公文寫作基礎知識培訓1024

1、公文寫作基礎知識培訓公文寫作基礎知識培訓部門/Department 中節(jié)能工業(yè)節(jié)能有限公司演講人/speaker 蘇日娜 演講時間/Time 2012年10月24日聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限Going Green, Investing Green聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn目錄目錄一、行政公文的分類二、公司文件處理主要類別三、公文寫作主要注意事項聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn一、行政公文的分類（一）請示

2、（二）報告（三）函Page 32021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn二、公司文件處理主要類別（一）發(fā)文：上行文、下行文（二）簽報（三）簡報（四）內審（五）用印三、公文寫作主要注意事項Page 42021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn一、行政公文的分類一、行政公文的分類 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、請示、報告、批復、意見、函、會議記要Page 52021/11/19聚合點

3、滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（一）請示（一）請示1、請示的概念2、請示的寫法3、請示寫作的注意事項Page 62021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn1、請示的概念 請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種，主要用于： 在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要上級公司指示的； 工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情； 超出本公司職權之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。 聚合點滴聚合點

4、滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 2、請示的寫法 請示一般由標題、主送機關、正文、落款四部分組成 （1）標題：發(fā)文機關名稱+事由+文種 標題應做到一題一事，指事具體；應避免以“和、及”連及兩事或多事的錯誤。（2）主送機關。 原則上一份請示的主送機關只能是一個，對主送機關以外的有關上級機關可用“抄送”處理。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（3）正文：主要包括請示緣由、請示事項和結語等項內容。 A 請示緣由。即正文的開頭部分，需要明確

5、“為什么請示”的問題。一般需要簡要陳述情況，寫明請示的原因和理由。正文的緣由部分，是上級機關作出答復的重要根據，因此，這部分在寫法中要求情況真實、理由充分；同時，緣由部分也是提出請示事項的依據和立足點，如情況不真實，理由不充分，所請示事項就難以立得住，也由此降低了解決問題的可能性。尤其是請求解決的請示，緣由部分要盡量寫得詳盡些。“根據根據”“”“為了為了”“”“由于由于”“”“隨著隨著”緣由部分寫完，一般用“現就有關問題請示如下現就有關問題請示如下”過渡。 聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn B 請示事項。

6、請示事項是正文的主體和核心部分。 請求指示的，事項部分要明確提出問題和要求。 請求解決的，正文主體部分則應明確提出需要上級支持、幫助或解決的具體事項，同時還應充分考慮到解決的必要性和可能性，解決的要求應提得合理、適度。 請求批準的，主體部分應提供本機關、部門的具體意見、措施、方案，要避免以決斷的口吻行文，對本機關的意見、措施、方案等均應表述為“擬”怎么辦，而不能表述為“決定”怎么辦。Page 102021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn C 請示結語。常另起占行。慣用的請示用語有“妥否，請批示

7、” 、“請予批準為盼”、“請予批準”等。但不能使用“以上請示如無不妥，請批轉執(zhí)行”或“妥否，請批轉執(zhí)行”之類的呈轉性用語。 聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（4）落款。請示的落款為請示單位名稱和成文日期，請示單位名稱一般采用加蓋請示單位公章的形式。成文日期為漢字的年、月、日。 “二一二年十月二十四日二一二年十月二十四日” 請示還應該在附注處標明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級機關與請示機關及時溝通。Page 122021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investin

8、g Green www. cecep. cn3、請示的注意事項要堅持一文一事； 請示事項必須明確、具體、可行； 不要搞多頭請示 ；一般不得越級請示；不要把請示寫成報告或請示報告。 范例范例聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（二）報告（二）報告1、報告的概念2、報告的分類3、報告的寫法4、報告寫作的注意事項Page 142021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn1、報告的概念 報告適用于向上級機關匯報工作、反映

9、情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問等。 報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。 聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn2、報告的分類（1）按照內容劃分： 綜合報告；專題報告；例行報告。（2）按照目的劃分： 工作報告；總結報告；情況報告； 調查報告；會議報告； 建議性報告；檢討性報告。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn3、報告的寫法 報告一般由標題、主送機關、正文、落款四部分組成 （1）標題：發(fā)文機關 + 事由 +

10、 文種 （2）主送機關： 頂格標寫一個直接上級機關，不能多頭主送； 除領導者要求外，一般不能送領導者個人聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn （3）正文：報告目的、報告內容、結語三個部分 開頭：對整個事件的狀況作概括性說明，可用“現將有現將有關情況報告如下關情況報告如下”過渡到下文。 主體內容： 重點回顧事件進展情況和主要成績，提出存在的問題，可對今后的工作提出安排意見或表述進一步做好工作的愿望。 結語：使用下列公文術語 特此報告，請審閱。特此報告，請審閱。/ /以上報告，請審閱。以上報告，請審閱。/ /以上

11、報告如以上報告如有不當，請指正。有不當，請指正。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（4）落款。報告的落款為單位名稱和成文日期，單位名稱一般采用加蓋單位公章的形式。成文日期為漢字的年、月、日。 “ “二一二年十月二十四日二一二年十月二十四日” 聯(lián)系人、聯(lián)系電話要寫在日期前 Page 192021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 4、報告寫作的注意事項 （1）材料要真實。向上級機關匯報工作應該本著實事求是的態(tài)度

12、，如實匯報。無論是成績還是失誤，都應該全面、真實地反映，不能報喜不報憂，也不能夸大和虛構。上報的公文應該在調查研究、全面掌握本單位情況的基礎上撰寫。 （2）除綜合性的報告外，都要遵守一文一事的原則。一份報告應只報告一項或一個方面工作的進行情況，尤其是專項報告更應做到專文專用。 （3）嚴格使用文種，尤其應當注意不要與請示混用。報告事項不得夾帶請求事項，否則會因“報告”不需批示或批復，而影響請示事項的處理和解決。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn請示與報告的相同點和不同點請示與報告的相同點和不同點 相同點： 兩

13、者都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。 不同點 時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時；報告寫的情況是已做過的，屬于過去時； 內容的側重點有別。請示著重于請示批準；報告著重于匯報工作； 要求有別，請示要求上級必須回復；報告則不必，只供上級參考。 聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（三）函（三）函1、函的概念2、函的特點3、函的分類4、函的寫法5、函的寫作注意事項Page 222021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Gre

14、en, Investing Green www. cecep. cn 1.函的概念。 函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 函作為公文中的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機關之間行文，還可以在不相隸屬機關之間行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題外，還用于向有關主管部門請求批準事項和主管部門答復審批事項。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 2.函的特點。 （1）靈活簡便，用途較廣。請示、

15、批復、商洽工作 （2）內容的單一性。函的主體內容具有單一性的特點，一份函只宜寫一個事項。 （3）寫作使用多種語氣。由于行文方向不一，功能各異，因而函沒有統(tǒng)一的語氣：商洽工作用商量語氣，請求對方回答問題用詢問語氣，答復對方問題用肯定或否定語氣，需要主管部門批準用請求語氣。 聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 3、函的分類 （1）商洽函。用于平行或不相隸屬機關之間商量和接洽工作，如商調工作人員、聯(lián)系參觀學習、商請?zhí)峁椭椭г?。這是實際工作中最常用的一類函。 （2）詢問函。用于平行或不相隸屬機關之間詢問事宜或

16、征求意見。 （3）告知函。用于主動告知對方某一情況或事項。這是不一定需要對方答復的一類函，目的只在于讓對方知悉情況及了解發(fā)文機關的意圖和要求。這類函的作用及功能與通知相同。 （4）請批函。用于向有關業(yè)務主管部門請求批準。這類函的作用、功能與請示相近，區(qū)別在于：“函”是請示“有關主管部門”，“請示”是請示“上級機關”。請批函不具備請求指示的功能。 （5）復函。用于回復對方的詢問函、請批函和商洽函，即對對方詢問的事項、請求批準事項及商洽事項作出答復。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 4、函的寫法 函一般由標題

17、、主送機關、正文、落款四部分組成。 去函：詢問函、商洽函、告知函、請批函 （1）標題 （發(fā)文機關名稱+事由+“的函”） 復函 （發(fā)文機關名稱+事由+“的復函”） （2）主送機關：即受文單位，寫明全稱或者是標準簡稱，后面加冒號。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（3）正文 ：這是函的主體部分，主要包括緣由、事項和結語三項內容。A 緣由。概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將現將有關問題說明如下：有關問題說明如下：”或“現將有關問題函復如下：現將有關問題函復如下：”或“現現就有關問題提出如下建議就有

18、關問題提出如下建議”等過渡語轉入下文。B 事項。函的事項部分內容單一，一函一事。無論是相互商洽工作、詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。有的公函，事項涉及的內容比較多，也可以分條列明。C 結語。一般根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“請予函告請予函告”、“特此函復特此函復”等。有的函可以不用結束語。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn （4）落款。 一般包括署名和成文時間兩個

19、項目內容。署名寫機關單位的名稱，一般使用機關全稱或標準簡稱，并加蓋公章；成文時間用漢字寫明年、月、日。 “二一二年十月二十四日二一二年十月二十四日”Page 282021/11/19聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 5、函的寫作注意事項 （1）函的寫作應注意與相關文種的區(qū)別，特別是要區(qū)分開與請示的區(qū)別。 （2）要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。特別是平行機關之間的行文，一定要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維，謹小慎微。至于復函，要注意行文的針對性和答復的明確性。聚合點滴聚合點滴 創(chuàng)生無限創(chuàng)生無限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn （3）函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。不少單位在處理函件時，誤以為它的時效性不強，于是就緩辦，有的甚至不辦，這樣勢必會給工作造成損失。所以，函雖然不像“命令”、“通知”等文種那樣具有權威性，但它是公務活動中不可或缺的文種，我們應該像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務活動的正常進行。