高績(jī)效時(shí)間管理）

1、 高績(jī)效時(shí)間管理1個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)領(lǐng)悟它，但也許您將獲得10年時(shí)間的回報(bào)！也許您將花費(fèi) 時(shí)間是我們最有價(jià)值的資源。時(shí)間比金錢更有價(jià)值。我們必須妥善地運(yùn)用時(shí)間資本。我們?cè)谑郎系臅r(shí)間，就是我們?cè)谑郎系纳?。我們生命中最重要的意義，就是在生命中盡量利用時(shí)間。時(shí)間是寶貴的資產(chǎn)： 時(shí)間是絕對(duì)有限的資產(chǎn) 時(shí)間不能買賣 時(shí)間不能儲(chǔ)存或堆積 時(shí)間綿延不斷，而且一去不回 時(shí)間就是生命 時(shí)間就是金錢你生命中一小時(shí)的時(shí)間，對(duì)你有多少意義？時(shí)間的掌握，是主權(quán)在你還是別人？你是否像處理金錢一樣小心地利用你的時(shí)間？時(shí)間的過(guò)程，是“紀(jì)律”還是“自律”？我們有限的時(shí)間資產(chǎn)只能估計(jì)：就拿一個(gè)長(zhǎng)壽的人來(lái)說(shuō)中，也最多只有 200，0

2、00小時(shí)可以計(jì)劃利用，今天就開(kāi)始你余生的第一天!所有真正有成就的人，都有一個(gè)共同點(diǎn)：他們都曾經(jīng)坐下徹底地考慮過(guò)有關(guān)他們時(shí)間資本的使用方法。 若要完全發(fā)揮生命的意義，必須要有考慮周詳?shù)臅r(shí)間或生涯規(guī)劃作為后 盾：必須知道如何利用時(shí)間來(lái)達(dá)成個(gè)人與事業(yè)上的目標(biāo)。唯有如此，在完成日常工作與滿足個(gè)人發(fā)展之間，才可以建立直接的關(guān)系。 不靠風(fēng)向，是靠控帆才能抵達(dá)目的地。成功的時(shí)間管理指引你新的方法，如何： 在待辦事項(xiàng)及其優(yōu)先順序上得到更好的總體觀 得到更多的創(chuàng)造性空間(以主導(dǎo)代替反應(yīng)) 應(yīng)付、減小與回避壓力 蠃得更多的休閑時(shí)間，給家人、朋友及自己本身 專注并有系統(tǒng)地達(dá)成目標(biāo)，藉此賦予你的生命意義與方向把握時(shí)間

3、.把握時(shí)間工作，它是成功的代價(jià)。把握時(shí)間思考，它是力量的源泉。把握時(shí)間玩樂(lè)，它是年輕的秘訣。把握時(shí)間讀書，它是智慧的基石。把握時(shí)間交友，它是幸福的大門。把握時(shí)間夢(mèng)想，它是摘星的路徑。把握時(shí)間去愛(ài)，它是生命的真諦。把握時(shí)間歡笑，它是靈魂的樂(lè)章。典型浪費(fèi)時(shí)間的15種因素1、電話騷擾2、不速之客3、會(huì)而不議4、突發(fā)事件5、缺乏目標(biāo)期限與先后次序6、凌亂的辦公桌與個(gè)人無(wú)組織7、繁文縟節(jié)8、低估所需的時(shí)間9、在同一時(shí)間處理太多的工作10、 權(quán)責(zé)不分11、 資訊不足與拖延12、 猶豫不決13、 溝通不足14、 過(guò)分承諾15、 疲勞時(shí)間浪費(fèi)的12種因素1、缺乏適當(dāng)?shù)挠?jì)劃，使工作人員在換機(jī)種時(shí)產(chǎn)生等待或停工待

4、料2、基層干部未能徹底了解其所接受之命令與指示3、缺乏對(duì)全天工作內(nèi)容之認(rèn)識(shí)4、未確實(shí)督導(dǎo)工具材料、小裝置等應(yīng)放置于一定之處所5、不應(yīng)加班的工作造成加班6、未檢視每一工作是否供給合適的工具與裝備7、保有太多冗員或需要的人員不足8、縱容班員養(yǎng)成聊天，撤離工作崗位浪費(fèi)時(shí)間之壞習(xí)慣9、未要求班員準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始工作，松于監(jiān)督10、 拙于填寫報(bào)告及各種申請(qǐng)表格11、 放任班員故意逃避他們能做的工作12、 遲交報(bào)告三種時(shí)間管理模式三種時(shí)間管理的有效模式是：(1) 秘訣的技巧(know how)熟練重要的技巧而使您在工作上更有效率(2) 例行的技巧(Routines)以標(biāo)準(zhǔn)、良好的流程來(lái)改進(jìn)時(shí)間的運(yùn)用方法(3) 控

5、制的技巧(control)用有效的方法來(lái)控制精神散漫及一些浪費(fèi)時(shí)間的狀況如果你能不斷實(shí)行上述上三種時(shí)間管理模式，必可逐步改善時(shí)間。下面對(duì)上述三種模式，做更仔細(xì)的介紹： (1) 秘訣(know how):1、 回想你以前知道的好方法：A、 保存的組織檔案B、 記住經(jīng)常用的資料C、 知道自己手中資料的種類D、 知道自已公司里誰(shuí)是熟手2、 收集新資料的方法：A、 練習(xí)敏銳的觀察B、 耐心地聽(tīng)不被打擾C、 閱讀有關(guān)職務(wù)上的刊物當(dāng)有人表現(xiàn)出困難狀況時(shí)，練習(xí)去深入情況 3、 分析問(wèn)題的方法：A、 分析問(wèn)題的起因、徵兆B、 去明白問(wèn)題讓別人也可以徹底明了C、 明確選擇問(wèn)題，讓別人也能深思問(wèn)題D、 以最少的負(fù)

6、面反應(yīng)去做決定以產(chǎn)生最佳的結(jié)果 4、 交互運(yùn)用的技巧：A、 表達(dá)您自己，使別人不誤解您B、 協(xié)助伙伴，互助合作C、 主動(dòng)鼓勵(lì)并回饋每一個(gè)人D、 所在決定之事，均應(yīng)建立追蹤、執(zhí)行考核(2) 例行之事1、 重要的工作先做A、 每天早上必須將待辦事項(xiàng)列出B、 標(biāo)出每一件事的優(yōu)先順序C、 首先完成最重要級(jí)的事D、 訂出每月的工作目標(biāo)，并努力完成2、 計(jì)劃最重要的工作A、 預(yù)先計(jì)算完成一件工作，需要多少時(shí)間B、 將預(yù)定表中相關(guān)活動(dòng)歸類在一起，一并處理3、 運(yùn)用一種制度A、 盡可能將工作分配出去給許多人完成B、 假如無(wú)法將所有工作分配出去，就分配一部分C、 訂下標(biāo)準(zhǔn)流程，并不斷追蹤執(zhí)行成效D、 以最大的效

7、率完成例行之事4、 支配的技巧A、 以特別之時(shí)間來(lái)進(jìn)行主要工作B、 “處理每日的公文”應(yīng)列為最重要級(jí)的工作C、 每一星期做一次列在明細(xì)表中較不重要的事(3) 控制(Control)A、持續(xù)性對(duì)自己有莫大益處：當(dāng)事情做完時(shí)，我將給自己一具獎(jiǎng)勵(lì)B、運(yùn)用延遲策略針對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的人：讓我完成手上的事，再幫你。C、很平衡的處理事情：評(píng)估一個(gè)工作是否可以在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成當(dāng)您遵守時(shí)間日志時(shí)，將你分心及浪費(fèi)時(shí)間 的事件記錄下來(lái)，當(dāng)您看到經(jīng)常分心的理由與浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象為何時(shí)，即可針對(duì)浪費(fèi)狀況加以改善。 對(duì)任務(wù)優(yōu)先順序的排列原則 杜絕時(shí)間浪費(fèi)的根源 明了、熟稔自己的工作任務(wù) 任務(wù)目標(biāo)訂定的SMART原則 重要程度與

8、急迫程度的交叉分析 靈活應(yīng)用柏拉圖原理(20/80定律：20%的工作努力可以換得80%的工作績(jī)效) 效率(efficency)與效果(effetiveness)并重分析你的時(shí)間運(yùn)用 每天的工作排定得是否恰當(dāng)？ 每一項(xiàng)工作所花費(fèi)的時(shí)間是否過(guò)多或過(guò)少？ 某項(xiàng)工作是否應(yīng)該在此時(shí)此刻由我來(lái)做，可否授權(quán)他人完成？ 可否從工作記當(dāng)中剔除不屬于我或不重要的工作？ 可否透過(guò)工作時(shí)間的重新安排，更有效地做更多和更重要的工作？設(shè)定優(yōu)先順序的優(yōu)點(diǎn)將任務(wù)依重要次序排序，確保你 首先只作重要或必須的任務(wù) 必要時(shí)，也可依緊急程度處理 每次只專注在一件事務(wù)上 在既定的時(shí)間內(nèi)，更有效地處理事情 在某些狀況下，依然圓滿地達(dá)成既

9、定目標(biāo) 將所有可以由他人處理之事，授權(quán)出去 在計(jì)劃周期結(jié)束時(shí)(如：一個(gè)工作天)，至少解決了最重要的事情對(duì)于與你或個(gè)人能力考評(píng)有關(guān)的任務(wù)不會(huì)置之不理 (80：20-規(guī)則 pareto-原則)可是現(xiàn)在應(yīng)該從何處著手？許多人沒(méi)有把時(shí)間與精力集中在較少但極重要的事情上，而把他們大部份的時(shí)間花在處理較多卻次要的問(wèn)題及任務(wù)上。經(jīng)常 正確運(yùn)用百分之二十的時(shí)間與精力就可以產(chǎn)生百分之八十的效果：20%的顧客或物品帶來(lái)80%的營(yíng)業(yè)額20%的生產(chǎn)缺陷造成80%的廢品20%的報(bào)紙篇幅包含80%的新聞20%的會(huì)議時(shí)間作成80%的決議20%的案頭工作可有80%的工作成果：這80：20規(guī)則的關(guān)系，第一次在19世紀(jì)中，由意大

10、利經(jīng)濟(jì)學(xué)家Vilfredo Pareto提出。Pareto由不得統(tǒng)計(jì)研究發(fā)現(xiàn)，百分之二十的人口擁有百分之八十的國(guó)家財(cái)富。這個(gè)稱為PARETO-原則的事實(shí)，也可適用于人生的其它方面。在職業(yè)及個(gè)人的生活中，可根據(jù)此20：80就因果關(guān)系，就設(shè)定目標(biāo)，擬定計(jì)劃及達(dá)成目標(biāo)的行動(dòng)間，選出并執(zhí)行最優(yōu)先的事項(xiàng)SMART 原則S： specific 具體的M： measurable 可量化的A： attainable 可達(dá)成的R： relevant 有相關(guān)的T： time 有時(shí)間性的重要度與迫切度的分析成功的企業(yè)經(jīng)營(yíng)，只有在制定了清晰明確的目標(biāo)是成效稽核之下才有作用，目標(biāo)是對(duì)每位參與者的挑戰(zhàn)，進(jìn)而激勵(lì)行動(dòng)，知道

11、何去何從，目標(biāo)也同時(shí)是評(píng)估能力的標(biāo)準(zhǔn)，以由設(shè)定目標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)(目標(biāo)管理與盛行的企業(yè)及同事領(lǐng)導(dǎo)法的合作理論一樣有效)。成功的人物也同樣有明確的目標(biāo)，若要完全發(fā)揮生命的意義，必須要有考慮周詳?shù)纳囊?guī)劃為后盾，換句話說(shuō)，也就是：機(jī)意追求個(gè)人明確的與事業(yè)上的目標(biāo)。唯有如此在今天的任務(wù)及行動(dòng)與明天的成就與滿足感之間，才可以建立起直接關(guān)系。只有那些定義過(guò)他自已目標(biāo)的人，才能在忙碌的日常生活與繁重的工作壓力下保持總體觀，并設(shè)定正確的優(yōu)先順序，知道如何有效的運(yùn)用他的能力，迅速又有效的達(dá)成原望，這些在職業(yè)、家庭及休閑生活中都一樣唯有清晰的目標(biāo)，并追求有它，出就能將他的潛能在實(shí)際行動(dòng)發(fā)揮出來(lái)(自我鼓勵(lì)與自我規(guī)律)。目

12、標(biāo)有助于將力量匯聚在真正的重點(diǎn)上，問(wèn)題不在于你做什么事，而在你為什么做那些事情，設(shè)定目標(biāo)是時(shí)間管理結(jié)果成功的先決條件與秘訣。時(shí)間管理小秘訣1、重新組合想想哪些事情是你生活上并不需要的，而不是你能做得越多越好，重新組合你所有的活動(dòng)，如果那些活動(dòng)對(duì)你的生活或事業(yè)有所幫助則保留，如果沒(méi)有幫助就盡可能剔除掉2、了解自已了解自己的生理時(shí)鐘，每個(gè)人的生理時(shí)鐘并不一致，要確認(rèn)自已的巔峰時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間安排最困難的事情處理3、不要太忙不要把自己的每一分鐘排得滿滿的，一個(gè)工作接著另一個(gè)工作，這樣會(huì)使你充滿緊張，降低自己的工作效率。4、不慌不忙穩(wěn)下來(lái)，不要急著把事情趕完，隨時(shí)問(wèn)自己“為什么要這么趕呢？如果沒(méi)有這么

13、趕，我會(huì)怎樣？”了解“必要急”和“沒(méi)耐性”的 差異。5、隨時(shí)調(diào)整當(dāng)加入一個(gè)新活動(dòng)時(shí)，就刪掉一個(gè)舊活動(dòng) 配合身心體能的時(shí)間管理1、早點(diǎn)開(kāi)始2、訂出期限，如期完成3、逃脫電話的陷阱4、在“巔峰時(shí)間”處理最難的工作5、吃飯時(shí)間不是一成不變的6、養(yǎng)成隨時(shí)攜帶紙筆的習(xí)慣7、培養(yǎng)傾聽(tīng)別人說(shuō)話的技朮8、找出更快的方法9、控制壓力焦慮10、 配合生理時(shí)鐘11、 遇瓶頸時(shí)不要坐困危城，先嘗試起步12、 保持開(kāi)放的心靈13、 在工作時(shí)間工作14、 K-I-S-S原則15、 避免桌上亂七八糟16、 找個(gè)葳身的地方，專心工作17、 分派工作，監(jiān)督完成18、果決19、你不需要“十全十美”20、控制文件的叢林（paper

14、 Jungle）21、打破莫非定律（Murphys Law）22、反省你對(duì)時(shí)間管理態(tài)度生涯規(guī)劃與邁向美好前程工作團(tuán)隊(duì)與精致化調(diào)配一、時(shí)間資源調(diào)配的觀念1、求快效率2、求多效能3、求精調(diào)配4、最適化（Optimization）二、整體利潤(rùn)最大的觀念三、時(shí)間調(diào)配要領(lǐng)1、優(yōu)先性大小區(qū)分原理2、邊緣性擠壓抽空原理3、協(xié)商性整體獲利原理4、調(diào)適性動(dòng)靜互補(bǔ)原理5、分階性標(biāo)的組合原理6、雙用性零碎運(yùn)用原理藉工具改善的時(shí)間管理技巧改善工具以提高時(shí)間效率1、該做的事列表2、易忘的事及構(gòu)想Memo條3、交辦事便紙條4、辦公桌空間安排雜物盒5、省去記憶的精力常用電話分類卡6、以免影響排隊(duì)復(fù)寫紙7、存留現(xiàn)場(chǎng)訊息隨身筆

15、記本8、勾出要點(diǎn)紅藍(lán)黑三色筆9、公文存檔套夾10、 記錄操作問(wèn)題工作日記本11、 派工精確印好表格12、 以免疲倦低桌高檔案柜13、 不離開(kāi)辦公室公桌開(kāi)會(huì)小圓椅群14、 例行溝通報(bào)告的數(shù)字小面板15、 其它：鈴、熱水器、電腦以合理化流程處理運(yùn)作有關(guān)的事宜一、日記本（Log book）二、定時(shí)查核（如警察崗及麥當(dāng)勞而廁所簽字記錄）三、制度法規(guī)必須輔以行政呈報(bào)（*公司宿估案例）四、流程制度在運(yùn)作時(shí)要能變通（年后人事招募案例）五、如何建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程（投影片）心智洗滌法一、“中樞神經(jīng)的活化”主導(dǎo)全身的功能1、超感意志力2、凝氣提精神3、幻想新鮮感二、記錄回饋法工作日志1、建檔功能2、督導(dǎo)功能3、記錄

16、功能4、查核功能5、報(bào)告功能6、分析功能一、差別要求法二、團(tuán)體創(chuàng)意法1、BS法2、接力卡法3、CBS法4、入出法三、閱讀法解決瓶頸的方法瓶頸可分為四類：1、變動(dòng)機(jī)率性（Variation）:未來(lái)情況無(wú)法掌控，且我方資源有限。注：現(xiàn)代化管理中以系統(tǒng)模擬來(lái)解決這方面的問(wèn)題2、時(shí)間緊迫性（Timing）:時(shí)間上限制得很嚴(yán)，或二部分組合銜接的時(shí)間很短。注：現(xiàn)代化管理中以精準(zhǔn)時(shí)間法中的計(jì)劃評(píng)核朮來(lái)解決這方面的問(wèn)題3、人力不足性（Manpower）:面對(duì)工作量增大時(shí)，沒(méi)有足夠的人力充當(dāng)人力應(yīng)付注：現(xiàn)代化管理中以前鋒及幕僚的彈性運(yùn)用，全方案工作職責(zé)，工作補(bǔ)位來(lái)解決這方面的問(wèn)題4、問(wèn)題沖突性（Unexpect

17、ation）:產(chǎn)生一些相當(dāng)大的問(wèn)題或非五一般性的工作任務(wù)。注：現(xiàn)代化管理中以工作團(tuán)隊(duì)及專案管理來(lái)解決這方面的問(wèn)題應(yīng)付超繁重工作技巧STEP1目標(biāo)內(nèi)化：體認(rèn)、了解并消化工作目標(biāo)STEP2工作時(shí)序：每一階段訂定工作間量，并確認(rèn)完成點(diǎn)STEP3人力調(diào)配：評(píng)估內(nèi)部可用人力，并配合完成工作的時(shí)間分點(diǎn)，做最適化調(diào)配STEP4督導(dǎo)并用：由上而下的有壓力式樣“監(jiān)督”方式輔以橫切入的“輔導(dǎo)”方式STEP5人性管理：將執(zhí)行方案看成產(chǎn)品以行銷手法逐步推介經(jīng)客戶（使屬下接受且努力執(zhí)行）STEP6肯定員工：以各種激勵(lì)方式，建立員工自信，以積極工作態(tài)度去努力STEP7管制稽核：工作進(jìn)行過(guò)程中即應(yīng)以各種行政稽核手法強(qiáng)化管制力STEP8綜合運(yùn)用工作推動(dòng)的有效執(zhí)行技巧1、月、周、日工作計(jì)劃