【公文寫作基本要求之材料可靠情況確實】 公文寫作基本要求

1、【公文寫作基本要求之材料可靠情況確實】 公文寫作基本要求公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據(jù)的事實現(xiàn)象、統(tǒng)計數(shù)字、政策法規(guī)、上級精神等等。公文材料不同于文學作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個方面：精神依據(jù)和事實情況。精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級領導機關所頒布的相關政策、規(guī)定以及其他有關的文件精神。事實情況包括直接發(fā)生的和間接轉引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結概括的事實情況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過程、動向）、工作的進程（

2、作法、經驗）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計等形式。這種直接發(fā)生的事實情況，是第一手材料。此外，公文的事實情況里也包括間接轉引來的事例、概述、數(shù)字、經驗、成果等。無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠?！扒闆r確實”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個辦法中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上一般要抓好四個環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實、加工。（一）詳盡占有材料寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點的基礎，事實、數(shù)字，這都是公文表達出來的“干貨”，當然十分重要?！捌┤绱蠼巢俳铮瑹o土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設施？”（清·劉大：論文偶記）寫公

3、文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是詳細具體。一件事情的起因、過程、結果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動因、背景；一個問題的正反觀點、來龍去脈，都要盡可能詳細具體地占有，寫出來的才有說服力。占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：1平時積累，就是積學儲材。平素注意學習、觀察積累，用時才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學”，指的就是這個道理?！暗弥诙眄?，積之在平日”（清·袁守定：占畢叢談；“占”，看；“畢”，簡冊），說的是

4、一個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。2受領任務后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時應注意與撰寫任務、與公文主旨的相關性，也就是說，要有一定的方向、范圍。操作方法是首先學習相關的中央文件，進一步領會精神實質，然后查閱上級領導機關所頒布的相關政策、規(guī)定，最后翻閱手冊、年鑒等工具書及報刊、雜志上相關的情況報道和國內外研究成果。這一過程中，始終應注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統(tǒng)計數(shù)字以及信息、簡報、總結、報告、會議紀要等相關資料，做到：上下通達，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。3構思之前，實地調查，掌握第一手

5、情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調查了解，不僅可以核實已掌握的材料，而且可以發(fā)現(xiàn)新問題、新經驗、新動向；重點情況，尤其要進行深入的調查研究。實踐證明，組織召開座談會、調查會是一種快捷而有效的方法。如果發(fā)現(xiàn)實際調查的情況與撰寫者已經掌握的情況有出入，可以修正；出入較大，要尊重實際。即使發(fā)現(xiàn)實際情況與領導意圖相抵觸，也要尊重客觀實際，采用恰當?shù)姆椒?，妥善協(xié)調。這是唯物主義者應有的態(tài)度，也是黨性的表現(xiàn)。（二）嚴格篩選材料調查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在一個“嚴”字，重在一個“新”字。主要是根據(jù)以下三個標準：1材料

6、的相關性這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據(jù)來區(qū)別對待不同材料的。與公文主旨有關聯(lián)的材料，?。粺o關的材料，舍。在已經選取的材料中進一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點雖有關系、必不可少，但是關系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略”。這些來自實踐經驗的認識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構思十分重要。不經過這一步，就很難搭起架子。2材料的典型性這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點

7、。典型一詞，在不同領域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)該類事物的總體本質特征，并且預示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對于構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質量對于整篇公文質量的重要作用和影響。3材料的新穎性這是要求篩選材料時應先注重選用那些在現(xiàn)實發(fā)展中出現(xiàn)的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷發(fā)展的新形勢下

8、出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，也可以是亟待重視的新典型、新經驗或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特別是那種代表了新的發(fā)展方向、具有強大生命力的事物。對于已知的材料，采用新視點來“燭照”，也可能會發(fā)現(xiàn)它具有現(xiàn)實啟發(fā)意義，這也是新穎的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對常見的事物進行觀察思考，也可能會有新的發(fā)現(xiàn)。這同樣是新穎的。應當注意到一個時期領導和群眾所關心的“熱點”、“難點”、“敏感點”，也往往是行政領導研究工作的“興奮點”、“新鮮點”，作為負責公文起草的秘書人員、公務員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構思之初，就要考慮到這種“收視率”。（三）認

9、真核實材料對于材料的核實工作，貫穿于材料準備過程中的占有、篩選、加工等各個環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。一切虛構的、生編亂造的、未經核實的材料，包括情況、數(shù)字、引文等都不能用于公文。新辦法特別提出，材料中的人名、地名、數(shù)字、引文等一定要準確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點就要更正或刪除，這是件嚴肅的工作。否則一字之差，后果不堪設想。惟其如此，才能保證做到材料可靠，情況確實。聯(lián)系近年來一些公文中出現(xiàn)的差錯，更會使我們認識到核實材料的重要意義，體會到核實工作要由始至終，要全方位，無論反復幾遍但都須態(tài)度認真，抱著強烈的責任心，這一要求是非常重要的。此外，我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學技術分析方法。例如

10、，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內在聯(lián)系，這都要核實；一件工作的動因、作法、進程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠因和近因，這在核實中也必須予以注意。再如，一個統(tǒng)計數(shù)字，不能僅僅停留在它的計算是否準確、精確度是否一致、是否能在公文中起到證明觀點的作用，而且還要核實一下真假與誤差：它的統(tǒng)計指標體系是否科學合理，是否合乎中國的當代的現(xiàn)實，用在某一地區(qū)、某一專業(yè)或行業(yè)是否適合，等等；它的統(tǒng)計口徑是否恰當，是否能夠涵蓋該種類對象特征，是否與實際情況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計算方法，特別是經常采用的“算術平均加權系數(shù)”的界定，是否準確合理，在反映差別上是否科學恰當，

11、是否符合實際，是否能夠反映現(xiàn)實中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量當然與信息價值成正比。一個材料無信息、無價值，用它干什么！而且，在數(shù)字的運用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機地結合起來，起到證明觀點的作用，則是比較復雜的核實工作了，那需要在審核文稿階段進一步核實。應該提醒注意的是，當前有些上行公文以及工作總結、調查報告中，不僅情況不確實，而且數(shù)字也不準確，站在這樣不可靠的材料基礎上，很難得出全面、正確的結論。（四）合理加工材料選定材料經過核實之后，還應該對材料進行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。實際操作中可以對材料進行三個方面的加工：1適體剪裁加工通讀材料，刪削冗贅，化長為短，變詳為略，將交待過多、議論過多的無關的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的議論改寫為敘述或說明，在表達方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。2合并提高加工同一問題，散見于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或者保留一個“點”的材料，把其他相似材料綜合成“面”，點面結合。同類數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個綜合