時(shí)間管理培訓(xùn)課件PPT課件

1、目前的狀態(tài)目前的狀態(tài)工作沒有計(jì)劃，每天靠慣性進(jìn)行日常安排。像無頭蒼蠅一樣工作，沒有方向感。因事情太多而使自己手忙腳亂，導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出。每天列了一大堆計(jì)劃，晚上回顧時(shí)，發(fā)現(xiàn)忙的都是一些瑣碎的事情，重要工作卻沒完成。經(jīng)常加班，身體和心理處于一種透支的狀態(tài)。第1頁/共27頁忙忙盲盲茫茫第2頁/共27頁時(shí)間管理是自我管理時(shí)間管理是自我管理管理自己改變個(gè)人工作習(xí)慣做時(shí)間的主人，要么被時(shí)間管理“我沒有時(shí)間”，其實(shí)只是一個(gè)借口更快樂的工作更快樂的工作 更智慧的工作更智慧的工作第3頁/共27頁影響時(shí)間效率的因素影響時(shí)間效率的因素時(shí)間殺手時(shí)間殺手 電話 會議冗長 不速之客打擾 辦事拖拉 信息溝通不足 資源不足、找

2、資料 與人漫談、聊天 欠缺周詳計(jì)劃 不分輕重緩急 過分專注細(xì)節(jié) 不能自我約束 不懂說“不” 憑記憶辦事、善忘 不敢決定、等指示 負(fù)責(zé)人員“遲到” 猶豫不決人的精力就像桶的容量人的精力就像桶的容量一樣是有限的一樣是有限的第4頁/共27頁時(shí)間失控的原因時(shí)間失控的原因1 .1 .缺乏計(jì)劃缺乏計(jì)劃 BI身負(fù)重任，很多時(shí)候都會同時(shí)有多項(xiàng)任務(wù)須要完成，而這些任務(wù)又各有不同的困難和完成期限，BI惟有見步行步，而不能事先全盤計(jì)劃如何完成各項(xiàng)任務(wù)，漸漸發(fā)現(xiàn)時(shí)不予我，其中一二項(xiàng)的時(shí)限迫在眉睫，於是匆忙放下手上的工作，去完成緊急工作，這種處理方法虛耗時(shí)間。第5頁/共27頁2 . 2 . 缺乏組織缺乏組織 BI很多工

3、作須要與其他部門配合，假如在需求商務(wù)/客服配合工作前沒有與他們?nèi)〉媚?，相互間信息溝通不足，則在執(zhí)行工作上可能會遇到阻礙，或彼此產(chǎn)生誤會，而導(dǎo)致無法完成工作等情況，所用資料雜亂無章，須花更多時(shí)間去處理。第6頁/共27頁3 .3 .缺乏控制缺乏控制 每項(xiàng)任務(wù)都有完成的時(shí)限和要求的標(biāo)準(zhǔn)，若BI在接到工作任務(wù)后，沒有及時(shí)跟進(jìn)進(jìn)度及成效，很可能在限期完結(jié)前才發(fā)現(xiàn)限期將至，導(dǎo)致要急匆匆處理，甚至容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在工作完成后，須要從頭再做，平白浪費(fèi)不少時(shí)間。 面對同事的請求，在自己沒有時(shí)間和精力完成其事項(xiàng)時(shí)，不會委婉適當(dāng)說“不”。第7頁/共27頁4 4 . .缺乏進(jìn)取意識缺乏進(jìn)取意識 個(gè)人態(tài)度消極，不夠積極

4、進(jìn)??； 做事拖拉，找借口不干好工作； 唏噓不已，喜歡做白日夢； 工作中和人閑聊。第8頁/共27頁每天都計(jì)劃并寫下當(dāng)天要做的事情。對現(xiàn)時(shí)如何使用時(shí)間有清楚的了解。按目標(biāo)去計(jì)劃如何使用時(shí)間。為自己手頭的工作找生趣。對自己的工作感興趣。找些時(shí)間去定立目標(biāo)，不要每天都把自己弄得忙得喘不過氣來。一、做好規(guī)劃一、做好規(guī)劃時(shí)間管理的時(shí)間管理的6 6大方法大方法第9頁/共27頁 Specific 目標(biāo)要具體 Measurable 目標(biāo)必須是可衡量的 Attainable 目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的 Relevant 目標(biāo)是切合實(shí)際的 Trackable（Time bound ）可跟進(jìn)，要設(shè)定時(shí)間表設(shè)定規(guī)劃目標(biāo)的設(shè)定規(guī)劃

5、目標(biāo)的SMARTSMART原則原則凡事預(yù)則立凡事預(yù)則立 不預(yù)則廢不預(yù)則廢第10頁/共27頁要事第一。知道每件工作的輕重緩急。將每天的工作依輕重緩急來分類。在明知沒有時(shí)間去承擔(dān)更多工作時(shí)，學(xué)會拒絕新的工作。技巧處理，不要因?yàn)榍槊娑饝?yīng)承擔(dān)更多不能承擔(dān)的工作。依問題的輕重緩急馬上下手去處理，不要堆積。懂得授權(quán)，要假手于人，不是事事都要親力親為。二二、分清輕重緩急、分清輕重緩急第11頁/共27頁四象限原則價(jià)值矩陣第12頁/共27頁合理的時(shí)間配置合理的時(shí)間配置第13頁/共27頁清除那些在工作環(huán)境中使人不能集中精力工作的東西。把工作上需要的東西放在方便取用的地方。用日記簿安排每日的時(shí)間。確保工作地方一切

6、東西都運(yùn)作正常，使工作能順利進(jìn)行。為每樣?xùn)|西找個(gè)“家”。將需要的資料放好，以免費(fèi)時(shí)失事。將文件歸檔，不要堆滿桌面。盡量集中在一個(gè)地方工作。三、組織得當(dāng)三、組織得當(dāng)?shù)?4頁/共27頁剔、合、排、簡剔、合、排、簡剔剔剔除剔除 運(yùn)用4W1H查問法，試試哪些可以剔除： o WHY為何做？不做可以嗎？ o WHAT做什么？不這樣做可以嗎？ o WHERE在那里做？一定要在這個(gè)部門做嗎？ o WHEN 何時(shí)做？換個(gè)時(shí)間可以嗎？ o HOW如何做？變通辦法做可以嗎？ 合合合并合并 流程內(nèi)的各項(xiàng)手續(xù)，試一試哪些可以合并 排排排排重重 經(jīng)過剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排 簡簡簡化簡化 經(jīng)過剔、合、排之后，

7、是否最簡？能不能再簡化，以達(dá)到最好的效果。 第15頁/共27頁做個(gè)“人民幣”式的人物。做好自己該做的事，幫助同事做有助于自己工作完成的事。善于溝通，樂于溝通。發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，與他人一起工作。學(xué)習(xí)同事省時(shí)的好辦法。善于在“工作鏈”中忙里偷閑。四、與人共事四、與人共事第16頁/共27頁有效溝通有效溝通你你的客戶你的同事你的領(lǐng)導(dǎo)你的家庭其他第17頁/共27頁專心工作，作出各種安排去減少騷擾；盡量多用更有效的方法溝通而少用文書；懂得婉拒不速之客；善用電話；減少身旁無聊的人，全心投入工作；減少冗長而沒有價(jià)值的會議；懂得授權(quán)，不要只靠自己處理積壓的工作。五、避免荒廢時(shí)間五、避免荒廢時(shí)間第18頁/共27頁面對

8、艱難的工作時(shí)，馬上著手處理，不要找借口拖延；爭取第一時(shí)間完成手上的工作，不要?jiǎng)e人多次催促；把艱巨的問題優(yōu)先在清早處理； 把困難的工作優(yōu)先辦妥；面對艱難工作時(shí)要提起精神，控制自己的情緒，不要厭倦、緊張和不安；馬上行動，不要說“不知從何入手”而延遲開展工作；積極面對，不要因?yàn)楣ぷ骼щy而遲遲不展開工作；六、與拖延決戰(zhàn)六、與拖延決戰(zhàn)第19頁/共27頁什么是拖延什么是拖延第20頁/共27頁十大時(shí)間節(jié)約十大時(shí)間節(jié)約1. 1.有用的東西定位放置有用的東西定位放置; ;2. 2.帶著建議開會帶著任務(wù)離開帶著建議開會帶著任務(wù)離開; ;3. 3.每個(gè)電話都當(dāng)做一個(gè)國際長途每個(gè)電話都當(dāng)做一個(gè)國際長途; ;4. 4.把自己的計(jì)劃當(dāng)成老板的計(jì)劃把自己的計(jì)劃當(dāng)成老板的計(jì)劃; ;5. 5.當(dāng)天的事情當(dāng)天完成當(dāng)天的事情當(dāng)天完成; ;第21頁/共27頁6. 6.丟棄無用的東西要快狠丟棄無用的東西要快狠; ;7. 7.事后處理不如事前預(yù)防事后處理不如事前預(yù)防; ;8. 8.通過別人把自己的事情做好通過別人把自己的事情做好; ;9. 9.萬事以最小的投入達(dá)到效果萬事以最小的投入達(dá)到效果; ;10.10.采取積極的人生觀。采取積極的人生