圖書館卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理探究

1、圖書館卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理探讀者信息檔案是圖書館特有的一種信息來源，是圖 書館開展讀者服務(wù)工作的依據(jù)。但目前讀者信息檔案管理模 式并不理想，其信息大都來自流通記錄、讀者座談會、問卷 調(diào)查，零散且流于形式，給圖書館管理與讀者服務(wù)工作帶來 極大不便。因此，探索與建立一個科學合理、操作簡便的讀 者信息檔案管理模式，對于全面做好讀者服務(wù)工作、樹立以 人為本的服務(wù)理念具有重要的現(xiàn)實意義。1卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理的必要性卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是指圖書館按照本館 實有讀者數(shù)（包括持證讀者與臨時讀者）建立專業(yè)的讀者信 息數(shù)據(jù)庫，按照設(shè)定的具有固定格式的數(shù)字卡片填寫讀者信 息。對讀者實行一人

2、一卡，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)完成對讀者信息 檔案進行錄入、查詢、統(tǒng)計、匯總、計算等功能需求，實現(xiàn) 讀者信息檔案管理系統(tǒng)化和數(shù)字化目標，構(gòu)建對讀者信息方 便、快捷、準確的動態(tài)管理模式，提高圖書館服務(wù)能力和管 理水平。1.1卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是圖書館自身發(fā) 展的需要。謀求自身發(fā)展是圖書館的天職，而圖書館的可持 續(xù)發(fā)展在于被社會所需要，被讀者所認可。這就需要圖書館 更為深入地了解每一位讀者顯性或隱性的個性化需求。而讀 者信息檔案無疑是圖書館了解讀者、走近讀者、研究讀者的 最佳途徑。1.2卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是滿足讀者個性 化需求的需要。隨著時代的發(fā)展，社會的進步，個體對知識 的需求日益呈現(xiàn)

3、出多元化、多樣化、多層次化的特點。圖書 館為滿足讀者的這種需求特點，就要利用自身的專業(yè)技術(shù)優(yōu) 勢與資源優(yōu)勢，對各類信息進行專業(yè)化加工與整理，有針對 性地推介給讀者，變"人找知識”為“知識找人”，變被動 服務(wù)為主動服務(wù)，使讀者在最短的時間獲取足夠量的信息。1.3卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是圖書館資源建 設(shè)的需要。隨著數(shù)字化服務(wù)的發(fā)展，圖書館的資源結(jié)構(gòu)與館 藏建設(shè)方向也處于不斷的發(fā)展變化之中。為順應(yīng)這一變化， 圖書館就要進行針對性的調(diào)查研究，了解讀者的信息需求及 特點，制定符合讀者需求的圖書館藏書發(fā)展規(guī)劃，合理確定 紙質(zhì)書刊與數(shù)字資源的館藏比例，以及各種學科、各類信息 載體的經(jīng)費比例。

4、對讀者群的群體檔案研究，能幫助圖書館 在資源建設(shè)方面獲得更大的精確性和有效性。2.卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理的可行性2. 1免費開放資金的投入給予了經(jīng)費保障。2011年1月 26日，財政部、文化部聯(lián)合下發(fā)關(guān)于推進全國美術(shù)館、公 共圖書館、文化館（站）免費開放工作的意見，同年底， 全國公共圖書館全部免費開放。地市級圖書館、文化館的補 助標準是50萬元，縣級圖書館、文化館的補助標準是20萬 元，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站補助標準是5萬元。全國公共圖書館免 費開放的實施，專項資金的有效投入，緩解了圖書館經(jīng)費不 足，為圖書館成立專門的檔案管理部門提供了資金保障。2.2高學歷人才的引進滿足了專業(yè)人員需求。受編制的

5、 制約，長期以來公共圖書館機構(gòu)簡單，人員偏少，身兼數(shù)職 的現(xiàn)象很普遍，嚴重制約了圖書館事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨 著人事改革的不斷深入，各地各部門陸續(xù)啟動了高學歷人才 引進計劃，圖書館作為公益性事業(yè)單位也受益匪淺。引進高 學歷人才專業(yè)技能熟練、創(chuàng)新意識強、年輕有朝氣，且不受 編制限制，為圖書館檔案管理部門的設(shè)置提供了有力的人才 保障。2.3圖書館專業(yè)技術(shù)人員提供了技術(shù)支持。北京大學吳 慰慈教授在圖書館學概論一書中指出，圖書館學與檔案 學是直接關(guān)聯(lián)的學科，具有同族關(guān)系，它們都是研究與文獻 信息管理和利用相關(guān)的工作的學科。特別是在文獻采選、分 編、典藏與流通、檢索和利用等方面，具有很大的相似性。 由此

6、可見，圖書館在讀者信息檔案管理方面具有天然的專業(yè) 技術(shù)優(yōu)勢。3卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理模式構(gòu)建3.1卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理應(yīng)遵循的原則3.1.1集中與分散相結(jié)合。成立讀者信息檔案管理中心 （以下簡稱'管理中心”），設(shè)立專職檔案管理員，對讀者 信息檔案進行集中統(tǒng)一管理，同時還兼顧借閱證的辦理與退 證工作。由于服務(wù)窗口與讀者的零距離接觸，所以對讀者信 息需求更為了解，可考慮服務(wù)窗口由一名館員兼職讀者信息 檔案工作。3. 1.2數(shù)字與紙質(zhì)相結(jié)合。數(shù)字化檔案為開展檔案信息 服務(wù)工作提供了良好的條件，可以一站式實現(xiàn)讀者信息的查 閱、復(fù)制和下載等。紙質(zhì)檔案在使用、整理等方面雖然相對 繁瑣

7、，但穩(wěn)定、不易破壞和誤刪的優(yōu)勢是數(shù)字化無法比擬的。 我們要堅持數(shù)字為主，紙質(zhì)為輔，數(shù)字與紙質(zhì)相結(jié)合的原則。3. 1. 3重點與普通相結(jié)合。讀者的個人偏好、閱讀習慣、 閱讀需求等因人而異，臨時讀者與長期讀者的閱讀需求也是 不盡相同，因此圖書館應(yīng)區(qū)別對待、分類管理。圖書館可以 根據(jù)讀者的到館次數(shù)、借閱記錄、持證時間等因素，將讀者 劃分為普通讀者和重點讀者。對重點讀者實施重點管理與服 務(wù)的同時，不放松對普通讀者的管理。3.2設(shè)計讀者信息檔案管理卡片3. 2. 1讀者信息檔案管理卡片格式。讀者信息檔案管理 卡片要全面地反映每一位讀者信息，包括讀者的基本信息、 興趣、愛好以及特殊需求等，卡片的基本格式為

8、：3. 2.2讀者信息檔案管理卡片說明：(1)卡片中表頭項目。編號是所有到館讀者填寫本卡時的 序列號，包括持證讀者和臨時讀者。臨時讀者編號用“l(fā)” 開頭，位數(shù)可根據(jù)讀者數(shù)量情況自定。例如：l000001,則 表示本館的第一位臨時讀者的信息卡片。同理，持證讀者的 編號則為c000001,表示本館的第一位持證讀者的信息卡片; 讀者證號：按照實際讀者證編號填寫；狀態(tài)：持證或是退證?？ㄆ斜砀駜?nèi)項目押金：金額欄根據(jù)所收押金情況如實填寫，此卡片也兼 有讀者押金明細活頁張的作用；未交原因：填寫由誰負責免交及為什么免交。退證原因: 這一項的填寫尤為重要，它是分析圖書館工作到位與否的重 要指標。在讀者辦理退證

9、時，經(jīng)辦人員有責任認真了解其退 證的真正原因，并根據(jù)其退證原因即時拿出處理辦法。 利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛好、習慣、特殊需 求等，則是圖書館個性化服務(wù)的需要，需檔案管理員指導(dǎo)讀 者認真填寫。3.3讀者信息檔案數(shù)字化管理流程3. 3. 1成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理 中心設(shè)在圖書館人流交匯的大廳，既負責讀者信息檔案的管 理，又負責讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設(shè)檔案 管理員，負責讀者閱讀需求信息的更新與維護工作。3. 3.2建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。指派或聘請專業(yè)人員 建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫管理員主要負責讀者信 息檔案管理卡片的上傳、更新或注銷等工作。設(shè)計友

10、好的讀者信息檔案界面。主頁面分為新增讀者、 更新讀者、重點讀者、退證讀者四大模塊。系統(tǒng)中諸如錄入、 查詢、統(tǒng)計、匯總等功能應(yīng)完備、易操作，以保證讀者信息 的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以 免因管理不善造成侵權(quán)，引起不必要的糾紛。3. 3.3卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理流程辦證讀者首先到管理中心填寫讀者信息檔案管理卡 片一一檔案管理員據(jù)此進行數(shù)字化錄入一一通過后臺管理 平臺上傳到數(shù)據(jù)庫一一具有審核資格的管理員對其進行審 核與發(fā)布一一數(shù)據(jù)庫主頁面根據(jù)上傳時間的先后順序按照 讀者證編號對其依次顯示一一擁有權(quán)限的每一位成員都可 以通過主頁面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化一一

11、打印讀者信息檔案管理卡片、開具收據(jù)收取押金、復(fù)印 該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。日常工作 中，讀者可隨時在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服 務(wù)需求，然后由檔案管理員對其進行更新，并將其移至'更 新讀者”模塊。讀者退證時，須出示與辦證時留存一致的 身份證原件。退證手續(xù)辦理完畢，該讀者信息檔案管理卡 片移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號”整理裝訂 紙質(zhì)的“退證”讀者信息檔案卡并長期存檔。定期進行數(shù) 據(jù)庫的維護與備份，確保數(shù)據(jù)的安全完整與穩(wěn)定。定期根 據(jù)讀者的閱讀量、到館次數(shù)、持證時間等指標確定本館的重 點讀者，為他們提供專題服務(wù)或定題服務(wù)。每年終了，檔 案管理中心對讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進行統(tǒng) 計分析，出具本館資源建設(shè)與服務(wù)意見，為館領(lǐng)導(dǎo)提供決策 參考。4結(jié)語：讀者信息檔案的科學管理，是圖書館以人為本的具體體 現(xiàn)，是讀者服務(wù)工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔 案的數(shù)字化管理