多媒體環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

1、    多媒體環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展    陳婧摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，多媒體技術(shù)在檔案管理工作中越來越發(fā)揮重要作用，將多媒體技術(shù)引入到檔案日常管理工作中，不僅能夠提高檔案管理效率，同時(shí)還開拓了檔案管理工作的新方式。在本次論文中，將對(duì)多媒體背景下檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，分析多媒體應(yīng)用于檔案管理工作中的方式，并且對(duì)當(dāng)前多媒體檔案管理工作的缺陷進(jìn)行分析，相應(yīng)的提出改進(jìn)對(duì)策，為提高多媒體技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用效果起到參考。關(guān)鍵詞：多媒體技術(shù);檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展中圖分類號(hào)：g271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：a 文章編號(hào)：1001-828x（2019）018

2、-0055-02一、前言從我國(guó)當(dāng)前的辦公室檔案管理工作來看，依然延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，使用人工記錄方式，以紙質(zhì)檔案袋方式進(jìn)行保存。傳統(tǒng)的檔案管理模式容易導(dǎo)致信息失真問題，后期的保管與查詢難度都相應(yīng)較大，無法發(fā)揮檔案管理工作的作用?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，為此檔案管理方式進(jìn)行革新也將成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。二、多媒體技術(shù)概述多媒體技術(shù)是通過計(jì)算機(jī)對(duì)多種媒體信息，例如圖形、文本、圖像、音頻、視頻等信息進(jìn)行綜合處理，使得多種信息之間建立邏輯關(guān)系，形成交互系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。媒體是多媒體技術(shù)的核心，而計(jì)算機(jī)技術(shù)是多媒體技術(shù)的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)。多媒體技術(shù)的特點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)：（1）多多功

3、能性，上文所述，多媒體技術(shù)能夠處理各種類型的信息，包括文字、圖片、音頻及視頻等;（2）信息集成性。多媒體技術(shù)將各種媒體信息進(jìn)行合成與處理，從而形成一個(gè)完整的信息體系，同時(shí)與這些媒體相關(guān)的設(shè)備進(jìn)行集成處理;（3）媒體交互性。所謂媒體交互性是指用戶通過對(duì)各種媒體的處理加工，實(shí)現(xiàn)對(duì)多種媒體信息的有效控制;（4）實(shí)時(shí)性。多媒體信息將各種信息進(jìn)行集合的過程中，音頻信息與時(shí)間是保持一致的，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)記錄。為此在處理、保存及播放的過程中，要充分考慮時(shí)間性，順利的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取與播放;（5）高品質(zhì)。多媒體技術(shù)對(duì)各種信息的處理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，提高了信息精確度，同時(shí)也提高了信息質(zhì)量。三、多媒體技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)

4、用在檔案管理工作中應(yīng)用多媒體技術(shù)主要包括以下幾個(gè)方面：1.通過多媒體技術(shù)對(duì)原始檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)，檔案資料類型繁多，如何實(shí)現(xiàn)多種類檔案資料的數(shù)字化管理成為檔案管理部門最為重要的內(nèi)容。為了順利實(shí)現(xiàn)已存檔及未存檔資料的數(shù)字化，要求檔案管理部門掌握數(shù)字化技術(shù)，各個(gè)地區(qū)的企業(yè)按照地區(qū)的數(shù)字化技術(shù)規(guī)范來對(duì)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化提供指導(dǎo)，通常是通過多媒體技術(shù)方式來實(shí)現(xiàn)原始檔案及資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。2.通過多媒體技術(shù)解決檔案大容量存儲(chǔ)問題檔案管理的數(shù)字化最為主要的目的包括兩個(gè)方面，首先在于解決檔案存儲(chǔ)問題，第二就是擴(kuò)大檔案的利用范圍，提高檔案利用效率。一般，紙質(zhì)的檔案儲(chǔ)存所占據(jù)的空間較大，一般

5、企業(yè)都會(huì)有專門的庫房來儲(chǔ)存檔案，這不僅占據(jù)了更多的資源，還加大了資料查找的難度，降低了檔案管理效果，檔案管理的數(shù)字化方式以其高效、高質(zhì)的工作效果引起了人們的高度重視。通過硬盤、光盤等數(shù)字化存儲(chǔ)方式作為載體，將檔案信息存儲(chǔ)在這些數(shù)字化設(shè)備上，并且相應(yīng)的建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而有效的克服了傳統(tǒng)檔案管理空間需求過大的問題，有效的提高了檔案管理工作的效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比發(fā)現(xiàn)，硬盤、光盤等數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的存儲(chǔ)量大，搜索查找方便等優(yōu)勢(shì)，有效的提高了數(shù)字化檔案管理的重要意義。3.通過多媒體技術(shù)為數(shù)字化檔案管理提供信息服務(wù)傳統(tǒng)的檔案管理的信息服務(wù)通常都是使用圖表或者文字來展示的，但是通過多媒體技術(shù)為

6、檔案管理工作提供的信息服務(wù)卻能夠?qū)崿F(xiàn)文字、圖表、音頻、動(dòng)畫與視頻等多種類型的結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息的一體化服務(wù)，充分滿足不同用戶的需求，給與用戶身臨其境的感受，提高了檔案信息效果。4.多媒體技術(shù)用于復(fù)原損壞檔案文件多媒體技術(shù)不僅在檔案管理與存儲(chǔ)方面發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，同時(shí)還能夠?qū)σ哑茡p的檔案文件進(jìn)行復(fù)原。有些保存時(shí)間過長(zhǎng)的檔案文件，由于保存不當(dāng)，而出現(xiàn)了破損問題，但是卻能夠通過計(jì)算機(jī)通過圖形編輯來模擬原件的方式實(shí)現(xiàn)檔案資料的修復(fù)。5.通過多媒體技術(shù)建設(shè)檔案應(yīng)用系統(tǒng)在數(shù)字化檔案管理背景下，計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的發(fā)展能夠幫助建設(shè)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，具體包括以下幾種應(yīng)用系統(tǒng)：（1）檔案瀏覽系統(tǒng)：通過多媒體手段建立的檔

7、案瀏覽系統(tǒng)，不僅能夠幫助用戶實(shí)現(xiàn)異地瀏覽檔案，同時(shí)用戶還可以自主選擇瀏覽檔案的方式，包括文字、視頻或者語音等多種形式，提高了檔案管理系統(tǒng)的交互性。（2）聲像編輯制作系統(tǒng)：通過多媒體技術(shù)所建立的聲像編輯系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)需要?dú)w檔的資料的處理，相應(yīng)的形成文字、聲音及圖像等多種類型的檔案形式，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)后期的修改與刪減。（3）信息查詢系統(tǒng)：信息查詢系統(tǒng)提高了檔案查詢的便利性，實(shí)現(xiàn)了與用戶之間的直接交流，較強(qiáng)的人機(jī)交互功能。系統(tǒng)所演示的檔案資料可以是文字等靜態(tài)的，同時(shí)也可以視頻等動(dòng)態(tài)的。（4）信息服務(wù)系統(tǒng)：通過多媒體信息所建立的交互式遠(yuǎn)程信息服務(wù)系統(tǒng)是以電視作為載體，在電視上安裝數(shù)字控制設(shè)備。將電視連

8、接人互聯(lián)網(wǎng)之后，用戶能夠根據(jù)自身的需求來選擇不同類型的檔案信息。檔案的數(shù)字化管理能夠向用戶介紹檔案，并且為用戶提供檔案信息引導(dǎo)。（5）教育與培訓(xùn)系統(tǒng)：該系統(tǒng)不僅能夠?qū)n案信息的利用效果實(shí)現(xiàn)改善與優(yōu)化，同時(shí)還能夠?qū)T工開展教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)了檔案教學(xué)的公共化，為教學(xué)提供更為廣闊的平臺(tái)。四、多媒體背景下的檔案管理工作存在的問題1.應(yīng)用設(shè)備不完善很多企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，但是由于經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作仍然無法有序開展。在數(shù)字化檔案管理工作中投入資金不足，導(dǎo)致設(shè)備不完善，公司領(lǐng)導(dǎo)者僅看重眼前利益，而忽視了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作始終停滯不前，無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

9、2.數(shù)字化檔案管理安全性受到威脅多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，雖然提高了檔案管理效率，但是在應(yīng)用過程中安全性卻受到了較大的威脅。在收集、整理與存儲(chǔ)檔案信息時(shí)，通過互聯(lián)網(wǎng)形式進(jìn)行傳輸與保存，最終形成電子檔案，在該過程中，若是遭遇病毒或者黑客的侵襲，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息泄露或者被修改，從而威脅到企業(yè)的發(fā)展。3.缺乏數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才若想要將多媒體技術(shù)高效應(yīng)用于檔案管理工作中，專業(yè)的工作人員是非常必要的，但是當(dāng)前我國(guó)數(shù)字化檔案管理的技術(shù)人員極為匱乏，雖然工作人員的現(xiàn)代化管理理念得到了提高，理論知識(shí)水平也得到了提升，但是專業(yè)知識(shí)卻并不穩(wěn)固，缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，尤其是檔案管理工作人員一般為兼職，專業(yè)

10、水平極低，進(jìn)而無法在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。五、實(shí)現(xiàn)多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的措施1.樹立數(shù)字化檔案管理理論 信息時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，為此，檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，解放思想，樹立全新的檔案管理理念，加強(qiáng)對(duì)多媒體技術(shù)的關(guān)注。企業(yè)管理人員要通過數(shù)字化管理理念的提升，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，并且相應(yīng)的投入更多資金與設(shè)備，借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理方式，不斷提高檔案管理工作的效率，為用戶提供更為全面與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.加強(qiáng)軟硬件的投入檔案管理工作對(duì)于所有企業(yè)而言都是非常關(guān)鍵的，想要建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，資金支持是非常必要的，為此各個(gè)企業(yè)需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，

11、在軟件設(shè)備及硬件設(shè)備上投入更多的人力、財(cái)力，加快數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的建立與完善，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的安全性，從而充分發(fā)揮多媒體技術(shù)在檔案管理中的作用。3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)檔案管理工作的高效開展手是基于高素質(zhì)的檔案管理人員實(shí)現(xiàn)的，為此，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。對(duì)檔案人員提供定期的培訓(xùn)，聘請(qǐng)相關(guān)專家為檔案管理人員開展學(xué)習(xí)講座，并且選擇優(yōu)秀員工外出學(xué)習(xí)與深造，從而有效的提高工作人員理論知識(shí)水平與計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力。另外企業(yè)要引進(jìn)高水平金技術(shù)人才，為推進(jìn)檔案管理工作的順利開展起到積極作用。4.確立利用多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案管理的制度通過多媒體軟件，按照區(qū)分全宗、分類、排列案卷等方法，系統(tǒng)將不同來源、不同內(nèi)容的檔案統(tǒng)一成為有序的有機(jī)整體，建立靈活的著錄信息系統(tǒng)，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)用，實(shí)現(xiàn)無距離零障礙的檔案資源共享。六、結(jié)語信息