探究機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策

1、    探究機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策    李萌摘 要：推動檔案管理是基于檔案管理、內(nèi)控改革的內(nèi)在需求，凸顯了檔案管理的重要價值。檔案管理作為單位、企業(yè)重要組成部分，對各項工作的開展具有重要影響。尤其是信息時代下，檔案管理工作怎樣與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展成為工作難點，關(guān)乎著檔案管理效果與內(nèi)部管理。因此，做好檔案管理，制定有效管理方法成為重要研究課題。對此，筆者以機關(guān)事業(yè)單位為例，對檔案管理工作難點展開分析并提出解決方法，為單位檔案管理提供借鑒。關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；工作難點；解決對策：g270.7 ：a ：1671-2064（2018

2、）21-0247-02社會建設(shè)發(fā)展中，機關(guān)事業(yè)單位改革逐漸深化。機關(guān)事業(yè)單位是國家公共權(quán)力的行駛者與公共事務的管理者，加強檔案管理可以為錄用公職人員并執(zhí)行公共管理權(quán)力創(chuàng)造便利條件1。而檔案管理則是記錄單位每個人個人狀況、工作等重要信息，為人才選拔提供借鑒。但是，根據(jù)現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效果看，在諸多方面存在較大不足，有待進一步完善。1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要作用檔案管理有著時間跨度大、數(shù)據(jù)信息龐大、技術(shù)要求高的特點，也是機關(guān)事業(yè)單位工作重要內(nèi)容?，F(xiàn)代化發(fā)展為機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供了新的發(fā)展路徑，推動了檔案管理工作，為檔案管理創(chuàng)新、推進創(chuàng)造了條件2?，F(xiàn)階段，機關(guān)事業(yè)單位積極主動投入到

3、檔案管理中，有效提升了檔案管理效率。1.1 為工作考核提供借鑒單位檔案管理并非一朝一夕就能夠完成的，而是伴隨著單位經(jīng)營發(fā)展而不斷延長，需要長期堅持下去。因此，全面的檔案信息有助于為機關(guān)事業(yè)單位工作開展提供決策。第一，檔案資料整那個記錄著單位工作人員個人信息及企業(yè)狀態(tài)，有助于推動單位改革創(chuàng)新。第二，檔案材料作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的產(chǎn)物，一些人員的簽字、批示等能夠作為憑證，便于機關(guān)考察。例如：事業(yè)單位業(yè)想要立足于實際業(yè)務開展中，通過查找往年檔案進行信息資源整合，尋找單位內(nèi)部業(yè)務開展規(guī)律、經(jīng)驗，結(jié)合這一參考制定有效方法3。在一定程度上為單位決策提供借鑒進而確保單位業(yè)務開展的順利進行，提高單位服務效率。反之

4、，如果單位檔案信息不完善或是未參考檔案信息，則容易造成業(yè)務計劃開展不當、管理形式不當，增加單位效益損失危險性。并且經(jīng)過實踐證明：在單位以往業(yè)務開展中會產(chǎn)生較大利用價值的檔案信息，其收藏著企業(yè)以往業(yè)務開展經(jīng)驗，對企業(yè)正確決策具有重要影響。第三，由于單位工作內(nèi)容繁雜，只有通過系統(tǒng)的檔案管理才能對單位經(jīng)營狀況、取得成果等歸檔、統(tǒng)一整合，有效的反映單位狀態(tài)4。由此不難看出，檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位主要內(nèi)容，應給予高度重視，保證檔案管理有效進行。1.2 檔案管理有助于推動單位內(nèi)控管理第一，檔案管理融入先進技術(shù)推動了檔案管理方法創(chuàng)新，營造和諧內(nèi)控管理氛圍，提高內(nèi)部管理效率。第二，為內(nèi)控管理創(chuàng)造條件，為改革工

5、作方法創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)，確保內(nèi)控管理的有效進行，結(jié)合檔案資料信息保證內(nèi)控管理有效性5。第三，檔案作為宣傳教育核心內(nèi)容有助于推動各項工作深化，提高宣傳效果。1.3 有助于文書材料管理文書材料管理作為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理核心，加強文書資料管理也是單位重要內(nèi)容。經(jīng)過文書檔案有助于檔案材料的有效應用，提高內(nèi)部管理效果。同時，文字材料作為佐證條件下，要求文書檔案信息資源成為核心依據(jù)，有助于保證檔案資料精準性6。檔案管理在一定程度上為文書資料管理工作創(chuàng)造條件，保證檔案材料方便、精準，改善管理條件。2 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)勢信息技術(shù)是今后事業(yè)單位檔案管理流行性趨勢，并且信息技術(shù)的應用對單位檔案管理產(chǎn)生了較大影

6、響?，F(xiàn)階段，機關(guān)單位實現(xiàn)了數(shù)字化管理，檔案信息也發(fā)生了改變，從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式逐漸趨向信息化。這樣一來，當查閱某一檔案信息時就無需向傳統(tǒng)紙質(zhì)管理一樣翻看、逐一查找，直接在計算機上檢索，只需2-5s7。這一環(huán)境下，機關(guān)事業(yè)單位檔案部門主動結(jié)合信息管理，以數(shù)字、文檔、視頻形式制定完整的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。伴隨著信息技術(shù)的優(yōu)化與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用，基于檔案管理信息化條件下發(fā)展迅速。對此，單位應給予高度重視，推動單位內(nèi)部檔案管理信息深化，與時俱進從而提升管理效果。檔案管理方法的轉(zhuǎn)變有助于機關(guān)事業(yè)單位應對龐大的檔案資料、復雜的信息，提高了管理效果。同時，對于復雜的培訓資料、應聘資料、考核材料等加大檔案管理有

7、助于檔案長時間儲存。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案運輸困難、儲存要求嚴格8。因此，這對機關(guān)事業(yè)單位而言也是工作一大難題，而創(chuàng)新管理形式、信息化管理有效解決了這一問題使。從案卷級趨向文件級發(fā)展，管理體系趨于完善，同時拉近了各部門長之間的距離，便于檔案搜集，提升檔案利用率與管理效果。3 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作難點根據(jù)現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位檔案管理狀態(tài)看，信息化條件下對檔案管理造成沖擊，要求改變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式，創(chuàng)新管理方法，提高管理效率。單位想要完全實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新具有一定困難性，例如：管理人員專業(yè)水平、硬件設(shè)施、對檔案管理缺少重視等，成為檔案管理工作難點。3.1 檔案管理不到位伴隨著社會經(jīng)濟的進步與改革深化，機關(guān)事

8、業(yè)單位都將注意力集中于經(jīng)濟進步，重視工程建設(shè)及政策制度完善，將檔案管理拋之腦后，單位內(nèi)部缺少對檔案管理的統(tǒng)一培訓、專業(yè)水平提高，使得基層管理人員缺少對檔案管理的重視。加之，單位內(nèi)部缺少對檔案管理的重視，未將其作為單位年度管理任務，缺少檔案工作研究導致檔案管理得不到有效提高。3.2 管理人員綜合素養(yǎng)有待提高伴隨著科學技術(shù)的進步與信息化技術(shù)的應用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)落后現(xiàn)代檔案管理需求，引進先進技術(shù)成為當務之急。于是，各單位開始提高硬件技術(shù)、引進計算機系統(tǒng)采取信息化檔案管理，但是由于管理人員專業(yè)水平較低使得信息化檔案管理無法發(fā)揮有效作用。在實際檔案管理中，一些單位管理人員存在身兼多職現(xiàn)象，無

9、法集中精力投入檔案管理中，從而降低檔案管理工作效果9。此外，管理人員業(yè)務水平較低也會影響檔案管理質(zhì)量，計算機操作不靈活導致各類檔案資料信息收錄、歸類錯誤，反而給檔案管理帶來麻煩。3.3 硬件設(shè)施有待提高由于單位內(nèi)部缺少充足資金投入在檔案管理工作中，進而影響檔案管理工作展開。盡管有單位引進了管理系統(tǒng)并設(shè)置專門庫房，但在后續(xù)管理中缺少系統(tǒng)升級、維護等導致檔案更新與儲存落后現(xiàn)代企業(yè)管理要求。此外，也有單位在檔案儲存環(huán)境、衛(wèi)生建設(shè)上不到位，儲存環(huán)境陰暗、潮濕、消防設(shè)施不到位等導致檔案缺損、不完整。4 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理難點解決方法結(jié)合當前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理效果看，抓住檔案管理問題及困難點是事業(yè)單位

10、重要工作內(nèi)容。立足于管理方法創(chuàng)新、加大管理力度、完善管理環(huán)境，成為應對檔案管理困難的有效方法。鑒于此，筆者就機關(guān)事業(yè)單位檔案管理困難解決方法提出幾點建議。4.1 完善管理體制，加大管理力度檔案管理的有效開展基礎(chǔ)前提在于管理體制的完善，優(yōu)化管理責任。第一，機關(guān)事業(yè)單位加大檔案管理重視，完善管理體制，采取精細化管理，調(diào)動管理人員工作主動性。第二，全面落實管理制度，將檔案管理融入單位工作始終。為保證檔案管理的順利開展，單位內(nèi)部應加大監(jiān)督管理與管理力度。第三，重視管理創(chuàng)新，結(jié)合管理體制進行管理創(chuàng)新，改變管理形式從而創(chuàng)新管理方法，提高管理效果。4.2 引進先進技術(shù)，提高管理環(huán)境新形勢下，轉(zhuǎn)變管理方法應立

11、足于先進技術(shù)的應用，依托信息技術(shù)下展開檔案管理從而提高管理方法。對于機關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理主要目標是龐大的數(shù)據(jù)資料、職工個人信息管理，檔案管理任務繁重。因此，引進先進技術(shù)實現(xiàn)信息化管理有助于提高管理水平，提高檔案整理效率與儲存效果，并且節(jié)約較多人力、物力。首先，提高管理人員專業(yè)水平，單位內(nèi)部對管理人員系統(tǒng)培訓，提高專業(yè)理論知識與實踐操作能力，熟練操作計算機，適應信息化管理環(huán)境，提高檔案管理效果。在檔案培訓時注意結(jié)合現(xiàn)代檔案發(fā)展趨勢，秉承著“走出去，請進來”的原則培訓，便于檔案管理人員掌握檔案整理歸檔工作環(huán)節(jié)，了解檔案業(yè)務。此外，要求管理人員對單位內(nèi)部檔案數(shù)量、類型、數(shù)量等有一定掌握。其次，

12、引進先進技術(shù)，加大硬軟件系統(tǒng)投入與更新，也是信息化管理的基礎(chǔ)前提。最后，結(jié)合單位具體環(huán)境規(guī)范檔案管理，合理規(guī)劃全面推進檔案管理工作開展。4.3 重視管理服務質(zhì)量提升企業(yè)想要提高檔案管理效果，必須要重視檔案管理服務質(zhì)量，這也是實現(xiàn)檔案充分利用的根本。第一，創(chuàng)新管理意識，以服務為目標，提高檔案管理服務效果從而為檔案管理提供數(shù)據(jù)資料，全面發(fā)揮檔案管理價值影響。第二，重視檔案研發(fā)與利用率。重視檔案資料的歸檔整合，保證檔案資料完整。第三，檔案資源研發(fā)過程中注意利用檔案靈活運用，為基層單位內(nèi)部管理提供便利條件。因此，現(xiàn)代化背景下重視理念創(chuàng)新，提升檔案利用率，凸顯檔案管理的重要作用。5 結(jié)語綜合分析，機關(guān)事

13、業(yè)單位改革逐漸深化，檔案管理作為單位組成部分，怎樣創(chuàng)新管理方法、完善管理制度成為重要研究內(nèi)容。檔案管理時，管理人員專業(yè)水平、管理制度、管理流程是單位檔案管理難點，事業(yè)單位應立足于多方面、全過程，提升管理人員業(yè)務水平、健全管理制度。只有這樣，才能保證單位檔案管理有效性，提高管理質(zhì)量與服務效果。參考文獻1高春雷.財務共享模式在機關(guān)事業(yè)單位財務檔案管理中的應用j.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2018，（05）：70-71.2劉茂品.試論事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略j.農(nóng)家參謀，2018，（01）：213.3李冬梅.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理研究j.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017，（24）：78.4孫可.事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析j.黑龍江科學，2017，8（17）：114-115.5李昊城.淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理j.人才資源開發(fā)，2017，（16）