探究信息技術(shù)運用與文件管理流程的重組

1、    探究信息技術(shù)運用與文件管理流程的重組    高瑞?！菊?要】隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，當(dāng)今信息技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用愈加廣泛。新時期下，文件管理也產(chǎn)生了新的變革，信息化文件管理模式成為了主流發(fā)展趨勢，這就需要對文件管理流程進(jìn)行重組，從而適應(yīng)電子文件管理模式發(fā)展。基于此，本文首先闡述文件管理流程重組的含義，進(jìn)而探究信息技術(shù)支持下文件管理流程重組方法?！娟P(guān)鍵詞】信息技術(shù);文件管理;流程;重組引言在過去，由于技術(shù)層面的欠缺，文件管理流程、方法都是人工完成，而信息化技術(shù)的到來，顛覆了傳統(tǒng)的文件管理方式，傳統(tǒng)的手工文件管理模式已經(jīng)無法適用于現(xiàn)代化文件管理方

2、法。信息時代下，文件管理最大的特點就是以電子信息作為管理對象，對電子信息的控制、組織管理方法不再以流程分工為基礎(chǔ)，讓文件管理各個業(yè)務(wù)流程的界線變得更模糊。信息技術(shù)的應(yīng)用不僅要重新設(shè)計文件管理模式，并且信息技術(shù)也提供了新的管理方式。一、文件管理流程重組相關(guān)闡述文件管理流程重組是指家在衡量文件管理績效關(guān)鍵指標(biāo)上得到了明顯改善，重新本質(zhì)上重新思考，從而改變文件管理業(yè)務(wù)流程1。衡量文件管理績效關(guān)鍵指標(biāo)包括文件自身質(zhì)量、信息服務(wù)質(zhì)量、文件管理成本、文件管理效率、文件管理制度可行性、文件安全性、用戶滿意度等。可以從以下幾個方面理解文件管理重組的含義。1.文件管理流程充足要對已經(jīng)習(xí)慣的文件管理模式、方法重新

3、思考，也就是將文件管理中的分工制度、文書、檔案管理等環(huán)節(jié)重新思考，打破原有的管理模式和思想，適應(yīng)文件管理模式、重新審視管理方法，找出過時、不當(dāng)、缺乏生命力的元素。2.文件管理流程充足必須要重新設(shè)計流程或賦予每個流程新的定義。以文件形式作為起點、以文件管理作為核心，從而保證文件管理的便捷性。3.文件管理流程必須要實現(xiàn)徹底變革，而不是對原有管理模式上小修小補(bǔ)，并且重新設(shè)計必須要反映出自動化環(huán)境下文件形成、運動基本特性。二、信息技術(shù)與文件管理流程重組（一）文件著錄文件著錄是指通過獲取、核對、分析、組織、記錄等方法，獲取內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、文件信息等，從而獲取精準(zhǔn)的文件過程、成果。信息技術(shù)下生成的電子文

4、件著錄不僅要編制目錄、具備檢索功能，還需要確保文件信息的真實性。電子文件著錄要素為內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景。在文件一體化管理模式下，自動化技術(shù)更加成熟，傳統(tǒng)的人工著錄逐漸演變?yōu)槿斯ず陀嬎銠C(jī)共同著錄的方法，主要是應(yīng)用元數(shù)據(jù)技術(shù)，也就是將著錄項目設(shè)計成元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動著錄信息數(shù)據(jù)。電子文件管理上數(shù)據(jù)除了有信息資源，具備定位、搜索功能，還記錄了和文檔信息相關(guān)的背景信息、技術(shù)狀況等內(nèi)容，除了可以檢索，還可以確保電子文件的完整性、真實性、可讀性。并且電子檔案主要是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存儲、控制，有專門的元數(shù)據(jù)，提供信息追蹤、密碼口令等功能2。在重組當(dāng)中，為了更加方便形成一個部門著錄，確保著錄信息標(biāo)準(zhǔn)化，以便于檔案部門著

5、錄信息進(jìn)入到統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，檔案部門和文件形成部門合作，將所需著錄的文件信息編制為統(tǒng)一的表格軟件，交給文件形成者，保證著錄信息質(zhì)量，避免檔案工作者在文件歸檔后效率過低的現(xiàn)象。（二）文件鑒定1.鑒定內(nèi)容任何文件在歸檔之前都必須要做好鑒定工作。在鑒定中要確保文件的真實性、完整性以及信息價值、技術(shù)狀況等，做好這些方面的評定工作，進(jìn)而對文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。傳統(tǒng)文件檢定主要是以內(nèi)容鑒定為主，也就是對非現(xiàn)行文件內(nèi)容信息識別文件的數(shù)據(jù)價值，保證文件可以永久、長期保留。電子文件內(nèi)容鑒定可以借鑒紙質(zhì)文件檢定。但是在技術(shù)鑒定方面有所不同，必須要全方位進(jìn)行評定，包括可靠性、真實性、完整性、文件載體性能等。大體上可以

6、劃分為以下幾個方面：1.1真實性鑒定檢定電子文件版本，非正式版本往往不具備法定證據(jù)價值。電子文件的識別難度大，這是由于電子文件更易于人工修改，并且不留痕跡，可以通過計算機(jī)記錄元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行對比、鑒別。1.2完整性鑒別重點分析文件的相關(guān)性，在文件保存系統(tǒng)當(dāng)中，一組電子文件的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在不同地理位置，一份文件也可能和其他文件信息相互作用，所以鑒定中必須要保證文件信息齊全，審查數(shù)據(jù)庫信息和目錄是否匹配、結(jié)構(gòu)形式是否正確。對于一些特別復(fù)雜的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫配備說明文件，讓數(shù)據(jù)庫和電子文件可以有效連接。1.3可讀性鑒定檢測文件是否可讀，是否可以獲取相關(guān)文件信息，是否可以被識別等。分析文件的可處理性

7、、保存功能、收集情況，如果計算機(jī)系統(tǒng)沒有文件信息自動保存、收集功能，則文件可能無法讀取。一旦計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，會直接造成存儲信息損壞。在鑒定當(dāng)中可以將電子文件設(shè)備上進(jìn)行檢測和演示，保證歸檔文件載體質(zhì)量，可以正常運行。2.    確定保管期限文件保存系統(tǒng)中，要對文件保存期限進(jìn)行鑒定。要求信息系統(tǒng)具備自動提示功能，文件打開時要提示工作人員結(jié)合文件保存期限鑒定文件價值。同時，系統(tǒng)還要具備自動追蹤文件的能力，如果期限截止系統(tǒng)就要自動處理程序信息。特定文件，包括重要文件、保密文件等，系統(tǒng)要設(shè)置警告、提示功能，在這些文件最終處置前，啟動特殊處理功能，要求管理者對文件信息再次

8、鑒別。二次鑒別要在信息系統(tǒng)設(shè)計中增設(shè)該功能，也就是計算機(jī)自動鑒別電子文件，之后再由人工鑒別文件，這樣可以最大程度上避免重要文件自動消失或誤操作刪除。在文件鑒定分類中，對于外來文件可以暫存，本單位文件默認(rèn)長期保存3。二次鑒定在介質(zhì)實體歸檔、脫機(jī)保存時進(jìn)行，也要有檔案人員、有關(guān)部門人員協(xié)同展開，鑒定內(nèi)容包括內(nèi)容價值、文件原始性、文件完整性、技術(shù)狀況等。（三）文件歸檔由于電子文件信息容易修改和泄漏，這就不能采用過去的歸檔流程（信息生成累計立卷鑒定歸檔分類著錄），否則可能在很多工作沒有進(jìn)行電子文件就已經(jīng)被刪除或更改，造成文件信息丟失、失真等問題。紙質(zhì)文件歸檔時間根據(jù)不同文件種類確定，行政文件多數(shù)是在文

9、件形成后第二年上半年完成歸檔;科技文件主要是在項目結(jié)束后立即歸檔。但這種歸檔時間在信息管理模式下發(fā)生了改變，歸檔時間有所提前。從文件管理系統(tǒng)方面來看，多數(shù)文件管理都是采用sqlserver平臺以及delphi程序代碼編寫，在各類計算機(jī)平臺上均可以運行。并且平臺上可以同時實現(xiàn)客戶端/服務(wù)器、web兩種模式4?？蛻舳?服務(wù)器模式有助于定制數(shù)據(jù)庫，以及信息文件管理和維護(hù);web模式主要功能是信息檢索、瀏覽、借閱等功能。此外，為了提高文件信息應(yīng)用的便利性，很多單位都生成了矢量文件，其最大的特點是可以隨時更改、繪圖，所以矢量文件的使用率非常高，信息系統(tǒng)的主要任務(wù)就是控制生產(chǎn)流程，并實現(xiàn)整個流程的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化。結(jié)束語綜上所述，文件管理流程重組必須要能夠滿足行業(yè)發(fā)展趨勢以及使用者需求。信息技術(shù)實現(xiàn)了文件管理流程的變革，需要我們正視信息技術(shù)所帶來的機(jī)遇，敢于創(chuàng)新和應(yīng)用。同時，還要作出未來發(fā)展預(yù)測，對提高信息資源管理范疇、性能進(jìn)一步研究，這樣才能夠提高信息文件管理質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮文件信息價值。參考文獻(xiàn)：1楊中慶，高小明，王文程.大數(shù)據(jù)環(huán)境下基于信息化文件過程控制體系的項目總控管理j.中國公路，2016（23）：108-111.2李娟，夏敏捷.工作流技術(shù)在電子文件管理系統(tǒng)中的應(yīng)用研究j.數(shù)字技