辦公設施管理制度

1、辦公設施管理制度 辦公設備日常管理制度 第一章 總則一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作 效率和使用壽命，特制定本制度。 二、適用范圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、復 印機、電話、傳真機、筆記本電腦等。 三、相關職責。 1、人力政專員，主要負責辦公設備的采購申請?zhí)峤?、采購、?管、配發(fā)、設備調換等事宜。 2、在總經(jīng)理批準的情況下，一些常用設備及耗材也可自行購買。 如打印紙、硒鼓、網(wǎng)線水晶頭等。 3、部門設專人負責辦公設備的使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。 第二章辦公設備日常管理一、辦公設備的申請和購買。 1、部門工作人員根據(jù)需要提出辦公設備的購買申請，制定采

2、購 計劃并填寫辦公設備需求單 ，報人力行政專員及部主管領導審批； 購買設備金額大于 200 元的還需報公司總經(jīng)理批準。 2、經(jīng)公司領導審批后由人力行政專員專人購買。 二、辦公設備的領用。 1、設備需求人員根據(jù)審批的辦公設備需求單到人力行政專 員處領取。 2、對領取的設備進行編號，以便盤點。 三、辦公設備的使用和保養(yǎng)。 1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規(guī)范操作使 用，由部門主管及人力行政專員負責監(jiān)督檢查。 2、公司各類設備的保養(yǎng)和維修。員工應參照規(guī)范，正確使用， 注重平時保養(yǎng)。 3、人力行政專員對部門內辦公設備運行、保養(yǎng)情況進行監(jiān)督檢 查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。四、

3、辦公設備維修管理 1、設備發(fā)生故障無法使用時，設備使用人應報人力行政專員并 協(xié)同技術人員處理；技術人員無法處理的，可報部門主管領導聯(lián)系供 應商統(tǒng)一報修。 2、在保修期內的設備，人力行政專員應聯(lián)系供應商進行維修； 保修期外的設備，按照最經(jīng)濟可行的報修方案進行維修，由人力行政 專員或指派專人負責送修并按照維修的真實情況，填寫設備維修單。 五、建立維修檔案 1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力行政專 員統(tǒng)一管理，主要包括設備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、 維修內容、維修費用、維修單位等。 2、人力行政專員應定期統(tǒng)計、匯總維修情況，針對各類故障產(chǎn) 生的原因提出預防與克服的措施，通報

4、并加以防范。 六、辦公設備使用監(jiān)督 1、人力行政專員負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。 2、人力行政專員對違規(guī)使用辦公設備人員有提請?zhí)幜P的權力。 七、辦公設備的盤點及賠償 1、人力行政專員負責對部門所有辦公設備進行分類，并建立辦 公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。 2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟 失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人承擔。 八、辦公設備的報廢處理 1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要認真審核， 確認不能再次利用后，經(jīng)人力行政專員、部門主管領導審批，報總經(jīng) 理簽字后方可作報廢處理。 2、對決定報廢的辦公設備，人力行政專員應做好

5、登記，在報廢 處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關事項。3、報廢品由人力行政專員集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。第三章、辦公設備分類管理一、電腦的使用管理1, 專人收管 (1) 每臺電腦指定專人上機,負責日常操作,非操作人員不得隨意使用. (2) 電腦使用人員設密碼管理,密碼屬公司機密,未經(jīng)批準不得向任何人泄露. 2, 電腦的操作規(guī)定 (1) 嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項,嚴禁使用電腦玩游戲. (2) 不得使用未經(jīng)病毒檢查的 u 盤,防止病毒入侵. (3) 嚴禁私自拷貝,泄露涉及公司有關機密的文件資料. 3, 病毒防護 (1) 未安裝殺毒軟件的電腦一律不得對于. (

6、2) 對于聯(lián)網(wǎng)的計算機,任何人在未經(jīng)批準的情況下,不得從網(wǎng)絡復制軟件或文檔. (3) 對于計算機軟件的安裝由使用部門自主決定. (4) 任何微機不得安裝游戲軟件. (5) 軟件使用前要確保無病毒. (6) 任何人未經(jīng)他人同意.不得使用他人私人電腦. 4, 硬件保護 (1) 未經(jīng)辦公室批準,任何人不得拆卸所使用的電腦設備. (2) 拆卸電腦設備時,必須采取防靜電措施. (3) 硬件維護后,必須將所有設備復原. (4) 各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養(yǎng)責任. (5) 各部門負責人必須采取必要措施,確保本部門的電腦以及配套設備始終處于整潔和良好的狀態(tài). (6) 對于關鍵的電

7、腦設備應配備必要的斷電,繼電設施以保護電源. 5, 電腦的保養(yǎng) (1) 保持電腦的清潔,嚴禁用手,銳物觸摸屏幕,使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關閉電 源. (2) 定期對電腦內的資料進行整理,做好備份并刪除不需要的文件,保證電腦運行的速 度和存儲,備份的光盤由部門保管二、電話的使用管理1, 電話由辦公室統(tǒng)一負責管理,各部門主管負責監(jiān)督并控制使用. 2, 每次通話以三分鐘為限,通話應簡潔扼要,以免耗時占線,浪費資金. 3, 長途電話的使用需經(jīng)部門主管的批準. 4, 禁止私事?lián)艽蜷L途電話 5、電話出現(xiàn)故障的及時報電話公司維修。 三、打印機、復印機的管理 1、為確保復印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。 2、打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。 3、禁止打印或復印私人資料。 四、傳真機使用管理 1、不得使用傳真?zhèn)魉蛡€人資料； 2、使用傳真?zhèn)魉蜋C密文件需經(jīng)領導批準。 3、每天下班后，傳真設置由自動接收改成手動接收，防止廣告?zhèn)?真造成的辦公資源浪費。 五、其他辦公設備的使用管理 1、專管專用，公司所有辦公設備都要指定專人管理，其他人員使 用必須經(jīng)設備負責人同意。 2、辦公設備要定期進行養(yǎng)護，以免老化影響使用。 3、辦公設備的使用人員要