疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)代化探析

1、疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)代化探析摘要：疾病預(yù)防控制中心是近些年來(lái)新組建的機(jī)構(gòu)，工作 性質(zhì)由過(guò)去的防疫監(jiān)督監(jiān)測(cè)變成疾病控制監(jiān)測(cè)，由過(guò)去的執(zhí) 法監(jiān)督監(jiān)測(cè)變?yōu)楝F(xiàn)在單純的服務(wù)性監(jiān)測(cè)技術(shù)指導(dǎo)，而疾病預(yù) 防控制檔案是疾控工作者在防止疾病傳播流行增進(jìn)人民身 心健康的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中長(zhǎng)期積累的資料，對(duì)于開(kāi)展疫情預(yù) 測(cè)預(yù)報(bào)流行病學(xué)分析疫情流行規(guī)律研究保障公共衛(wèi)生安全 具有重要意義因此，基層疾控中心必須高度重視檔案管理工 作，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加快信息化建設(shè)步伐，使疾病預(yù)防 控制檔案在疾病預(yù)防控制工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案；管理信息化【中圖分類(lèi)號(hào)】r197. 32【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】a【文章編號(hào)】 167

2、2-3783(2012)07-0499-01檔案工作不僅是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性工作，也是我們整個(gè)疾病預(yù) 防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個(gè)單位實(shí)際工 作的重要依據(jù)，更是一個(gè)疾病預(yù)防控制中心日常數(shù)據(jù)信息資 料的來(lái)源。在機(jī)構(gòu)改革和信息技術(shù)發(fā)展帶給其發(fā)展機(jī)遇的同 時(shí)，也面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)在機(jī)構(gòu)改革中檔案管理的 現(xiàn)代化，去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)，是目前疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)所要面 對(duì)的新任務(wù)、新要求。1現(xiàn)代化觀念，提髙對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)國(guó)家衛(wèi)生部、檔案局在衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定中提 出：“檔案信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展， 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、不斷提高檔案的現(xiàn) 代化管理水平”。因

3、此，疾病控制中心將檔案的信息化管理 工作納入中心發(fā)展規(guī)劃中來(lái)是很有必要的。而要保證信息化 管理工作的順利進(jìn)行，重要的是保證良好的工作條件的配 置，如相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房、服務(wù)器、統(tǒng)一規(guī)范的檔案裝具、 優(yōu)良的閱檔環(huán)境等硬件的投入，以便于規(guī)范；在軟件方面， 在人員配備的基礎(chǔ)上要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和規(guī)范化的管理要 求、設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室和主管領(lǐng)導(dǎo)，以及良好暢通的 網(wǎng)絡(luò)管理體系等。2現(xiàn)代化內(nèi)容，全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源的來(lái)源機(jī)構(gòu)調(diào)整后，衛(wèi)生防病工作成為疾控中心的重頭戲，不 斷充實(shí)完善衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)檔案尤為重要，館藏量的豐富和優(yōu) 化與否，是實(shí)現(xiàn)檔案利用需求的前提條件，是檔案管理的基 礎(chǔ)。從調(diào)查情況看我省各級(jí)疾控

4、中心檔案室目前收藏?cái)?shù)量都 很有限，所以檔案人員更要開(kāi)闊工作思路，深入科室指導(dǎo)，加 強(qiáng)以下內(nèi)容的收集。歷年主要傳染病流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)、傳染 病疫情爆發(fā)流行調(diào)查處理及分析的總結(jié)性報(bào)告;人群免 疫、免疫接種質(zhì)量的效果評(píng)價(jià)及重大異常反應(yīng)、接種事故的 調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;主要傳染病病原學(xué)及血清 學(xué)監(jiān)測(cè)分析與總結(jié);重大疫情、食物中毒及飲水污染的調(diào) 查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;微生物學(xué)、衛(wèi)生理化和毒理 檢驗(yàn)技術(shù)性總結(jié);病媒醫(yī)學(xué)昆蟲(chóng)各項(xiàng)監(jiān)測(cè)工作總結(jié)以及專(zhuān) 題性調(diào)查分析;健康教育與健康促進(jìn)專(zhuān)題性總結(jié)；針對(duì) 衛(wèi)生防病工作的建設(shè)性、指導(dǎo)性，管理性、綜合性論述以及 學(xué)術(shù)論文等。特別是對(duì)核對(duì)無(wú)誤的疫情材料和各種疫情統(tǒng)

5、計(jì) 報(bào)表等資料采用檔案室集中統(tǒng)一管理的形式，按一文一件操 作規(guī)范統(tǒng)一編目，并確定保管期限為永久，然后將數(shù)據(jù)錄入 檔案管理系統(tǒng)軟件保存，做到有序化且有目可查。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是集疾病預(yù)防控制衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)健 康教育科研培訓(xùn)于一體的公共衛(wèi)生體系，其信息資源是疾病 預(yù)防控制工作者實(shí)踐業(yè)務(wù)工作的重要支柱疾病預(yù)防控制機(jī) 構(gòu)檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，利用館藏的信息資 料和檢索工具，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究篩選加工整理歸 納，有效進(jìn)行深加工，以便于查找利用；根據(jù)預(yù)防醫(yī)學(xué)的不 同學(xué)科，對(duì)機(jī)讀檔案進(jìn)行分類(lèi)，編制各類(lèi)檢索目錄，準(zhǔn)確迅 速全面地查找檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速利用，提髙工 作效率。3現(xiàn)代化管理，

6、健全檔案管理的規(guī)章制度疾病預(yù)防控制檔案大致可以分為文書(shū)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)設(shè)備聲 像實(shí)物等類(lèi)，一般多采用中心檔案室和科室兩級(jí)管理的模 式，由中心領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，中心檔案室設(shè)專(zhuān)職檔案 員負(fù)責(zé)全單位檔案的整體管理工作，統(tǒng)一管理各種門(mén)類(lèi)和載 體的檔案，全面負(fù)責(zé)檔案的收集整理保管利用統(tǒng)計(jì)鑒定和銷(xiāo) 毀等工作各科室設(shè)兼職檔案員應(yīng)由中心檔案室管理的檔案， 各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室 內(nèi)兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單 位內(nèi)重要資料得到有效保存的同時(shí)，也使得科室檔案內(nèi)容的 延續(xù)性使用的便利性得到了保障檔案員在學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)方面 應(yīng)滿足一定的要求，必須具備公共衛(wèi)生檔案管理計(jì)算機(jī)

7、管理 等知識(shí)和技能同時(shí)，要建立健全疾病預(yù)防控制檔案的管理制 度，并將其納入有關(guān)部門(mén)和人員的崗位責(zé)任中納入年末績(jī)效 考核中，統(tǒng)一規(guī)范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規(guī) 范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應(yīng)保證檔案室的基 礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，配備現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán) 等辦公設(shè)備及充足的檔案裝具。4現(xiàn)代化服務(wù)，提高檔案信息的利用率檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮出它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益因此，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)要多渠道多 途徑地開(kāi)展檔案信息服務(wù)工作，使檔案為疾病預(yù)防各項(xiàng)工作 服務(wù)首先要改變長(zhǎng)期以來(lái)單一的借閱模式，改變以往坐等上 門(mén)的封閉式服務(wù)方式，擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，更新服務(wù)手段，開(kāi)展 多種形式的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，積極主動(dòng)熱情地為疾病 預(yù)防控制工作服務(wù)如可直接或間接參與課題組的研究工作， 配合研究任務(wù)分工收集整理有關(guān)課題的檔案資料其次要優(yōu) 化綜合檔案室的硬件環(huán)境，接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息 資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少 查閱時(shí)間，提高利用率。參考文獻(xiàn)1 李翠蘭加強(qiáng)疾控檔案管理提高中心服務(wù)水平j(luò). 中國(guó)中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，