【推薦】淺談會(huì)計(jì)電算化檔案管理

1、精品資料歡迎下載淺談會(huì)計(jì)電算化檔案治理摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)展,會(huì)計(jì)電算化取代手工記賬是會(huì)計(jì)進(jìn)展的必定趨勢(shì)；會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案治理提出的新的要求；本文在簡要闡述電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容及特點(diǎn)的基礎(chǔ)上, 就目前電算化會(huì)計(jì)檔案治理工作中存在的問題,提出了做好電算化會(huì)計(jì)檔案治理工作的幾點(diǎn)措施；一、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案主要包括儲(chǔ)備在電腦硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤儲(chǔ)備的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和電腦打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)就是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等數(shù)據(jù)；依據(jù)會(huì)計(jì)檔案治理方法規(guī)定,接受電腦進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位, 應(yīng)當(dāng)儲(chǔ)存打印出的會(huì)計(jì)檔案；具備接受磁帶、磁盤、光盤、微

2、縮膠片等磁性介質(zhì)儲(chǔ)存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)務(wù)部、國家檔案局備案；電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比,有其自身的特點(diǎn),主要表現(xiàn)為：1. 存貯范疇擴(kuò)大；電算化會(huì)計(jì)檔案存貯的范疇比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案更廣了,電算化會(huì)計(jì)檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外,仍包括存貯在運(yùn)算機(jī)硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息,如程序開發(fā)設(shè)計(jì)說明書以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳公式及其他運(yùn)算公式、檢驗(yàn)公式等；2. 存貯形式更多；作為傳統(tǒng)審計(jì)對(duì)象的憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不但以打印輸出的紙質(zhì)形式存在,仍以

3、電磁信號(hào)的形式存貯于軟盤、硬盤、光盤等載體上；磁性化存貯介質(zhì)方式的介入使檔案的治理更加簡潔、快速、有效；EFIEFNEUGBFNKFMEINGFEJFBNEIFKDNF精品資料歡迎下載3. 存放方式更嚴(yán)格；由于電算化會(huì)計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的治理模式,電算化會(huì)計(jì)檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤等,而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等影響,因此,存放地點(diǎn)必需具有更加嚴(yán)密的防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等措施；4. 對(duì)檔案治理的要求加強(qiáng)； 電算化會(huì)計(jì)檔案的治理和利用受會(huì)計(jì)軟件的種類和版本的影響,實(shí)行電算化的時(shí)間越長,會(huì)計(jì)檔

4、案與財(cái)務(wù)軟件的版本和種類就越多,電算化會(huì)計(jì)檔案只有得到科學(xué)的治理,才能被正常的利用；二、會(huì)計(jì)電算化檔案治理存在的主要問題1. 完整性、安全性不高；我國自開展會(huì)計(jì)電算化以來,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位數(shù)量很多, 但多數(shù)單位真正運(yùn)行時(shí)間較短；有些單位為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化,對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行了升級(jí),而原有的會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)資料未能準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行整理歸檔,這樣,這些會(huì)計(jì)檔案資料就得不到準(zhǔn)時(shí)的收集和利用,而且這也不符合把握制度的要求；隨著時(shí)間的推移,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證；2. 電算化會(huì)計(jì)檔案治理制度尚不完善；很多單位認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、

5、治理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有實(shí)行相應(yīng)的保證措施來改善保管會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境等；3. 檔案治理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)不全面；目前很多企業(yè)中的檔案治理人員的素養(yǎng)缺少檔案治理應(yīng)有的專業(yè)學(xué)問和運(yùn)算機(jī)應(yīng)用學(xué)問,造成電算化檔案治理工作整體水平不高,制約著電算化會(huì)計(jì)檔案治理工作的順當(dāng)進(jìn)展；4. 運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全隱患；運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)盡管功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn),但仍有很多缺陷；第一,運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)儲(chǔ)備的數(shù)據(jù)輸入易被篡改,軟件被修改或破壞,安全存取功能也薄弱EFIEFNEUGBFNKFMEINGFEJFBNEIFKDNF精品資料歡迎下載等；其次,在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通五

6、湖四海的今日,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等；運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)擔(dān)憂全的另一主要方面就是運(yùn)算機(jī)病毒的危害,其破壞性極大；5. 電算化會(huì)計(jì)檔案載體存在的問題；電算化條件下,會(huì)計(jì)檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表之外,仍包括電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的全部系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及全套文檔資料；由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上,在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過運(yùn)算機(jī)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強(qiáng)的隱匿性和社會(huì)危害性,并且發(fā)覺難度特殊的大；另外,電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、儲(chǔ)備信息的有效期等條件

7、的影響；三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案治理的措施1. 加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的完整性；治理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出前,應(yīng)妥當(dāng)保管并儲(chǔ)存副本；記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都應(yīng)打印輸出,并依據(jù)有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等治理部門的要求,準(zhǔn)時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表；電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份至磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,供應(yīng)備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；由于磁性介質(zhì)的特殊性,治理人員必需對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞；2. 完善治理制度； 會(huì)計(jì)電算化檔案的治理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作； 運(yùn)算機(jī)替代手工記賬后, 會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容；因此,在電算檔案治理制度中,

8、對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、借閱、備份會(huì)計(jì)等都有相應(yīng)的治理制度；各種紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案和介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案要準(zhǔn)時(shí)合理歸檔,做好記錄；歸檔的檔案做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；要建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱制度,借出、查看、歸仍要做詳細(xì)記錄；3. 提高會(huì)計(jì)部門人員素養(yǎng),完善人員配置結(jié)構(gòu)；會(huì)計(jì)電算化,不僅需要確定的專業(yè)會(huì)計(jì)人EFIEFNEUGBFNKFMEINGFEJFBNEIFKDNF精品資料歡迎下載員,而且需要確定的運(yùn)算機(jī)人員參與愛惜日常使用和確保其數(shù)據(jù)的安全；所以必需不斷提高會(huì)計(jì)人員的運(yùn)算機(jī)操作才能,同時(shí)需要有確定數(shù)量的運(yùn)算機(jī)高級(jí)人才治理與愛惜電算化會(huì)計(jì)軟件的正常使用、網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行,不斷開發(fā)更

9、合理、高效的電算化會(huì)計(jì)軟件；只有兩者共同協(xié)作,才能有效保證會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)行；4. 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全治理；配備專業(yè)運(yùn)算機(jī)治理人員；建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施,加強(qiáng)對(duì)運(yùn)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作,定期對(duì)系統(tǒng)安全性進(jìn)行檢測,排除安全隱患, 切實(shí)有效地保證運(yùn)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全；5. 對(duì)全部的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行雙備份；由于電算化會(huì)計(jì)檔案是儲(chǔ)備在磁性介質(zhì)或光盤上的,依據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)實(shí)行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份；備份時(shí)要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫愛惜封簽, 存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn), 防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不行復(fù)原性；檔案應(yīng)儲(chǔ)存在遠(yuǎn)離磁場的位置,留意防磁、防火、防潮、防塵等；對(duì)接受磁性介質(zhì)儲(chǔ)存的檔案,仍應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的缺失；總之,電算化會(huì)計(jì)檔案治理既是一項(xiàng)重要的會(huì)計(jì)治理工作,又是一項(xiàng)重要的檔案治理工作,