淺談HSE檔案資料的建立和管理

1、淺談HSE檔案資料的建立和管理  摘要:對中國石化河南石油分公司HSE管理體系在建立實施過程中產生的檔案資料,就其建立和管理工作進行了介紹,并就HSE管理體系與一些傳統(tǒng)管理方式產生的檔案資料的互相滲透和融合問題進行了探討。  關鍵詞:HSE管理體系檔案資料建立管理安全、環(huán)境與健康(HSE)管理體系是國際石油石化行業(yè)通用的管理方法,也是切實落實安全生產責任制,推行風險管理,清潔生產,保護員工身體健康的具體體現(xiàn)。在建立、實施HSE管理體系過程中產生了大量檔案資料,而且涵蓋了成品油收發(fā)存、銷售各環(huán)節(jié)中產生的諸多記錄和文件,而這些檔案資料的建立和管理也和新建立的HSE體系一樣,存在

2、一個探究和完善的過程。1目前HSE檔案資料管理的現(xiàn)狀HSE體系正式實施后,大量的資料、記錄要收入檔案室。首要的問題是什么記錄保存?什么記錄不保存?例如:各單位危害識別小組每年都要進行HSE危害識別,風險評估清單要不要保存,假設要保存又如何存檔,是所有的識別清單都保存,還是只保存重大風險清單?堆疊性文件怎么辦?例如,上級單位檢查組每次來檢查的方法不一樣,有的對照HSE體系手冊、程序文件查資料;有的仍查傳統(tǒng)的規(guī)章制度、檢查標準。被檢查單位勢必準備兩套檔案資料,供各檢查組查閱,然而給檔案資料的分類保存帶來了一定困難。這在HSE體系建立與實施的初期,相關檔案資料的建立和管理的初期是不奇怪的。但是,由于

3、檔案資料建立和管理的連續(xù)性和累積性。在其初期必須有一個好的開頭打下好的基礎,不然勢必出現(xiàn)頭重腳輕、虎頭蛇尾的現(xiàn)象,形成錯誤模式和習慣后,再改就難了。然而,在體系實施成熟期未到來之前,又很難有一個完善的歸檔和管理辦法,特別是在集團公司、銷售事業(yè)部沒有下達具體的、統(tǒng)一的HSE檔案管理標準之前,還要依據(jù)通常的建檔管理規(guī)律和HSE檔案的特點,探究合適自身經營發(fā)展需要的檔案管理方法,為建立檔案資料的規(guī)范化管理打好基礎,更好地為HSE管理體系的計劃編制、實施檢查、改善和繼續(xù)完善提供基礎資料和科學依據(jù)。2促進HSE檔案資料規(guī)范管理的幾種途徑2.1細分要素,逐級追究,完善檔案體系建立容易,實施難。體系公布后,

4、看各級執(zhí)行單位的檔案資料是否完備就知曉體系執(zhí)行狀況了。因為基層單位習慣于舊有的管理方式,往往是不執(zhí)行或是執(zhí)行不到位。而HSE體系的核心是程序文件的執(zhí)行,大量的檔案資料也由此產生。因此,管理好檔案資料,也能較好地避免HSE管理體系制定與具體實施的脫節(jié)現(xiàn)象,它們是相輔相成的。所以強制執(zhí)行程序文件是非常必要的,即要求所屬各機關部門、基層單位細分出相關要素的內容,知道誰干什么,填寫什么,歸入檔案些什么等等。為此,一些省石油分公司制定了HSE責任事故及責任追究制暫行辦法,追究各級HSE組織、領導者和執(zhí)行者的責任,使之在日常生產、施工、改造、修理中自覺執(zhí)行HSE管理體系的要素內容,自覺填寫記錄,自覺歸入檔

5、案。作為檔案資料,也要求從檔案資料的產生時開始,就是要素清楚,內容真實、準確、完善,職責明確的檔案資料,為其今后的管理和使用打下扎實的基礎。2.2做好培訓,從具體檔案管理人員入手做好“培訓是HSE管理體系建立與全面、正確實施的關鍵。做HSE工作的人都有同感,每個階段的培訓都很重要,如同蓋樓房,一層沒蓋牢,就危及全樓的質量。因此,要高度重視每個環(huán)節(jié)的培訓工作。在整個體系對外公布后,再次組織HSE體系具體操作人員也就是檔案管理人員培訓班,使他們明確HSE檔案管理工作的重要性、具體職責及資料向誰催要、如何入檔等等問題。既可以按HSE程序文件排序目錄分列入檔,也可以按油庫檢查評比標準的序列號分解入檔。

6、2.3分區(qū)擺放,遵循入門,做好文件目錄與編號面對重多的檔案資料,要查閱方便,首先可按HSE體系的十大要素或資料的種類劃分為幾個大的區(qū)域:即HSE組織、教育、檢查、風險管理、設備管理、應急管理、變更管理等,依據(jù)自身狀況設置,粗細皆可。總之,幾大資料區(qū)域的設置要充分包含HSE體系所規(guī)定的要素內容,然后按內容做好標識將檔案柜分列開來,以便檔案遵循入門。優(yōu)秀的檔案室,應編制一份簡明扼要的文件記錄清單,具體列出該資料室所存放資料的名稱及供其檢索文件的編號。既便不查閱資料,也可通過文件記錄清單,了解整個檔案室的資料內容。關鍵是檢索文件的編號要簡潔易懂,便于文件建立和追溯。要專門制定HSE編號管理辦法,將油

7、庫、車隊、加油站、安監(jiān)科等基層單位、職能科室全部覆蓋其中,保證了HSE文件的可追溯性。統(tǒng)一編號之后,可將文件編號打印在檔案盒標簽上,按區(qū)域、編號查閱非常方便。2.4定期督查,加大檔案資料在考核評比中的權重HSE管理體系執(zhí)行中,日常收發(fā)存,銷售環(huán)節(jié)中產生的各種記錄清單要存至檔案室,以備查。那么各級督查組和HSE辦公室就應該將基層檔案室做為每次督查的重點之一,抽檢程序文件中關鍵性的條款,查看是否執(zhí)行。檢查中會發(fā)現(xiàn)由于種種原因而造成的錯誤清單,即該填寫的不填,不該填的卻寫了許多;或者是方法錯誤,如:要用工作危害分析法(JHA)卻使用預危害分析法(PHA),致使分析不準確,浪費了時間和精力。此時督查人

8、員在檢查中要履行輔導員的職責,及時講解、更正被曲解的內容。督查完畢后,要將此次成績記入全年考核成績之中,加大檔案資料在考核評比中的權重,獎優(yōu)罰劣,以催促HSE體系的具體執(zhí)行。3HSE體系繁衍資料的整合與設置事例3.1危害識別風險評估與隱患治理臺帳的融合HSE程序文件要求,基層生產單位“HSE危害識別小組每年要對工作崗位、要害區(qū)域做一次危害識別風險評估,徹底查找重大危害?？梢詫⒋嘶顒赢a生的資料與傳統(tǒng)的隱患治理臺帳有效的結合起來,將每年年初所識別的危害結果,逐項提出申請、做出管理方案,同時也匯入隱患治理臺帳。即HSE管理方案與隱患治理臺帳統(tǒng)一,各有詳有略,做到有項目、有時間、有資金、有負責人。而各

9、項新改擴建、大修理項目所進行的危害識別與風險評估清單要附在該項目資料檔案中,單獨存檔會造成零亂和不便。3.2承包商管理文檔的建立此文檔的內容較以往的傳統(tǒng)管理內容要豐富得多,基層單位所有新改擴建的項目都要納進管理,對設備設施、工藝參數(shù)等的變更要準確記錄并入檔。再有各項作業(yè)許可證的更改,在2004中國石化集團公司下發(fā)的安全生產監(jiān)督管理制度中,規(guī)定在用火、進入受限空間、破土等作業(yè)許可證中要填寫危害識別內容。但應當區(qū)分的是此危害識別是局部識別,不能替代整個項目。如:卸油棧橋的重建或改造必須做一個整體的危害識別,并依據(jù)風險度的大小制定相應的控制措施。此外,施工現(xiàn)場承包商的選擇、監(jiān)督、檢查與懲治,要填寫H

10、SE承包商工作現(xiàn)場檢查清單、違反HSE安全協(xié)議罰款單、不符合整改通知單等且要及時整改,不僅僅是簽一個安全協(xié)議,搞一個形式上安全教育就萬事大吉了,強化現(xiàn)場監(jiān)督及完工后的驗收等等都要從記錄開始,全部歸入檔案。3.3提供詳實資料,促進設備管理HSE設備管理檔案要有詳盡資料記錄,才有建立的必要及參照價值。以油庫為例:河南石油分公司將在用29個油庫的所用設備以表格的形式登錄在檔,從油庫的始建日、占地面積到油罐、機械設備、輸油管線、防爆電器等設備的工藝參數(shù)、生產廠家等等都盡攬其中。此外,對新改擴建項目的變更,諸如在乙醇汽油工程改造、油罐防腐、消防道路的改建中的設備參數(shù)、使用涂料、廠家、改造時間等等進行了具

11、體記錄。同時還一一對應設置了設備責任牌,大到儲油罐、棧橋、油泵小到消防器材、可燃氣體報警器、閥門等,都有明確的設備保養(yǎng)時間、測試時間和責任人,從而保證了設備完好率,保證了收發(fā)、儲運銷。油罐汽車被稱為流動的危險源,每年都有油罐車在運油過程中發(fā)生各種大小事故。因此,在HSE檔案管理中,要求油罐車隊必須嚴格執(zhí)行HSE程序文件,除日月周三級車輛安全檢查之外,還須建立油罐車單車檔案,主要包括車輛管理部門、危害運部門發(fā)放的道路危險貨物運輸操作證、從業(yè)證、營運證記錄、車檢記錄等。同日還要建立車輛修理檔案,包括罐車分級保養(yǎng)記錄大中小修理記錄等,從修理廠家、改換配件、型號年份、合格證等都要入檔。為日常修理保養(yǎng)提

12、供準確依據(jù),保證安全運營。3.4應急檔案管理應急預案是企業(yè)預防突發(fā)事故的有力屏障查應急檔案,首先是看各項應急預案是否齊全有效,它的編制是否遵循HSE程序要求等。在HSE體系實施過程中,要組織人員對多年沿用的各項應急預案進行全面修改,剔除空洞、不切實際的內容,整理出防火、防震、防汛、防停電、防停水等各項預案,組織干部職工進行演練,也可按區(qū)域進行消防演習比賽,提升處理突發(fā)事件的能力,將突發(fā)事件的影響損失減少到最小程度。河南石油分公司還簡化了傳統(tǒng)的演習總結,在HSE應急管理程序中明確要求演練結果填入HSE重大事故及災害應急處理預案演練記錄表,它既方便、有用又利于存檔,受到基層單位的歡迎。此外,消防車、泡沫泵、水泵等的定期運行記錄,泡沫液、消防蓄水的改換記錄以及消防隊員定期的訓練計劃和訓練成績等等都要如實在應急檔案中體現(xiàn)并接受查驗,從而