淺談信息化背景下的企業(yè)檔案人才培養(yǎng)

1、    淺談信息化背景下的企業(yè)檔案人才培養(yǎng)    黃毅檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，檔案信息化根本意義在于觸發(fā)并推進(jìn)了檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理人員素質(zhì)，豐富了公眾的信息生活，促進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。信息化人才是掌握信息化技能和知識(shí)、傳播信息技術(shù)，推動(dòng)信息化建設(shè)的重要推手。隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)在檔案各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，對(duì)專業(yè)技術(shù)要求越來越大，特別是信息化、數(shù)字化對(duì)檔案的管理、查閱重要性逐步突顯，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理成為各級(jí)檔案部門面臨的一項(xiàng)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，而想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就必須緊緊依靠人才。培養(yǎng)信息化檔案人才。這是檔案信

2、息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，是檔案部門應(yīng)對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇，是各個(gè)檔案部門和機(jī)構(gòu)乃至檔案人員的歷史使命。本文意在探討在信息化背景下企業(yè)檔案人員的現(xiàn)狀和加快人才培養(yǎng)的解決對(duì)策。1 企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍的背景和現(xiàn)狀人是事業(yè)興衰成敗的關(guān)鍵，在信息化檔案建設(shè)中，人才隊(duì)伍是核心力量，是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的關(guān)鍵所在。但是從企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，無法適應(yīng)信息化時(shí)代背景下的新需求。主要表現(xiàn)在以下幾方面：1）年齡偏大，老中青結(jié)構(gòu)不合理，人才斷檔。從年齡構(gòu)成上來看，極其缺少30歲以下的人員，50歲以上占大多數(shù)，以大慶鉆探工程公司為例，共有126名專職檔案員，但是34歲以下僅僅有28名，占比22%

3、。從學(xué)歷來看，大部分都是大專及以下，本科（包含成人本科）及以上占比不足一半，未能形成一個(gè)老、中、青優(yōu)化的橄欖型年齡結(jié)構(gòu)，也未能形成“傳幫帶”的學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，學(xué)習(xí)力不足，缺乏既懂技術(shù)又懂管理的軟件人才。這一現(xiàn)狀，嚴(yán)重制約了信息化的進(jìn)一步推進(jìn)發(fā)展。2）缺少科班出身的管理人員。從當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員的現(xiàn)狀來看，幾乎沒有檔案專業(yè)科班出身的人員，檔案人員大多都是從技術(shù)工人、操作工人轉(zhuǎn)崗而來，檔案管理人員能夠從辦公室、人事部門等轉(zhuǎn)崗，就算是具備較高素質(zhì)的人才了，這導(dǎo)致檔案從業(yè)人員對(duì)檔案管理的理論知識(shí)缺乏了解，更枉論真正掌握信息技術(shù)的綜合性人才了。同時(shí)，檔案人員自我定位不精準(zhǔn)，缺乏鉆研精神，人心浮動(dòng)，理論與實(shí)

4、踐脫節(jié)，不能較好的總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，也未能較好的推廣有效的應(yīng)用技術(shù)管理方法，這些問題阻礙了檔案信息化的進(jìn)程。3）人、財(cái)、物投入力度不夠，檔案部門的地位較低。長期以來，檔案部門一直被看做是收容其他部門剩余人員的收容所，從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，未經(jīng)過選拔、競(jìng)聘就直接進(jìn)入工作，此外，有些單位還將檔案部門看做“休養(yǎng)所”，將一些身體條件差、資格老和年齡大的員工安插過來，進(jìn)行管理工作，以致檔案人員的整體水平差、素質(zhì)差，人員結(jié)構(gòu)不合理，在實(shí)際工作中，很難提高檔案人員的工作水平和信息化水平。4）工作價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益無法直接體現(xiàn)。企業(yè)的逐利性客觀導(dǎo)致檔案部門經(jīng)常被“邊緣化”。由于檔案工作的價(jià)值更在于歷史見證，因

5、此短期內(nèi)很難體現(xiàn)工作價(jià)值和工作效益。很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視度不夠，認(rèn)為檔案管理只要不出事就可以了，這就導(dǎo)致外界氛圍對(duì)檔案的評(píng)價(jià)和認(rèn)可度較低，認(rèn)為檔案人員無所事事、安于現(xiàn)狀，缺乏工作熱情和創(chuàng)造性。輿論和外界氛圍的低評(píng)價(jià)導(dǎo)致檔案人員自我價(jià)值的認(rèn)可度不高，這樣在吸引高素質(zhì)的信息化人才上力度明顯不夠，以致于人才不想去、留不住等情況時(shí)有發(fā)生。2 建設(shè)檔案信息化的重要意義檔案信息化可以打破以前傳統(tǒng)的局限性、封閉性管理模式，有助于檔案管理部門向信息采集、服務(wù)、利用職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理，并在企業(yè)發(fā)展的角度上，提供決策的基礎(chǔ)性依據(jù)，因此實(shí)現(xiàn)檔案信息化具有非常重大意義。而在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)快速

6、發(fā)展的今天，人才是發(fā)展的重要資源，只有培育信息化檔案人才可以促進(jìn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，提高管理效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理意味著以較少的人力、物力、時(shí)間完成較高質(zhì)量或較多數(shù)量的工作，主要表現(xiàn)在：1）檔案管理的自動(dòng)化和檔案實(shí)體管理的簡化。經(jīng)過精心設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)一方面可以實(shí)現(xiàn)管理過程的自動(dòng)化，包括歸檔、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)分析，另一方面還可以簡化檔案實(shí)體管理，如立卷、實(shí)體分類等，從而減少檔案工作人員的手工勞動(dòng)，縮短工作時(shí)間，提高管理效率。2）歷史檔案原件得到保護(hù)。一是代替原件提供利用。經(jīng)過數(shù)字化后，利用者可以查看歷史檔案的數(shù)字化版本，從而減少對(duì)原件的損害；二是以電子的方式傳承歷史。如果將珍貴的歷史檔案

7、數(shù)字化，檔案信息就會(huì)永久存在，有利于傳承歷史。3）促進(jìn)服務(wù)水平的提高，滿足群眾日益增長的和變化的多元化需求。信息化的檢索系統(tǒng)可以從多個(gè)檢索角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)的一次輸入、多次輸出，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力有助于滿足用戶多元化的檢索需求。相比親臨現(xiàn)場(chǎng)，手工在多個(gè)柜架中尋覓，在計(jì)算機(jī)中輸入檢索詞并等待檔案管理系統(tǒng)的反饋就顯得簡單。信息化條件下查詢效率的提高不僅表現(xiàn)在檢索時(shí)間的縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準(zhǔn)率的提高上。越是跨時(shí)空、大規(guī)模、綜合性的查找，這種優(yōu)勢(shì)性表現(xiàn)得越明顯。3 培育信息化背景的人才采取的對(duì)策和舉措檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇，是推動(dòng)我國信息資源總量增加、質(zhì)

8、量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、提升全社會(huì)信息資源開發(fā)利用水平，提高信息化建設(shè)的綜合效益的必然 要求。根據(jù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，我們應(yīng)積極引進(jìn)帶有普遍性的關(guān)鍵技術(shù)，優(yōu)先發(fā)展創(chuàng)新性強(qiáng)、可發(fā)揮杠桿作用的突破性技術(shù)，重點(diǎn)研制開發(fā)新技術(shù)。1）豐富培育人才的形式。人才是最寶貴的資源，加強(qiáng)信息化背景下檔案人才的培養(yǎng)，要加大投入，一是招納具有檔案專業(yè)的大學(xué)以上學(xué)歷的高校畢業(yè)生，在源頭上保證從業(yè)人員素養(yǎng)，二是加大培訓(xùn)投入力度。和高等院校合作，選拔優(yōu)秀工作人員進(jìn)入院校深造，開展信息化專題培訓(xùn)班、專題講座、電視教育等形式普及信息化管理知識(shí)，通過再學(xué)習(xí)提升信息管理水平，提升信息化應(yīng)用技術(shù)。同時(shí)，還可以“點(diǎn)帶面”“傳幫帶”，把學(xué)習(xí)到的

9、優(yōu)異知識(shí)傳授給身邊同事，帶動(dòng)單位整體能力提升。培養(yǎng)信息化檔案人才隊(duì)伍，是檔案信息化的基礎(chǔ)性工作。三是培養(yǎng)具備信息化能力的決策者。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者是人才隊(duì)伍的核心力量，有著巨大的導(dǎo)向和引領(lǐng)作用，培養(yǎng)業(yè)務(wù)精通、科技管檔、科學(xué)利用的領(lǐng)導(dǎo)者可以對(duì)工作起到良性循環(huán)的作用。2）健全機(jī)制體制，加大立項(xiàng)投入。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一是支持檔案信息化項(xiàng)目，包括立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)、崗位設(shè)置、人員配備等，確保搭建出便捷、高效的信息化平臺(tái)，讓檔案信息資源為更多的群體共享和利用，進(jìn)而提高檔案的價(jià)值，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響力。同時(shí)，建立健全獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)在檔案信息工作中作出突出成績的單位和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)表彰，擴(kuò)大宣傳，提高檔案人員積極性。3）合理整合利用各項(xiàng)資源。積極聘請(qǐng)具備技術(shù)攻關(guān)能力的檔案信息化技術(shù)專家。這批技術(shù)專家不僅能夠解決現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用問題，還能鉆研檔案數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決現(xiàn)實(shí)工作中的各種疑難雜癥，提升現(xiàn)代化管理水