04-檔案管理檢查評分表

1、檔案管理檢查評分表檢查日期： 被檢查單位： 責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)： 責(zé)任管理員： 檢查員：序號檢查項目分值評分備注1檔案綜合管理（共100分）1.1統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)（共42分）1.1.1檔案管理部門：海航集團(tuán)辦公室、各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)辦公 室（或人資行政部、綜合管理部各成員企業(yè)辦公 室等。（下發(fā)文件,明確職責(zé)，6分；有管理實例證 明,比如下發(fā)檔案檢查通知、組織相關(guān)培訓(xùn)等，3 分）9分1. 1.2檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔 案工作，切實解決檔案工作中的問題（3分）；關(guān)心 檔案工作人員，對工作突出者給予表揚或獎勵（3 分）；檔案管理部門檢查檔案工作時，辦公室或綜合 管理部分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)到場并聽取檢杳匯

2、報 （3分（需有文字材料證明）9分1.1.3檔案工作列入各企業(yè)辦公室工作計劃。（需有文字材 料證明）8分1.1.4認(rèn)真執(zhí)行檔案管理部門關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定， 接受檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢杳，按時提交 檔案檢查報告。（晩一天扣2分，扣滿8分為止）8分1.1.5取得檔案管理上崗資格證達(dá)到100% （按比例扣分, 扣滿8分為止）8分1.2統(tǒng)一制度（共10分）1.2. 1制訂或按集團(tuán)要求執(zhí)行檔案歸檔、利用、保管、鑒 定等各項制度并予以實施。含本單位文書、音像、 基建、會計等檔案管理制度,或參照集團(tuán)檔案管理 規(guī)定制定或匯編相關(guān)制度。（缺一項扣2分，扣完為 止）6分1.2.2制訂檔案人員崗位責(zé)任制,

3、納入工作職責(zé)和考核范 圍。（有崗位說明書或工作職責(zé)等文字材料證明。其 中工作職責(zé)2分，考核2分）4分1.3統(tǒng)一管理（共48分）1.3.1本企業(yè)檔案室統(tǒng)一管理本企業(yè)全部檔案（不含員工 檔案）或集中統(tǒng)一管理本企業(yè)文書（2分）音像（2 分實物檔案（2分）和本企業(yè)專業(yè)檔案目錄（不 含員工檔案）（2分），并按規(guī)定向集團(tuán)檔案館移交。（按比例扣分）10分1.3.2檔案庫房配有鐵門（2分鐵窗（1分鐵柜（1 分）或密集架（6分）消防器材（1分去濕機(jī)（2 分空調(diào)機(jī)（2分溫濕度計（1分）等相關(guān)設(shè)備， 并保持清潔（1分），16分1.3.3檔案柜號、保存內(nèi)容等標(biāo)識規(guī)范（4分），檔案按規(guī) 范順序排列（4分18分1.3.4

4、檔案統(tǒng)計、檔案從業(yè)人員基礎(chǔ)信息等及時、完整、 準(zhǔn)確（4分），并按時上報（2分丄6分1.3.5主動開發(fā)利用檔案信息，做好查閱、借閱和利用效 果登記。（有檔案查、借閱及利用效果登記表，1分； 有檔案查借閱記錄，4分；有檔案利用效果登記，3 分）8分2檔案具體管理（每一類檔案管理均為100分）2.1文書檔案（共100分）2.1.1歸檔文件收集（共35分）2. 1. 1. 1歸檔文件齊全：凡是具有保存和利用價值的文件材 料全部歸檔。（按類別比例扣分）30分2.1.1.2文件歸檔范圍準(zhǔn)確：不具有保存和利用價值的文件 材料不歸檔。（多1條扣1分，扣完為止）2分2.1.1.3歸檔文件質(zhì)量符合要求：歸檔文件應(yīng)

5、為原件（1分）， 公司內(nèi)部有落款的紅頭或綠頭文件應(yīng)為彩色文頭并 加蓋相應(yīng)的印章（1分）；原件破損的要修裱，易褪 變的要復(fù)?。?分），3分2.1.2歸檔文件裝訂（共3分）32. 1.2. 1歸檔文件裝訂規(guī)范:每件中的排列順序（1分）裝 訂位置（1分）等符合要求。2分2. 1.2.2屬于永久、長期保存的歸檔文件采用符合檔案保護(hù) 要求的用品裝訂。1分2.1.3歸檔文件分類（共4分）42.1.3.1按年度一一保管期限分類法進(jìn)行分類。2分2.1.3 2歸檔文件劃分年度準(zhǔn)確。1分2.1.3.3歸檔文件劃分保管期限準(zhǔn)確。1分2.1.4歸檔文件排列（共3分）歸檔文件按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)或問題排列。排 列順序

6、要相對穩(wěn)定。3分2.1.5歸檔文件編號（共4分）2.1.5.1在歸檔文件首頁右上角加蓋歸檔章并工整標(biāo)注（蓋 章或填寫）相關(guān)內(nèi)容。3分2. 1.5.2標(biāo)注總頁數(shù)：在每件歸檔文件的最后一頁左上角或 右上角標(biāo)注該件歸檔文件的總頁數(shù)（如歸檔章中有 標(biāo)識總頁數(shù)的位置，則只標(biāo)識在歸檔章中即可丄1分2.1.6制作目錄（共4分）2.1.6.1全宗說明內(nèi)容簡明確切。2分2.1.6.2歸檔文件目錄質(zhì)量、數(shù)量符合要求。（含總目錄、永 久保存目錄1分,各要素齊全、質(zhì)量等符合要求1 分）2分2.1.7歸檔文件裝盒（共8分）22.1.7.1檔案盒規(guī)格（1分式樣（1分）符合要求。2分2. 1.7.2歸檔文件按保管期限（永久

7、、30年、10年，1分） 和室編件號順序（從小到大，1分）裝盒。2分2.1.7.3檔案盒封面、盒脊填寫完整、準(zhǔn)確和美觀。2分2.1.7.4填寫備考表（備考表規(guī)范1分，填寫1分丄2分2.1.8歸檔文件紙質(zhì)、油墨（共1分）歸檔文件紙質(zhì)優(yōu)良，無鉛筆、純藍(lán)、紅墨水字跡。1分2.1.9歸檔文件著錄（共24分）2.1.9.1采用海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)著錄。4分2.1.9.2歸檔文件著錄完整：每年度均完整著錄（6分），并 把原文添加到檔案管理系統(tǒng)中（4分丄10分2.1.9.3歸檔文件著錄規(guī)范:根據(jù)海航集團(tuán)檔案著錄規(guī)則著10分錄。重點檢查文件編號（2分文件形成日期（2 分件號（2分題名（2分責(zé)任者（2分）2.1

8、.10電子文件存檔（14分）2.1.10.1電子文件收集齊全:對本單位產(chǎn)生的具有保存價值 的電子文件全部收集。（按類別比例扣分）8分2.1. 10.2電子文件質(zhì)量符合要求：電子文件保存類型（1分 公文格式（正式發(fā)文的要套綠色或紅色文頭）等符 合有關(guān)要求（1分），2分2.1.10.3電子文件管理規(guī)范：文件夾分類（1分命名和電 子文件命名方法（1分）符合要求。2分2.1.10.4電子文件安全備份。2分2.2員工檔案（共100分）2. 2.1員工檔案材料收集與鑒別（共35分）2. 2.1.1按照海航集團(tuán)員工檔案管理辦法的收集范圍及 時收集員工檔案材料。（共九大類其中第九類7 分,其它每類2. 5分）

9、27分2. 2.1.2對收集歸檔的材料鑒別準(zhǔn)確（3分），手續(xù)完備（2 分1其中由組織上形成的材料應(yīng)有形成材料的時 間、組織印章；個人撰弓的材料應(yīng)有形成時間、本 入簽字。5分2. 2.1.3對不屬于歸檔的材料，及時轉(zhuǎn)遞或按有關(guān)規(guī)定銷毀。3分2. 2.2員工檔案材料歸檔和整理（共38分）2. 2. 2.1歸檔及時：對收集的檔案材料在半個月內(nèi)歸入檔案 袋（盒）內(nèi)（3分，隨機(jī)抽查上網(wǎng)文件，每發(fā)現(xiàn)1 份未及時歸檔，扣1分，扣完為止）,每年裝訂入卷 歸檔一次（2分丄5分2. 2. 2. 2分類準(zhǔn)確：按照海航集團(tuán)員工檔案管理辦法 要求進(jìn)行分類。（隨機(jī)抽查，按抽查差錯比例扣分）6分2. 2. 2. 3檔案材料

10、排列有序（3分），層次清楚（3分乂6分2. 2. 2. 4加工合理：拆除檔案材料上的金屬物（3分），對破 損、卷角、折皺和檔案封面的材料，應(yīng)進(jìn)行裱糊、 壓平、折疊和裁剪（2分），5分2. 2. 2. 5目錄清楚，字跡工整,無粘貼涂改（2分），材料與 目錄相符（1分），材料形成時間填寫無誤（1分），6分材料份數(shù)和頁碼計算準(zhǔn)確（2分l （可利用海航集 團(tuán)文檔管理系統(tǒng)制作檔案目錄）2. 2. 2. 6裝訂整齊：檔案材料裝訂后,表面平整（1分無 脫頁漏裝（2分無損壞文字的材料（2分丄5分2. 2. 2. 7檔案裝具（2分卷皮（2分目錄紙（1分）等 用品符合干部檔案工作條例的要求。5分2. 2.3員工檔

11、案保管與保護(hù)（共15分）2. 2. 3.1每管理1000人的檔案，庫房面積不少于20平方米 （3分），檔案庫房、閱檔室、辦公室三室分開 （2分）；管理1000人以內(nèi)檔案，設(shè)專用庫房（3 分），閱檔室和辦公室合一，即二室分開（2分），5分2. 2. 3. 2配置鐵質(zhì)檔案柜（2分）或密集架（4分）保管人事 檔案。4分2. 2. 3. 3檔案庫房六防（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、 防高溫）設(shè)施基本得到落實，配有防盜門窗（1分 滅火器（1分溫濕度表（1分空調(diào)（1分 防腐防蟲物品（1分），5分2. 2. 3. 4配有切紙打孔機(jī)等用具。1分2. 2.4員工檔案利用與轉(zhuǎn)遞（共12分）2. 2. 4.1員工

12、檔案利用范圍符合規(guī)定，審批手續(xù)齊全，借閱 檔案時間一般不超過15天。（檢杳借閱登記表）3分2. 2. 4. 2將員工信息翔實、準(zhǔn)確錄入計算機(jī)。（按抽查差錯比 例扣分）3分2. 2. 4. 3管理人員職務(wù)、工資變動時,及時續(xù)填職務(wù)變動和 工資變動登記表，或?qū)⒆儎拥男畔⒓皶r錄入系統(tǒng)。 （按抽查差錯比例扣分）2分2. 2. 4. 4轉(zhuǎn)遞員工檔案須填寫員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并通過 機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派人送取。（檢查是否有長時間滯留 員工檔案,如有,則扣除）1分2. 2. 4. 5轉(zhuǎn)出的員工檔案，材料齊全,符合整理要求，無零 散材料。1分2. 2. 4. 6員工調(diào)動、職務(wù)變動或改變主管單位需轉(zhuǎn)遞檔案的， 其檔

13、案一般在15天內(nèi)轉(zhuǎn)出。1分2. 2.4. 7及時退回接收檔案回執(zhí)。1分2.3會計檔案（共100分）2.3.1會計檔案收!11（共35分）2. 3.1.1會計檔案收集齊全。如會計憑證（17分乂會計賬 簿（5分會計報告（報表）（6分其它類（2分丄30分2. 3.1.2會計檔案質(zhì)量符合要求：會計憑證、報告（報表）應(yīng) 為原件（4分，如有1件為復(fù)印件，扣1分，扣完 為止），破損的要修裱（1分玉5分2.3.2會計檔案立卷（組卷）（共57分）2.3. 2.1會計憑證按規(guī)定進(jìn)行立卷（共33分）2. 3. 2.1.1會計憑證卷內(nèi)排序（2分裝訂（2分）規(guī)范。5分2. 3. 2.1.2會計憑證封面、封底用紙及各要素

14、設(shè)置符合要求（4 分）,各要素（記賬憑證起止日期及編號、保管期限、 案卷號、會計主管、立卷人）標(biāo)識完整（6分）規(guī) 范和美觀（2分丄12分2. 3. 2.1.3會計憑證使用裝具盒，裝具盒各要素設(shè)置符合要求 （2分），各要素（記賬憑證起止日期及編號、保管 期限、案卷號、會計主管、立卷人）標(biāo)識完整（6 分規(guī)范和美觀（2分），12分2. 3. 2. 1.4利用海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)編制會計憑證案卷目 錄。4分2.3. 2. 2會計賬簿按規(guī)定進(jìn)行立卷（共10分）2. 3. 2. 2. 1會計賬簿封面設(shè)置和填寫（2分）卷內(nèi)排序、頁號 標(biāo)識（1分裝訂規(guī)范（1分），4分2. 3. 2. 2. 2會計賬簿使用裝具

15、盒（1分），裝具盒封面、脊背各 要素（年度、全宗號、案卷號、目錄號、保管期限 等2分）設(shè)置、標(biāo)識規(guī)范和美觀（1分丄4分2. 3. 2. 2. 3利用海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)制作會計賬簿案卷目 錄o2分2. 3. 2. 3會計報告（i表）按規(guī)定進(jìn)行立卷（共10分）2. 3. 2. 3.1會計報告（報表）封面設(shè)置和填寫（2分卷內(nèi)排序、 頁號標(biāo)識（1分）裝訂規(guī)范（1分14分2. 3. 2. 3. 2會計報告（報表）使用裝具盒（1分），裝具盒封面、 脊背各要素（年度、全宗號、案卷號、目錄號、保 管期限等）標(biāo)識完整（2分規(guī)范和美觀（1分），4分2. 3. 2. 3. 3利用海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)制作會計報告（

16、報表）案 卷目錄（1分）和卷內(nèi)文件目錄（1分），2分2.3. 2.4其他類會計檔案按規(guī)定進(jìn)行立卷（共4分）2. 3. 2.4.1其他類會計檔案卷封面、卷內(nèi)文件排序、頁號標(biāo)識、 裝訂規(guī)范。2分2. 3. 2. 3. 2其他類會計檔案使用裝具盒，裝具盒封面、脊背各 要素（年度、全宗號、案卷號、目錄號、保管期限 等）標(biāo)識完整、規(guī)范和美觀。1分2. 3. 2. 3. 3利用海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)制作其他類會計檔案目 錄（1分），1分2.3.3會計檔案案卷排列與編號（5分）2. 3. 3. 1會計檔案案卷的排列方法應(yīng)與會計檔案分類相一 致。即一般采用"形式（名稱）一年度一保管期限 排列。即先按會

17、計憑證、會計賬簿、會計報告（報表） 等排列（1分），然后再按年度和保管期限排列（1 分'2分2. 3. 3. 2在一個年度內(nèi)，在每類會計檔案排列次序確定之后， 將每個案卷均從1起依次編制案卷號，每類會計檔 案編一個流水號。若會計檔案數(shù)量較少，一個年度 內(nèi)也可排一個順序號。3分2.3.4會計檔案總目錄編制（3分）制作會計檔案總目錄規(guī)范、美觀；會計檔案封面設(shè) 置：會計檔案目錄、全稱名稱、全宗號、形成年度 等符合要求。3分2.4基建檔案（共100分）2.4.1項目文件收集（共38分）2. 4.1. 1項目文件收集齊全。項目文件可按建設(shè)程序劃分為 項目準(zhǔn)備階段文件（6分監(jiān)理文件（6分施工 文件

18、（6分竣工圖（6分）和竣工驗收文件（6 分）5部分。30分2. 4.1.2項目文件質(zhì)量符合要求：項目文件為原件（2分）， 內(nèi)容、書寫材料（1分字跡（1分）紙張（1分 幅面尺寸規(guī)格（1分竣工圖章（2分）等符合有 關(guān)要求。8分2.4.2項目文件立卷（組卷）（共50分）2. 4. 2. 1項目文件按單位項目、建設(shè)程序立卷。（按抽查差錯 比例扣分）15分2.4. 2. 2項目文件保管期限劃分準(zhǔn)確。3分2.4. 2. 3卷內(nèi)文件排列符合要求。3分2. 4. 2. 4案卷內(nèi)封面（2分卷內(nèi)文件目錄（2分）頁號（1 分）或是否加蓋檔號章并填寫檔號和序號（2分 備考表（2分）等符合要求。9分2. 4. 2. 5

19、項目文件案卷或卷內(nèi)文件裝訂符合要求。（按抽查差 錯比例扣分）6分2. 4. 2.6案卷裝具符合要求（2分），案卷封面和脊背內(nèi)容標(biāo) 識（檔號、案卷題名、編制單位、起止日期等）規(guī) 范（4分美觀（2分8分2. 4. 2. 7案卷號編號符合要求。3分2. 4. 2. 8編制基建檔案總目錄。3分2.4.3項目文件著錄（共12分）2. 4. 3.1采用海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)著錄。3分2. 4. 3. 2歸檔文件著錄完整。3分2. 4. 3. 3歸檔文件著錄規(guī)范:根據(jù)海航集團(tuán)檔案著錄規(guī)則著 錄。重點檢查序號（1分文件題名（1分責(zé)任 者（1分 文件編號（1分日期（1分頁號 （1分）等規(guī)范程度。6分2.5音像檔案

20、（共100分）2. 5.1音像檔案收集（共35分）2. 5. 1. 1音像檔案收集齊全。重點檢杳照片（共21分抽杳 工作簡報等，每發(fā)現(xiàn)少存1組，扣3分，扣完為止 光盤（6分錄像帶（3分）齊全程度。30分2. 5. 1.2音像檔案質(zhì)量符合要求：為原版、原件（1分），圖 像清晰、聲音清楚（1分），文字說明（包括時間、 地點、內(nèi)容、人物、背景、攝影者或錄制者）完整（3分15分2. 5.2音像檔案整理和保管（共50分）2. 5. 2.1音像檔案分類（6分排列（4分編號（4分） 和文字說明規(guī)范（8分 （按抽查差錯比例扣分）22分2. 5. 2. 2音像檔案保管期限劃分準(zhǔn)確。（按抽查差錯比例扣 分）3分2

21、. 5. 2. 3音像檔案裝具（如照片冊等符合國家規(guī)范）（4分）12分和保管符合要求，如底片、照片應(yīng)恒溫恒濕保存（4 分），錄音帶、錄像帶要注意防磁、防火（2分）， 光盤要防光，避免灰塵和油污（2分）等。2. 5. 2. 4音像檔案錄入海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)（10分），并 制作目錄（3分），13分2. 5.3電子照片存檔（15分）2. 5. 3.1電子照片收集齊全：對本單位產(chǎn)生的具有保存價值 的電子照片全部收集。（參照2. 5.1.1評分細(xì)則）8分2. 5. 3. 2電子照片質(zhì)量符合要求：電子照片保存類型等符合 有關(guān)要求。2分2. 5. 3. 3電子照片管理規(guī)范：文件夾分類、命名和電子照片 命名

22、方法符合要求。3分2. 5. 3. 4電子照片安全備份。2分2. 6實物檔案（共100分）2. 6.1實物檔案收集（35分）2. 6. 1. 1實物檔案收集齊全。（主要含11大類，抽杳工作簡 報等，每發(fā)現(xiàn)少存1件，扣5分，扣完為止）28分2. 6.1.2歸檔實物要保持整潔（1分無破損（2分），3分2. 6.1.3歸檔實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。（抽查，每發(fā)現(xiàn)少拍1件， 扣1分，扣完為止）4分2. 6.2實物檔案整理（40分）2. 6. 2.1歸檔實物以件為單位進(jìn)行整理（成套實物為一件） （4分）;可按物品種類分類，實物檔案較少的單位， 可不分類（4分丄8分2. 6. 2. 2歸檔實物可按種類結(jié)合時間進(jìn)行

23、排列，也可按歸檔 時間順序排列。（按抽查差錯比例扣分）8分2. 6. 2. 3歸檔實物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號（存 檔編號）（8分），并在不影響實物品像的合適位置 粘貼檔號標(biāo)簽（10分），18分2. 6. 2. 4利用海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng)編制實物檔案目錄。6分2. 6.3實物檔案保管（10分）實物檔案應(yīng)在檔案庫房或陳列室妥善保管（6分' 未在檔案庫房存放的，應(yīng)在海航集團(tuán)文檔管理系統(tǒng) 中標(biāo)明存放具體位置（如未存放也未標(biāo)明的扣2 分去實物檔案按同類實物從上到下、從左到右排列10分(4分12. 6.4電子實物檔案存檔（15分）2. 6. 4.1電子實物檔案收集齊全：對本單位產(chǎn)生的具有保存 價值的電子實物檔案全部收集。（評分細(xì)則參照2. 6. 1. 1 ）8分2. 6. 4. 2電子實物檔案質(zhì)量符合要求：電子實物檔案保存類 型（jpg格式圖片質(zhì)量、顏色（應(yīng)為彩