，授權也需要采取不同的方式。Æ 企業(yè)、團隊在初創(chuàng)的時候，危機的時候，轉型的時候，變革的時候必須采用中央集權的模式，抓住大部分的權力，否則，就有可能失控。Æ 等到企業(yè)、團隊逐步成熟，權力也就可以一步步下放。Æ 當我們的團

11、隊和企業(yè)發(fā)展得很好，能夠靈活自如運轉的時候，我們就可以充分授權。 【案例】國外有很多優(yōu)秀的公司對在職3年以上的主管會做一個離崗測試。公司先將主管統(tǒng)一調到集團培訓中心參加3個月的脫產培訓，然后利用這三個月的時間來考察該主管三年的工作績效。考察的主要內容是該部門在主管離開之后能否正常運轉。如果運轉良好，就可以把主管提拔到更高的崗位；如果部門日漸混亂，陷入無法運轉的地步，那么培訓結束后主管就降級；如果能勉強維持運轉，忽高忽低，就保持原有的職位換一個部門繼續(xù)工作。離崗測試檢查的就是主管授權的能力。 【自檢6-1】下列關于授權的說法錯誤的是（ ）A.授權能激勵員工，給他們一個獨立自主

12、、完成工作的空間，可以增加員工的自信心和成就感；B. 授權就是要放棄權力，把完成任務所需要的權力、資源分配下去給下屬；C.授權的兩個元素是任務本身和相應的權力、資源；D.權力下放有四個層次，在實際運用中要針對企業(yè)、團隊的不同發(fā)展階段采取不同的授權方法。見參考答案6-1 B有效授權技巧（下） 授權不力的主要因素 1.不愿授權的原因工作中常見的不愿授權的原因有以下幾個方面：Æ 缺乏信心對下屬的能力存疑，對下屬缺乏必要的指導。Æ 害怕挑戰(zhàn)擔心下屬的成長對自己形成威脅。Æ 失去控制如果主管習慣于全面清楚地答復上級的檢查、詢問，就有可能擔心授權

13、后失去控制。Æ 效率假象效率假象是說有些主管認為自己能做得更快、更好，與其花半個小時向下屬講解、示范，不如自己花10分鐘就能做好。但關鍵問題是，假如每天都有這樣的工作，那主管永遠都要自己做，而下屬則永遠也不會做。 2.授權的障礙分析授權是否有效，能否真正發(fā)揮作用還會受很多因素的制約，下面是一些常見的因素：Æ 不愿授權；Æ 不夠條理；Æ 自己不容代替；Æ 不接受異己；Æ 不信任別人；Æ 授權太濫，事無大小，全部授權；Æ 有些主管是權力主義者，比較專制、獨裁，什么都要自己控制；Æ 擔心失去控制；&#

14、198; 不喜歡下屬超越；Æ 工作主義傾向；Æ 技術專家心態(tài)；Æ 自己做會更快。 【案例】王先生是一個部門的主管，他發(fā)現(xiàn)下屬的效率很低，不及他親力親為的一半。下屬的工作方法也不理想，而且可能對自己不忠誠，所以王先生盡量避免分配他認為很重要的工作給下屬。王先生的做法對嗎？王先生應該如何解決這一難題？王先生的做法是不對的。要解決這一問題，王先生需要調整自己的心態(tài)。授權首先是為了提高工作效率；其次也能鍛煉下屬，培養(yǎng)員工，增強團隊的凝聚力；還可以讓自己有更多的時間去思考更重要的問題，做更重要的事情；而且員工是否忠誠不能憑主觀猜測，必須在工作中觀察他們的表現(xiàn)，用事

15、實說話。另外，通過授權不斷地鍛煉員工、提升員工，也可以提高員工的忠誠度，這樣雙贏的局面何樂而不為呢。 何種工作可以授權 （一）影響授權的因素前面介紹了很多，那么到底什么樣的工作應該授權，什么樣的工作不能授權？一般來說，我們需要考察以下因素： 1.風險程度主要考慮風險有多大、責任有多重、權力有多大。如果下屬不能完成任務的風險不是很大，或者真的失敗，造成的后果也不太嚴重，所要承擔的責任也不大，授權時下放的權力也不多，這樣的工作就可以授權。 【案例】看看下面兩項工作能否授權？第一：編制半年度的財務預算財務預算是整個企業(yè)或部門一個階段的行動指南，如果預算沒有做好

16、，就可能導致資源短缺，嚴重時使整個目標的實現(xiàn)受到影響。可見，這項工作的風險很大，責任很大，所以這項工作不能輕易授權。第二：采購少批量的特需產品批量少，支出的資金就比較小，風險和責任也會比較小，所以這項工作可以授權。 2.任務的性質對不同性質的工作任務應該采取不同的授權方法。Æ 大部分常規(guī)、重復、瑣碎的工作都適合授權。如一些日常工作、例行工作，以及下屬擅長的工作都可以授權。Æ 對關系到計劃、組織、人事、領導、控制的管理職責和管理任務不宜授權，如： 制定辦事守則：關系到運作和協(xié)調； 處理人事關系：敏感區(qū)域、重要、隱密； 處理工作危機：在場處理，即時決定； 在計劃執(zhí)行過

17、程中的進度檢查，也不能隨便授權。 3.工作分類我們可以根據工作常規(guī)與否和風險程度把工作分成四大類，如圖7-1所示。圖7-1 工作分類示意圖Æ 低風險、常規(guī)而瑣碎的工作這種工作一定要授權。Æ 高風險、常規(guī)而瑣碎的工作這種工作也可以授權，但在授權之前要制定詳細計劃、進行技能輔導和訓練，還要加強監(jiān)督和過程控制。Æ 低風險、非常規(guī)的工作這種工作風險低，即使出現(xiàn)差錯，也沒有太大的危害，可以授權。但因為下屬碰到非常規(guī)性質的工作的機會比較少，不一定具備處理該問題的技能，所以需要進行培訓和輔導，為他們提供一些必要的幫助。但是也可以根據這類工作發(fā)生的頻率，以及培訓員工的時

18、間成本等因素來確定是否有必要對員工進行培訓。比如說一年只發(fā)生一次的事件，如果要花一個小時進行培訓，而主管自己做只要5分鐘，那就不必授權。Æ 高風險、非常規(guī)的工作這種工作是否授權要具體情況具體分析。如果下屬處理過此類事件，經驗豐富，就可以授權，否則不能授權。還有一些工作是絕對不能授權的，如一些非常規(guī)的、領導性的、高風險的、關鍵性的工作?？傊跈喔覀兊墓ぷ鞣诸愑忻芮嘘P系，應當引起重視。 【自檢7-1】請您回答下面的問題。 小王在銷售部已經一年了，他性格豪邁、待人熱情，工作能力很強，上個月獨立為公司爭取到了一個重要客戶，給銷售部立了大功?，F(xiàn)在，銷售部又有一個爭取大客戶的重要任

19、務，銷售部經理打算授權給小王，讓他全權負責。您認為銷售經理的安排合適嗎？ A.合適B.不合適為什么_見參考答案7-1 （二）可授權與不可授權的工作 1.哪些工作可以授權在學習了影響授權的因素之后，我們具體來看一看哪些工作可以授權。這類工作有：Æ 日常工作和活動；Æ 需要技術能力去解決的問題；Æ 某些特定領域內的決定；Æ 監(jiān)管某一項目；Æ 準備報告；Æ 以代表身份出席會議等。 2.哪些工作不能授權Æ 計劃：計劃是目標實現(xiàn)的具體步驟，非常重要，不能授權。Æ 人事問題：所有敏感的問題通通不能

20、授權，如績效考評、紀律檢查、懲罰、發(fā)放津貼、獎金等等。Æ 內部糾紛：處理部門內部沖突，如保持團隊的士氣，處理內部糾紛等等。Æ 發(fā)展和培育下屬：發(fā)展和培育下屬有時需要面對面的交流、學習，還有一些重要的技能指導也不能授權。Æ 任務的最終職責：任務的最終職責是由主管承擔的，不能授權。Æ 沒有合適的下屬能夠承擔的工作。 【案例】張先生是一家大型公司的業(yè)務經理，他正在處理下面的工作，在授權問題上，張先生是這樣考慮的：Æ 整理文件檔案資料如果是部門的文件檔案資料，就可以授權；如果是主管個人的文件檔案資料一般不授權，除非與下屬約定了統(tǒng)一的整理規(guī)則，

21、如各種文件怎么處理，如何擺放等等。Æ 部門改組建議部門改組建議影響重大，不能授權。但可以集思廣益，聽取大家的意見，但最后的決定要由領導做出。Æ 給一個顧客設計一封通知信設計一封通知信給某個客戶，屬于風險小、常規(guī)而瑣碎的工作，可以授權。Æ 組織圣誕展銷會這一工作也沒有太大風險，可以授權。Æ 每月的工作報告每月的工作計劃和工作報告不能授權。因為這項工作很重要，可以請大家一起討論、研究，但最后還要由經理自己完成。 授權的程序 授權的程序可以分為四個步驟：Æ 確定任務：即哪些任務和工作是可以授權的；Æ 選賢任能：選擇合適的

22、人授權；Æ 落實分工：將任務和相應的資源、權力分配給他；Æ 跟進完成：按照預定的計劃和進度表，進行必要的跟進。另外，在授權過程中，還需要一定的監(jiān)督、支持和幫助，以保證其順利完成任務。 （一）確定任務確定任務要求授權前先勾劃出工作的重點，如目標、進度、準則和要求，以及下屬在執(zhí)行工作時的決定范圍。這一步驟與我們前面介紹的目標SMART五大要素是一致的。 【案例】假如有一項編寫工作報告的工作，長度不超過10頁紙，每頁不超過5 000字，還需要配有相關的統(tǒng)計數(shù)據、圖表、指標等等，確定任務后我們要求7天內完成?？梢娺@項任務具備明確具體、可以測量、有時間限制等特征。

23、 （二）選賢任能 1.三類人才確定任務之后就要選擇合適的人進行授權，一般來說，可委派的人員分為三大類：Æ 經驗豐富；Æ 頗有經驗；Æ 很有潛質。 2.三種方法授權時對這三類不同的人要采用不同的方法：Æ 對經驗豐富的人，授權后就不要再干涉其工作，否則，他會覺得領導對他不信任，容易引發(fā)不滿情緒。Æ 對頗有經驗的人，要提供一定的支持和監(jiān)督，一方面支持他，一方面監(jiān)督他，相輔相成。Æ 對極具潛質，但又缺乏經驗的人，在授權前要加強輔導、培訓，授權后做充分的支持和監(jiān)督。對頗有經驗和極具潛質的人可以分配風險低、常規(guī)性的任

24、務，對經驗很豐富的人可以委派大型、重要的任務。 3.選擇人選時的因素選擇人選的時候，我們要考慮幾個因素：Æ 下屬的工作范圍是否與將要授權的任務相關；Æ 被授權者是否有足夠的興趣、足夠的時間。需要提醒的是，對下屬的授權可能是他本職工作以內的，也可能是他本職工作以外的。 （三）落實分工找到合適的人選以后就要落實分工，具體要做好以下工作：Æ 陳述背景說明這個任務的背景、重要性和為什么要選擇他的原因。Æ 評述工作詳細告知工作的范圍、預定的進度、要求的水準、所擁有的權力范圍，并征詢意見，取得被授權者的承諾。這項工作類似人力資源里的崗位描述。&#

25、198; 支持和指導對沒有經驗或者缺乏信心的下屬加強培訓、指導。Æ 商定進度商討工作方法，研究工作計劃、工作方案和進度。Æ 通知各方通知所有相關部門，使下屬名正言順地利用他的權限開展工作。 （四）跟進完成Æ 跟進完成是授權程序中的一項重要工作，領導可以視下屬的成熟程度和授權程度，與下屬保持一定的聯(lián)絡，檢查進度，商討應變措施。Æ 有效的跟進建立在坦誠溝通的基礎之上，不能暗中盯稍，搞地下工作。要積極客觀地處理問題，而不只是追究責任。按照現(xiàn)代管理的觀點，追究責任更多是著眼于解決問題，防止再犯錯誤。Æ 下放權力后不要輕易干預，所謂疑人不用，用

26、人不疑。應該充分信任下屬，但適當?shù)谋O(jiān)督必不可少，必要的時候要提供協(xié)助，但又不能越俎代庖。Æ 及時激勵員工，在任務完成后，給予員工一定的獎勵。如果任務沒有很好地完成，也應該根據實際情況使其承擔一部分責任。 【自檢8-1】請閱讀下面的案例并回答問題。轉眼又到了年末，公司里忙得熱火朝天，市場部的張經理也有很多工作擺上了桌面：其一是公司新產品上市的推廣計劃；其二是年末市場數(shù)據的統(tǒng)計、匯總；其三是公司某產品上市一年后的市場調研。張經理正在考慮把這三項工作授權給他的三個助手：小王、小李和老趙。老趙資歷很深、經驗豐富；小王經過兩年的成長，也頗有經驗；小李雖然剛來不久但很有潛質。如果您是張

27、經理，您打算如何分配工作，為什么？見參考答案8-1 反授權 1.什么是反授權授權中還有一種奇怪的現(xiàn)象叫反授權。授權是上司給下屬安排工作，而反授權簡單地說就是下屬給上司布置工作。即當下屬被委派任務時，因不想承擔責任，于是利用各種不同的方法，把任務推回至上司。 2.如何對付反授權對反授權說不，主管應謹記不要替下屬起草稿、收集資料、做他的分內工作。主管可以在一旁觀察、作記錄，進行分析思考。但一般情形下，不要主動提供幫助。 授權的態(tài)度 擁有正確的授權態(tài)度是成功授權的必要條件，是工作中取得下屬支持的保證。Æ 盡量放手授權者要盡量放手，減少不必要

28、的干預。Æ 顯示信任要顯示出對下屬充分的信任，全面的信任才會有下屬的全力以赴。Æ 永遠支持即使犯錯，甚至造成了嚴重的狀況，授權者也要支持下屬，并把責任承擔下來。但是這時要警惕，要盡快找出錯誤的原因并更正。Æ 取得承諾將任務、權利和資源都委托給下屬是對下屬的信任，下屬也應該對任務、權力和資源負責。所以授權時要取得下屬的承諾，而且必須是書面承諾，或稱之為責任書，責任書里應明確規(guī)定各種情形的處理辦法。 練習 （一）人事經理的授權工作下面我們分析一下，人事經理的哪些工作可以授權，哪些工作不能授權。Æ 出席主管部門召開的人事會議不可以授權。&#

29、198; 對新進員工的面試該工作要具體情況具體分析。如果新進員工面試已經到了最后環(huán)節(jié)，應該由人事經理親自面試，不能授權。如果是初步面試，后面還有多次反復的甄選，則可以授權。Æ 指定年度的工作計劃不可以授權。Æ 考核部門員工不可以授權。Æ 制定公司薪酬方案一般來說不可以。薪酬方案屬于比較重要的保密資料，不能授權。但有的部門如銷售部門的薪酬方案，比較透明，可以討論、授權。總之，要根據實際情況而采取不同的策略。Æ 出差報銷審批可以授權。Æ 給新進員工作一個專題培訓可以授權。Æ 處理下級員工的投訴不可以授權。Æ 中層主管培訓班的內容安排可以授權。 Æ 為總經理起草一個講話稿對這個問題也要分情況處理。如果時間充裕，可以自己完成。否則，最好授權。一般來說總經理的講話稿比較重要，風險較高，為了保證講稿順利完成，可以自己先列好提綱、收集好素材，再和下屬溝通