銷售跟單員的工作職責(zé)

1、頁(yè)眉 1 / 4 銷售跟單崗位職責(zé) 一、 跟單員基本工作及要求 （1） 銷售訂單處理 ? 客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都應(yīng)將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進(jìn)行跟蹤。 并在確認(rèn)交期后回復(fù)訂單，訂單處理與回復(fù)不得超過24小時(shí)。 ? 下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等。 ? 客戶的訂單原件按照訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。 ? 書面或口頭回復(fù)每張訂單并記錄，跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項(xiàng)。 （2） 銷售送貨安排 ? 根據(jù)客戶訂單要求交貨時(shí)間、訂單的

2、緊急程度以及客戶的信譽(yù)度結(jié)合庫(kù)存情況及在途物料等情況安排銷售發(fā)貨。 ? 為提高發(fā)貨效率，銷售跟單員務(wù)必在當(dāng)天上午下班前做好下午的發(fā)貨訂單并打印出來，當(dāng)天下午下班前與倉(cāng)庫(kù)及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計(jì)劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單（即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單）。如因銷售發(fā)貨安排有誤，造成發(fā)貨推遲或延誤的，跟單人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 ? 涉及回款或其它不確定事項(xiàng)的，必要時(shí)跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財(cái)務(wù)做相應(yīng)的溝通。產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。 （3） 生產(chǎn)庫(kù)存跟蹤 ? 將客戶訂單結(jié)合庫(kù)存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)： 一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)

3、部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉(cāng)庫(kù)了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。并且，不同客戶下達(dá)的相同的產(chǎn)品訂單在前部生產(chǎn)訂單未完成時(shí)要盡快合并生產(chǎn) ，以便提高生產(chǎn)效率。 ? 交付生產(chǎn)之后務(wù)必跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，并得到生產(chǎn)明確的排場(chǎng)回復(fù)，據(jù)此回復(fù)客戶的交貨期，原則上交貨期誤差控制在1-2天。 ? 生產(chǎn)過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，最終找到解決的辦法。 ? 小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。 ? 修改定單 一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)或者

4、取消生產(chǎn)訂單。 （4） 銷售回款跟蹤 ? 填寫銷售對(duì)賬單并與財(cái)務(wù)對(duì)賬確認(rèn)后匯總，給銷售人員提供準(zhǔn)確及時(shí)的收款信息?？蛻粑醇皶r(shí)回款的要向銷售主管提醒并報(bào)知財(cái)務(wù)注意。 頁(yè)眉 2 / 4 ? 到期應(yīng)收款的，提前一天與財(cái)務(wù)核對(duì)好并整理好收款單據(jù)交付業(yè)務(wù)員去收款。 ? 每月度結(jié)束后，銷售跟單必須與3天內(nèi)將銷售匯總表做好并提交財(cái)務(wù)審核歸檔。 （5） 客戶檔案的管理 ? 新客戶及時(shí)登記客戶登記表：務(wù)必將客戶的準(zhǔn)確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結(jié)算方式等數(shù)據(jù)完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時(shí)自動(dòng)查詢相關(guān)數(shù)據(jù)； ? 客戶產(chǎn)品價(jià)格信息及時(shí)填寫或者更新進(jìn)客戶登記表，以便保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少對(duì)賬送貨工作的復(fù)雜性

5、。 ? 客戶資料有變更的必須及時(shí)變更。 （6） 計(jì)算報(bào)價(jià)單 ? 客戶產(chǎn)品有變動(dòng)或特殊要求而致使價(jià)格有變動(dòng)或者是新客戶，需要填寫報(bào)價(jià)單報(bào)財(cái)務(wù)和總經(jīng)理審核之后給客戶確認(rèn)，并按雙方確認(rèn)報(bào)價(jià)執(zhí)行。 ? 客戶產(chǎn)品是使用新材料的，接到客戶訂單時(shí)必須請(qǐng)示總經(jīng)理客戶報(bào)價(jià)是否需要做變更，如需變更則填寫報(bào)價(jià)單獲批，否則按原報(bào)價(jià)執(zhí)行。 （7） 客戶服務(wù) ? 客戶來訪接待：客戶來訪應(yīng)該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務(wù)必請(qǐng)其它員工代為接待，并跟蹤記錄客戶來訪情況。 ? 樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時(shí)與客戶溝通清楚后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品情況。 ? 客戶投訴或是退貨時(shí)：對(duì)客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并

6、要采取措施，找到對(duì)策，避免下次出現(xiàn)。 ? 客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對(duì)成品進(jìn)行返修好后再出貨。 很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。 有時(shí)只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達(dá)到雙贏。 （8） 與各部門的溝通及完成主管交辦事項(xiàng)的處理 跟單最重要的個(gè)人素質(zhì)是什么？溝通！跟單的本質(zhì)是就是一個(gè)內(nèi)外溝通的過程！ ? 同本廠內(nèi)的各部門溝通： 面對(duì)生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對(duì)老板負(fù)責(zé)的同時(shí)也要對(duì)客戶負(fù)責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。

7、 ? 同客戶的溝通： 先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時(shí)間里，給他最好的貨，價(jià)錢也希望是最低的。如果你能體會(huì)到這點(diǎn)的話，同客戶的溝通也就不難了。同時(shí)，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢?dāng)作是自己的事至始至終的做好，客戶那當(dāng)然也就不難交差的。其實(shí)，只要我們能對(duì)客戶真誠(chéng)的付出，他們也會(huì)在有些問題上會(huì)理解你的，不會(huì)令你難做。 ? 配合銷售主管并完成其交付的其它工作。 二、銷售跟單的特點(diǎn) 頁(yè)眉 3 / 4 1 責(zé)任大 跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因?yàn)橛唵问瞧髽I(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。 2 溝通，協(xié)調(diào)： 跟單員工作涉及各部門。跟單員

8、與客戶，與計(jì)劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。 3 做好客戶的參謀： 跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對(duì)客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。 4 工作節(jié)奏多變，快速： 面對(duì)的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。 5 工作是綜合性的： 跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對(duì)外執(zhí)

9、行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉生產(chǎn)運(yùn)作流程。 三、跟單員的素質(zhì)要求： 跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求： 1. 分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。 2. 預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。 3. 表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶溝通。 4. 專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。 5. 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。 6. 人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。 7. 法律知識(shí)。了解合同法，票據(jù)