知識管理應(yīng)用案例-文檔一體化管理

1、知識管理軟件應(yīng)用案例分析之文檔一體化管理廣東紹林科技開發(fā)有限公司紹林科技shaolinshaoun corporation,guangdong,china軟件就是思想 software is the mind地址：廣州市夭河區(qū)五山路天立大廈a23f, 510630 i對站:www. shaolin. com cn郵箱：guangzhoushao 1 in. com. cn電話 87593765 (fax)佛山紹林 82231298目錄應(yīng)用案例分析1概述1初識之惑1原因與解惑1知識整合之路1總結(jié)2文檔一體化管理2文件與檔案的分類2文件流轉(zhuǎn)

2、3文件歸檔3檔案管理3文件4檔案的搜索利用3應(yīng)用舉例3應(yīng)用案例分析概述初識之惑剛剛接觸3hmis的客戶，往往冇一種困惑，即：從3hmis的相關(guān)功能介紹來看，似乎用3hmis 做什么都行，如文件管理、檔案管理、數(shù)字化檔案館、辦公自動化、資料管理、內(nèi)容管理、 知識管理、知識資源整合等等，但我到底能用它來做什么呢？又該如何應(yīng)用呢？實際上，這 是3hmis優(yōu)良的通用性、綜合性和協(xié)同性給大家?guī)淼囊苫?！原因與解惑以往，我們在引入一個系統(tǒng)時，人都是從某一個單純的應(yīng)用去考慮的，如辦公白動化、檔案 管理、文摘資料管理、客戶資料管理、介同管理等，市面上的產(chǎn)品，往往提供的也是這些獨 立和單一的用途，而3hmis對

3、這些單一系統(tǒng)的功能要求，人都可同時滿足，這倒給客八產(chǎn)生 懷疑和困惑了。當(dāng)客戶需要一個檔案管理系統(tǒng)時，往往會說：我只要檔案管理方而的功能，而當(dāng)他需要創(chuàng)建 一個資料管理系統(tǒng)時，也會說，我只要資料管理的功能。實際上，無論你把3hmis作為一個 檔案管理系統(tǒng)或資料管理系統(tǒng)來使用，都可把它視為一個獨立而乂專業(yè)的系統(tǒng)，使用起來同 樣得心應(yīng)手。與其它大多單一功能的系統(tǒng)不同的是，3hmis可滿足客戶對于系統(tǒng)協(xié)同的未來要求，因為， 當(dāng)你建成一個個獨立的系統(tǒng)，并得到了很好應(yīng)用的時候，你會發(fā)現(xiàn)，需要系統(tǒng)之間的協(xié)同與 共享，而你所建立的系統(tǒng)，如果不能滿足你對協(xié)同與共享的需要，就會變成一個個信息孤島, 給業(yè)務(wù)與工作帶來

4、困惑和難題，而3hmis,恰恰可解決客戶的這一難題！它提出的管理系統(tǒng) 多核技術(shù)，可將并行運行的辦公管理、檔案管理、內(nèi)容管理等各種各樣的知識管理系統(tǒng)，協(xié) 同整合為一個整體，為知識管理的協(xié)同、共享與利川服務(wù)。知識整合之路我們不但可將3hmis的不同應(yīng)用整合為一個祭體，提供協(xié)同與共享，我們還可將客八現(xiàn)有的 不同系統(tǒng)中的知識管理部份，通過3hmis進行知識資源整合，為不同系統(tǒng)提供一致的、統(tǒng)一 的和專業(yè)的知識管理與知識支持服務(wù)，解決系統(tǒng)之間的知識協(xié)同和共亨問題，消除信息孤島。 比如說，客戶現(xiàn)有的辦公口動化系統(tǒng)，其檔案管理功能往往不夠?qū)I(yè)與完整，難以滿足實際 應(yīng)用耍求，此時，可將處理完畢的文件，通過接口實

5、時或定期轉(zhuǎn)入3hmis,即可滿足客戶更 為專業(yè)與系統(tǒng)的檔案管理需求，并且，可將3hmis的搜索平臺恢入客戶已有的辦公口動化系 統(tǒng)屮，按權(quán)限進行快速的檔案搜索，以滿足工作與業(yè)務(wù)的需要。還有，大多erp系統(tǒng)，英知 識管理功能都較為單薄，如果把erp應(yīng)用過程中所產(chǎn)牛的金業(yè)專有知識，如合同、產(chǎn)品資料、 圖紙、工作單、報表、電子郵件、傳真等，利用3hmis集中統(tǒng)一管理，并通過二次開發(fā)使 3hmis與erp系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接，貝忖使客戶的知識管理更上一層樓。3hmis提供了許多知識交流與協(xié)作的在線工具，如內(nèi)部博客、論壇、在線會議、短信以及工 作流程籌，使協(xié)作、溝通與共享更加隨意與方便，更有利于激情的迸發(fā)和知

6、識創(chuàng)新，當(dāng)然， 也就有利于員丄素質(zhì)的快速提升，有利于工作質(zhì)量與效率的改善與提高?？偨Y(jié)總z, 3hmis可用于知識管理的各個方面，無論你將它用于知識管理的某一單一應(yīng)用，還是 用于知識資源的整合，3hmis都會是你得心應(yīng)手的好幫手。文檔一體化管理20年前，3hmis的前身，就是一個文檔一休化系統(tǒng)，町能述是我國第一個商品化的文檔一體 化軟件產(chǎn)品。通過20余年的不斷改進與提升，3hmis己由一個文檔一-體化軟件變身為綜合知識管理平臺, 其最為基礎(chǔ)的、專業(yè)化與通用性極強的文檔一體化管理功能，仍然是其亮點之一。文件與檔案的分類對文件進行分類，從不同的角度上觀察可以采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生不同的分類結(jié)果。文書處

7、 理的客觀需要，也不可能僅僅滿足于一種分類方法。分類方法的選擇，應(yīng)當(dāng)以分類的結(jié)果對 實際工作是否具冇指導(dǎo)意義來確定。一般來說，文件分類的依據(jù)主要有文件的使用范圍、來源、行文關(guān)系、內(nèi)容少性質(zhì)、密級、 實現(xiàn)耍求等，如，按行文關(guān)系，町將文件分為上行文、平行文和下行文三種。按密級，又可 分為保密文件和非保密文件。采用何種分類方法，應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況而定，亦可同時 按幾種方法對文件進行分類。為了維持管理方法的穩(wěn)定耳一致性，文件分類方法已經(jīng)確定，就應(yīng)保持基本穩(wěn)定。下圖是某單位文件分類的基本架構(gòu)，實際上，其分類方法也適合于大部分機構(gòu)。日/文件管理日收文±1 £ 19993 倫 200

8、0 2001電收文登記伽文辦理倫中央、國務(wù)院飽省委省府電當(dāng)?shù)卣可霞壷鞴芟录墕挝粋悩I(yè)務(wù)往來電其他曰/發(fā)文1999±l £ 20009 x2001倫黨務(wù)發(fā)文它行政發(fā)文倉函件 金其他 田電!內(nèi)部文件 田°其他 出*內(nèi)部簽呈在文件的分類架構(gòu)中，增加年度一層，既是管理的需要，也有利于當(dāng)年對于年度文件的分類 方法進行微調(diào)，以體現(xiàn)文件管理的與吋俱進。檔案管理的分類方法，在上一個案例中已有詳細介紹，在此不再重復(fù)。文件流轉(zhuǎn)3hmis容許采用兩種方式進行文件流轉(zhuǎn)：一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的人工流轉(zhuǎn)方式，蠱要利用3hmis保存電子文檔，打卬相關(guān)人工流轉(zhuǎn) 的紙質(zhì)表格，流轉(zhuǎn)完成后，再將相關(guān)

9、表格和最后定稿的文件掃描錄入系統(tǒng)。另一種則是現(xiàn)代化的無紙化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方式，由文件起草人提交文稿，再經(jīng)過校対、會簽、簽 發(fā)、核稿、編號等程序最終形成止式文件，述可將封發(fā)、歸檔等程序加入流程中，讓文件的 蓋卬或加蓋電子卬章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。有吋，述需要混合采用兩種方式進行文件流轉(zhuǎn)，比如說，首先釆用無紙化的方式進行文件流 轉(zhuǎn)，以提高文件審批流程的效率，在文件止式定稿后，再以紙質(zhì)的方式交關(guān)鍵程序人員簽字 確認(rèn)，以滿足管理與法律的需要。3hmis還提供了靈活方便的流程表單功能，表單的設(shè)計和處理符合中國機構(gòu)的制度與習(xí)慣。3hmis也引入了手寫批注、手寫簽名等技術(shù)，以方便習(xí)慣于手寫操作的用戶批改文件

10、，數(shù)字 證書、電子印章等技術(shù)亦可用于文件的管理。在3hmis屮，流轉(zhuǎn)和處理信息將自動保存，任何人不能修改或刪除，并h,這些信息依附于 對應(yīng)文件，歸檔時與文件同時歸檔保存。文件歸檔在文件管理階段，3hmis提供了多種自動化的方式，將處理完畢的文件自動收集到檔案收集 箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類 目屮，以形成檔案。對于沒有自動轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進行歸檔操作。文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸 檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持冇的部門或人員直接進行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案 管理員驗

11、收，再入庫保管。3hmis提供了一個非常專業(yè)化功能全面的歸檔編輯界面，所冇的歸檔操作，幾乎可在同一 界面內(nèi)完成，給用戶提供了便利。檔案管理3hmis所提供的檔案管理功能包括授權(quán)、借閱與歸還、數(shù)最統(tǒng)計、注冊與取消注冊、檔案注 銷、表格打印以及復(fù)制、剪切和刪除等，可滿足口常管理的各種需要。對于借閱與歸還，3hmis還提供了到期提醉功能，可通過內(nèi)部郵件或短信提醒管理者和借閱 者按時歸還外借的文檔與資料。文件與檔案的搜索利用3hmis捉供的搜索平臺，nj按權(quán)限搜索文件耳檔案，具備閱讀權(quán)的操作者，可直接閱讀電子 文檔，沒有網(wǎng)上直接閱讀權(quán)的操作者，亦可提交借閱中請,中請在線閱讀電子文檔或預(yù)約去 檔案室借閱

12、文檔的時間。應(yīng)用舉例某大型商業(yè)銀行分行，下屬72個一級和二級支行，最遠距離的支行距總部超過100公里， 以往，文件的傳遞采川專川的快遞通道，檔案的借閱與利川則必須來到分行的綜合檔案室， 利用不便，效率偏低，成本也很高。為了實現(xiàn)文件管理與傳遞的無紙化以及檔案管理的數(shù)字化，該分行采用3hmis按服務(wù)器授權(quán) 的標(biāo)準(zhǔn)版來實現(xiàn)文檔一體化數(shù)字化管理，管理思路如下：1、由分行辦公室對文件耳檔案進行集中統(tǒng)一管理，文檔服務(wù)器存放于信息中心機房，由信 息科技部進行技術(shù)維護與管理，辦公室進行應(yīng)用管理。2、分行與各支行之間，已全部采用專用高速網(wǎng)絡(luò)相連，文檔一體化系統(tǒng)可借助于該網(wǎng)絡(luò)環(huán) 境，不必另行投資網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。3、原則

13、上將文件分為收文、發(fā)文、簽報和其他文件四大類，這四人類的下位類均為年度， 年度下面，轉(zhuǎn)根據(jù)文種的性質(zhì)和當(dāng)年的管理需要進行分類。4、收文由辦公室文件管理員統(tǒng)-錄入，紙質(zhì)文件掃描錄入，電子文檔則直接引入，并提交 辦公室主管主任提出擬辦意見，然后，再根據(jù)擬辦意見進行無紙化流轉(zhuǎn)，需領(lǐng)導(dǎo)批示的, 領(lǐng)導(dǎo)批示后再按批示處理。5、發(fā)文由部門的擬稿人直接提交，并經(jīng)本部門主管復(fù)核，相關(guān)部門會簽，辦公室核稿后， 呈主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后，再由辦公室校對、編號、蓋印、封發(fā)和歸檔。6、對于發(fā)文，一般管理性的內(nèi)部發(fā)文不再采用紙質(zhì)，即一律采用電子文檔進行網(wǎng)上辦理， 對外發(fā)文或重要的內(nèi)部文件，則首先采用無紙化流程完成文件的定稿，然后，再打印輸 出交關(guān)鍵程序上的人員簽字確認(rèn)。7、簽報屬于內(nèi)部文件，用于內(nèi)部事務(wù)性工作的請示與審批。由申請人直接提交，并按相應(yīng) 簽報所涉及的職能提交相關(guān)部門與人員審核、會簽和審批，由于簽報一般都涉及到某一 具體事務(wù)的處理，簽報的流程最好與實際事務(wù)的處理同步，簽報完成后，需要歸檔的， 應(yīng)在流程中增加歸檔步驟，或處理完畢后及時提交辦公室歸檔。8、無法歸入收文、發(fā)文和簽報的，則為其他文件，其他文件的處理方法，根據(jù)文件性質(zhì)靈 活掌握。9、充分利用文檔一體化系統(tǒng)的特點，文件處理完畢，即自動轉(zhuǎn)入檔案收集箱，或及時提交 給檔案管理員進行歸檔，以改善管理，提高利用效