廈門XX物業(yè)管理有限公司管理手冊

1、 廈門 xx 物業(yè)管理有限公司管理手冊第一部份 組織系統(tǒng)一、廈門 xx 物業(yè)管理有限公司組織機構(gòu)圖l 一個上級原則l 責(zé)權(quán)一致的原則l 既無重疊，又無空白的原則二、廈門 xx 物業(yè)管理有限公司各部門崗位職能說明書（草案）no：yr-2-002 一 總經(jīng)理崗位職責(zé)1 主持公司的日常管理；2 決定公司的經(jīng)營計劃和投資方案。3 審訂公司的年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案。4 對質(zhì)量體系承擔(dān)全面的責(zé)任，對質(zhì)量做出承諾；5 聘任或解聘各職能部門經(jīng)理，決定其報酬事項。6 審定公司的基本管理制度。7 負責(zé)對公司運營的監(jiān)督管理二 總經(jīng)理助理崗位職責(zé)1 負責(zé)公司工作計劃、總結(jié)各類文件的起草、審核工作。2 牽頭組織承辦

2、公司各類會議的會務(wù)工作，做好會議記錄，整理會議紀(jì)要。3 對上級和外來文、電負責(zé)催辦、回復(fù)。4 協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作 ，協(xié)調(diào)部門工作， 監(jiān)督各部門和服務(wù)中心認真及時地貫徹落實公司的各項作決策和指令。 5 分析市場，制定對策，確定公司發(fā)展方向及發(fā)展的目標(biāo)供公司領(lǐng)導(dǎo)參考。6 代表公司領(lǐng)導(dǎo)對外洽談項目，與前期部協(xié)作投標(biāo)。7 協(xié)助各服務(wù)中心與涉及公共事務(wù)（工商、稅務(wù)、環(huán)保、用水、用電）有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作。8 負責(zé)統(tǒng)籌公司的內(nèi)部管理工作，協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門、各服務(wù)中心之間的關(guān)系。9 經(jīng)常與公司各管理層、基層員工溝通，并將所收集的意見、建議反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)。10 協(xié)助綜合管理部做好制度建設(shè)，了解綜合管理部

3、的工作情況，檢查制度落實情況，并向領(lǐng)導(dǎo)反饋；協(xié)作綜合管理部制定員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容，審核培訓(xùn)教材。11與辦公室協(xié)作，協(xié)助辦公室做好年檢、報批、人事、工資、檔案管理等工作。12 了解項目代培管理人員的基本情況，對其綜合素質(zhì)進行全面評定。13 完成總經(jīng)理交辦的其他工作。三 公司辦公室1 辦公室職責(zé)做好公司人事、工資、檔案、新員工入職培訓(xùn)等方面的工作及管理。做好各部門的后勤保障工作。2 辦公室主任崗位職責(zé)學(xué)習(xí)當(dāng)前國家的方針、政策，貫徹落實公司的各項工作指令。負責(zé)公司程序文件等各類文件的起草審核工作。協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作 ，當(dāng)好參謀和助手， 做好各部門、各服務(wù)中心之間的協(xié)調(diào)工作 。負責(zé)公司人事工作

4、，根據(jù)總經(jīng)理的指示做好員工的接收、調(diào)查、辭退等管理工作。負責(zé)公司員工的工資管理。協(xié)助綜合管理部做好員工培訓(xùn)工作。做好公司員工的思想教育工作。完成總經(jīng)理交辦的其他工作。3 辦公室文秘崗位職責(zé)負責(zé)公司日常的打印工作。負責(zé)公司及各服務(wù)中心往來文件、電腦資料的存檔工作。 負責(zé)辦公室的日常衛(wèi)生。做好開會前的會場安排及會議記錄工作。每日信件的核發(fā)工作。任何其他秘書工作。四 財務(wù)部1 財務(wù)部職責(zé)對公司財務(wù)、資金、成本，費用實行宏觀管理。健全企業(yè)內(nèi)部財務(wù)運作規(guī)范和經(jīng)濟責(zé)任制度并實施檢查監(jiān)督。組織公司年、季、月財務(wù)收支計劃的編制和實施，控制費用支出，合理使用資金，實現(xiàn)公司經(jīng)濟指標(biāo)。編制會計報表及相關(guān)收支統(tǒng)計報表

5、。根據(jù)收集財務(wù)信息，進行財務(wù)分析，并組織人員對項目欠費進行清繳。負責(zé)督促財會人員正確及時計算交納各種稅款。組織協(xié)調(diào)各項目的多種經(jīng)營工作。2 財務(wù)部經(jīng)理崗位職責(zé)指導(dǎo)本部門員工貫徹執(zhí)行國家財經(jīng)制度，遵守有關(guān)法律，指導(dǎo)、督促、檢查本部門各項工作及下屬人員的工作情況。全面負責(zé)公司財務(wù)部工作，協(xié)助總經(jīng)理對公司財務(wù)、資金、成本，費用實行宏觀管理。負責(zé)制定、貫徹、落實本部門崗位職責(zé)，工作要求及各項管理制度，健全企業(yè)內(nèi)部財務(wù)運作規(guī)范和經(jīng)濟責(zé)任制度。負責(zé)組織公司年、季、月財務(wù)收支計劃的編制和實施，控制費用支出，合理使用資金，實現(xiàn)公司經(jīng)濟指標(biāo)。審核收支憑證，核準(zhǔn)確性簽發(fā)支票。組織實施財務(wù)軟件、物業(yè)管理軟件，編制會

6、計報表及相關(guān)收支統(tǒng)計報表。根據(jù)收集財務(wù)信息，進行財務(wù)分析，并組織人員對項目欠費進行清繳。負責(zé)督促財會人員正確及時計算交納各種稅款。配合辦公室、綜合管理部組織對本部門員工的培訓(xùn)工作。 協(xié)調(diào)本部門與公司各部門之間的協(xié)作關(guān)系，團結(jié)員工，幫助員工提高業(yè)素質(zhì)。在總經(jīng)理的指導(dǎo)下組織協(xié)調(diào)各項目的多種經(jīng)營工作。3 財務(wù)主管質(zhì)崗位職嚴格遵守財經(jīng)紀(jì)律，遵循會計制度與會計核算原則，對公司經(jīng)營管理和會計核算中心的問題提出建議和改進辦法。配合會計主管，完成憑證錄入工作，編制會計報表及要求的財務(wù)分析資料。對發(fā)票、收據(jù)、支票的領(lǐng)、用、存進行管理。負責(zé)各項目現(xiàn)金支出審核，包括日常費用報銷，材料采購支出及公司其他費用支出的審核

7、。負責(zé)與工程部、辦公室配合，做好庫存物品及設(shè)備的盤點及登記入帳。督促項目欠費清繳工作。檢查項目日常財務(wù)工作。4 會計主管崗位職責(zé)嚴格遵守財經(jīng)紀(jì)律，遵循會計制度與會計核算原則，對公司經(jīng)營管理和會計核算中的問題提出建議和改進辦法。審查收費原始憑證，檢查現(xiàn)金日記帳，項目明細帳，核對收費明細表及欠費明細表。審核記帳憑證，登錄財務(wù)軟件，編制會計報表。匯總項目的收費明細表及欠費明細表，并進行收費率跟蹤。督促、幫助項目完成物業(yè)管理軟件初始化工作，并與軟件公司配合，使物業(yè)管理軟件的運作與公司正常財務(wù)核算流程相一致，完成電腦與手工核算的順利過渡。督促項目的欠費清繳工作。對項目成本費用進行跟蹤分析。五 企劃部1

8、企劃部職責(zé)對房地產(chǎn)市場進行調(diào)查、分析及預(yù)測、項目洽談、公關(guān)。編制前期介入方案、物業(yè)管理方案和物業(yè)管理委托合同。負責(zé)各物業(yè)服務(wù)中心重大創(chuàng)收經(jīng)營項目的策劃。 2 企劃部經(jīng)理崗位職責(zé)對房地產(chǎn)市場進行調(diào)查、分析及預(yù)測。擬定物業(yè)管理方案。擬定物業(yè)管理委托合同。負責(zé)物業(yè)管理前期介入方案的制定。對房屋租賃銷售市場進行調(diào)查、分析、檢測。負責(zé)各服務(wù)中心重大創(chuàng)收經(jīng)營項目的策劃。負責(zé)項目洽談、公關(guān)。負責(zé)新接項目的組建工作的協(xié)調(diào)，并報送總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實施。六 綜合管理部職責(zé)1 綜合管理部職責(zé)參與制定、修改程序文件、工作指導(dǎo)書和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。按照公司的各項程序文件及各項服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對公司各服務(wù)中心的各項工作進行檢查，對檢查

9、不合格的提出整改意見。對各服務(wù)中心落實公司各項程序文件及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，對不符合規(guī)定或不規(guī)范的行為及時進行糾正，對不合格整改工作進行監(jiān)督。對各服務(wù)中心管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對管理人員實際操作中的遇到的困難進行指導(dǎo)并協(xié)助其解決。提出獎、罰動議，執(zhí)行獎罰規(guī)定。對各服務(wù)中心主任進行績效考核，對設(shè)備主管、管理員、員工的工作績效進行復(fù)評。對公司員工進行程序文件、工作指導(dǎo)書、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范進行培訓(xùn)。2 綜合管理部經(jīng)理崗位職責(zé)草擬公司年度經(jīng)營計劃，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。負責(zé)編制本中心的年、季、月度工作計劃。根據(jù)以上計劃指標(biāo)，負責(zé)制定相應(yīng)的實施方案和措施，在確保完成計劃指標(biāo)同時，能有效地節(jié)省費用。負

10、責(zé)協(xié)助總經(jīng)理對公司所有工程項目投資策劃工作。 負責(zé)制定公司各部門工作范圍及各崗位職責(zé)，負責(zé)編制公司各項工作的操作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)，并負責(zé)檢查、協(xié)調(diào)、督導(dǎo)各部門工作的順利開展。主持、組織策劃工作，擬定租售策劃方案，確保完成租售指標(biāo)。統(tǒng)籌或主持主管級以上的人事招聘、培訓(xùn)及考核等工作，提名公司及本中心主管級以上人員的聘任、辭退、升職，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。負責(zé)公司及本部門的信息資料檔案管理督導(dǎo)工作，保證重要文件、資料的保密不外泄。負責(zé)抓好公司員工的思想動態(tài)、精神文明、道德教育及職業(yè)操守工作，穩(wěn)定和提高公司員工隊伍素質(zhì)等企業(yè)文化建設(shè)工作。積極完成上級臨時交辦的各項工作。3 物管副經(jīng)理崗位職責(zé)制定年度工作目標(biāo)和年

11、月工作計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行；協(xié)助各服務(wù)中心與涉及公共事務(wù)（工商、稅務(wù)、環(huán)保、用水、用電）有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作。指導(dǎo)本部門業(yè)務(wù)工作，組織本部門員工考核。定期向上級述職主持部門例會，聽取工作匯報及建議，布置工作任務(wù)，解決實際問題，改進管理方法，促進工作發(fā)展。及時向上級匯報本部門工作情況和有關(guān)事項。4 質(zhì)管副經(jīng)理崗位職責(zé)制定年度工作目標(biāo)和工作計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。制定月工作計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。制定、修定公司各服務(wù)中心的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書。制定、修定公司各服務(wù)中心的質(zhì)量要求和質(zhì)量控制目標(biāo)。監(jiān)督、檢查各物業(yè)服務(wù)中心人員的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的執(zhí)行情況。及時反饋檢查中出現(xiàn)的問題。接受住戶的投訴，對投訴進行處理

12、，對投訴人進行回訪。定期進行入戶，聽取業(yè)主的意見。 及時向上級匯報本部門的工作情況和有關(guān)事項。負責(zé)物業(yè)管理服務(wù)過程，不合格服務(wù)糾正和預(yù)防措施，服務(wù)的控制與管理。按照質(zhì)量手冊、程序文件的要求和管理實施方案，對各服務(wù)中心運行進行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。按照“ 物業(yè)管理委托合同 ” 實施全方位的管理服務(wù)。參與建立并指導(dǎo)實施各服務(wù)中心的作業(yè)規(guī)程。5 質(zhì)管員職責(zé)對質(zhì)管副經(jīng)理經(jīng)理負責(zé)，在規(guī)定時間完成副經(jīng)理安排的工作。理解、掌握公司現(xiàn)行程序文件、工作指導(dǎo)書。檢查工作要公平、公正、不許公報私仇，不許搞人情化。認真、負責(zé)做好檢查記錄，對違章現(xiàn)象、違章人的處罰要準(zhǔn)確、公平，并上報經(jīng)理。注意工作方法，不能采用簡單、生硬、

13、粗暴的方式方法，不許對員辱罵、人身功擊。結(jié)合工作實際，提出對程序文件、工作指導(dǎo)書修改建議。七 工程部1 工程部職責(zé)負責(zé)審核各物業(yè)服務(wù)中心設(shè)備設(shè)施的維修保養(yǎng)計劃和物料申購計劃；對各物業(yè)服務(wù)中心機電設(shè)備設(shè)施的維修保養(yǎng)工作進行檢查監(jiān)督、指導(dǎo)，確保物業(yè)服務(wù)中心機電設(shè)備設(shè)施正常運行，達到完好率要求；對各物業(yè)服務(wù)中心的工程人員進行統(tǒng)一管理、調(diào)度、指揮；對各物業(yè)服務(wù)中心的工器具進行統(tǒng)一管理、調(diào)度；對各物業(yè)服務(wù)中心的備品備料進行備品備料管理，綜合利用，達到資源共享；2 工程部經(jīng)理崗位職責(zé)在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，制定、貫徹、執(zhí)行各物業(yè)服務(wù)中心設(shè)備管理方面的規(guī)章、制度。對各物業(yè)服務(wù)中心的備品備料進行同意管理，制定相

14、應(yīng)的管理規(guī)定；與財務(wù)部一起對物料的采購進行審核、監(jiān)控，做好成本控制；對存放與各物業(yè)服務(wù)中心的工器具實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)配制定相應(yīng)的管理規(guī)定；檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)各物業(yè)服務(wù)中心設(shè)備主管的工作。 負責(zé)組織設(shè)備的使用、維護、革新改造直至報廢的整個使用過程的管理工作，使設(shè)備始終處于良好的技術(shù)狀態(tài)。在“ 安全、可靠、經(jīng)濟、合理” 前提下，與采購小組及時供給各設(shè)備所需的物料，做好物料綜合利用的工作。統(tǒng)一調(diào)配公司各物業(yè)服務(wù)中心的維修人員，組織人力、物力及時完成住戶提出的報修要求，為住戶提供良好的工作、生活條件。組織編制各種設(shè)備的保養(yǎng)、檢修計劃，原材料采購計劃，并組織實施。組織收集、編制各種設(shè)備的技術(shù)資料、圖紙，

15、做好設(shè)備的技術(shù)檔案管理工作。組織擬定設(shè)備管理、操作、維護的各種程序文件和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。組織員工開展技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，技術(shù)練兵，不斷提高員工的業(yè)務(wù)技術(shù)水平。八 物業(yè)服務(wù)中心1 物業(yè)服務(wù)中心職責(zé)按照委托管理合同中的承諾對項目進行全面管理；執(zhí)行公司的各項程序文件；達到各項管理質(zhì)量目標(biāo)。2 物業(yè)服務(wù)中心主任崗位職責(zé)對綜合管理部負責(zé)，主持物業(yè)服務(wù)中心日常工作。認真貫徹執(zhí)行公司經(jīng)營管理方針及各項程序文件，嚴格按公司質(zhì)量要求進行本項目物業(yè)管理運作。代表公司與開發(fā)商、業(yè)委會及政府相關(guān)部門協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。愛崗敬業(yè)，具有奉獻精神，以身作則，嚴格要求自己?？偨Y(jié)物業(yè)服務(wù)中心年度工作計劃和周工作計劃，制定物業(yè)服務(wù)中心

16、年度資金預(yù)算。制定物業(yè)服務(wù)中心月工作計劃和周工作計劃：審核管理員、設(shè)備主管的工作計劃。組織召開物業(yè)服務(wù)中心每擊工作例會，掌握工作動態(tài)，了解各方面信息，總結(jié)和布置工作，確何計劃按時按質(zhì)完成。負責(zé)組織協(xié)調(diào)物業(yè)服務(wù)中心各崗位及員工的工作安排。審核管理員對員工工作績效的考核以及對員工的嘉獎、處罰意見。 關(guān)愛員工，公平、公正審核員工績效，不公報私仇，不假公濟私。對于客戶有效的重大投訴要按 不合格控制程序 上的要求操作，必須親自回訪、了解、處理，并把處理方案、結(jié)果記錄投訴回訪單。熟悉本項目情況，與業(yè)主保持密切聯(lián)系；每月至少回訪三位客戶，征求客戶的建議、批評、意見，并把回訪情況記錄入戶調(diào)查表。加強收費工作的

17、檢查、監(jiān)督，確保完成公司下達的收費率指標(biāo)。增強經(jīng)營意識，組織開展多種經(jīng)營創(chuàng)收工作。勵行節(jié)約，控制費用不超過費用控制標(biāo)準(zhǔn)并盡量降低成本。協(xié)調(diào)本物業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部各崗位、本物業(yè)服務(wù)中心與公司職能部門和其它物業(yè)服務(wù)中心的工作關(guān)系。管轄項目內(nèi)發(fā)生重大突發(fā)事件，接到通知后應(yīng)在第一時間趕赴現(xiàn)場處理，不得延誤。對物業(yè)服務(wù)中心員工的工作情況負有檢查、督促、糾正的管理責(zé)任。每天必須檢查物業(yè)服務(wù)中心的物業(yè)服務(wù)中心工作記錄，督促下屬員工處理完成 物業(yè)服務(wù)中心工作記錄上未完成的工作。工作檢查中發(fā)現(xiàn)的嚴重或重大不合格項程序文件，虛心聽取他人意見，不斷改進工作方法，提高業(yè)務(wù)水平和管理水平。接受下屬員工、業(yè)主和公司上級部門的

18、監(jiān)督。認真學(xué)習(xí)掌握法律法規(guī)和公司各項程序文件，虛心聽取他人意見，不斷改進工作方法，提高業(yè)務(wù)水平和管理水平。組織下屬員工的培訓(xùn)工作。負責(zé)組織物業(yè)服務(wù)中心的宣傳和社區(qū)文化活動。傳達公司和職能部門下達的指令，認真完成公司交辦的其他任務(wù)，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。3 物業(yè)服務(wù)中心副主任崗位職責(zé)認真學(xué)習(xí)國家改革開放的方針、政策，省市物業(yè)管理各項法規(guī)、政策規(guī)定和公司的有關(guān)程序文件，加強政策研究和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí) ，在實踐不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)工作能力。協(xié)助物業(yè)服務(wù)中心主任分管住宅區(qū)治安、社區(qū)文化、綠化、保潔等方面工作，物業(yè)服務(wù) 中心主任不在時履行主任職責(zé)。分管的各項工作是住宅區(qū)管理中量大面寬的工作，必須全身心

19、投入到管理工作中。保證有系統(tǒng)的工作計劃、有力的落實措施和嚴格的考核、獎罰辦法，把其他住宅老大難問題在本住宅區(qū)內(nèi)管理出特色，管理出水平。負責(zé)組織市文明住宅小區(qū)、省文明住宅區(qū)和國家優(yōu)秀管理住宅小區(qū)的評選申報工作和組織措施，堅持高質(zhì)量、高水準(zhǔn)，切實提高住宅區(qū)的管理服務(wù)工作水平。切實抓好住宅區(qū)宣傳教育和社區(qū)文化工作。堅持宣傳教育與社區(qū)文化相結(jié)合，大型主題活動與日常文化生活相結(jié)合，開展各種各樣的社區(qū)文化活動，提高居民的文化修養(yǎng)和道德水準(zhǔn)。充分利用各種大眾媒體，宣傳本住宅區(qū)文明向上的精神風(fēng)貌，樹立高尚住宅區(qū)整體公眾形象。負責(zé)組織物業(yè)服務(wù)中心的各項工作檢查。通過檢查、考核，加強部門及員工的工作責(zé)任感，樹立爭

20、一流工作成績的榮譽感，督導(dǎo)各項管理服務(wù)工作的有效落實，提高管理工作的深度和廣度。經(jīng)常巡視住宅區(qū)，走訪、回訪住戶，廣泛聯(lián)絡(luò)各界人士，征求、收集對物業(yè)管理工作的意見，不斷改進管理服務(wù)工作。完成公司及物業(yè)服務(wù)中心主任交辦的其他任務(wù)。4 設(shè)備主管崗位職責(zé)對主任負責(zé)，開展項目內(nèi)設(shè)施設(shè)備的運行、維保工作。確保項目的正常供水、供電、供氣，保證設(shè)備的安全使用和完好率。認真貫徹執(zhí)行公司經(jīng)營管理方針及各項程序文件，嚴格按公司質(zhì)量要求管理員工。愛崗敬業(yè)，具有奉獻精神，以身作則，嚴格要求自己。了解、熟悉轄區(qū)內(nèi)項目設(shè)施設(shè)備狀況，地下管網(wǎng)分布情況。制定年度項目設(shè)施設(shè)備的維保計劃、資金預(yù)算，報管理主任審核。制定公用設(shè)施、設(shè)

21、備的月維保計劃和周維保計劃，并負責(zé)具體實施。負責(zé)制定物料、備用品申購計劃，報物業(yè)服務(wù)中心主任審核。負責(zé)工具、材料的申領(lǐng)工作。對員工的工作情況負有檢查、督促、糾正的管理責(zé)任。每天最少檢查二次工程人員的運 行、維保工作情況和相關(guān)記錄，檢查情況和處理結(jié)果記錄物業(yè)服務(wù)中心工作記錄。負責(zé)水表、電表、煤氣表抄表的審核工作。負責(zé)有關(guān)設(shè)備的圖紙、資料、說明書的收集存檔，做好設(shè)備臺帳工作。負責(zé)專用工具和其它工器具的使用、保管工作，做好工具臺帳工作。組織召開員工每周例會，掌握工作動態(tài)，了解各方面信息，總結(jié)和布置工作，確保計劃按時按質(zhì)完成。積極開展多種經(jīng)營、創(chuàng)收工作；勵行節(jié)約，愛護公司財物。負責(zé)對運行、維保人員的職

22、業(yè)道德、業(yè)務(wù)技能、安全操作意識和服務(wù)意識的培訓(xùn)工作。引導(dǎo)工程人員積極開展特約服務(wù)工作；引導(dǎo)工程人員勤儉節(jié)約，節(jié)約水、電、易損易耗品；引導(dǎo)工程人員保管、愛護工具。對于客戶的抱怨、投訴要按不合格控制程序上的要求操作，及時回訪、解釋，對于有效投訴要盡快處理，不拖延，處理方案、結(jié)果要反饋客戶并記錄投訴回訪單。負責(zé)組織協(xié)調(diào)本崗位所屬員工的工作安排，考核員工工作績效。關(guān)愛員工，公平、公正考評員工績效，不公報私仇，不假公濟私。團結(jié)友愛、互相幫助，協(xié)調(diào)本崗位與其它崗位的工作關(guān)系，積極配合其它崗位的工作。負責(zé)進行維修回訪工作，并把回訪情況記錄戶內(nèi)維修回訪單。項目內(nèi)發(fā)生突發(fā)事件，接到通知須在第一時間趕赴現(xiàn)場，不得

23、延誤，不得以其它借口推諉。接受下屬、業(yè)主和公司上級部門的監(jiān)督。認真學(xué)習(xí)掌握法律法規(guī)、公司各項程序文件和崗位技術(shù)技能，虛心聽取他人意見，不斷改進工作方法，提高業(yè)務(wù)水平和管理水平。傳達物業(yè)服務(wù)中心下達的批令，認真完成主任交辦的其他任務(wù)，定期向主任匯報工作。5 出納收款員崗位職責(zé)每日上班時，須自行安排好當(dāng)天的收款計劃及清理好當(dāng)天的財務(wù)帳目，不得有錯。按財務(wù)制度規(guī)定即記錄收入、支出的現(xiàn)金，在現(xiàn)金日記帳中逐筆登記，逐日結(jié)清庫存現(xiàn)金余額，月末編制庫存現(xiàn)金表報主任、會計。嚴格按照財務(wù)制度的有關(guān)規(guī)定，對收支的帳目應(yīng)做到票據(jù)齊全。 不得將庫存現(xiàn)金與個人資金混用，出納人員應(yīng)每天將實際盤點現(xiàn)金數(shù)與現(xiàn)金日記帳帳面余額

24、相核對，保證帳實相符。主任、會計可定期不定期對庫存現(xiàn)金進行清查盤點，如出現(xiàn)現(xiàn)金溢余或短缺，應(yīng)及時查明原因，由個人原因造成現(xiàn)金減少的，當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)全部經(jīng)濟責(zé)任。嚴格按庫存限額（ 3000元）掌握現(xiàn)金的使用，多余現(xiàn)金和各項業(yè)務(wù)收入現(xiàn)額應(yīng)在當(dāng)日送存銀行，現(xiàn)金不足時應(yīng)及時從銀行提現(xiàn)補足。開具支票、匯票后，應(yīng)即時記入銀行存款日記帳，每月根據(jù)銀行存款對帳單核對銀行存款日記帳，對記帳錯誤、未達帳項造成的不符，應(yīng)編制銀行存款調(diào)節(jié)表。出納人員應(yīng)及時、正確地記錄與銀行往來的一切業(yè)務(wù)，妥善保管支票，在經(jīng)濟往來中直接領(lǐng)取支票時必須有簽收人簽字方能結(jié)算。建立與客戶的良好關(guān)系，并以適當(dāng)?shù)姆绞酱呃U各種費用，以確保當(dāng)月收費的

25、百分率。如有拖欠，應(yīng)及與會計、管理人員配合以采取相應(yīng)措施。為便于統(tǒng)計，分析收費情況，出納人員應(yīng)在收費明細單上逐筆登記所收繳管理費、車位租金、水費、電費、氣費、有償服務(wù)費及代辦費等。6 樓宇管理員崗位職責(zé)熟悉公司及物業(yè)服務(wù)中心的各項管理制度，項目的收費標(biāo)準(zhǔn)及其構(gòu)成，掌握業(yè)主或住用戶的基本情況和物業(yè)內(nèi)結(jié)構(gòu)及其功能。在物業(yè)服務(wù)中心主任或副主任的指揮下，負責(zé)辦理業(yè)主（用戶）的入住、二次裝修、退房、租賃、搬遷及裝修工作出入證等手續(xù)。熟悉值班管理員、保潔及綠化工的工作職責(zé)、工作規(guī)程，并在每日工作中檢查各崗位人員的工作是否符合標(biāo)準(zhǔn)及要求，對不符合人員進行記錄及要求整改。每月對屬下員工進行考核，做到公開、公正

26、、公平。關(guān)心愛護屬下員工的生活 ，如遇不能解決的問題上報物業(yè)服務(wù)中心主任或公司主管領(lǐng)導(dǎo)。做好投訴回訪的工作。負責(zé)制定公司對外宣傳的方案，報物業(yè)服務(wù)中心主任批準(zhǔn)后組織實施。負責(zé)制定社區(qū)文化活動計劃，經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心主任批準(zhǔn)后負責(zé)組織實施。7 維修電工崗位職責(zé) 負責(zé)本大樓或小區(qū)機電公共設(shè)備日常維修、保養(yǎng)工作，保證設(shè)備正常運行。負責(zé)本大樓或小區(qū)業(yè)主或住用戶報修項目的維修工作。熟練掌握機電設(shè)備的操作規(guī)程和技術(shù)性能、優(yōu)質(zhì)高效地完成維修任務(wù)。對于向外委托維修保養(yǎng)的設(shè)備，要負責(zé)監(jiān)督供方人員按時保質(zhì)保量進行維修保養(yǎng)，設(shè)備出現(xiàn)故障要負責(zé)及時通知供方進行搶修。8 高壓運電工崗位職責(zé)熟悉物業(yè)內(nèi)設(shè)備的工作原理、構(gòu)造和運

27、行情況，正確合理操作，使設(shè)備安全經(jīng)濟運行。經(jīng)常巡視檢查各運行參數(shù)值是否在規(guī)定的范圍內(nèi)，聲音、溫度等是否正常。遵守值班制度，遵守安全操作規(guī)程，正確操作，確保設(shè)備和人身安全。遵守交接班制度，認真準(zhǔn)確做好地做好運行和保養(yǎng)記錄。定期巡視檢查設(shè)備，發(fā)現(xiàn)設(shè)備缺陷和運行不正常時及時處理或請示主管部門，并做好記錄。按照設(shè)備維護保養(yǎng)計劃的要求完成設(shè)備的維護保養(yǎng)工作，保證設(shè)備正常運行和發(fā)電機經(jīng)常處于待發(fā)狀態(tài)。對設(shè)備故障的檢修嚴格按電修工藝和設(shè)備完好標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，保證檢修質(zhì)量，作好設(shè)備檢修的原始記錄。設(shè)備運行中出現(xiàn)問題應(yīng)立即排除并上報，發(fā)生事故時，除緊急處理外，還應(yīng)保護好現(xiàn)場，及時上報主管領(lǐng)導(dǎo)并協(xié)同處理，并把事故的時間

28、、當(dāng)時的電壓、電流各種保護動作等情況和處理經(jīng)過詳細記錄在運行日記。保管有關(guān)的各種圖紙及與供電部門簽訂的有關(guān)協(xié)議，工作儀器和消防器材，并做好設(shè)備及環(huán)境的清潔衛(wèi)生工作。搞好文明生產(chǎn)，保持值班室和機房的整潔。遵守勞動紀(jì)律，不擅離職守，工作時間不看書報、不瞌睡、不做與工作無關(guān)的事情。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。9 消控中心值班員崗位職責(zé)熟悉本物業(yè)的各個區(qū)域、部位的基本狀況，熟悉本物業(yè)消防設(shè)施和控制中心設(shè)備的使用功能。 負責(zé)消防監(jiān)控及做好錄像和其他方式的消防監(jiān)控記錄，密切注視本轄區(qū)的消防動態(tài)；發(fā)現(xiàn)火情時按物管工作程序第四章緊急情況處理作業(yè)指導(dǎo)書執(zhí)行。負責(zé)消控中心設(shè)施、設(shè)備的保養(yǎng)。負責(zé)保障消防電話的暢通。負責(zé)

29、責(zé)任區(qū)域內(nèi)的清潔衛(wèi)生工作。10 綠化工崗位職責(zé)熟悉管理區(qū)內(nèi)的綠化面積和布局、花草樹木的品種和數(shù)量。熟悉土壤性質(zhì)，掌握季節(jié)性綠化物的栽培技術(shù)。懂得花草樹木的名稱、種植季節(jié)、生長特性、培植管理的方法。對花草樹木要定期地培土、施肥、除雜草和病蟲害，并要修枝剪葉、補苗、澆水。要保證綠化場地不留雜物、不缺水、不死苗、不被偷竊，花木生長茂盛。熟悉防治病蟲害的農(nóng)藥性能和作用，及時防治和護理。對一些觀賞性綠化物要經(jīng)常保持期清潔。維護好水井、水泵、電機、噴淋設(shè)備及其他器材、工具。正確使用剪草機及其配套設(shè)備，做好日常維修保養(yǎng)工作。檢查、記錄、報告綠地、樹木情況，及時處理違章，解決問題。要認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技術(shù)知識，提高

30、管理水平。及時制止任何故意破壞綠化物的人員并予以批評教育。11保潔員崗位職責(zé)負責(zé)本物業(yè)所屬范圍內(nèi)的門前三包的責(zé)任工作。負責(zé)本物業(yè)所屬范圍內(nèi)的暗溝、下水道的清理，保證雨季水道暢通。負責(zé)清運各自范圍內(nèi)垃圾，并集中至垃圾周轉(zhuǎn)站。負責(zé)清潔地下車庫衛(wèi)生。負責(zé)每周對樓道的清洗工作。12 值班管理員崗位職責(zé)熟悉本物業(yè)情況。負責(zé)做好本物業(yè)防火、防盜、防搶工作，發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)立即查明情況，排除險情并 及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，確保本物業(yè)安全。做好來訪登記，有對講系統(tǒng)的項目須嚴格按照“ 來訪者須使用對講系統(tǒng)，經(jīng)住戶同意后方可入內(nèi) ” 規(guī)定執(zhí)行。嚴格執(zhí)行物品搬遷及人員出入管理制度。協(xié)助郵遞員做好郵件收發(fā)工作。負責(zé)維護本物

31、業(yè)范圍內(nèi)的公共秩序。堅守崗位，服從指揮；文明服務(wù)，禮貌待人；認真做好值班記錄。熟練掌握瓶組站的設(shè)備操作規(guī)程，確保本大廈正常供氣。負責(zé)巡視各樓層等公共部分設(shè)施、設(shè)備完好情況，做好巡視記錄。負責(zé) 24 小時監(jiān)視電梯運行狀態(tài)。認真完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。第二部份 文化系統(tǒng)一、 公司文化系統(tǒng)簡介有風(fēng)格和特色才能競爭。l 區(qū)別的原則l 長期連續(xù)的原則二、 公司文化的功能公司文化具有多種功能：1、 導(dǎo)向功能：公司的各部和公司每一個員工既有相同的目標(biāo)，也存在不同的目標(biāo)，公司文化就是在一面旗幟下統(tǒng)一整個公司和全體人員的行動方向。2、 約束功能：通過建立共同的價值體系，形成統(tǒng)一的思想和行為，對公司中每一員工

32、的思想和行為都具有約束和規(guī)范作用。使公司員工達到協(xié)調(diào)行為，自我控制。 3、 凝聚功能：使公司各方面的力量凝聚起來，同舟共濟。公司的成員，既有共同的利益，也有不同的利益，但公司文化會使大家認清共同的利益大于各自的一已利益。公司的利益，是共榮共存的根本利益。4、 統(tǒng)一語言：有沒有共同語言是人與人能否結(jié)合在一起的關(guān)鍵因素之一，有利益而無共同語言，結(jié)合不會緊密。公司文化所形成的共同語言，為全體員工創(chuàng)造了和諧的工作環(huán)境。許多人就是為了這個共同語言放棄了其它不熟悉的公司更高的職位和機會。5、 輻射功能：樹立良好的公司形象，對社會公眾產(chǎn)生巨大影響，構(gòu)成社會文化的一部分。三、 公司文化的基本內(nèi)容（一） 公司的

33、理念系統(tǒng)1、 公司環(huán)境：包括內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是公司員工的工作環(huán)境；“ 公司座落于廈門市xx 大廈，環(huán)境優(yōu)美、舒適、典雅” 。員工在此工作引以為榮。外部環(huán)境是公司在社會中的地位、形象和聯(lián)系；“ 公司與政府有著良好關(guān)系，在社會上樹立了品牌的形象，與周邊地區(qū)的發(fā)展商有著緊密的業(yè)務(wù)往來 ” 。2、 公司目標(biāo)：它確定了公司的發(fā)展方向，也決定了公司成員成長和發(fā)展的目標(biāo)。（1） 未來的目標(biāo)：立足高層物業(yè)項目的開發(fā)及經(jīng)營管理，致力于多元化物業(yè)經(jīng)營管理的發(fā)展。（2） 我們的現(xiàn)狀：廈門 xx 物業(yè)管理有限公司 開發(fā)各類型物業(yè)的經(jīng)營管理公司的價值觀：公司的最大利益和立足于社會取決于他對社會的貢獻，我們將

34、通過完善的物業(yè)綜合管理，讓廈門市民享受到現(xiàn)代休閑家居生活，通過營造人性化的社區(qū)環(huán)境和為業(yè)主提供人性化的舒適環(huán)境，既使經(jīng)營者獲得較好的經(jīng)濟收益，又讓業(yè)主獲得現(xiàn)代的休閑享受，從而獲取更大的經(jīng)濟效益。3、 代表人物風(fēng)格：總經(jīng)理的人物風(fēng)格4、 經(jīng)營理念：5、 團隊意識：6、 公司精神：7、 職業(yè)道德：是某一種職業(yè)在從業(yè)活動中所應(yīng)遵循的道德，是同行公司之間、員工之間公認的競爭標(biāo)準(zhǔn)。具體見員工手冊 。8、 公司社會理念形象（二） 公司視覺識別系統(tǒng)（待建）ci 是 corporate identity （企業(yè)識別）的簡稱。ci 設(shè)計強調(diào)表現(xiàn)公司特征，而不是簡單的標(biāo)志或圖案、設(shè)計。ci 設(shè)計是一個系統(tǒng)，它通過

35、各種視覺設(shè)計來塑造和強化公司形象。1、 ci 系統(tǒng)l 思想系統(tǒng)：公司宗旨 管理模式經(jīng)營理念行為規(guī)范活動方式經(jīng)營戰(zhàn)略一個沒有固定的管理模式，隨其領(lǐng)導(dǎo)者改變和個人情緒變化而變化的公司，可能會在短時間內(nèi)讓公眾知道它，但不久就會忘掉它，以為又一個新公司出現(xiàn)了。l 識別系統(tǒng)：公司名稱品 牌公司標(biāo)志公司外形識別系統(tǒng)的一個重要目的就是“ 塑造優(yōu)秀的、特別的公司形象” 。公司形象是公眾頭腦中的照片，這個照片存入記憶的檔案，就會在相當(dāng)長的時間內(nèi)起決定作用。2、 識別系統(tǒng)的要素；視覺設(shè)計要求公司一切對外宣傳的視覺要素統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化，這些要素可分為六大類：（1） 公司名稱與標(biāo)志：公司名稱： 廈門 xx 物業(yè)管理有限公

36、司簡 稱： xx 公司公司標(biāo)志：公司標(biāo)志圖形釋義：公司標(biāo)志顏色釋義：公司名稱和標(biāo)志全釋： （2） 公司的人：它包括公司的管理人員，全體員工的言行舉止、服裝儀表。這是人們接觸一個公司首先遇到的要素。人的要素中最重要的是公司代表人物：總經(jīng)理或模范人物的形象 。公司重要人物的語言、儀表、講演、辦公室布置都應(yīng)有專業(yè)人員進行設(shè)計和培訓(xùn)。（3） 環(huán)境和建筑物包括辦公室、營業(yè)場所的外觀及內(nèi)部裝潢。由于這部分要素一旦建成就很難改變，所以在設(shè)計中要格外注意。要有長期計劃，這里要特別提出大廳、營業(yè)室和各部門經(jīng)理辦公室。顧客往往把這種環(huán)境和產(chǎn)品質(zhì)量與公司信譽相聯(lián)系。（4） 公司印刷品與公司業(yè)務(wù)有直接關(guān)系的印刷品、文

37、件、名片等，亦包括信封、信紙、印刷格式等。除美觀大方的一般要求外，重點是加強個性。（5） 傳媒形象包括各類廣告電視、報紙和產(chǎn)品目錄、說明書、品牌、業(yè)務(wù)說明資料、車輛等。這方面給人的印象深、傳播范圍最大。為了使這些要素從現(xiàn)在開始統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，一般先進行視覺化設(shè)計，它主要包括：l 公司名稱及標(biāo)準(zhǔn)書寫設(shè)計l 商標(biāo)、圖案、品牌、造型特征設(shè)計l 公司標(biāo)準(zhǔn)色及標(biāo)準(zhǔn)色系統(tǒng)設(shè)計l 服裝統(tǒng)一化設(shè)計等等公司的識別形象一經(jīng)確定后，經(jīng)過注冊，輕易不能改變。只有通過長期、反復(fù)的展示，在特定環(huán)境中展示，在社會公眾頭腦中百年老號、百年不變，才能形成深刻的印象，才能起到廣告效應(yīng)。（三） 行為規(guī)范1、 員工手冊2、 管理手冊

38、3、 質(zhì)量手冊 4、 工作手冊四、 初建公司文化系統(tǒng)實施方案序號 途徑及名稱 時間 部門 備注1 ci 手冊的策劃 2004 年 6 月份前 綜合管理部 由專業(yè)公司策劃2 籌建“xx物業(yè)報 ” 2004 年 11 月份前 綜合管理部 詳見方案3 每季度舉行一次 “ 中高層管理人員 ” 聯(lián)誼會 2004年 8 月份開始執(zhí)行 綜合管理部 詳見方案4 每季度舉行一次 “ 員工文體活動 ” 2004 年 9 月份開始執(zhí)行 公司辦公室 詳見方案5 重大節(jié)日舉行形式多樣的聯(lián)歡會、旅游等活動。如“ 五一” 、“ 五月節(jié) ” 、“ 三八節(jié) ” 、“ 八月節(jié)” 、“ 元旦” 、“ 春節(jié)” 公司辦公室 詳見方案6

39、 培訓(xùn)工作 綜合管理部 詳見方案第三部份 垂直指揮系統(tǒng)l 必須準(zhǔn)確自如。l 一個上級的原則。（指揮行為）l 服從的原則。l 逐級的原則。一、 垂直指揮系統(tǒng)的依據(jù)垂直指揮系統(tǒng)以組織系統(tǒng)表（機構(gòu)圖）為序列，以崗位描述為依據(jù)。二、 垂直指揮的原則（一） 服從指揮的原則l 沒有服從，就沒有管理。在一般情況下，下級無權(quán)判斷上級的對錯，上級的對錯由上級的上級來裁定。（二） 一個上級的原則（指揮行為）每個崗位、每個人只有一個上級，只服從一個上級的指揮，只向一個上級報告。 （三） 逐級的原則l 上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。下列情況，可以越級指揮：1） 緊急情況上級領(lǐng)導(dǎo)沒有找到他的直線下級，不能眼看著損

40、失發(fā)生，即可越級指揮。2） 直接下屬表示或?qū)嶋H上不服從指揮直接下屬用種種理由不貫徹執(zhí)行上級的指示，任何領(lǐng)導(dǎo)都有權(quán)越級直接指揮。這種情況發(fā)生后，直接下級應(yīng)該表示自己錯了或辭職。3） 下級無力完成上級安排的任務(wù)4） 必要的情況下，進行整體指揮l 下級對上級可以越級申訴，不能越級報告。申訴和報告的界定是：報告是在正常情況下，向直接上級請示工作取得指示。申訴是告狀。申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。1） 上級有貪污、盜竊、違法亂紀(jì)的行為。2） 上級有重大出賣和危害公司的行為。3） 上級濫用職權(quán)，對申訴者有重大不公正的行為。以上三種情況，如果屬實，即可成立。如屬誣告，申訴者必須對此負責(zé)。三、 垂直

41、指揮的類型1、 單向指揮只與單個的直接下級有關(guān)。2、 多項指揮與兩個或兩個以上直接下級有關(guān)。3、 整體指揮命令同時發(fā)給下屬各級人員。也就是說，命令內(nèi)容與各級下屬都有關(guān)聯(lián)。例：總經(jīng)理宣布調(diào)整工資方案。 4、 在緊急情況下的現(xiàn)場指揮當(dāng)發(fā)生緊急事件時，有現(xiàn)場最高級別的管理人員負責(zé)現(xiàn)場指揮，并及時上報上級。四、 垂直指揮的常用形式1、 命令命令一般分為口頭命令和書面命令兩種?？陬^命令主要是指面談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現(xiàn)的命令方式。書面命令主要是指通過下任務(wù)單和命令書的形式的命令，往往顯得比較嚴肅和正式，而且可以避免口頭命令帶來的問題。l 命令人即接受命令的執(zhí)行人，也就是讓誰去完成任務(wù)

42、。l 命令內(nèi)容即讓某個人去干什么工作，包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。l 完成的標(biāo)準(zhǔn)也就是說該項任務(wù)要完成到什么程度，即做成什么樣，一般分常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和特定標(biāo)準(zhǔn)。常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)即公司已做好的規(guī)定或工作標(biāo)準(zhǔn)下令時不用講明，可以強調(diào)。特定標(biāo)準(zhǔn)指沒有先例或未做規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)下令時必須講明。l 完成的標(biāo)志驗收合格，交回令簽。l 復(fù)命的時限和方式在什么時間以前，用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。八小時復(fù)命制對任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時間內(nèi)復(fù)命，如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有困難或阻力，應(yīng)努力去克服；如確實有不可克服的困難，執(zhí)行人無法按時、按標(biāo)準(zhǔn)完成，要立即向下命令者復(fù)命，講明不能完成任務(wù)的困難或原因。

43、如已完成任務(wù)，也要復(fù)命?！?立即” ：我們規(guī)定為不得超過八小時，這就叫“ 八小時復(fù)命制 ” 。這條規(guī)定特別重要。不能完成任務(wù)的人，可以取得下命令人的新指示，保證任務(wù)的完成或取得下命令人的幫助，及時克服困難完成任務(wù)。無論出于什么原因，在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行 命令以后，沒有向下命令人復(fù)命，延誤了工作，要由受命令人負責(zé)。l 命令時的語言要求a 簡煉、準(zhǔn)確、不需要形容和描繪。b 使用專業(yè)術(shù)語，概念清楚，盡可能排除誤解。c 有可操作性。d 保證傳達渠道暢通無誤。2、 會議會議經(jīng)常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短，并能解決實際問題。廈門 xx 物業(yè)管理有限公司會議種類no 會議名稱 主持人 召開時間

44、會議內(nèi)容 參加人員 基本要求1 公司月度工作例會總經(jīng)理或總經(jīng)理助理每月 1 日下午 2:004:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。 2. 下個月工作計劃完成情況?？偨?jīng)理總經(jīng)理助理各部門經(jīng)理每月 28日前將書面材料交到綜合管理部以便會議中使用。2 公司月度工作計劃例會每月 5 日下午 4:005:00 1. 上月工作中存在問題及解決方案。2. 下月重點工作方案研討。 3. 對公司建議。3 公司經(jīng)濟活動分析會議總經(jīng)理 每月 15 日下午 2:004:00 1. 對上個月財務(wù)管理、資金使用、經(jīng)濟效益情況給予匯報分析。2. 下個月資金計劃 及調(diào)配使用。 總經(jīng)理總經(jīng)理助理財務(wù)部經(jīng)理4 各部門月

45、度工作例會各部門經(jīng)理 每月 25 日下午 2:004:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。 2. 下個月重要工作 ,方案研討。 3. 對公司建議。 各部門員工 每月 28日交會議紀(jì)要到綜合管理部（1） 會前準(zhǔn)備：包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備發(fā)言，對會議進程的預(yù)測和對策。l 議題：不要多于三個。l 主持人：主管級以上管理人員（不同層級會議）l 記錄人由主持人委派 ，即各部門文員 ，總經(jīng)理會議有總經(jīng)理秘書 ，行政例會有行政秘書 。 l 將下發(fā)的文件要做到準(zhǔn)確，有錯誤在會前要經(jīng)過修改。l 文件要按照與會人數(shù)復(fù)印，不要造成開會中途文件準(zhǔn)備不全。l 要預(yù)先考慮到保密程序。（2） 會議通知：根據(jù)會前準(zhǔn)備擬定會議通知。會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及通知發(fā)放方法和途徑。3、 會議紀(jì)要l 由記錄人整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。l 會議紀(jì)要一定要有執(zhí)行人和完成時間。l 會議紀(jì)要整理后要由會議主持人簽發(fā)。l 如果是連續(xù)性會議（如例會） ，會議上要總結(jié)上次會