時間管理學(xué)員手冊

1、 將培訓(xùn)轉(zhuǎn)化為有效的行動力時間管理培訓(xùn)學(xué)員手冊二O一一年七月目 錄時間管理測試2一、時間管理原因和意義1、時間管理原因22、時間管理的意義2二、時間管理的原則和方法（一）、時間管理的原則21、價值管理原則22、輕重緩急原則2（二）時間管理的常規(guī)步驟1、設(shè)定目標(biāo)22、制定行動計劃23、制定時間計劃2三、時間管理的習(xí)慣養(yǎng)成1、養(yǎng)成按計劃高效做事的習(xí)慣22、養(yǎng)成溝通的習(xí)慣23、養(yǎng)成自省的習(xí)慣24、養(yǎng)成自律的習(xí)慣2l附件：OUTLOOK日歷的使用2時間管理測試下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時間嗎？n2.你通常把工作帶回家嗎？n3.你感到很少花

2、時間去做你想做的事嗎？y4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？y5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？n6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？n7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？n8.你在辦公室用餐嗎？n9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？n10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？n11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？n12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？y13.當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負(fù)罪感？y14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？n15.你是否太忙于解決一些瑣碎事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？n16.

3、你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？n你的得分：一、時間管理原因和意義1、時間管理原因l 時間的特性毫無彈性 無法儲蓄 l 世間的煩擾工作： 家庭： 朋友： 自己： l 人性的弱點 2、時間管理的意義 不會虛度年華； 提高效率和效能； 效能： 效率： 讓生命豐富多彩，富有意義！管理好你的時間就能管理好你的生活。管理好你的時間就能管理好你的工作。管理好你的時間就能管理好你的生命。二、時間管理的原則和方法（一）、時間管理的原則1、價值管理原則a) 80/20原則是由著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴瑞多發(fā)現(xiàn)的，80/20定律告訴我們：80%的價值來自20% 的事物，而余下的20%的價值來自80%的事物

4、。因此我們應(yīng)該關(guān)注最關(guān)鍵的20%的重要事項，以取得80%的成效。b) 80/20原則的具體體現(xiàn)：有統(tǒng)計數(shù)字表明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的電話是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；80%的財富集中在20%的人手中；.再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當(dāng)你使用冷藏庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷藏庫的機(jī)率高達(dá)80%，使用冷凍庫的機(jī)率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼?；诖耍臣译娖鞴驹陔姳涞脑O(shè)計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的

5、次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計就是利用了80/20原理。2、輕重緩急原則工作價值矩陣事務(wù)分類表重要性M1高M(jìn)2緊迫性M3不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的問題受歡迎的活動M4繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動高工作矩陣結(jié)果重要性M1壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局M2有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)高緊迫性高M(jìn)3短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，甚至破裂M4全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生（二）時間管理的常規(guī)步驟1、 設(shè)定目標(biāo)（1） 目標(biāo)的類型第一類目標(biāo)：工作目標(biāo)第二類目標(biāo)：個人目標(biāo)n 職業(yè)目標(biāo)：長期目標(biāo)（個人職業(yè)生涯目標(biāo)）中期

6、目標(biāo)（5年）近期目標(biāo)（1年之內(nèi)）n 財務(wù)目標(biāo)：n 健康目標(biāo)：n 人際目標(biāo)：n 業(yè)余愛好目標(biāo)：第三類目標(biāo)：家庭目標(biāo)n 家庭建設(shè)目標(biāo)住房、汽車、攝像機(jī)n 家庭發(fā)展目標(biāo)子女教育、夫妻關(guān)系、贍養(yǎng)父母n 家庭休閑目標(biāo)旅游、鍛煉、業(yè)余愛好（2）合格目標(biāo)的4個特性 明確性： 可衡量性： 具體性： 獨特性： （1）（2） 制定目標(biāo)練習(xí)_年個人目標(biāo)類別目標(biāo)達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)完成時間備注工作家庭個人2、 制定行動計劃（1）為什么要制定行動計劃（2）如何制定行動計劃范例： 制定時間：2006年5月1日目標(biāo)：2007年6月之前成為行業(yè)銷售顧問（能夠設(shè)計行業(yè)培訓(xùn)解決方案；能夠獨立洽談合同額度超過10萬的方案型的項目）目標(biāo)類型：個

7、人成長為什么想實現(xiàn)這個目標(biāo)（目的）:1、 工作需要2、 在咨詢行業(yè)能夠立足和長期發(fā)展的關(guān)鍵達(dá)成目標(biāo)所帶來的好處或所能避免的損失對自己² 勝任崗位要求² 簽大單，體現(xiàn)自己成就感² 賺更多的錢對別人² 能夠為公司創(chuàng)造更多的價值² 能夠讓老板工作更輕松² 能夠給客戶帶來更多價值² 能夠更方便指導(dǎo)助手存在的困難可能的解決方法缺乏學(xué)習(xí)資源公司內(nèi)部找1個教練；咨詢同行中做得好的人缺少行業(yè)背景知識鎖定目標(biāo)行業(yè)，定期網(wǎng)上搜索學(xué)習(xí)；找行業(yè)中的優(yōu)秀人士做朋友缺少培訓(xùn)方案設(shè)計方面的能力公司優(yōu)秀案例進(jìn)行學(xué)習(xí)；請教練指導(dǎo)設(shè)計；閱讀相關(guān)專業(yè)書籍日常工作

8、壓力大，時間比較緊提前安排時間，請人監(jiān)督行動計劃具體步驟或計劃資源需求開始日期完成日期完成情況是否自我獎勵1、找教練并確認(rèn)教練計劃06-506-62、 研究生產(chǎn)制造行業(yè)需求特點、常見方案（5S、生產(chǎn)管理、物流采購、質(zhì)量管理、現(xiàn)場管理）·成功方案·專家交流06-606-103、研究IT行業(yè)需求特點、常見方案（方案銷售、大客戶銷售、研發(fā)管理、渠道銷售、綜合管理能力提升）·成功方案·與李老師交流·找行業(yè)朋友06-1107-014、研究培訓(xùn)如何推動業(yè)績改善·閱讀相關(guān)書籍；·聽內(nèi)部課程（培訓(xùn)管理體系）；·內(nèi)部成功案例06-6

9、07-45、獨立完成2單方案型銷售（10萬以上）·內(nèi)部教練指導(dǎo)06-607-6自我鼓勵的話： 做顧問是我理想的職業(yè)，我相信自己！空白表格： 目標(biāo)計劃工作單制定日期：_目標(biāo)目標(biāo)類型為什么想實現(xiàn)這個目標(biāo)（目的）:達(dá)成目標(biāo)所帶來的好處或所能避免的損失對自己對別人存在的困難可能的解決方法行動計劃具體步驟或計劃資源需求開始日期完成日期完成情況是否自我獎勵12345678自我鼓勵的話3、 制定時間計劃（1）行事月歷的使用A、行事月歷的價值： 合理進(jìn)行時間規(guī)劃； 重要工作項目的時間保證B、行事月歷制定方法l lllll l （2）待辦單的使用A、運用待辦單的原因：l 作為檢查l 確定當(dāng)日優(yōu)先完成的

10、事項l 今天完不成的事情列入明天所要完成的待辦單l 合理安排突發(fā)事件B、待辦單制定和使用方法llllllC、待辦單制定常識l 60時間安排計劃好的事，20時間為未計劃好的事預(yù)留，20時間安排突發(fā)事件l 上午810點是人頭腦最清醒時間，一般安排最重要的事l 一般人工作1小時效率就會大幅度降低，建議做510分鐘的休息（如喝水、上衛(wèi)生間、運動、工作交流等）l 確定重要度A、極其重要，數(shù)量少15價值高65B、一般重要，數(shù)量20價值20C、不太重要，數(shù)量65價值15l 確定時間優(yōu)先順序1-3小時必須完成今天必須完成2天內(nèi)完成幾天內(nèi)完成F、有效制定待辦單的幾點建議:1、每天在同一時間制定，建議在下班前；2

11、、只定一個；3、規(guī)劃出干擾時間；4、要有彈性；5、要長期堅持，養(yǎng)成習(xí)慣。G、待辦單練習(xí)： 工作待辦單 姓名： 日期： 時間任務(wù)及所需時間優(yōu)先級（A/B/C）完成否8：30-9：009：00-11：0011：00-12：0013：00-13：3013：30-14：3014：40-16：4017：00-17：1517：15-17：30 時間 . 會議或與他人溝通 . 對象/地點電話對象 號碼 要點 私人事件三、時間管理的習(xí)慣養(yǎng)成1、按計劃高效做事的習(xí)慣A 工作開始的規(guī)則l 以積極姿態(tài)開始一天l 享用早餐、從容上班l(xiāng) 定時開始工作、檢查當(dāng)日計劃（與同事商定時間表）l 首先解決當(dāng)日重點任務(wù)l 縮短投入

12、工作時間l 復(fù)雜和重要事情放在早晨B 工作進(jìn)程的規(guī)則l 充分工作準(zhǔn)備l 做一件事要一氣呵成做完，不做“工作跳蚤”l 適當(dāng)工作速度、定時休息l 集中處理較小的同類任務(wù)（批處理）l 利用零星時間（準(zhǔn)備、計劃、事務(wù)性工作）l 安排無干擾時間（安靜時間）l 避免盲動和負(fù)面行動l 適時說不，減少干擾C 工作結(jié)束的規(guī)則l 了接當(dāng)日瑣碎工作（郵件、信函、文檔等）l 結(jié)果檢查和自我檢查l 明日時間計劃l 輕松愉快回家（不要把工作和煩惱帶回家、安排一些體育活動）l 每日都有成功的感覺D 提高效率的具體方法時間管理錦囊之一：保持桌面整潔² 建立文件處置系統(tǒng)² 建立文件處理原則² 建立

13、物品擺放原則² 每天下班前將辦公桌、椅整理歸位時間管理錦囊之二：批處理原則² 一樣的演講不要只講一次² 地理經(jīng)濟(jì)² 整批處理時間管理錦囊之三：善用等候與空檔的時間工作準(zhǔn)備、制訂計劃、處理事務(wù)性工作時間管理錦囊之四：避免拖延² 大塊工作分成小部分² 先做對，再做好，克服細(xì)節(jié)完美主義² 提前開始時間管理錦囊之五：常規(guī)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化² 常規(guī)工作流程化和標(biāo)準(zhǔn)化最大的價值是提高單位時間效率，因為我們不需要每次都重新思考做事的步驟和要點² 流程標(biāo)準(zhǔn)化的適用條件需完成的工作任務(wù)比較龐大、系統(tǒng)，內(nèi)容復(fù)雜，工作步驟繁多

14、一環(huán)扣一環(huán)且事無巨細(xì)；參與此項目的工作人員較多，且分工明確，模塊清晰，人員各負(fù)其責(zé)。2、養(yǎng)成溝通的習(xí)慣l 提高會議效率l 提高會談技巧l 提高電話技巧l 合理處理信函和MAILl3、養(yǎng)成自省的習(xí)慣l 結(jié)果檢查：目標(biāo)完成情況，優(yōu)缺點、原因分析l 過程檢查：時間安排和事件重要性的匹配情況是否先處理重要任務(wù)按規(guī)定時間完成任務(wù)的情況小事批處理克服干擾因素和合理拒絕ll 改進(jìn)計劃4、養(yǎng)成自律的習(xí)慣l 延遲滿足感小測試² 先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。² 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。² 先做容易的做，然后再做難做的事。² 先做只需花費少量時間即可做好的

15、事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。² 先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。² 先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。² 先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。² 先做別人的事，然后再做自己的事。² 先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。² 先做有趣的事，再做枯燥的事。² 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做其他人所拜托的事。l 承擔(dān)責(zé)任事情不會因時間推移而消失！做自己份內(nèi)之事！l 保持平衡

16、工作VS 生活放棄也是一種智慧！附件：OUTLOOK日歷的使用這里我們是把outlook日歷作為一種時間管理的工具介紹給大家，主要是把工具的功能跟我們的時間管理聯(lián)系起來做一個簡要的介紹，是希望大家能夠了解它，如果感覺這個工具不錯，可以進(jìn)行跟多的了解，以便更好的使用。如果有興趣，我可以提供更詳細(xì)的對outlook日歷使用的介紹。1.outlook日歷能夠幫你做什么？這是微軟官方網(wǎng)站上對于outlook express日歷功能的描述：正如通過基于紙張的組織管理方式來跟蹤計劃一樣，您可以通過使用Outlook來跟蹤約會、會議和聯(lián)機(jī)事件。甚至可選擇讓系統(tǒng)提醒您未來有某件事情要做。可跟蹤日歷中的下列項目

17、：· 約會?？梢詫⒓s會用于某些事件，如與醫(yī)生的預(yù)約或到健康俱樂部。約會不包括邀請其他人或預(yù)定資源。約會可以是一次性事件，也可是重復(fù)發(fā)生的事件。 · 會議。會議是一種約會，但是可以邀請其他人參加會議或為會議預(yù)定資源。Outlook 日歷通過同時顯示一組人或資源（如會議室）的計劃，使您可以更加快速地計劃與同事之間的會議。· 事件。一般情況下，事件是更大的時間塊，如公司聚會、音樂會或假期?？梢允褂?Outlook 日歷來跟蹤和設(shè)置特殊日子的提醒，而不用將這些日子顯示在網(wǎng)絡(luò)上，如生日或紀(jì)念日。創(chuàng)建全天約會并將時間選項設(shè)置成“空閑”；約會將顯示在日歷的頂端。如果計劃缺席某個

18、事件，請將時間顯示為“外出”。 2.怎樣讓outlook日歷幫助你安排時間2.1約會管理Outlook按照與半小時為單位將一天的時間分成若干段。時間段的右邊是日程表，日程表的標(biāo)題顯示了日程所對應(yīng)的日期。下面的表格就是日程表了，我們可以在這里安排一天的活動。單擊日期選擇區(qū)標(biāo)題欄的黑色箭頭，我們還可以看到其他月份的日期。任務(wù)板用來顯示選中日期要做的任務(wù)。在Outlook里，約會是指一個人在一天中某一段時間中的活動，比如：到郵局取包裹、交個人總結(jié)等等。單擊“文件”菜單，選擇“新建”選項，單擊“約會”命令，進(jìn)入約會編輯窗口。在“主題”文本框中輸入約會的具體內(nèi)容（打掃衛(wèi)生），輸入約會的地點（辦公室），在

19、下面的多行文本框中輸入約會的詳細(xì)內(nèi)容和備注。單擊“開始時間”或“結(jié)束時間”下拉列表框，可以設(shè)置合適的開始時間或結(jié)束時間，單擊“保存并關(guān)閉”按鈕，切換到剛才設(shè)置約會的日期，這時約會就顯示在時間段列表里了。 如果要改變約會開始的時間，我們可以拖動約會的藍(lán)色邊框，這樣約會的開始時間就改變了。我們還可以改變約會的結(jié)束時間，拖動約會下方的藍(lán)色邊框，這樣約會的持續(xù)時間就改變了。要改變約會日期，我們可拖動約會到日歷上的適當(dāng)日期上。這時我們選擇剛才約會拖動到的日期，你會看到約會移動到這一天了，這說明約會的日期改變了，但約會的時間仍然沒有改變。 我們安排的約會會發(fā)生沖突，如果發(fā)生沖突，從視圖上我們可以很容易地看出來，我們雙擊這個約會，會彈出一個黃色的信息條。信息條告訴了我們這個約會和其他約會沖突了，你可以很方便地修改約會，使它不再彼此沖突。我們改變一下約會的開始時間，黃色的提示條消失了，約會不再沖突了。這時屏幕彈出Outlook約會提醒框，它在