電子檔案的特點(diǎn)及其發(fā)展趨勢(shì)

1、電子檔案的特點(diǎn)及其發(fā)展趨勢(shì)陳利花山西潞安礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)己經(jīng)運(yùn)用到人們?；畹姆椒矫婷妫S之而來(lái)的是電 子檔案的產(chǎn)生。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案有明顯的優(yōu)勢(shì)。所以電子檔案的產(chǎn)生 有其必然性，并且以后的發(fā)展必然會(huì)更加趨于標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、信息化和集約化。關(guān)鍵詞：電子檔案;優(yōu)勢(shì);局限;發(fā)展趨勢(shì);電子檔案指的是具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，是基于計(jì)算 機(jī)等電子設(shè)備形成的各種信息記錄。電子檔案具有節(jié)省空間、查詢方便、操作簡(jiǎn) 捷等優(yōu)點(diǎn)。檔案管理人員可以準(zhǔn)確、快速地在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備上完成對(duì)檔案的 收集、整理、檢索和利用等方面的工作，極大地提高了工作效率。所

2、以，電子檔 案具有明顯的優(yōu)勢(shì)。一. 電子檔案的優(yōu)勢(shì)1. 提高了檔案管理的效率。電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)的，電子檔 案管理系統(tǒng)的建立能幫助人們快速完成立卷、歸檔、檢索、利用等環(huán)節(jié)，減輕檔 案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高其管理效率。2. 減少了檔案的人為損毀。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要靠人工操作進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存，存在 損毀的風(fēng)險(xiǎn)，容易造成檔案的缺失。而電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)整理完成，避免了人 工操作的失誤，使檔案能保存得更加完整、持久。3. 加強(qiáng)了機(jī)密檔案的安全。紙質(zhì)檔案通過(guò)人工完成一整套的環(huán)節(jié)，容易造成機(jī)密 檔案的泄露，而電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)操作，按照設(shè)定的保密程序運(yùn)行，可以更 好地確保機(jī)密檔案的安全性。4

3、. 優(yōu)化了檔案的整體質(zhì)量。電子檔案管理系統(tǒng)按照統(tǒng)一的程序完成檔案的收集、 整理，確保了檔案整理規(guī)則的統(tǒng)一、規(guī)范，能進(jìn)一步優(yōu)化檔案的整體質(zhì)量。5豐富了檔案的利用途徑。電子檔案的岀現(xiàn)，使檔案的利用更加快速、便捷。電 子檔案利用的首要途徑為拷貝，這個(gè)與紙質(zhì)檔案的利用類似，但強(qiáng)調(diào)拷貝載體 提供給利用者時(shí)，必須把文件轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式。其次是通過(guò)通信傳輸， 即利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，將檔案資料提供給固定的查檔單位，檔案的通信傳 輸便于實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)距離共享和交流。三是系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置權(quán)限直接利用。利用 者登陸檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)提前獲取的用戶名和密碼，在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)直接 查詢。用戶直接查詢能實(shí)現(xiàn)多人對(duì)同一

4、電子檔案的共享。當(dāng)然，電子檔案也有其難以避免的局限性。二、電子檔案的局限性1對(duì)電子設(shè)備的依賴性。電子檔案從其牛成、儲(chǔ)存到傳輸、利用等環(huán)節(jié)都是通過(guò) 計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，檔案信息中的文字、圖形，都是計(jì)算機(jī)信息的輸出形式，電子檔 案不能脫離電子設(shè)備而存在。這就需要相應(yīng)的資金、技術(shù)和軟硬件設(shè)備的投入。2與載體的可分離性。電子檔案既可以保存在計(jì)算機(jī)上，也可以轉(zhuǎn)換到磁盤(pán)、光 盤(pán)等其他的載體上，還可以實(shí)現(xiàn)不同載體之間的相互復(fù)制及網(wǎng)絡(luò)之間的傳輸。因 此，電子檔案可以脫離特定的載體而存在，具有相對(duì)的獨(dú)立性。這種獨(dú)立性給電 子檔案的傳輸和利用帶來(lái)了方便，但也給電子檔案的真實(shí)性和完整性帶來(lái)了考 驗(yàn)，對(duì)電子檔案的安全管理提

5、岀了更大的挑戰(zhàn)。三、電子檔案管理的要點(diǎn)盡管電子檔案對(duì)檔案管理提出了更高的要求，但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息 技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子檔案管理已經(jīng)逐漸成為主流的檔案管理模式，電 子檔案管理需要注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：首先，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺(tái)，即電子檔 案管理系統(tǒng)，各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置電子文件歸檔工具，且實(shí)現(xiàn)歸檔接口向電 子檔案管理系統(tǒng)推送電子文件及其原數(shù)據(jù)的功能，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn) 變以及電子信息的檔案化管理。二是電子檔案涉及的內(nèi)容主要包括數(shù)字化的存量檔案、信息化的增量檔案和結(jié)構(gòu) 化的數(shù)據(jù)庫(kù)三個(gè)方面。三是所創(chuàng)建的電子檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄或作為法律依據(jù)

6、的電子信息。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案的發(fā)展一定會(huì)更加趨于標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、信 息化和集約化。1.標(biāo)準(zhǔn)化。由于電子檔案是伴隨科學(xué)和信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新生事物，其應(yīng) 用發(fā)展還處于探索之中。目前國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)展改革委員會(huì)正在不同的領(lǐng) 域、不同的行業(yè)分別進(jìn)行試點(diǎn)，所以相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)都是方向性、指導(dǎo)性的，但隨著 時(shí)代的發(fā)展和試點(diǎn)的完成，國(guó)家必將會(huì)出臺(tái)更多、更細(xì)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案的 發(fā)展也必將趨于更加標(biāo)準(zhǔn)化。2法制化。電子文件的無(wú)痕編輯，使電子檔案的安全性頗受質(zhì)疑，但目前政府的 相關(guān)部門(mén)已經(jīng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合工作實(shí)際，分析電子檔案的特點(diǎn)和局限，著手 制定更加健全完備的法律法規(guī)，旨在利用法律的約束

7、力，指導(dǎo)和監(jiān)督電子檔案 走向法制化。3. 信息化。電子檔案的發(fā)展離不開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備與高端電子技術(shù)相匹配的 各類電子設(shè)備，不斷更新、升級(jí)電子檔案管理軟件和查殺毒軟件，設(shè)置防火墻， 保障電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全是必然的趨勢(shì)，同時(shí)，配套的專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)和培 養(yǎng)也是必不可少的，而以上這些措施必然會(huì)導(dǎo)致電子檔案的發(fā)展更加趨于信息 化。4. 集約化。電子檔案的發(fā)展還會(huì)驅(qū)使檔案實(shí)現(xiàn)集約化管理，通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合等, 實(shí)現(xiàn)跨單位、跨行業(yè)、跨區(qū)域檔案協(xié)同管理機(jī)制。總之，電子檔案的不斷發(fā)展是時(shí)代進(jìn)步的必然，盡管相關(guān)的法制還需要完善， 相關(guān)的技術(shù)也需要提升，但有了政府、相關(guān)部門(mén)、檔案工作者的共同參與、共同 努力，電子檔案必將走向更加良性的發(fā)展軌道，為新時(shí)代的社會(huì)主義建設(shè)提供